OUTLOO培训教程.doc

outlook2000outlook2000 培训教材培训教材 教材简介 outlook2000 作为微软推出的专用邮件管理软件，非常方便和智能，并且有许多实用 功能和技巧。本教材主要从配置邮箱、outlook2000 的操作界面介绍、收发和管理电子邮 件、使用联系人，日历，任务和便签功能几个大部分，详细地介绍操作方法和过程。 1 目目 录录 第 1 章配置邮箱5 1.1邮箱设置5 第 2 章操作界面介绍8 2.1界面介绍8 2.2outlook2000 面板 .9 2.3文件夹列表9 2.4新邮件图标9 2.5自动预览9 第 3 章收发电子邮件.10 3.1打开邮件10 3.2删除邮件10 3.3创建邮件10 3.4答复邮件11 3.5转发邮件11 3.6将文件附加到邮件11 3.7在邮件中打开文件附件11 3.8不打开邮件直接打开附件11 3.9保存文件附件12 3.10移动邮件12 3.11复制邮件12 3.12打开或关闭保存已发送邮件副本的功能12 3.13保存未完成的邮件13 1.单击邮件。.13 2.在“文件”菜单上，单击“保存”。 .13 3.14重新发送邮件13 3.15更改文本字体、大小、颜色13 3.16在邮件中插入水平线14 3.17关于标志14 3.18将邮件或联系人标记为带后续内容14 3.19将邮件或联系人标记为“已完成”15 3.20清除标志15 1.选择要清除其标志的邮件或联系人。.15 2.在“动作”菜单上，单击“后续标志”。 .15 3.单击“清除标志”。.15 3.21关于签名15 2 3.22创建邮件签名15 3.23设置默认签名16 3.24在邮件中插入签名16 3.25更改签名16 3.26停止使用自动签名或信纸16 第 4 章管理邮件.17 4.1在邮箱内新建文件夹17 4.2使用“规则向导”管理邮件17 4.3创建新规则18 4.4复制规则18 4.5在邮件基础上创建规则18 4.6手工运行规则（立即运行）18 1.单击“收件箱”按钮。.18 2.单击“工具”菜单中的“规则和通知”。 .19 3.单击“立即运行规则”。.19 4.在列表中，选中需要运行的每一规则旁的复选框。.19 5.清除“选择要运行的规则”列表中相应规则旁的复选框并不会使这些规则在“规则向 导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中失效。19 6.单击“浏览”按钮更改运行规则的文件夹。.19 7.选中“包括子文件夹”复选框可在子文件夹中运行规则。.19 8.在“规则应用于”列表中，选择需要运行规则的邮件类型，然后单击“立即运行”。 19 9.规则按在“选择要运行的规则”列表中出现的顺序运行。更改规则的运行顺序，只 能通过单击“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中的“上移”和“下移”按钮来实现。 19 4.7打开或关闭规则19 4.8修改规则(重命名规则).19 4.9删除规则19 4.10外出时助理程序19 第 5 章查找邮件.21 5.1搜索项目和文件21 5.2高级查找21 第 6 章如何使用联系人.22 6.1关于联系人22 3 6.2新建联系人22 6.3从收到的电子邮件中创建联系人22 1.打开包含要添加到联系人列表中的姓名的电子邮件。.22 2.在“发件人”字段，右键单击要创建为联系人的姓名，然后单击快捷菜单上的“添加 到联系人”。22 6.4利用同一单位联系人信息创建其他联系人22 6.5快速查找联系人22 6.6打开联系人23 1.单击“联系人”。.23 2.选定要打开的联系人。.23 3.在“文件”菜单上，单击“打开”，然后单击“已选定的项目”。 .23 6.7分组显示联系人23 1.单击“联系人” 。23 2.在“视图”菜单上，单击“当前视图” ，然后单击“自定义当前视图” 。.23 3.在“视图摘要”对话框中，单击“分组依据”按钮。.23 4.在“项目分组依据”框中，选择需进行分组的字段以及其他一些选项。.23 5.单击确定。.23 6.若要清除分组显示，单击此对话框中的“全部清除”按钮。.23 6.8删除联系人23 第 7 章如何使用日历.24 7.1关于约会24 7.2安排约会24 7.3编辑约会25 7.4复制约会25 7.5移动约会25 7.6将约会设置为定期约会25 7.7编辑定期约会25 7.8删除约会26 7.9关于会议26 7.10安排会议26 7.11安排定期会议27 7.12发送邀请后更改会议信息28 7.13删除或添加与会者和资源28 7.14取消会议28 4 7.15关于事件28 7.16创建事件28 第 8 章如何安排任务.30 8.1创建任务30 8.2创建一次性任务30 8.3打开任务30 8.4将任务标记为已完成30 8.5删除任务30 8.6关于任务分配31 8.7分配任务31 8.8响应任务要求31 8.9接受任务要求32 8.10谢绝任务要求32 8.11跟踪分配给其他人的新任务并接收状态报告32 8.12发送任务状态报告33 第 9 章如何使用日记.34 9.1可以在“日记”中自动记录的活动34 9.2打开日记条目34 9.3删除日记条目34 第 10 章如何使用便笺.35 10.1关于便笺35 10.2创建便笺35 10.3打开便笺35 10.4更改便笺的颜色35 10.5更改新便笺的格式选项35 10.6显示或隐藏便笺上的时间和日期36 10.7在桌面上显示便笺36 10.8删除便笺36 5 第第 1 章章 配置邮箱配置邮箱 收发电子邮件是 outlook 最基本，也是最重要的功能。