浪潮财务集中管理系统操作手册.doc

1 第一章第一章 系统环境配置篇系统环境配置篇 该部分主要描述登陆系统之前所要做的准备工作。因为财务集中管理系统基于 b/s 架构， 即在集团总部架设服务器，操作人员通过互联网登录系统，因此各操作人员的电脑必须能连 上互联网，且保证一定的上网速度。 第一节第一节 操作系统操作系统选择选择 目前 windows 2000、windows xp 系统均能较好的使用财务集中管理系统的各项功能， windows vista 等更高版本的系统通过浏览器的特殊设置也可以正常使用系统的各项功能，但 早期的 windows 系统将会有部分功能不能使用，建议各单位在配备电脑时不要使用早期的操 作系统。 由于操作人员的电脑将会连接至服务器，因此各操作人员需保证自身电脑的安全，减少 服务器的不安全因素。财务电脑应及时升级操作系统补丁，建议使用“360 安全卫士”等软件提 供的“修复系统漏洞”功能定期升级，并安装杀毒软件，建议每周进行一次全面杀毒。 第二节第二节 浏览器选择及设置浏览器选择及设置 2.12.1 浏览器的选择浏览器的选择 对于浏览器，建议使用 windows 操作系统自带的 ie6.0、ie7.0 或更高版本的浏览器，其 他浏览器如腾讯的 tt、遨游及 360 安全浏览器等均有部分功能不能正常使用。如果 ie 版本 低于 6.0 就需要升级到 6.0 或以上的版本，可到微软官方网站进行升级或者登陆华军软件园 下载 ie6.0 安装程序进行安装升级。如需查看电脑的 ie 版本，可以打开 ie 浏览器，点击最右 侧的“帮助”下拉菜单，点击菜单最下边的“关于 internet explorer 功能”，如图 1-2-1 所示。 2 图 1-2-1 点击图 1-2-1 窗口所示的菜单最下边的“关于 internet explorer 功能”，就能看到 ie 浏览器 的详细版本信息，如图 1-2-2 所示。在界面中的版本信息反映了系统目前的 ie 版本。 图 1-2-2 2.22.2 ieie 浏览器的设置浏览器的设置 登录浪潮系统前需要对 ie 浏览器进行安全设置，因为登录浪潮服务器需要运行很多的插 件，因此必须降低对浪潮服务器网址的安全设置。 .1 首次登陆前的首次登陆前的 ieie 设置设置 1、清理 ie 缓存 首先关闭所有的 ie 浏览器，通过右键单击桌面 ie 浏览器标志，选择属性或打开 ie 浏览 器(前提是先关闭所有的 ie 浏览器，且再次登录时不要默认登录浪潮系统，因为在登录浪潮时 系统会调用一些浪潮的插件)选择“工具internet 选项”，出现“internet 选项”界面，如图 1-2- 3 3。 图 1-2-3 单击界面中的“删除 cookies”和“删除文件”来清理临时文件。然后再单击“设置”按钮，系 统将出现“设置”窗口，如图 1-2-4。将“检查所存网页的较新版本”设置为“每次访问此页时检查” 。 图 1-2-4 2、将系统的网址添加为可信站点 单击图 1-2-3“internet 选项”界面的“安全”标签，如图 1-2-5。 4 图 1-2-5 单击“受信任的站点”的图标使其高亮，然后点击“站点”，系统会弹出“可信站点的设置”窗 口，如图 1-2-6。 图 1-2-6 将“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https：)”选择的勾去掉，然后将浪潮系统的网 址输入到“将该网站添加到区域中：”，再单击添加按钮，网址即出现在“网站：”中，如图 1-2-7。 5 图 1-2-7 3、设置 ie 的安全级别 在如图 1-2-5 的“internet 选项”安全设置界面中单击“受信任的站点”的图标使其高亮后， 单击自定义级别选项，系统将弹出“安全设置”窗口，如图 1-2-8。 图 1-2-8 通过鼠标拉动滚动条的方式把所有“activex 控件和插件”下的项目全部选择“启用”，如果 有“.net framework 相关组件”项目也全部选择“启用”。并且把“其他”下的“使用弹出窗口阻 止程序”选择“禁用”，如图 1-2-9。也可以直接将重置定义设置中的“重置为”选择为“安全级 低”，然后单击重置。 6 图 1-2-9 类似于上述操作设置 “internet”区域的安全设置，在如图 1-2-5“internet 选项”界面，单击 “internet”使其高亮，单击自定义级别选项，在系统弹出的“安全设置”窗口进行设置。在该窗口 中“activex 控件和插件”下的项目可以选择“提示”(但不能有禁用)，但其中的运行 activex 控 件和插件必须是启用，并且把“其他”下的“使用弹出窗口阻止程序”选择“禁用”。 4、设置“隐私”页签 在图 1-2-5“internet 选项”界面中单击隐私页签，将其中的阻止弹出窗口选项的勾去掉，如 图 1-2-10。 7 图 1-2-10 5、设置“高级”页签 在图 1-2-5“internet 选项”界面中单击高级页签，先单击还原默认设置，然后再将其中的 “启用第三方浏览器扩展（需要重启动）”选项的勾去掉。如图 1-2-11。 图 1-2-11 6、显示“状态栏”设置 8 为了在 ie 的左下角显示职责，登陆用户名等信息就需要 ie 显示状态栏的相关信息。打 开 ie 浏览器，选择查看状态栏，使得该状态栏前打上勾。如图 1-2-12。 图 1-2-12 7、卸载扩展插件 如果系统中安装了针对 ie 的扩展插件，建议将这些不需用的插件卸载掉。