如何做一名出色的主管-A.ppt

如何做一名出色的主管 主管扮演的三大角色 信息溝通角色 l及時將上級指令传達到下級變為部屬的 行動 l迅速將市場信息及部屬情況反饋到上級 以供上級決策用 l橫向部門之間及時交流信息進展情況以 便更好協作并與市場發生聯絡 主管扮演的三大角色 人際關系角色 l在上級面前是被領導者完成上級指令 在下級面前是領導者下達指令并對結果 負責 l在同級面前協作者的角色 l在用戶面前是公司形象的代表代表公司 履行各項职責 主管扮演的三大角色 決策者角色 l將上級下達任務化為部門目標并有效解 決目標實施中的問題 l幫助解決部屬目標實施中遇到的問題 l要善于發現將來的問題并將問題轉化為 機會作為制定規划的依據 主管三大能力 l專業能力解決問題實現最終結果的保 障 l決策能力企業持續發展的保障 l溝通能力創造顧客價值的保障 管理的5項基本職能 計划確立目標制定計划 組織建立一個有效的組織去完成企業目 標 指導通過對部屬的激勵在職輔導去達標 協調加強團隊內和團隊間的協作去達標 控制通過設定各項標准在目標和結果 之間進行必要的調整和控制 主管工作現狀調查 o喜歡抓業務工作 o責任心強習慣依靠個人努力去完成任務 o事無巨細不善于授權 o雖有工作目標但缺乏目標控制 o不善于不習慣做計划 o救火現象普遍 o未經過系統的管理技能培訓 o不善于建立有效的工作網絡工作團队 o認為對人的管理是人事部門的事 o不善于招聘選拔培訓發展激勵等人力資源管理工作 管理者的角色轉換 o專才通才 o依靠努力依靠團隊建立工作網絡利用 他人的手去實現組織目標 o善做具體業務做管理領導工作反之 花較少時間做具體業務工作 o對技朮性強的職業對管理職業 認同感 工作風格與自我管理 o認知自我自我控制發展優勢克服缺點調 節本人的工作風格力求最大的工作效績 o認識本人與他人的工作風格便于相互理解相 互合作創造和諧的工作氣氛同事間揚長避短 團隊協作 o主管了解部屬的工作風格便于工作安排把合 適的人放到合適的崗位便于班子組合搭配優 化單一任務(同質結構)上層管理(異質結構) 時間管理 o第一代時間備忘錄型 特點紙條或備忘錄本一方面順其自然一方面追緊時間安 排 o第二代時間管理事先規划安排行程 特點制定合適的目標與計划講究效率明確責任 o第三代時間管理規划制定優先順序操之在我 特點明確價值觀制定中長短期目標將每天的活動 排出優先順序有詳盡的計划表組織表. 第三代時間管理最大的貢獻是將目標與計划置于價值觀之上 第四代時間管理 o注重單位時間的價值而非單位時間的效 率(一二象限) o超越時空(今天要管理明天的時間第二象 限) o以人為本的時間觀(人的價值觀統一) o系統的而非個人的時間管理 案例分析 第一步 將各項工作按其價值的重要性划分 1,2象限為重要3,4象限為不重要 第二步 根據各項工作的完工期限遠近分為 1,4為急迫的2,3為不急迫的 重要 重要不急 重要緊急 緊急 不重要不急 不重要急 四象限工作性質分析 急迫不急迫 重要 1 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的會議或工作 2 准備工作計划 預防措施 價值觀的澄清 人際關系的建立 增強自己的能力 不重要3 造成干擾的事電話 信件報告 會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事 4 忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 浪費時間 逃避性活動 案例分析 第三步 問題與措施 o第一象限抓緊做返回第二第二象限 o第二象限重點做按計划 步驟做為明天准備 o第三象限不花時間少花時間授權部下做 o第四象限:平衡好被支配的事情不被迷惑爭取 自由返回一二象限 第四步 時間價值=工作價值 將各項時間合理和科學配置將會遇到15項阻力 15項浪費時間的主要因素 信息 信息不足或不清或過多 決策 優柔寡斷或拖延 組織 混淆職責與職權 辦公桌雜亂無章 指揮 無效的授權 人力 0 控制 電話打擾 不速之客順便來訪 信息資料不全 缺乏自我約束 不善于拒絕 計划 試圖完成過多的工作或不切實際的 時間預算 “消防救火”式或”危機型”管理 沒有目標優先次序每日計划 擱置未完成的任務 怎樣處理并減少工作中的”救火”問題 方法一 科學全面做計划 o將易出現的問題在計划階段分析原因制定對策 o嚴格信息管理盡量采取預防措施防患于未然 方法二 嚴格計划控制過程 o明確計划控制點設立控制檢查人 o檢查計划進展情況健全各類檢查信息反饋表 o預測可能發生的問題做好必要的應急計划 方法三 對已出現的”救火”問題 o及時處理不要拖延 o及時總結將例外問題轉入例內管理 時間管理理論使用范圍 第一代時間管理備忘錄適用于小作坊小店 第二代時間管理計划效率手冊 第三代時間管理當公司進一步擴大管理范圍擴大時價值觀 的問題步調一致的問題突出了所以必須抓授權抓規划 第四代時間管理公司規模進一步擴大環境變化更為加劇 o靠遠景管理:長遠規划企業文化員工發展 o超越時空展望將來可持續發展 o人文管理學習力團隊建設 o系統思維5項修練學習型組織 時間管理的具體方法 此事花多少時間取決于該工作的重要性 該項工作何時完工取決于該項工作的急迫性 管理今天的的時間運用第四代時間管理4象限管理法 管理明天的時間運用第二象限大石頭管理法 總結昨天的時間總結經驗吸取教訓改進措施 運用時間管理表記錄你的時間計算你的時間平衡你的時間分 配你的時間 集中時間解決第二象限的重要事項 善于運用零星時間增加時間利用效率 系統管理你的時間善于用好別人的時間 以人為本使用時間主管在”人的管理”上要舍得花時間 充分運用現代管理工具例如電腦信息管理系統提高時間利用效 率 輔導部屬的步驟 確認部屬學習需求 職務說明書 年終評估結果及日常工作表現 部屬擔任新職務或新任務的需要 制定輔導計划 確立輔導目標和衡量標准 明確用何種方式展開輔導 明確所需的資源 明確輔導日期 檢查的日期和責任人 書寫成正式的輔導計划 輔導部屬的步驟 執行輔導計划 l上下級的績效伙伴關系 l8種輔導方式 正式工作輔導參加學習課程自學閱讀向他人學習經 驗總結過去經驗計划下的實踐督導下的聯系與反饋 自我評價 l常用輔導技巧 l 制定輔導計划的技巧 l 正面指導的技巧 l反饋的技巧 l授權的技巧 l解決問題的技巧 l發問傾聽的技巧 l負面行為指導技巧 l提高部屬責任心技巧 輔導部屬的步驟 評估輔導結果 重點評估 o學習目標是否已經完成 o部屬水平是否已經提高 o部屬是否還需進一步培訓 o部屬反應如何 o部屬下一步的發展需求是什么 成果評估 任務結束時要檢討是否已達成預期成 果.如果是應給予適當的贊賞肯定他們 的努力.如果未能達成預期成果則應檢討. 你應確定使每一個有關的成員都能從經 驗中學到教訓.千萬不要在你的上司同事 及眾人面前責備你的部屬.你應自行承擔責 任.記住不管你是授權給何人去做你都 必須承擔權責. 有效解決問題 l主管經常面對的三大問題 發生型問題 改進型問題 設定型問題 l傳統解