outlook 提供的强大功能可以让 我们很方便地对 internet 邮件、microsoft mail 邮件等多种类型的邮件进行收发。要正确收 发邮件，首先必须对电子邮箱进行设置。 1.1邮箱设置邮箱设置 1将将 microsoft exchange server 邮箱添加到用户配置文件中邮箱添加到用户配置文件中 操作步骤操作步骤 1. 单击“工具”菜单上的“服务” 。 2. 在“服务”选项卡上单击“添加” 。 3. 在“可用的信息服务”框中，单击“microsoft exchange server”。 4. 单击“确定”。 5. 在“常规”选项卡的“microsoft exchange server”框中，键入服务器的名称。 如果不知道服务器名，请向管理员询问。 6. 在“邮箱”框中，键入邮箱名。如果不知道邮箱名，请向管理员询问。 7. 选择所需选项。有关选项的帮助信息，请单击“帮助”。 8. 单击两次“确定”按钮。 9. 退出并重新启动 outlook。 注： 要将 microsoft exchange server 邮箱添加到其他用户的配置文件中，请双击 windows“控制面板”上的“邮件”图标。在“服务”选项卡上，单击“显示配置文件”。 在“常规”选项卡上的“在此计算机上设置以下配置文件”框中，单击所需的配置文件， 单击“属性”，然后执行上述步骤中的 2 到 9 。 6 2配置配置 internet 电子邮件电子邮件 操作步骤操作步骤 1.右击“工具”菜单上的“服务” 2.在“服务”选项卡上，单击“添加” 3.在“可用的信息服务”框中，单击“internet”。 4.点击“确定”按钮后弹出“邮件帐号属性设置”对话框。该对话框有 4 个 标签：常规、服务器、连接和高级。 5.在“常规”标签中输入相关的邮件帐户和用户信息。 （差图片） 6.在“服务器”标签中的“接收邮件（pop3）服务器”和“外发邮件 （smtp）负责接收邮件的服务器的名称或 ip 地址。 “帐号名”和“密 码”中填写电子邮箱的帐号和密码。 7.在“连接”标签中可以指定用于电子邮件的连接类型。 8.在“高级”标签中可以设置服务器端口号、设置传送时服务器允许超时 的时间以及是否在服务器上保留邮件的复制副本。 9.退出并重新启动 outlook。 7 3将个人文件夹文件添加到用户配置文件中将个人文件夹文件添加到用户配置文件中 操作步骤操作步骤 1.单击“工具”菜单上的“服务”。 2.在“服务”选项卡上，单击“添加”。 3.在“可用的信息服务”框中，单击“个人文件夹”。 4.单击“确定”。 5.指定个人文件夹文件的名称和地址。 6.单击“打开”。 7.在“名称”框中，键入个人文件夹文件的名称。 8.选定所需选项。 注：要将个人文件夹文件添加到其他用户配置文件中，请双击 windows“控制面板”上的 “邮件”图标。在“服务”选项卡上，单击“显示配置文件”。在“常规”选项卡上的“在此 计算机上设置以下配置文件”框中，单击所需的配置文件，单击“属性”，然后执行上述步 骤中的 2-8 。 4设置电子邮件的发送和接收位置设置电子邮件的发送和接收位置 操作步骤操作步骤 1.单击“工具”菜单上的“服务”。 2.单击“传递”选项卡。 3.在“将新邮件传递到以下位置”框中，单击发送和接收邮件的位置。 4.单击“确定”。 5.退出并重新启动 outlook。 8 第第 2 章章操作界面介绍操作界面介绍 在我们学习 outlook 之前，首先来认识一下 outlook 的操作界面和一些必要的概念。 2.1界面介绍界面介绍 为了讲解得更清楚，我们参照下图来介绍。outlook 工作窗口包括以下元素：菜单栏、 常用工具栏、高级工具栏、web 工具栏、outlook2003 面板、文件夹列表、视图及窗口控 制按钮。 9 2.2outlook2000 面板面板 outlook2000 面板位于界面的左边，它的组成右图所示。 outlook2000 面板一般提供了三个快捷方式，分别为“outlook2000 快捷 方式”和“自定义快捷方式” ，以及“其他快捷方式” 。其中“outlook2000 快捷方式”提供了 outlook2000+的六大组件：“outlook2000 今日” 、 “便笺” 、 “日历” 、 “任务” ，以及“电子邮件” 。在“自定义快捷方式”中，你可以根 据自己的需要来组织具有自己特色的快捷方式，方便自己管理信息。而在 “其他快捷方式”中，你可以方便地管理系统资源。 2.3文件夹列表文件夹列表 文件夹列表如左图所示。可能通过“视图”菜单中的“文件夹列表”命令打开或关闭 “文件夹列表” 。 2.4新邮件图标新邮件图标 当收到新的邮件时，会在 windows 的任务栏的状态区域显示一 个信封的图标， 2.5自动预览自动预览 如果希望显示或隐藏邮件的前三行，请单击“视图”菜单，然后 单击“自动预览”。 文件夹列表 10 第第 3 章章收发电子邮件收发电子邮件 3.1打开邮件打开邮件 1.