如 3721 网络 实名、adobe stream、3721 中文邮、3721 升级包、cnnic 通用域名、网易泡泡、新浪 ie 通、新 浪点点通、搜狐工具栏、搜狐视频播放器、百度搜索伴侣、百度搜霸、sexxx 拨号程序、msn toolbar 等插件，可能都会对系统稳定性、安全性带来隐患，并且造成 gs 软件无法正常运行。 对于这些插件，可以通过进入控制面板，然后运行添加删除程序来进行卸载，或使用“360 安 全卫士”进行卸载。 由于在 ie 设置时已经禁用了第三方浏览器扩展，因此一般不卸载也不会造成无法登录系 统，但由于部分插件会影响系统的安全，建议各操作人员使用 360 安全卫士等工具定期查看 系统中存在的插件，并删除其中的恶意程序。 .2 需要重新安装控件的需要重新安装控件的 ieie 设置设置 系统正常运行一段时间后会因为财务集中系统程序升级等原因导致不能正常使用，可 以先尝试“清理 ie 缓存”操作，如果还是不行就先删除控件，让系统重新安装最新插件。只需 9 在清理 ie 缓存后增加删除控件的操作，其他的与“首次登陆财务集中系统前的 ie 设置”一致。 要删除控件先要退出财务集中系统，然后通过右键单击桌面 ie 浏览器标志，选择属性或打开 ie 浏览器进入“internet 选项”界面(要求与首次登录前操作一致)，在图 1-2-3 所示的“设置”界 面中单击“查看对象”，出现如图 1-2-13 的界面。 图 1-2-13 将出现的所有控件全部删除，因为其中可能会含有不是财务集中系统的控件，会提示无 法删除，此时先查看是否还有打开的财务系统网页，如果没有则再此删除，如果还有无法删除 的文件，则不需要理会。最后在重新登陆系统，系统将自动安装所需的控件。 2.32.3 windowswindows xpxp 以上系统的特殊设置以上系统的特殊设置 如果使用 windows vista 或 windows 2007 操作系统登录系统，ie 设置与上述一致，另外 还需做如下几点设置： 1、依次点开控制面板-用户帐户和家庭安全-用户帐户-打开或关闭“用户帐户控制”，把 “使用用户帐户控制 uac 帮助你保护您的计算机”前面勾去掉，如图 1-2-14。特别注意有些系 统可以没有该项，则无需进行设置。 10 图 1-2-14 2、在需要下载控件时(如第一次登陆系统)需要使用以管理员身份运行打开 ie 浏览器，操 作为依次点开始程序(或所有程序)，找到 internet 浏览器，然后右键单击，选择单击其中的 以管理员身份运行，如图 1-2-15。 图 1-2-15 第三节第三节 activexactivex 控件的下载控件的下载 通过上述设置，就可以登陆财务集中管理系统的网址，在第一次登陆时系统会自动下载 系统所需的 microsoft .net framework1.1 及相关的控件。控件是正常使用系统所必须的，控 件的安装与否与操作者所使用的系统功能有密切的联系，所以有时在后续的操作中，系统也 会提示安装控件，表示使用了新的功能，而该功能的运行又需要新的控件。 11 3.13.1 microsoftmicrosoft .net.net framework1.1framework1.1 的安装的安装 在第一次登陆系统网页时，系统会自动安装 microsoft .net framework1.1，在下载时网页 的左下角会出现提示，如图 1-3-1，因该文件较大，大概有 35m，所以在下载界面时不要进行 任何的网页操作。对于网速较慢的地方，建议使用多线程下载工具(如迅雷等)到登陆华军软件 园等网站下载(必须是 1.1 版本)，然后安装，这样可以减少等待的时间。 图 1-3-1 framework 的安装只是在第一次登陆系统时才需要，如果有问题需要卸载，可以使用开 始设置控制面板添加或删除文件功能，找到 framework 进行卸载，如图 1-3-2。 图 1-3-2 3.23.2 控件的安装控件的安装 如果 ie 浏览器的设置正确，首次登陆网页时系统将提示安装第一个控件，如图 1-3-3。该 提示可能会因浏览器版本的不同而不同，也有如图 1-3-4 所示的提示，点击安装即可。有时系 统会自动安装该控件而不会出现安装提示(与 ie 中“activex 控件和插件”中有项目是否选择 “提示”有关)。第一个控件是否正常安装可以看日期是否自动出现。 12 图 1-3-3 图 1-3-4 如果出现如图 1-3-5 或 1-3-6 所示，则表示控件被阻止或根本无法出现提示框导致控件无 法正常安装，一般都是因为 ie 浏览器的安全级别设置不对，没有将 internet 和受信任站点区 域中的“activex 控件和插件”下的项目全部选择“启用”。具体设置参看“浏览器选择及设置”部 分。 图 1-3-5 13 图 1-3-6 如果在控件安装过程中出现如图 1-3-7 的提示，则进“internet 选项”界面中单击高级页签， 勾选其中的“允许运行或安装软件，即使签名无效”，如图 1-3-8 所示。 图 1-3-7 图 1-3-8 14 正常安装完第一个控件后，在登陆网页中的日期会自动显示出电脑本机的日期，如图 1- 3-9。然后在用户和口令中输入账号即可进入系统中。 图 1-3-9 登陆系统后系统还会提示安装控件，按上述方式确认安装即可。在控件的安装过程中如 果所有的设置全部正确，但还是提示无法安装，一般是防火墙或是杀毒软件的原因，可以选择 暂时关闭，待正常登陆系统后在开启。 