浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合

1 / 5 浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合 纸质档案的使用历史悠久 ,电子档案管理是时代发展的必然产物 ,两者一定是取代关系吗 ,当然不是。既然使用纸质档案从古就有 ,也就是说明纸质档案在保存信息的真实性和信息完整性方面 ,纸质档案有着自己的优势。电子档案管理是科技的产物在分类查找上 ,它有着无语伦比的便捷性 ,是现在应用最广的档案管理技术 ,但容易受到网络干扰信息完整性可能出现问题。因此在实际的工作中需要将两者进行融合取长补短。 一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点 1、纸质档案管理 纸质档案管理是用纸张作为档 案信息记录的载体 ,一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐 ,管理时注意事项较多 ,尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度 ,并且在查找上更为不方便 ,因此在进行纸质档案管理时要提高警惕 ,认真对待。 2、电子档案管理 电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的 ,在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器 ,对于信息的处理上更方便 ,可以对信息进行关联性操作 ,实2 / 5 现了信息的高效利用 ,同时使用虚拟存储便于信息管理和保存 ,更利于信息的远距离传输。 3、电子档案与纸质档案相 比的优势 对于现在的互联网技术不断发展 ,在进行档案管理中 ,电子档案对档案信息容纳量比较大 ,没有储存空间的限制 ,电子容量大 ,并且方便携带。与此同时 ,电子档案室由计算机处理的 ,因此对于档案的分类 ,立卷工作就很高效 ,准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说 ,电子档案比较容易保存 ,具有很好的复用性质。 4、纸质档案与电子档案相比的优势 一般的事业单位或者是企业管理中 ,在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容 ,确保其价值 ,并且档案数据一旦得形成 ,信息不容易更改 ,相比 较而言 ,电子档案比较容易更改 ,同时 ,纸质档案比较方便阅读 ,并且其中的档案数据也比较稳定。而且 ,在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改 ,具有真实性较强 ,形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内 ,是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的 与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。 二、电子档案管理和纸质档案管理的融合 随着现在国家科技水平的不断发展 ,各行各业也在进行不断的发展 ,这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理 ,3 / 5 现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强 ,但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此 ,对于这两种档案管理方式 ,需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中 ,可以将两者有效结合 ,一方面反映真实的档案依据 ;另一方面 ,延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中 ,纸质档案和电子档案的管理应该相互融合 ,互相利用 ,给自身带来巨大的利益。 1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统 由于电子档案在收集时间和方式 ,以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案 ,在纸质档案与电子档案并存期 ,应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统 ,分别操作、分 别保管、分别利用 ,并在两个系统之间建立必要的通道 ,使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件 ,以便在有关业务处理上协调一致 ,方便利用 ,即 :在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案 ,及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存 ,继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性 ;或是把一些利用频繁 ,需要传输、联网的已开放的纸质档案录入 ,转化为电子档案 ,以满足档案信息资源共享的需要。 2、实行档案部门集中管理电子档案 电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档 案信息资源一体化 5 子档案 ,不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行 ,有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏 ,还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系 ,并对电子档案进行专业性开发 ,使之发挥最大的作用 档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任 . 3、建立一套科学合理的管理制度 由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性 ,电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期 ,在这个过程中 ,档 案管理的重点是过程而不是档案本身 要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度 ,以保障电子文件的及时收集 ,防止在分散状态下发生信息丢失 电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式 ,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化 ,便难以确认它的原始性和完整性 应该为每一份电子文件建立必要的记录制度 ,从收集开始就进行记录 ,记录电子文件的管理和提供利用情况 . 4、提高档案管理人员的综合素质 电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用 ,它存在一定的技术含量 ,需 要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员 ,因此在进行电子档案5 / 5 管理时 ,管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统 ,管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式 ,促进档案管理的向前发展。 三、结语 随着信息化的快速发展 ,信息的大数据时代即将到来 ,电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷 ,系统内的信息容易进行更改和传递 ,在实际的工作中会有一定的安全隐患 ,所以在工作中还需要进行辅助管 理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督 ,只有两者结合 ,才能保证档案管