在 outlook 所有邮件文件夹中单击“收件箱”按钮。 2.在邮件列表中，双击所需的邮件。 注：若想直接在 outlook 窗口中阅读邮件，可单击“视图”菜单中的“预览窗格”命令，就可 以在该区域中查看所选邮件的内容，而无需打开该邮件。 3.2删除邮件删除邮件 1.在 outlook 所有邮件文件夹中单击“收件箱”（或“inbox”）按钮。 2.选定要删除的邮件。 3.单击“删除” 。 注：如何选定多个邮件 如果要选定相邻的邮件，请单击第一个邮件，然后按住 shift 键并单击最后一个 邮件。 如果要选定不相邻的邮件，请单击第一个邮件，然后按住 ctrl 键并单击其他邮件。 如果要选定全部邮件，请单击“编辑”菜单，再单击“全选”（或 ctrl+a 键） 。 3.3创建邮件创建邮件 1.在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“邮件”。 2.在“收件人”、 “抄送”或“密件抄送”框中，键入收件人 姓名。 3.要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”、 “抄 送”或“密件抄送”按钮。 4.在“主题”框中，键入邮件主题。 5.在文本框中，键入邮件正文。 6.单击“发送”。 注：“收件人”、 “抄送”和“秘密抄送”框的含义 在“收件人”、 “抄送”和“秘密抄送”框中用分号(;)分隔 电子邮件名，可向多个收件人发送邮件； 框含义 收件人邮件将直接发送到收件人。 11 抄送 副本。向收件人发送一封邮件的副本，邮件的 其他收件人能够看到该收件人的姓名。 秘密抄送 邮件的复写副本。向收件人发送一封邮件的副 本，邮件的其他收件人看不到该收件人的姓名。 3.4答复邮件答复邮件 1.打开要答复的邮件。 2.如果仅答复邮件发件人，请单击“答复发件人”。 3.要答复“收件人”和“抄送”框中的所有收件人，请单击“全部答复” 。 3.5转发邮件转发邮件 1.在 outlook 所有邮件文件夹中单击“收件箱”（或“inbox”）按钮。 2.选择要转发的邮件。 3.单击“转发”。 4.在“收件人”、 “抄送”和“密件抄送”框中，键入收件人姓名。 5.要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”、 “抄送”或“密件抄送”按钮。 6.如果要转发多封邮件，请在“主题”框中键入邮件主题。 7.单击“发送”。 注意：如果选择多封邮件，所选邮件将作为新邮件的附件转发。 3.6将文件附加到邮件将文件附加到邮件 1.新建或打开需要附加文件的邮件。 2.将插入点置于邮件文本框，然后单击“插入”菜单 中的“文件”命令或单击“插入文件”按钮。 3.选择需要附加的文件，然后单击“插入”。 4.在邮件中，单击“发送”，在其他类型的项目中， 单击“保存并关闭”。 3.7在邮件中打开文件附在邮件中打开文件附 件件 1.打开包含要打开的文件附件的邮件。 2.双击附件的图标。 12 3.8不打开邮件直接打开附件不打开邮件直接打开附件 1.用鼠标右键单击包含附件的邮件。 2.指向快捷菜单中的“查看附件”，然后单击希望查看的附件名称。 3.9保存文件附件保存文件附件 1.打开包含要保存的文件附件的邮件。 2.用鼠标右键单击附件的图标，然后单击“另存为”。 3.在“文件名”框中输入文件的名称，然后在“保存类型”列表中，单击某种文件格式。 注：如果邮件包含多个附件，可以按下 shift 键并单击任何数目的附件，将其保存到同一位置。 方法是：单击“文件”菜单中的“保存附件”命令。 3.10移动邮件移动邮件 1.选择要移动的邮件。 2.单击“编辑”菜单中的“移至文件夹”命令或单击“移至文件夹”按钮。 3.然后单击要将邮件移动到的文件夹名称。 4.要移动到未列出的文件夹，请单击“移至文件夹”，然后在“将选定项目移动至文件 夹”列表中，单击要将邮件移动到的文件夹。 3.11复制邮件复制邮件 1.选中要复制的邮件。 2.在“编辑”菜单上，单击“复制”。 3.如果想把副本放到其他文件夹中，请单击要将邮件复制到的目标文件夹。 4.在“编辑”菜单上，单击“粘贴”。 3.12打开或关闭保存已发送邮件副本的功能打开或关闭保存已发送邮件副本的功能 1.单击“工具”菜单上的“选项”。 2.单击“首选参数”选项卡，然后单击“电子邮件选项”。 3.选中或清除“在已发送的邮件文件夹中保留邮件副本”复选框。 13 3.13保存保存未未 完成的邮件完成的邮件 1.单击邮件。 2.在“文件”菜单上，单击“保存”。 注意 未完成的邮件保存在“草 稿”文件夹中，并不发送 出去。 在默认情况下，正在处理 的未发送邮件每隔三分钟 保存一次。 要打开或关闭未完成邮件 的自动保存功能，请依次 单击“工具”菜单、 “选项”、 “首选参数”及“电子邮件选 项”，然后选中或清除“自 动保存未发送的邮件”复 选框。 可以更改自动保存未完成 邮件的频率。也可更改保存邮件的文件夹和其他选项。依次单击“工具”菜单、 “选项”、 “首 选参数”、 “电子邮件选项”及“高级电子邮件选项”，然后在“保存邮件”下，选择所需的选 项。 3.14重新发送邮件重新发送邮件 1.单击文件夹列表中的“已发送的邮件”。 2.