为了更好的使用系统的各项功能，建议定期清理 internet 缓存，并删除原控件，让系统重 新安装以保证所有的控件保持最新，操作过程参看浏览器选择及设置中的需要重新安装控件 的 ie 设置。 按照系统环境配置篇所描述的步骤配置好 ie 后，根据自身网络，输入集团提供的电信或 铁通的网址即可登录系统。登录界面如图 1-3-10，如果勾选了“保存登陆信息”后系统将记录本 次登录的用户和日期，以后再次登录时，会以相同的用户和时间登陆。 15 图 1-3-10 16 第二章第二章 公共操作篇公共操作篇 登录系统后在界面的右上角有一排按钮，分别为“切换用户”、 “桌面”、 “更换密码”、 “消息”、 “论坛”、 “帮助”、 “关于”、 “退出”，如图 2-1-1，各功能的作用和操作说明分述如下： 图 2-1-1 1、切换用户功能,使用该功能可以不必退出系统进行用户切换。单击切换用户后出现如 图 2-1-2 的界面，重新输入用户名及密码即可完成用户切换。 图 2-1-2 2、桌面功能,该功能与桌面快捷方式结合可以快速切换功能点。进入系统后，在“快捷方 式桌面”处可以定义快捷方式，而通过单击桌面系统可以快速退回到界面处。 3、更换密码功能,通过该功能用户可以修改登录密码。在更换密码前先清理 ie 缓存，不 然会出现提示密码修改完成，但实际并没有修改的问题。密码应使用数字和字母的组合，长度 不少于 6 位，并定期修改。集团要求 90 天必须更新密码，系统在密码到期前 10 天提示。修改 好密码后一定要进行测试，如果新密码没有起作用，可以尝试使用旧密码，出现这种情况时先 清理 ie 缓存，在重新进行密码修改。 4、消息功能,通过该功能可以给系统中存在的用户发送消息。当用户收到消息时，该图标 将呈现一闪一闪的形式。需要查看或发送消息时只需单击图标，出现如图 2-1-3 的界面。 17 图 2-1-3 5、论坛功能,只需单击即可进入。为了保证系统安全只能通过该方式才能正常登陆论坛。 6、帮助功能,只需单击即可进入。帮助功能中较为详细的描述了系统的各项功能，每一位 操作人员在遇到问题时都应先使用帮助功能进行查询。 7、关于功能，只需单击即可进入。该功能列示目前 gs 系统的版本信息等。 8、退出功能，只需单击即可使用该功能。单击后系统将退出到初始登陆界面。 除上述功能外系统还提供了“职责切换”、 “修改客户端时间”和“设置桌面快捷方式”等功能， 熟练掌握该类公共操作有助于提高工作效率。 1、职责切换。系统对于人员的职责分工采用用户和职责分离的方式实现，因此某一用户 可能会具有多个职责，需要进行职责切换时单击系统左下角“我的职责”功能，如图 2-1-4。系 统将列示用户拥有的所有职责，单击所需的职责即可进入相应的职责。如果职责很多查找不 方便时，可以单击左下角的两个小人，出现如图 2-1-5 的“切换职责”网页对话框。在该界面中 可以进行筛选过滤等操作。 图 2-1-4 18 图 2-1-5 2、修改客户端时间。因为系统在业务处理过程中严格区分会计期间，因此在业务处理中 经常需要调整月份。因此系统提供了修改客户端时间的功能，单击图 2-1-4 中的时间，系统出 现如图 2-1-6 的网页对话框，通过该对话框可以调整时间。通过该功能只能修改月和日，如果 要修改年份只能在登录界面中。 图 2-1-6 3、设置桌面快捷方式。进入系统后默认停留在系统的桌面上，单击鼠标右键出现如图 2- 1-7 的菜单，选择相应的菜单可以进行定义桌面快捷方式，定义后就可以直接单击使用相应的 功能。定义时单击“新建快捷方式”，出现如图 2-1-8 的界面，在界面中选择常用的功能菜单， 输入名称，选择图标后定义完成。通过设置桌面快捷方式并结合“回到桌面”功能可以快速转 19 到需要的功能菜单。 图 2-1-7 图 2-1-8 20 第三章第三章 基础管理操作篇基础管理操作篇 基础管理模块主要提供基础数据管理功能，包括系统基础设置、核算单位维护，用户、职 责维护，部门、人员、往来单位维护及其他辅助功能，主要操作流程如图 3-1-1。 职责维护用户维护 单位定义单位启用 部门定义员工定义往来单位定义 会计日历设置币种设置汇率设置科目体系设置结算方式账集定义 图 3-1-1 第一节第一节 系统基础设置系统基础设置 系统基础设置主要包含会计日历设置、币种设置、汇率设置、结算方式设置、科目体系设 置、帐集定义等。系统各模块均受该部分基础设置的制约。 1.11.1 会计日历设置会计日历设置 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-会计日历设置。该功能用于设置财务 会计日历，通过该功能可以定义一个会计年度的起始、终止日期，以及在这个会计年度内，划 分的期间个数、每个期间的时间跨度，功能界面如图 3-1-2。会计日历设置由集团系统管理员 进行定义。 21 图 3-1-2 1.21.2 币种设置币种设置 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-币种定义。该功能用于定义币种，系 统所需的所有币种均在此定义，功能界面如图 3-1-3。币种设置由集团系统管理员进行定义。 图 3-1-3 1.31.3 汇率设置汇率设置 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-汇率定义。该功能用于定义各币种之 间的汇率，功能界面如图 3-1-4。汇率设置由集团系统管理员进行设置。 22 图 3-1-4 1.41.4 结算方式结算方式 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-结算方式。