浅析电力科研院所档案管理工作

1 / 5 浅析电力科研院所档案管理工作 一、电力科研院所实现单位级档案管理的可行性 档案管理是企事业单位管理工作的重要的组成部分 ,其不仅具有较强的专业性和机密性 ,同时还具有一定的政策性。通过档案管理工作 ,可以加快推动档案资源的有效利用 ,确保能够为行业带来更好的经济效益和社会效益。电力科研院所基本上都具有独立的档案管理部门 ,所以电力科研院所实现单位级档案管理是完全可行的。电力科研院所可以能自身有价值的信息进行汇总 ,然后对档案工作进行有效规范 ,确保形成具有自身特色的档案工作管理体系 ,建立单位内部档案管理网络图 ,对档案工作流程进行规范 ,确保电力科研院所档案管理工作的有序开展。 二、电力科研院所单位级档案管理工作模式 (一 )档案工作组织体系建设 电力科研院所单位级档案管理工作的实现 ,需要建立档案管理领导小组和档案工作办公室。由单位级领导担任领导小组组长 ,而由档案管理部门及各业务部门的主管领导来担任档案管理工作领导小组的成员。办公室主任主抓档案工作 ,设置专职的档案管理人员 ,同时还要在各业务部门设置兼职的档案管理人员 ,这样对于档案安的收集和移交工作都具有2 / 5 十分积极的意义 ,而且进一步对职责进行了明确。档案领导小组还需要 对本单位的档案工作进行规划、对档案范围进行 ,做好档案销毁的审定工作 ,还要负责档案工作的考核。档案部门需要对本单位文件归档及档案整量、保管、利用、统计和鉴定等各项工作负责 ,同时还要制定与上述所负责工作相关的规章制度。 (二 )档案制度建设 在构建好档案组织体系后 ,要想电力科研院所的档案工作能够有序进行 ,还需要建立健全档案管理制度 ,在科学合理的档案管理制度下确保各项档案工作的有序开展。档案管理制度是档案各项管理工作实施的重要依据和根本 ,在档案管理制度制定过程中 ,需要将涉及到档案工作的方方面面都要包含在内 ,同时 还要制定档案员岗位职责和工作标准 ,确保档案工作的顺利实施。 (三 )档案类别设置 电力科研院所的档案可以将其划分为七个类别 ,即文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、声像档案、基建档案、其它 ,针对各自的特点来进行开展。 (四 )档案工作流程 (1)文书档案 按年度由公司文书将本单位收到或下发的文件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门 ,由文书档案管理员核3 / 5 对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还文书 ,由文书所在部门留存 ,文书档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。 (2)人事档案 按年度由公司人事部门将本单位有关人事变动事项原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门 ,由人事档案管理员核对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还人事部门留存 ,由人事档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。 (3)科技档案 按年度由生产管理部门对本单位发生的生产活动形成的报告进行审核 ,报单位生产领导审批后 ,形成技术报告列表 ,将技术报告原件及列表移交档案管理部门 ,由人事档案管理员核对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还生产管理部门留存 ,由科技档案管理员将文件进行加 工整理后装盒人库。 (4)财务档案 按年度由公司财务部门将本单位财务凭证原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门 ,由财务档案管理员核对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还人事部门留存 ,由财务档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。 4 / 5 (5)声像档案 按年度由公司声像部门及生产部门将本单位生产过程中产生的声像资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门 ,由声像档案管理员核对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还移交部门留存 ,由声像档案管理员将文件进行加工整理 后装盒人库。 (6)基建档案 按年度由公司基建部门将本单位基建有关的文档资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门 ,由基建档案管理员核对后在移交列表上签字 ,将签字后的列表进行复印 ,将复印件返还基建部门留存 ,由基建档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。 (7)其它除以上 6 类档案外 ,企业日常活动中有保存价值的信息也需要存档 ,如审计信息、实验室认可有关材料等 6 类之外的可形成有价值资产的资料存档 ,应由相关部门提出存档申请 ,由档案管理工作办公室主任批准后 ,由相应部门移交档案部门 ,由档案部门加工处理后装盒 人库。 三、档案现代化建设 档案现代化建设是一项复杂的、系统的工程 ,是当前信息化技术发展的必然趋势。特别是在当前电力行业信息化建设工作不断加快的新形势下 ,协同办公和一体化平台已开始运行 ,档案网络化管理的进度也在不断的加快 ,文书档案已完5 / 5 全实现网上加工处理、目录打印及卷背打印等功能 ,网上借阅也开始进入实施阶段。其他类别档案的上网工作也在不断的推进。由于档案具有一定的保密性质 ,所以在档案上网过程中 ,需要做好安全设计工作 ,通过等级保护定级工作 ,按相应级别对档案资料进行安全设计和部署 ,确保数据的保密性 ,加快档案的 开发利用。 四、结束语 进行单位级档案管理是电力行业发展的需要 ,只有实现了单位级的档案管理 ,强化档案管理过程 ,才能确保电力行业各类生产经营活动有序开展。建立统一集中的档案管理网络 ,加强档案管理人员的业务培训 ,提高档案管理人员的专业