打开要重发的邮件。 3.在“动作”菜单上，单击“重新发送这封邮件”，然后单击“发送”。 注：只能重发已发送过的邮件。 3.15更改文本字体、大小、颜色更改文本字体、大小、颜色 如果邮件格式使用纯文本，则此过程在该邮件中无效。 1.在要更改字体的项目中，选定要更改的文本。 2.只能设置项目文本框中文本的格式。不能设置其他框中文本的格式。 14 3.在“格式”工具栏的“字体”框中，输入所需的字 体。 4.在“格式”工具栏的“字号” 框中，输入所需的大小。 5.在“格式”工具栏中，单击“字体颜色” ，然后在“颜色”列表中，单击所需颜色。 3.16在邮件中插入水平线在邮件中插入水平线 只有在用 html 邮件格式时，该过程才可用。 1.创建或打开邮件。 2.单击要插入水平线的位置。 3.在“插入”菜单上，单击“水平线”。 注：microsoft outlook 可收发三种格式的邮件：html、 outlook 带格式文本和纯文本。 邮件格式含义 html 如果需要以下功能，可选择 html：设置文字格式、编号、项 目符号、对齐、水平线、背景、html 样式和 web 页。可以 使用 html 格式的信纸和签名。 microsoft outlook 带格式文本 如果需要以下功能，可选择 outlook 带格式文本：设置文字格 式、项目符号和对齐。可以使用具有 outlook rtf 格式的签名。 纯文本纯文本邮件不包含任何格式。 更改邮件格式的方法：在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。 在“以该邮件格式发送”列表中，单击所需的格式。 3.17关于标志关于标志 对邮件或联系人作标记既可提醒自己跟踪某一问题，也可为其他人标明带请求的待发邮件。 还可以针对邮件或联系人设置提醒内容。 标记邮件或联系人后， “标记状态” 列会出现以下内容之一： 如果如果“标记状态标记状态”列中出现以下标列中出现以下标 记记 含意含意 空白未标记 已标记 标记为已完成 收件人接收到带标记的邮件后，邮件顶部会出现关于该标记含义的注释。如果设置提醒内 容，也会出现该日期。 15 3.18将邮件或联系人标记为带后续内容将邮件或联系人标记为带后续内容 1.选中要标记的邮件或联 系人。 2.在“动作”菜单上，单击“后续标志”。 3.在“标志”框中，单击所需的标记或键入个人标记。 4.在“到期时间”框中输入日期。 3.19将邮件或联系人标记为将邮件或联系人标记为“已完成已完成” 1.选择要标记为“已完成”的邮件或联系人。 2.在“动作”菜单上，单击“后续标志”。 3.选中“已完成”复选框。 3.20清除标志清除标志 1.选择要清除其标志的邮件或联系人。 2.在“动作”菜单上，单击“后续标志”。 3.单击“清除标志”。 3.21关于签名关于签名 可以使用签名自动将文本添加到要发送的邮件中。例如，可以创建包含姓名、职务和 电话号码的签名。也可以用签名添加固定内容的段落，指明您希望其他人以何种方式响应 您的邮件。 可以创建多个签名，并在创建邮件后选择要插入邮件的签名。 3.22创建邮件签名创建邮件签名 1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。 2.在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。 3.单击“签名选取器”，然后单击“新建”。 4.在“输入新签名的名称”框中输入名称。 5.在“选择创建签名的方法”下，选择是创建新的签名还是使用现有的签名。 要选择作为签名模板的文件，请单击“用该文件做模板”并在框中键入路径和文件名， 或单击“浏览”从列表中选择。 6.单击“下一步”。 7.在“签名文本”框中，键入要在签名中包含的文本。 也可以把来自其他文档的文本粘贴到“签名文本”框中。 8.要更改段落或字体格式，请选定此文本，单击“字体”或“段落”，然后选择所需选项。 如果邮件格式为纯文本，则有些选项可能无效。 16 注： 要更改邮件的背景或字体，请使用信纸。可以在 outlook 中新建信纸。 如果用 microsoft word 作为电子邮件编辑器，可以在 word 中创建签名。 3.23设置默认签名设置默认签名 1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。 2.在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。 3.在“默认情况下使用该签名”框中，单击所需的签名。 4.选中或清除“答复或转发时不使用”复选框。 3.24在邮件中插入签名在邮件中插入签名 1.创建或打开邮件。 2.在文本框中，单击要插入签名的位置。 3.在“插入”菜单上，指向“签名”，然后单击所需的签名。 4.如果所需的签名没有列出，请单击“更多”，然后在“签名”框中选择要使用的签名。 3.25更改签名更改签名 1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。 2.在“以该邮件格式发送”框中，单击要使用签名的邮件格式。 3.单击“签名选取器”。 4.在“签名”框中，单击要更改的签名，然后单击“编辑”。 5.在“签名文本”框中，键入要在签名中包含的文本。 