该功能用于定义资金结算 的方法，主要对应银行凭证中的结算方式，功能界面如图 3-1-5。结算方式由集团系统管理员 进行设置。 图 3-1-5 1.51.5 科目体系定义科目体系定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-科目体系定义。该功能用于定义会计 科目体系，可以根据实际业务需要设置不同的会计科目体系已满足核算要求，功能界面如图 3-1-6。科目体系定义由集团系统管理员进行设置。 23 图 3-1-6 1.61.6 账集定义账集定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-财务信息-账集定义。该功能用于定义不同的账 集，功能界面如图 3-1-7。账集定义由集团系统管理员进行设置。由于集团业务的复杂性，板块 的多样性，所属单位可以使用不同账集，进而使用不同的科目体系进行核算。定义好的账集将 在单位启用功能中使用。 图 3-1-7 24 第二节第二节 核算单位定义核算单位定义 核算单位定义主要用于增加一个核算单位，包括单位定义及单位启用功能，只有经过定 义和启用后的核算单位才能进行业务处理。 2.12.1 核算单位定义核算单位定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-组织-单位定义。该功能主要用于单位维护，包 括单位的增加、作废、启用、删除、调整等，功能界面如图 3-2-1。核算单位定义由集团系统管 理员完成。界面中各项目说明如下： 图 3-2-1 【编号】对应核算单位的编号，不能为空，一旦保存则无法修改； 【名称】对应核算单位的名称，不能为空，保存后仍可修改。但对于制单的凭证，核算单位名称 会跟着变化，因此核算单位名称一旦确定一般情况不得更改； 【税号】对应核算单位的税号，可以为空； 【公司性质】可选择“合并公司”、 “普通公司”和“抵消公司”，合并公司不进行业务操作，只用于查 询下级普通公司或抵消公司的数据，其本身不对应任何数据；普通公司对应具体的核算主体， 进行具体的业务操作和查询；抵消公司主要存储合并范围内核算主体之间的内部往来、内部 交易等需要抵消的数据，通过使用抵消公司可以使合并公司查询时剔除因为内部交易产生资 产、收入等数据的虚增； 25 【是否为母公司】可选择“是”或者“否”，仅为一个标志，无实际作用； 【所属帐集】单位定义后该项目无法直接定义，需要通过单位启用功能进行定义； 【内部往来单位编号】如果勾选“增加组织单位时保存为内部往来单位”该项目会自动按照单位 编号增加对应的往来单位，通过该项目可以修改往来单位编号，并可通过“所属类别”修改往 来单位所属的类别及地区；最后点保存后系统将自动增加内部往来单位。但是删除或修改核 算单位名称，内部往来单位不会跟着变化，需要手工在往来单位定义中调整； 【同级增加】、 【下级增加】均用于增加单位，区别在于增加的单位的级次； 【作废】、 【启用】、 【删除】用于作废单位、启用作废的单位和删除单位，只有没有进行任何业务处 理的单位才能作废；已经启用的单位不允许删除，有下级的单位也不允许删除；对于已完项目 的工程不能使用作废或删除单位的方式，只能通过收回业务操作、仅保留查询职责的方式进 行； 【调整】用于调整组织结构，当单位隶属关系变化时可以通过该功能进行调整； 【打印】导出全部或部分组织结构，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 【查找】查询核算单位。 需要增加核算单位时，选择需要增加单位的同级单位后单击同级增加或选择其上级单位 后单击下级增加；然后输入新增单位的编号、名称，选择公司性质、是否为母公司；再勾选增加 组织单位时保存为内部往来单位，看是否需要修改内部往来单位编号，单击所属类别，选择该 内部往来单位的类别和地区，最后单击保存。 2.22.2 核算单位启用核算单位启用 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-设置-单位启用。该功能主要用于指定具体核算 单位所属的账集、启用的模块及时间等，只有启用了相应模块的单位才能进行业务操作，功能 界面如图 3-2-2。核算单位启用由集团系统管理员定义。 26 图 3-2-2 第三节第三节 用户职责维护用户职责维护 新增单位需设置该单位对应的职责，并将职责赋予对应的操作人员才能进行具体的业务 操作。系统使用职责来区分岗位，并通过赋予用户职责，来实现岗位的分配。 3.13.1 职责维护职责维护 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-职责维护。该功能主要用于职责维护， 可以通过该功能增加、修改、删除职责。系统中的职责类似于岗位，一个核算单位可以设置多 个不同的职责，每个职责可以拥有不同的功能权限。最后通过用户与具体职责的关联，实现不 同用户具有不同的功能权限来处理日常业务。用户岗位变动时只需调整对应的职责，以减少 工作量。职责维护功能界面如图 3-3-1，各项目含义如下： 图 3-3-1 27 【增加】用于增加职责； 【修改】用于修改已有职责，需要修改时选择相应的职责后单击修改； 【删除】用于删除职责，需要删除职责时选择相应的职责后单击删除，特别注意系统允许删除 已经分配给用户的职责，删除时需避免错选； 【数据权限】用于增加或修改职责对应的数据权限； 【对应用户】用于查询拥有该职责的用户； 【打印】用于导出全部的职责，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 为了增加职责权限的灵活性，一个职责包含模块功能权限和数据权限，只有同时拥有这 两项权限才能进行相应的业务操作。