浅析基层档案数字化建设

1 / 6 浅析基层档案数字化建设 档案数字化理论的研究始于以美国为代表的西方发达国家 ,而随着信息技术与网络技术的飞速发展 ,档案数字化理论的研究已经逐步波及到发展中国家。现今国内对档案数字化工作的建设还刚起步 ,并处在探索与论证阶段 ,对档案数字化建设的研究主要集中在数字档案馆建设、以及一些专门档案的数字化建设。 现阶段国内从传统档案管理模式到数字档案管理模式的过渡性研究中 ,侧重点不够明显 ,稀缺具有现实指导意义的理论 ,大多停留在概念性的探索。为了更好的应对我国档案数字化建设的需要 ,适应现代信息技术的挑战 ,指导档案 部门进行档案数字化建设 ,本对档案数字化建设中若干问题进行了探讨。 一、档案数字化的内涵 (一 )什么是档案数字化 档案数字化是一种综合性的信息记录技术 ,是一种利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术来记录信息的一种技术手段。所谓的数字化就是用 0 和 1 两位数字编码来表达一切信息 ,既是将要记录的所有信息全都是变成数字信号。由此可见 ,数字化是就信息而言的 ,那么档案数字化也就是2 / 6 档案信息化 ,是将纸质文件、以及声音图像文件等传统介质的文件 ,系统的组织成具有有序结构的档案信息库。 (二 )档案资源如何数字化整理 档 案资源数字化整理包括使用数字技术将馆藏各种档案数字化和接收归档的电子档案两个方面 ;这是档案数字化的基础。其基本途径一是档案馆把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息 ,并以数字化方式输入计算机上网 ;二是将各种传统介质的档案也将会有选择性地转化为二进制数字代码形式存储起来 ,以数字化形式存在。 (三 )档案数字化的优点 传统的档案信息经过数字化处理后 ,提高了计算机检索速度 ;节省了档案的存贮空间 ,缓解库房紧张的压力 ;减少档案原件 (特别是珍贵档案 )由于频繁使用而造成的磨损 ,从而充分发挥档案馆的信息优势 ,丰 富网上信息资源的内容和数量 ,加强档案信息资源的开发与利用 ,更能为档案馆开展特色服务创造条件。 二、档案数字化的建设 (一 )吐旧纳新 ,更新观念 如今在绝大多数档案工作人员心中 ,已经把传统的档案管理模式形成了的一种习惯。在思想观念上对数字化的推行上既不热心也缺乏激情。在基层档案部门中工作人员当面对相对有限的档案库藏和相对固定的服务对象时 ,传统的管理模3 / 6 式仍然好用、管用 ,日常工作还能做到熟门熟路 ,那自然觉得没有弃熟从生、自找不适来推行数字化的必要 ,对一些老的档案工作者来讲 ,要把看得见、摸得着的档案资料变成无形的数字信息来储存 ,会在心理上感到不踏买 ,把数字档案建设看成是一项费时费力、更缺乏实际意义的“赶时髦” ,从而本能地产生抵触情绪。要消除这种现象 ,最好的办法就是让他们亲眼看到数字化成果在实际应用中的卓越表现和优异特点 ,从心底里真正的认识这个新事物 ,认可这种新作法。 (二 )争取经费 ,从“小”到“大” 相对于单位的各项职能和工作分工 ,基层档案工作往往处于从属和次要的地位。在经费分配上 ,基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向 ,导致档案数字化建设硬件投的资金不足 ,致使基层档案数字化工作起步艰难。基层档案 数字化要积极争取经费 ,把钱用到“刀刃”上 ,从小规模到大规模 ,优先开展利用率最高、人民群众最需要的档案 ,一部分、一部分地进行 ,循序渐进 ,一年接着一年干 ,一茬领导接着一茬领导干 ,不要中断 ,持续进行。 (三 )内生外引 ,合力共建 人才是档案数字化建设的根本 ,网络设计和硬件配置需要专业的人才 ,设备维护和软件开发需要专业的人才 ,数据库的建立和数字档案的管理同样需要专业的人才。目前 ,这方面的人才基层档案部门非常缺乏 ,没有这样的人才作为基础 ,4 / 6 数字化建设就无法从规划变为现买。我们应充分运用本单位人员和外请人员两种力量 ,解 决专业人才缺乏的问题。其次 ,应加强档案工作者知识结构更新。鼓励档案行业从业人员加强学习 ,不仅要精通档案业务知识 ,而且要熟悉计算机、数据库、网络通讯等知识 ,努力培养能够胜任新时期档案工作的复合型人才。第三 ,要充分运用各种有效的激励手段来调动人员积极性 ,提高数字化速度和工作效率。 (四 )把握重点 ,民生优先 在推进室藏档案数字化的过程中 ,将纸质室藏转变成数字室藏是一项耗时费力的艰巨工程 ,很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设 ,以致空有数字化系统而无数字档案内容。数字档案室建设必须“内容为王” ,着 重数字内容的积累 ,着重传统载体档案数字化。基层档案数字化要从过去以技术为主导向以服务为主导转变 ,从注重应用信息技术向注重档案内容信息转变 ,建设以服务为主导的档案信息化体系。我们应本着“利用为重、民生优先”的原则 ,将“珍贵档案、民生档案、利用率高的档案”优先数字化 ,把社会急需、群众急需的档案优先数字化 ,努力在较短时间买现数字化工作的高价值、高利用率。 (五 )遵循规范 ,标准同行 档案数字化建设的最终目标是建立数字档案馆 ,数字档案馆是在众多数字档案室的基础上形成的。没有基层档案的数5 / 6 字化 ,就没有构建数字档案馆的 基础信息 ;不在标准化的规范体系框架下构建基层档案数字室 ,即使材料丰富也难以形成全国互联的高质量的数字档案馆。截止目前 ,我国相关指导性文件和标准规范出台相对滞后 ,档案信息化标准体系、数字档案馆 (室 )建设标准体系不够健全。基层档案部门在当前的情况下 ,首先应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态 ,建立健全自身的档案数字化建设方案 ,努力使自身的数字化建设与标准化建设的进程相合拍 ,数字化建设与标准化建设的发展同步 ;其次是加强与同行的横向交流与沟通 ,主动与本区域数字网络相接轨。 三、结语 档案数字化建设是一项复杂的、庞大 的系统工程 ,也是一项长期的、艰巨的战略任务。就目前形势来看 ,在以计算机为核心的信息技术条件下 ,形成的各种数字文件将是未来数字化档案资源的主体。数字化档案资源不仅是档案信息化建设的基础和前提 ,也是建设数字档案馆的基础和前提。所以通过档案数字化建设 ,最终发展结