也可以把其他文档的文本粘贴到“编辑签名”对话框中。 6.要更改段落或字体格式，请选择文本，单击“字体”或“段落”，然后选择所需的选项。 如果邮件格式为纯文本，则无法使用这些选项。 注：如果只是更改单个邮件的签名，请直接在此邮件中更改签名。 3.26停止使用自动签名或信纸停止使用自动签名或信纸 1.在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“邮件格式”选项卡。 2.如果要停止使用信纸，请在“默认情况下使用该信纸”框中，单击“”。 3.如果要停止使用签名，请在“默认情况下使用该签名”框中，单击“”。 4.要关闭答复或转发邮件中的签名，请选中“答复或转发时不使用”复选框。 注： 如果只是从单个邮件中删除签名，请选定此邮件的签名，然后按 delete 键。 18 如果只是从单个邮件中删除信纸，请指向“动作”菜单中的“新邮件使用”，然后单击 “html（无信纸） ”。 19 第第 4 章章管理邮件管理邮件 4.1在邮箱内新建文件夹在邮箱内新建文件夹 1.在文件夹列表中选择您需要建立新文件夹的邮箱。 2.单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“新文件夹”选项。 3.在打开的“新建文件夹”对话框中，在“名称”框中键入您新文件夹的名称，在 “文件夹包含”框中选择您新文件夹需包含的选项，然后在“选择放置文件夹的位 置”框中选择您文件夹的位置。 4.单击“确定”按钮。 4.2使用使用“规则向导规则向导”管理邮件管理邮件 “规则向导”通过使用规则对邮件自动执行某些操作来帮助您管理邮件。创建规则后， microsoft outlook 将在接收或发送邮件时应用该规则。例如，可以自动完成以下工作： 凡是 judy 发来的邮件，只要到达您的“收件箱”，就将其转发给您的经理。 发送邮件时，将“主题”框中含有“销售”字样的所有邮件都归入“销售”类别中。 根据邮件内容将邮件归入某个类别。 设置当重要邮件(如总经理的邮件)到达时的通知，如弹出消息或发出声音。 以邮件的发件人（如电脑部成员邮件）为依据，将邮件移动到特定的文件夹（如电 脑部文件夹）中。 删除某个会话中的邮件。 标记来自特定人员的邮件。 根据邮件内容对所发送的邮件进行归类。 20 将邮件的传递推迟指定的时间。 可在规则中添加一些例外，以适应特殊情况的需要。例如，当邮件标有后续动作或重 要性标记为高时。当邮件符合设置的任何一项例外时，都不会对其应用规则。 可以打开或关闭创建的规则，也可以更改应用规则的顺序。 也可手工运行规则。当手工运行规则时，可对“收件箱”或其他文件夹中已有的邮件运 行规则。 注：规则为一组处理和组织邮件的条件、动作和例外。每一规则包含三个元素，即：一项或多 项条件，指定要运用规则的邮件；一个或多个动作，指定对合乎规则的邮件所进行的操作；以 及一项或多项例外规则，指定不受规则影响的邮件。例如，所有来自您经理的邮件（条件）都 将被自动移到一个单独的文件夹（动作） ，而重要性标志为高的除外（例外） 。 4.3创建新规则创建新规则 1.单击“收件箱”。 2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。 3.单击“新建规则”。 4.按照“规则向导”中的指导操作。 5.如要对“收件箱”中已有的邮件运行新建规则，请在“规则向导”的末页上选中“立即 对已在收件箱中的邮件上运行此规则”复选框。 注：如果要对文件夹而非“收件箱”中的邮件运行新建 的规则，请单击“工具”菜单下“规则向导”，然后单击 “立即运行”。 4.4复制规则复制规则 1.单击“收件箱”。 2.在“工具”菜单上，单击“规则向导”。 3.在列表中，单击要复制的规则。 4.单击“复制”。 5.如有必要，可在“规则描述”列表中修改规则。 4.5在邮件基础上创建规则在邮件基础上创建规则 1.打开要作为规则基础的邮件。 2.在“动作”菜单上，单击“创建规则”。 3.按照“规则向导”中的指导操作。 提示：要立即运行创建的规则，请在“规则向导”的末页上选中”立即对已在“文件夹名”中的 21 邮件上运行此规则“的复选框。 4.6手工运行规则（立即运行）手工运行规则（立即运行） 1.单击“收件箱”按钮。 2.单击“工具”菜单中的“规则和通知”。 3.单击“立即运行规则”。 4.在列表中，选中需要运行的每一规则旁的复选框。 5.清除“选择要运行的规则”列表中相应规则旁的复选框并不会使这些规则在“规则向 导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中失效。 6.单击“浏览”按钮更改运行规则的文件夹。 7.选中“包括子文件夹”复选框可在子文件夹中运行规则。 8.在“规则应用于”列表中，选择需要运行规则的邮件类型，然后单击“立即运行”。 9.规则按在“选择要运行的规则”列表中出现的顺序运行。更改规则的运行顺序，只能 通过单击“规则向导”对话框的“以下列顺序应用规则”列表中的“上移”和“下移”按钮 来实现。 提示：要快速的运行规则，可单击“高级”工具栏上的“规则向导” ，然后单击 “立即运行 4.7打开或关闭规则打开或关闭规则 1.单击“收件箱”。 