如制单功能中，只有增加了制单模块功能权限，拥有该职 责的用户才能进制单界面，但还不进行制单，因为其不具有使用会计科目、使用部门等数据权 限。通过该种方式可以在系统层面限制部分核算单位使用部分会计科目等，增加系统的灵活 性，减少人为错误的可能性。 需要增加职责时，单击图 3-3-1 中的增加，进入如图 3-3-2 的操作界面，界面中各项目含 义如下： 图 3-3-2 【职责编号】对应职责编号，一经确认不能修改； 28 【职责名称】对应职责名称，保存后还可以修改； 【单位编号】、 【单位名称】对应职责所对应的单位，一经确认不得修改。一旦修改，所选的模块功 能权限将清空；特别注意选择不同类别的单位将会出现不同的待选职责功能； 【对应部门】、 【部门名称】对应职责对应的部门，可以为空；若选择一个部门，则该职责只有对该 部门的数据权限，因此一般不做定义； 【选择模块功能权限】对应职责所拥有的功能权限，功能权限对应系统菜单，及拥有该职责的 用户所能看到的功能菜单，职责不具有的功能权限，在登录系统后将不再显示； 输入上述项目后勾选职责对应的模块功能权限后点确定，退回到图 2-3-1 界面。再单击界 面中的数据权限，进入图 3-3-3 的操作界面。勾选相应的数据权限后才完成一个职责的定义。 图 3-3-3 3.23.2 用户维护用户维护 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-用户维护。该功能主要用于用户维护， 可以通过该功能增加、修改、删除用户。界面如图 3-3-4，各项目含义如下： 29 图 3-3-4 【增加】用于增加用户，需要特别注意相同的用户及相同所属单位不能增加两次； 【修改】用于修改已有用户，需要修改时选择相应的用户后单击修改。对于出纳签字、审核等区 别用户名称的功能，如果修改了用户将导致无法取消出纳签字和凭证审核等； 【删除】用于删除用户，需要删除用户时选择相应的用户后单击删除，特别注意系统允许删除 已赋予职责的用户； 【职责】用于增加、修改用户所拥有的职责； 【打印】用于导出全部的用户，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 需要增加用户时，单击图 3-3-4 中的增加，进入如图 3-3-5 的操作界面，界面中的各项目 含义如下： 30 图 3-3-5 【用户编号】对应用户的编号，一经确定不得修改； 【用户名称】对应用户的用户名，保存后还可以修改； 【用户口令】、 【口令确认】设置用户初始密码，系统要求密码必须数字加字母，且不少于 6 位，用 户首次登陆需要重新修改密码； 【单位编号】、 【单位名称】用户对应的单位，选定单位后在给该用户赋予职责时，系统将在图 3- 3-4 界面中列示所需单位及其下级单位的对应的职责； 【允许登录日期】、 【允许登录日期】用于限定用户的登录时段； 输入上述项目后点确定，退回到图 3-3-4 界面后单击职责，赋予该用户所需的职责。特别 注意职责可以多选。 第四节第四节 单位基本数据定义单位基本数据定义 完成上述设置后，用户可以登陆对应的核算单位中，但仍需要完成针对核算单位的基础 数据定义才能真正进行业务处理，如部门、人员定义、往来单位定义分配及基础参数的设置。 4.14.1 单位部门定义单位部门定义 单位部门定义需要先定义部门属性，由集团系统管理员定义，然后再由各单位进行部门定 义。 31 1、部门属性定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-组织-部门属性。该功能主要用于定义部门属性， 部门属性为部门的一种分类，功能界面如图 3-4-1。部门属性只是对人员的一种区分，无实质 意义上的作用。 图 3-4-1 2、单位部门定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-组织-公司部门定义。该功能主要用于定义单位 部门，由各核算单位会计或系统管理员定义，功能界面如图 3-4-2。各项目含义如下： 图 3-4-2 【编号】对应部门编号，一经确定不得修改； 【名称】对应部门名称，保存后可以修改，如果修改系统中所有使用该部门的地方均会跟着修 32 改，包括以前年度的数据； 【助记码】对应部门助记码，保存后可以修改，可以为空； 【部门类型】对应部门的类型，供选择的项目为系统默认的项目； 【对方单位】、 【对应部门】选择该部门所对应的单位和部门，一般为空； 【部门属性】对应部门属性，供选择的项目即为“部门属性定义”中定义的部门属性； 【会计核算】可选择核算和不核算，如果选择不核算则在财务模块中不能使用； 【同级增加】、 【下级增加】用于在同级或下级增加部门； 【停用】用于停用部门，已经使用的部门不能停用； 【启用】用于重新启用停用的部门； 【删除】用于删除部门，已经使用的部门不能删除； 【打印】用于导出全部或部分部门，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 需要增加部门时，单点同级增加或选择需要增加下级的部门后单击下级增加，按上述项 目含义填入相应内容后保存。 