试论铁路企业档案管理面临的挑战与对策.doc

试论铁路企业档案管理面临的挑战与对策 论文摘要：针对在信息化下，铁路企业所面临的挑战，提出建立文件标准化管理体系，推进知识管理、安全屏障和档案管理队伍再造等措施，以提高企业档案管理水平。论文关键词：铁路企业档案；管理；标准化；知识管理；安全屏障；管理队伍当今信息技术的快速发展和快速渗透已经使各个领域发生了深刻的变化。作为铁路企业参与竞争的基础性环节的企业档案管理也不可避免的参与到这一深刻变化的过程之中。在这种迅速变化的环境面前档案管理如何应对新挑战，采取新对策，为提高铁路企业的竞争力和适应性提供有力支撑是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。1信息化对档案管理带来的挑战11档案信息共享不足从目前情况看，档案管理存在记录企业科技档案信息的内容多反映企业经营信息情况的少注意收集“红头文件”而忽视对本企业形成的有关市场、销售、产品开发等信息收集。由于铁路企业内部还没有形成健全发达的、一体化的网络信息系统和管理系统，因此档案信息共享不足是各企业比较突出的问题。表现为大量信息散布在企业所属的各个单位和各个岗位，没有或没有全部通过内部网络集成为一个有机的整体，还表现为不同的信息以不同的结构(如email、excel、word文档、扫描文档等)在不同的数据库、主机、应用系统上存在。而这些系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被隔离并缺乏应有的关联，从而给铁路企业档案收集、获取有用信息带来很大障碍。无法使信息及时得到共享，也不能快速形成信息档案成果转化为生产力的良性流动循环。12信息安全的防范难度增加信息安全问题主要表现在以下四个方面：一是档案文件的易扩散性。涉及到铁路企业机密和知识产权的内容比较容易通过共享、互联的渠道而泄密和扩散；二是易修改性。档案的价值首先在于它是一种原生性的信息资源，但数字化的文件具有易修改和不留痕迹的特点使档案在被恶意修改或攻击后难以恢复到原生状态导致文件的凭证性作用灭失可追溯性降低：三是易移动性。电子文件很容易被删除和移动，并且难以被即时发现；四是安全问题的持续性。在网络状态下，信息的安全性会因时间的推移而下降信息的安全必须获得持续的关注和持续的技术支持才有可能免遭不测。13管理人员素质不适应企业的信息化给企业带来的是“对管理理念创新，对管理流程再造对管理团队的重组，对管理手段的革新”。信息化解决了档案长期以来传统烦琐的工作方式但也给档案人员带来了较大的冲击。表现在：一是知识的不适应。不具备现代化条件下的相关知识和铁路企业主产品的专业知识，在履行职能时就表现为不知道如何操作，不知道如何维护，不知道如何管理；二是能力的不适应。铁路企业档案管理人员普遍具有年龄相对偏大，学历相对偏低，学习和接受新技术、新知识能力较差的特点，难以适应高速发展下的计算机工作环境，不具备运用信息技术对档案进行筛选、加工、提炼、开发的能力，难以为企业提供各种增值的档案信息服务。2应对挑战的对策面对越来越多的挑战和日益复杂的现实问题。企业应当着力从强化“一个基础”、推进“三项工程”2个方面以提高铁路企业档案管理水平和应对挑战的能力。21强化“一个基础”要建立信息化条件下，电子文件的档案管理标准体系。标准化是各项工作的基础也是确保档案管理质量的重要支撑和保障。建立电子文件的标准化管理体系包括电子文件的登记标准、命名标准、收集标准、鉴定标准(包括文档的真实性、完整性、有效性鉴定)、传输标准、归档标准、防护标准、安全标准、格式标准、修改标准以及专利维护等等。由于电子文件的记录格式、记录载体、记录形式均区别于纸质文件，与纸质档案存在着很大差别，不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也存在着本质的不同。因此，这一标准体系的策划与建设，要着重考虑2个重要因素：一是要紧紧围绕电子文档的有效收集、长久保存、真实保存和有效利用来展开，即要在传统的管理模式上取得突破，确保文件从生成到归档管理的全过程受控，实现文档与档案实体的一体化，文档与档案保管的一体化文档与档案信息利用的一体化。二是要具有面向未来的安全适应性也就是要考虑在铁路跨越式发展的大背景下，铁路企业技术发展和流程再造等所带来