2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。 3.要打开或关闭规则，请选中或清除规则列表框中的规则旁边的复选框。 4.8修改规则修改规则(重命名规则重命名规则) 1.单击“收件箱”。 2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。 3.在规则列表框中，单击要修改的规则。 4.单击“更改规则中的编辑规则设置”（“重命名” ） 。 5.按照“规则向导”中的指导操作。 4.9删除规则删除规则 1.单击“收件箱”。 2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。 3.在规则列表框中，单击要删除的规则。 4.单击“删除”。 22 4.10外出时助理程序外出时助理程序 1.在 outlook 面板中单击“收件箱”。 2.单击“工具”菜单上的“外出时的助理程序”。 3.若希望外出时自动答复新收到的邮件，请单 击“我目前外出”。 4.在“以下文字仅自动答复给每个收件人一次” 框中，键入外出时要发送给他人的邮件。 5.若希望对外出时新收到的邮件自动应用某些 规则，请单击“添加规则”。 6.在“符合下列条件的邮件到达时”下，指定执 行该操作时邮件应满足的规则条件。 7.如果想指定这条规则必须最后应用，请选中“不处理本规则之后的规则”复选框。 8.有关选项的帮助信息，请单击“帮助”。 9.要指定多项条件，请单击“高级”，选择所需选项，然后单击“确定”。 10. 在“执行下列操作”下面，选择所需选项。可以选择多个选项。 注：如果指定必须删除某个邮件，那么在删除规则之后的那些规则对该邮件无影响。 23 第第 5 章章查找邮件查找邮件 5.1搜索项目和文件搜索项目和文件 1.单击“查找”。 2.在“查找”框中，键入要在最常用的字段中搜索的任何文字。 3.要在项目内容中搜索，请选中“搜索邮件中的所有文字”复选框。 4.单击“开始查找”。 5.2高级查找高级查找 1.在“工具”菜单上的查找，选择“高 级查找” 。 2.在弹出的对话框中，在“查找”框中 选择需要查找的项目，可以是邮件、 约会和会议、联系人等；在“位置” 框中，单击“浏览”按钮，选定您要 搜索的文件夹。 3.根据需要在“邮件” 、 “其他选择”及 “高级”中进行设定。 24 第第 6 章章如何使用联系人如何使用联系人 6.1关于联系人关于联系人 “联系人”是与您通信的个人或单位。可以存储有关联系人的信息，例如职务、电话号 码、地址、电子邮件地址、internet 电子邮件地址以及附注。 在创建联系人时，既可以从头输入全新的信息，也可以在同一单位已有联系人信息的 基础上，进行修改。 6.2新建联系人新建联系人 1.在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“联系人”。 2.在“全名”框中，键入联系人的姓名。 3.输入该联系人的其他信息。 4.单击“保存并关闭”。 6.3从收到的电子邮件中创建联系人从收到的电子邮件中创建联系人 1.打开包含要添加到联系人列表中的姓名的电子邮件。 2.在“发件人”字段，右键单击要创建为联系人的姓名，然后单击快捷菜单上的“添加 到联系人”。 6.4利用同一单位联系人信息创建其他联系利用同一单位联系人信息创建其他联系 人人 1.单击“联系人” 。 2.单击同一单位的联系人，以利用其信息创建其他联系人。 3.单击“动作”，然后单击“来自相同单位的联系人”。 4.在“全名”框中，键入联系人的姓名。 5.输入该联系人的其他信息。 6.单击“保存并关闭”。 6.5快速查找联系人快速查找联系人 在工具栏上的“查找联系人”框中键入要查找的联系人姓名。 可以键入姓名的一部分，例如 judy l、姓氏或名字、或电子邮件别名。要快速打 25 开以前查找过的联系人，请单击“查找联系人”箭头并选中所需姓名。 6.6打开联系人打开联系人 1.单击“联系人”。 2.选定要打开的联系人。 3.在“文件”菜单上，单击“打开”，然后单击“已选定的项目”。 提示： 要快速打开一个或多个选定的联系人，请按 enter 键。 要快速打开卡片视图类型中的联系人，请双击卡片标题。 6.7分组显示联系人分组显示联系人 1.单击“联系人” 。 2.在“视图”菜单上，单击“当前视图” ，然后单击“自定 义当前视图” 。 3.在“视图摘要”对话框中，单击“分组依据”按钮。 4.在“项目分组依据”框中，选择需进行分组的字段以及其 他一些选项。 5.单击确定。 6.若要清除分组显示，单击此对话框中的“全部清除”按钮。 6.8删除联系人删除联系人 1. 单击“联系人”。 2. 选定要删除的联系人。 3. 单击“删除” 。 26 第第 7 章章如何使用日历如何使用日历 7.1关于约会关于约会 约会是在日历中安排的一项活动，不涉及邀请其他人或预定资源。 可以设置约会的提醒，也可通过将约会所用时间指定为忙、闲、暂定或外出来指定他 人查看您的日历的方式。可以安排定期约会。通过单击选定该约会，然后双击左侧移动柄 将其打开，然后可以按天、按周或按月查看约会。 选择约会的开始和结束时间时，可以利用“自动设置日期”功能，输入象“下周二” 或“中午”这样的文字，以代替准确的日期或时间。 