3、单位部门查询 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-组织-公司部门查询。该功能主要用于筛选查询 部门，功能界面如图 3-4-3。输入相应的筛选信息后得出相应的查询结果。 图 3-4-3 33 4.24.2 单位员工定义单位员工定义 单位员工定义需要先定义员工属性，由集团系统管理员定义，然后再由各单位进行员工 定义。 1、员工属性定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-员工-员工属性定义。该功能主要用于定义员工 属性，员工属性为员工的一种分类，功能界面如图 3-4-4。 图 3-4-4 2、单位员工定义 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-员工-员工定义。该功能主要用于定义单位员工， 由各核算单位会计或系统管理员职责定义。功能界面如图 3-4-5。各项目含义如下： 34 图 3-4-5 【会计核算】可选择是否勾选，如果选择不勾选则在财务模块中不能使用； 【人员属性】对应员工属性，供选择的项目即为“员工属性定义”中定义的员工属性； 【对应操作员】增加的人员对应的操作员，一般为空； 【员工编号】对应员工编号，一经确定不得修改； 【员工名称】对应员工姓名，保存后可以修改，如果修改系统中所有使用该员工的地方均会跟 着修改，包括以前年度的数据； 【外籍人员】可选择是否勾选，主要用于工资模块； 【电子邮件】该员工的电子邮件地址，可选填； 【代发银行】、 【银行账号】主要用于工资模块，工资由银行代发时填列，可为空； 【增加】用于增加员工； 【删除】用于删除员工，已经使用的员工不能删除 【停用】用于停用员工，已经使用的部门不能停用； 【启用】用于重新启用停用的员工； 35 【更换部门】用于员工更换部门时使用；选择更换部门的员工后单击该项目后选择更换后的部 门； 【打印】用于导出全部或部分员工，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 【查找】可按员工编号、员工名称进行查询。 需要增加员工时，选择员工所在的部门后单点增加，按上述项目含义填入相应内容后保 存。 3、公司职员查询 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-员工-公司职员查询。该功能主要用于筛选查询 员工，功能界面如图 3-4-6。输入相应的筛选信息后查询得出相应的查询结果。 图 3-4-6 4.34.3 往来单位定义往来单位定义 往来单位定义需要先定义往来单位地区及类别，由集团系统管理员定义，然后再定义往来 单位，最后将往来单位分配给需要的单位。 1、定义往来单位地区 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-往来-往来单位地区。该功能主要用于定义往来 单位地区，以按照地区区别往来单位，功能界面如图 3-4-7。由集团系统管理员定义。 36 图 3-4-7 2、定义往来单位类别 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-往来-往来单位类别。该功能主要用于定义往来 单位类别，以按照类别区别往来单位，便于管理和查找，功能界面如图 3-4-8。由集团系统管理 员定义。 图 3-4-8 3、往来单位定义及分配 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-往来-往来单位定义。该功能主要用于定义往来 单位，并分配给具体的单位使用，功能界面如图 3-4-9。目前为规范管理集团将往来单位定义 和分配的权限专门做了一个职责，赋予给各公司的系统管理员，一般每个单位 2 人。 37 界面中停用功能只有所有核算单位均与该单位不再发生往来且余额为零时使用，停用功 能不会检查各单位与该单位的往来余额情况，可以随时停用，而且一旦停用即使启用也需要 集团系统管理员后台设置各单位才能继续使用，因此停用往来单位需特别注意。使用删除功 能时，系统会检查选择的往来单位是否已经分配，分配给核算单位的往来单位无法删除。使用 修改功能，可以修改单位编号以外的项目，但如果修改了往来单位名称，所有使用过该往来单 位的地方均会修改，包括以前年度的财务数据。 图 3-4-9 需要增加往来单位时单击新增，出现如图 3-4-10 的功能界面，其中有*号的项目为必填 项，界面中各项目的含义如下： 38 图 3-4-10 【所属地区】往来单位所在的地区，可选项目即为“往来单位地区”功能中定义的项目； 【单位类别】往来单位所属的类别，可选项目即为“往来单位类别”功能中定义的项目； 【单位编号】对应往来单位编号，一经确认不得修改。在增加时系统将自动显示目前系统可增 加的最小编号，但是如果同时有两个人在增加时，后一位系统会提示编号重复，则需要手工增 加一位编码，直至可以正常保存； 【单位名称】对应往来单位名称，保存后仍可以修改，如果修改了往来单位名称，所有使用过该 往来单位的地方均会修改，包括以前年度的财务数据； 【单位类型】可选择“无”、 “内部单位”、 “关联单位”，是对于往来单位的一种分类，内部单位即对 应合并范围内的单位，关联单位即对应关联公司等； 【内部单位】当单位类型选择内部单位时时选择，即该内部往来单位对应的核算单位； 按往来单位情况填完界面中各项目后保存，往来单位即增加完毕。 