您可以在自己的日历中安排约会，还可以从其他用户那里获得足够权限，以便在他们 的日历中安排或更改约会。约会也可以设置为私有。 注：定期为重复出现的项目。规律性发生的约会或任务（如一周召开一次工作 状态会议或一月理一次发）都可以作为定期项目。私有表明即使他人有权访问 您的文件夹，也看不到已经标记为私的文件夹。 7.2安排约会安排约会 1.单击 outlook 面板中“日历”按钮。 2.在“文件”菜单上，指向“新 建”，然后单击“约会”。 3.在“主题”框中，键入说明。 4.在“地点”框中，键入地点。 5.输入开始和结束时间。 6.若希望在约会开始之前， 能提醒您，请选中“提醒”复选框，然后输入在约会之前多长时间提醒您。 7.单击“保存并关闭”。 提示：如果希望约会重复进行，可将其指定为定期约会。 27 7.3编辑约会编辑约会 1.单击“日历”按钮。 2.单击要打开的约会。 3.指向“文件”菜单中的“打开”，然后单击“已选定的项目”。 4.如果该项目是定期项目，请单击“打开本次事件”或“打开序列”。 提示：还可以双击项目将其打开。 7.4复制约会复制约会 1.单击“日历”按钮。 2.按住 ctrl 键将项目拖到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。 要将约会复制到其他日期和时间，请先将其复制到“日期选择区”中所需的日期，然 后在“日期选择区”单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。 7.5移动约会移动约会 1.单击“日历”。 2.将项目拖动到“日历”中的新时间或“日期选择区”中的新日期。 如果要同时更改约会的日期或时间，请将约会移动到“日期选择区”中所需的日期， 然后在“日期选择区”中单击该日期，最后在“日历”中将约会拖动到所需时间。 注： 对于定期约会，则仅移动约会的所选事例。如果要移动约会的全部事例，请打开该约会， 单击“动作”菜单上的“重复周期”，然后更改定期模式。 也可以打开约会，并在其中更改日期或时间。 7.6将约会设置为定期约会将约会设置为定期约会 1.打开要设置为定期执行的约会。 2.单击“动作”菜单中的“重复周期”命令。 3.单击约会重复进行的频率（“按天”、 “按周”、 “按月”或“按年”） ，然后选定该频率的选 项。 4.单击“确定”，然后单击“保存并关闭”。 7.7编辑定期约会编辑定期约会 1.打开要更改的定期约会。 2.要更改约会的所有实例的约会时间、定期模式或定期范围，请单击“动作”菜单上的 28 “重复周期”，然后选定所需选项。 3.如果要更改约会的所有实例的其他全部选项，如位置或主题，请在“约会”选项卡上 选择要更改的选项。 注：如果只想更改定期约会的一个实例，请打开该约会，单击“打开本次事件”，然后在“约会” 选项卡上进行更改。 7.8删除约会删除约会 1.选定要删除的约会。 如果要删除多个“日历”约会，请按住 ctrl 键逐个单击要删除的约会。 2.单击“删除” 。 7.9关于会议关于会议 会议是一种邀请其他人参加或预定资源的约会。 可以创建和发送会议要求，并为面对面会议或联机会议预定资源。要创建联机会议， 如 netmeeting，请选中会议要求的“约会”选项卡上的“这是联机会议”复选框。创建会 议时，由您来确定邀请的人员和预定的资源，并挑选会议时间。会议要求的响应显示在收 件箱中。单击“会议”对话框中“与会者可行性”选项卡上的“显示与会者状态” ，可跟踪 响应。也可以在现有的会议中添加人员或重新安排会议。 注： 资源即为会议所需要的会议室、电视、计算机或任一设备。您可以查看资源的有效性，将资源 的使用计划与您的计划相比较，并在资源日历中对时间进行规划。您能够按照和邀请与会者同 样的方式“邀请”资源参加会议。 microsoft netmeeting 为全球用户提供了一种通过 internet 交谈、召开会议、工作以及共享程 序的全新方式。 7.10安排会议安排会议 1.单击“日历”按钮。 2.在“动作”菜单上，单击“安排会议”。 3.单击“邀请其他人”。 4.在“键入名称或直接从列表中选择”框中，输入会议所需的与会者或资源的名称。 5.对于输入的每个名称，请单击“必选”、 “可选”或“资源”。 “必选”和“可选”与会者将出 现在“约会”选项卡内的“收件人”框中，而“资源”则出现在“地点”框中。 29 6.单击“确定”，然后使用滚动条查看 受邀者闲/忙时间。 7.当所有的受邀者都有空闲时间时， 单击时间。可以使用“自动选取”查 找所有受邀者都空闲的第一时间。 8.单击“自动选取”，然后单击所需选 项。 9.单击“安排会议”。 10. 在“主题”框中，键入说明。 11. 如果未安排房间，请在“地点”框中键入地点。 12. 选定所需的其他选项。 13. 单击“发送”。 提示：要发送议程或会议记录，请在会议要求中附加文件。 注：闲/忙时间 在日历中查看日期时，已作出计划的时间段将带有特殊的颜色或图案，以表明这段时间的用途。 图案的颜色表明该段时间是空闲、占用、暂定或外出。 闲/忙时间显示 闲透明（无色） 忙蓝色 外出紫色 暂定浅蓝 未知斜线 7.11安排定期会议安排定期会议 1.单击“日历”。 2.在“动作”菜单上，单击“安排会议”。 3.邀请与会者和资源。 4.