往来单位分配用于将往来单位分配给具体的核算单位，只有分配后核算单位才能使用该 往来单位进行业务处理。需要分配时选择需要的往来单位后单击图 3-4-9 界面中的“分配”，出 现如图 3-4-11 的功能界面。在界面中点新增后输入单位编号和币种后即完成分配。 39 图 3-4-11 4、单位往来单位查询 所属模块：基础管理，功能菜单：基础数据-往来-往来单位定义。该功能主要用于各核算单 位查询往来单位，功能界面如图 3-4-12。输入相应的筛选内容后即可得到查询结果。 图 3-4-12 4.44.4 公共设置定义公共设置定义 该功能主要用于定义核算单位的一些公共设置，功能菜单为“基础数据设置公共设置” ，功能界面如图 3-4-13，各核算单位系统管理员有对应权限。 40 图 3-4-13 界面中的各选项均为报表模块的设置，如果勾选“报表计算检查凭证是否记账”则在报表 计算前系统会检查是否所有凭证均已记账，并给出提示。各单位在设置时按照图 3-4-13 所示 进行设置。 第五节第五节 其他辅助功能其他辅助功能 其他辅助功能，主要用于查询系统运行状态，包含系统锁管理、系统监控、在线用户查询、 消息历史查询等。 5.15.1 系统锁管理系统锁管理 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-系统锁管理。该功能主要用于系统锁 的查看、清除功能，系统在一些重要操作时，为避免访问冲突，要自动设置系统锁。例如取凭 证编号时，生成某些编码的内码时，打开报表时，都要对系统进行加锁。有一些因为系统非正 常退出造成的锁，系统在短时间内无法清除，可以人工清除。功能界面如图 3-5-1。 41 图 3-5-1 一般来说，当操作结束后，系统自动清除锁。但若操作结束后，锁没有及时清理，可以选 中该锁，点击【解锁】按钮。 5.25.2 系统监控系统监控 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-系统监控。该功能主要用于查询用户 重要操作的日志，系统对每一用户及相应职责的进入进出时间、对重要数据操的作都会进行 记录，可以通过该功能设置用户、职责、起始结束时间进行查询。通过运行记录查看，可以追 踪某些功能数据的操作情况，以及是否存在一些非正常的维护操作。功能界面如图 3-5-2。输 入筛选信息可得到查询结果。 图 3-5-2 5.35.3 在线用户查询在线用户查询 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-在线用户查询。该功能主要用于查询 在线用户的操作情况，功能界面如图 3-5-3。 42 图 3-5-3 5.45.4 消息历史查询消息历史查询 所属模块：基础管理，功能菜单：系统管理-系统维护-消息历史查询。该功能主要用于查询 消息记录，功能界面如图 3-5-4。 图 3-5-4 43 第四章第四章 账务核算操作篇账务核算操作篇 财务核算模块是本系统的基础也是核心，报表、万能查询模块的数据几乎全部来自于本 模块。本模块主要包括核算单位财务核算基础设置、凭证操作、查询、期末处理四大方面。该 模块的业务操作流程如图 4-1-1。 增加会计科目 增加核算关系 原始凭证定义基础参数设置凭证类型定义输出格式定义 定义辅助核算项目定义限制条件定义核算组合限制 余额初始凭证制单凭证签字(批准)凭证复核(记账) 余额表查询凭证查询 日记账(银行对账) 三(多)栏账查询 规则凭证定义生成结账凭证定义生成月(年)末结转 账簿打印 图 4-1-1 第一节第一节 财务基础设置财务基础设置 1.11.1 增加会计科目增加会计科目 所属模块：财务会计总账，功能菜单：总账-定义-科目定义。本功能用于定义会计科目， 本系统中会计科目分为公有会计科目和私有会计科目，公有会计科目由集团系统管理员维护， 添加后所有的核算单位均可使用；私有会计科目由核算单位自行维护，添加后只有添加单位 44 可以使用，特别的一级科目只能是公有会计科目。其功能界面如图 4-1-2，界面中各项目含义 如下： 图 4-1-2 【科目编号】对应本级会计科目的编号。编号的各级长度必须和科目体系定义中确定的科目结 构一致，编号必须唯一，应按其上下级的先后关系由上至下建立。输入下级科目编号时，必须 已有相应的上级科目存在。科目编号只能用数字 0-9 表示，只需输入本级科目编号。编号一经 保存则无法修改； 【科目名称】对应会计科目的名称，系统允许科目名称为汉字或英文字母，保存后科目名称可 以修改，如果修改了科目名称，年度内所有使用过该科目的地方均会联动修改，但不会影响以 前年度数据； 【助记码】自定义的代码，用于帮助记忆科目。可以是字母和数字，首位必须是字母，一般可用 科目名称中各个汉字拼音的第一个字母组成。编制凭证时，在输入科目编码时可直接输入助 记码，其作用和输入科目编码相同。如有多级科目，需录入最明细的科目助记码，输入非明细 的科目助记码系统不会向科目编号一样进行搜索。不同科目的助记码不允许重复，该项目可 以为空，保存后还可修改完善； 【英文名称】对应会计科目的英文名称，可以为空，目前暂不设置； 45 【科目属性】可选择的项目对应“科目体系定义”中的设置，在科目体系定义中需同时定义科目 属性和对应的科目编号的首位字符，系统会自动根据科目编号的首位判断该科目的属性，然 后显示在该项目中，一般不进行修改。增加下级科目时自动继承上级科目的属性且不允许修 改。 【科目性质】对于总账科目，该项目显示为“普通科目”且不允许修改。 