单击“自动选取”，然后单击选项。 5.单击“安排会议”。 6.在“主题”框中，键入说明。 7.如果未安排房间，请在“地点”框中键入地点。 8.选择所需的其他选项。 9.在“动作”菜单上，单击“重复周期”或工具栏中的按钮。 10. 选择所需的定期模式和定期选项范围。 11. 单击“确定”，然后单击“发送”。 30 7.12发送邀请后更改会议信息发送邀请后更改会议信息 1.打开此会议。 2.在“约会”选项卡上，选择要更改的选项。 3.如果想定期召开此会议，请单击“动作”菜单，然后单击“重复周期”。 4.输入开始和结束时间。 5.单击定期召开会议的时间频率（按天、按周、按月或按年） ，然后选择用于此频率 的选项。 6.单击“确定”，然后单击“发送”。 提示：可以快速更改会议的时间。可在查看天数时，单击此约会的左侧移动柄，或者在查看周 或月时，单击约会的任意位置，然后将会议拖动到新时间，或拖动到“日期选择区”中的新日期。 7.13删除或添加与会者和资源删除或添加与会者和资源 1.打开会议。 2.单击“动作”菜单上的“添加或删除与会者”。 3.要删除与会者或资源，请选中要删除的名称，然后按下 delete 键。 要添加与会者或资源，请在“键入名称或直接从列表中选择”框中键入要添加的名称， 然后单击“必选”、 “可选”或“资源”。 7.14取消会议取消会议 1.在“日历”中打开您组织的会议。 2.在“动作”菜单上，单击“取消会议”。 提示：通过单击会议并单击“删除”按钮可删除该会议。 7.15关于事件关于事件 事件是一种持续 24 小时或更长时间的活动。 事件可以是贸易展览、奥林匹克运动会、假期或研讨会等。年度事件，如生日或周年 纪念，是在每年的特定日期发生的事件，而标准事件只发生一次，并可持续一天或几天。 事件和年度事件不占据日历中的时间块，但可显示在大标题上。当其他人查看时，全天约 会显示的时间为忙，而事件或年度事件显示的时间为闲。 7.16创建事件创建事件 1.单击“日历”。 31 2.在“动作”菜单上，单击“新建全天事件”。 3.在“主题”框中，键入说明。 4.在“地点”框中，键入地点。 5.选定所需其他选项。 6.要让查看“日历”的人员知道您已外出，而非空闲，请单击“时间显示为”列表中的 “外出”。 7.单击“保存并关闭”。 提示： 事件定义为从当天零点延续到第二天零点。 在“天/周/月”视图下，双击事件发生的那一天的日期标题，可以快速创建事件。 32 第第 8 章章如何安排任务如何安排任务 8.1创建任务创建任务 任务是一项与人员或工作相关的事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可发生 一次或重复执行（定期任务）。定期任务可按固定间隔重复执行，或在标记的任务完成日 期基础上重复执行。例如，您可能需要在每月最后一个周五给经理发送状态报告，可能在 上次理发之后一个月再次理发。 一次只能在任务列表中添加一项定期任务。当将任务的一次执行标记为“完成”后，下 一次执行将出现在列表中。 8.2创建一次性任务创建一次性任务 1.在“文件”菜单上，指向“新建”，然后单击“任务”。 2.在“主题”框中，键入任务名称。 3.选择所需选项。 4.单击“保存并关闭”。 8.3打开任务打开任务 1.单击“任务” 或“日历” 。 2.在任务列表中查找任务，然后双击该任务的图标。 8.4将任务标记为已完成将任务标记为已完成 1.打开要标记为已完成的任务。 2.在“完成率”框中，键入“100%”。 8.5删除任务删除任务 1.在任务列表中，选定要删除的任务。 2.单击“删除” 。 注：删除已分配给他人的任务时，仅能从任务列表中删除该任务。该任务仍存在于已接受该任 务的人员的列表中。您将不能再接收该任务的状态报告。 33 8.6关于任务分配关于任务分配 任务分配可帮助您跟踪分配给其他人的工作的进展情况。例如，经理可将任务分配给 助理，雇员可将任务分配给同事以便共同完成。任务分配至少需要两人：一人发出任务要 求，另一人对此作出响应。 发出任务要求后，就失去了对任务的所有权。可在任务列表中保留该任务的更新副本， 并接收状态报告，但不能更改任务的截止日期等信息。 收到任务要求后，您就成为任务的暂时所有者。可接受任务、谢绝任务或将任务分配 给其他人。如果接受任务，您将成为永久所有者，并成为可对任务进行更改的唯一人员。 如果谢绝任务，则该任务将返回给向您发送任务要求的人。如果将任务分配给其他人，可 在任务列表中保留该任务的更新副本，并接收状态报告，但所有权转移给接受任务分配的 人。 只有任务所有者或暂时所有者才能更新任务。如果拥有一项在接受前已分配给其他人 的任务，则每次更改任务时，所做修改将自动复制到这些人的任务列表的任务中。完成任 务后，状态报告将自动发送给该任务的其他承担者以及要求获得状态报告的人员。 8.7分配任务分配任务 1.打开包含任务要求的 邮件。 2.在“动作”菜单上，单 击“分配任务”或工具 栏上。 3.在“收件人”框中，键 入任务的承担者的姓 名。 4.选中或清除“在我的任 务列表中保存此任务的 更新副本”和“此任务完 成后给我发送状态报告”复选框。 5.单击“发送”。 34 8.8响应任务要求响应任务要求 在收到任务要求后，您就成为了该任务的暂时所有者。可接受任务、谢绝任务或将任 务分配