而对于一个非总账科 目可以将其定为科目，也可定为栏目，栏目分为借方栏目和贷方栏目。设置为栏目的科目在记 账时，只记发生额，不记余额，如果一个科目设置成了栏目，则它的同级科目及它的下级科目 必须也为栏目，其下级的栏目方向必须同该科目的栏目方向一致，并且该科目及其同级科目 以及它们所有下级科目的余额都将被清零。对于进行辅助核算的科目，不宜设置为栏目。目前 集团暂不设置栏目科目； 【账页格式】可选四种格式：金额账、数量金额账、外币金额账和数量外币金额账。所设置的格 式只是作为查询账页时的一个默认格式，在具体查询账页时，格式可随便设置； 【余额方向】表明账户余额的方向，资产类科目其余额方向一般在借方。负债类科目和所有者 权益类科目其余额方向在贷方。系统会自动根据科目属性确定余额方向，用户可以任意修改； 【现金科目】主要是为满足编制现金流量表需要而设置，共有四项可以选择：现金、银行存款、 其它现金及现金等价物和其他。一般将现金设为“现金科目”、银行存款设为“银行存款科目”， 其它非现金及现金等价物科目大都设为“其他”； 【日记账】科目勾选该项后会每日结账、计算余额，现金和银行存款科目一般选择该项。若科目 设置为“现金科目”或“银行存款科目”，系统会同时设置为“日记账”科目。 【银行账】用于对账的科目如银行存款科目选择该项，选择该项后在制单时要求输入结算方式 及结算号，以便于对账。 【期末结平检查】选中该项，在进行月末或年末转账时，系统将检查该科目是否全部转平，如果 46 没有转平则无法进行月结。因此在勾选时需要特别注意； 【外币核算】该项目中有两项内容：外币核算和币种。其中外币核算有三种选择：不核算、单一 外币、所有币种。 “币种选择项”只有当选择“单一外币”时才可以从之前定义的外币币种中选择 要核算的单一外币。只有在定义了外币核算以后，在制单时才可以做与该科目有关的外币业 务。对于已经使用的科目（已有余额或已用于制单），不允许再设置其外币核算属性； 【核算数量】确定是否核算数量，选中表示核算数量，即使是金额账格式也可以选择该项，只是 数量信息不在账页上显示。对于核算数量的科目，一旦使用（已有余额或已用于制单），则不能 取消核算数量设置。设置核算数量时，只能在总账科目上设置，下级科目自动继承这一属性。 “计量单位”、 “规格型号”、 “类型”是对数量账附加的三个标题信息，他们的具体名称可以在科目 定义中完成； 【允许普通公司增加下级科目】确定是否可以增加下级私有会计科目； 【维护单位】只有私有会计科目才会显示增加该科目的核算单位； 【引用单位】显示该科目引用自的核算单位； 【同级增加】、 【下级增加】用于增加同级或下级会计科目； 【删除】用于删除会计科目，只有未被使用及无下级的科目才能删除； 【科目复制】用于复制会计科目； 【引用】增加私有会计科目时，可以引用其他核算单位已经增加的会计科目； 【取消应用】删除已经引用的会计科目，只有未被使用及无下级的科目才能取消引用； 【过滤查找】用于按照科目编号、科目名称及助记码查询会计科目； 【打印】用于导出全部或部分会计科目，系统不会直接打印，而是以查询结果显示； 【停用】、 【恢复】用于停用会计科目和恢复停用的会计科目，系统在停用时不会检查科目使用情 况，因此在停用时应仔细检查，确认该科目已不需使用； 47 【引入标准方案】系统已预先设置一套会计科目体系，但使用该功能后将删除当前系统中所定 义的所有科目，并插入标准科目。 需要增加科目时，选择同级科目单击【同级增加】或者选择上级科目后单击【下级增加】， 然后按照按科目性质等输入各项目后保存。为了数据的统一，集团设置了大部分的科目，只允 许各核算单位添加银行账号科目，按照开户行加银行账号的形式添加。对于账号改变的情况， 统一另外开立新的科目进行核算。 1.21.2 增加核算关系增加核算关系 所属模块：财务会计，功能菜单：总账-定义-科目核算关系。本功能用于定义核算关系，本 系统中核算关系分为公有核算关系和私有核算关系，公有核算关系由集团系统管理员维护， 定义后对所有的核算单位起作用；私有核算关系由各单位自行维护，定义后仅对定义单位起 作用。对于同一科目可以定义多个核算关系，其中既可以有公有核算关系，也可以有私有核算 关系。功能界面如图 4-1-3。 图 4-1-3 界面中列示了所有可以定义核算关系的科目，其中科目编号、科目名称、科目属性、科目 性质、余额方向、外币核算均不得修改，与会计科目定义处一致。需要定义核算关系只需在辅 助核算中勾选相应的项目即可。其中个人核算、部门核算、单位核算和产品核算为系统预置好 的，而另外专项核算则是用户自行定义的，需要在【辅助】-【定义】-【专项类别】中定义。 该功能中还能定义制单时必须同向发生，该选项主要用于限制手工输入凭证时的科目方 向，一般损益类等科目使用，勾选了该项目后手工输入的凭证的科目方向只能是科目定义时 48 的余额方向，只有系统自动生成的凭证，如结转凭证、规则凭证等才能保存为另一方向的发生 额的凭证。通过该功能可以从系统层面规范科目发生额的归集，提高数据的实用性。 核算关系定义时修改非明细级科目核算关系时，保存时系统将提示是否下发给下级科目， 如图 4-1-4，如果选择是 1.31.3 基础参数设置基础参数设置 所属模块：财务会计总账，功能菜单：总账-定义-系统设置。本功能只有普通公司和抵消 公司才有，所有的设置只对该核算单位起作用，主要用于设置财务核算中的各种规则。 “凭证选 项”页签功能界面如图 4-1-4，界面中部分项目含义如下： 图 4-1-4 【凭证日期序时】选择该项后，系统中对同一类凭证实行序