中石化沧州分公司企业标准-记录控制.doc

qg/shcz 03.002-2008(a/0)沧州分公司企业标准记录控制程序qg/shcz 03.002-2008 (a/0)1 范围本标准规定了企业管理活动中记录的管理职责、范围及记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、处理等方面的要求。本标准适用于本企业记录的管理。2 职责和权限2.1 企业管理部是本标准的归口管理部门。负责对本标准的实施情况进行监督、检查和考核。2.2 各职能部门负责所管专业的记录编制、审核和管理，各单位负责本单位记录的编制和管理。3 管理内容与控制要求3.1 记录控制的范围3.1.1 企业日常管理活动中形成的记录。包括在各类企业管理标准中形成的记录以及各项基础管理工作所需要的记录，例如: 各类会议记录、会议纪要、管理评审记录、体系审核报告、日常或专业检查表、纠正和预防措施记录、有关人员的培训、日常工作检查考核记录等。3.1.2 企业生产管理活动中有关的记录。例如:各类旬（月）报表、生产操作过程记录、检验测量和试验设备的校准记录、与产品质量形成过程有关的检验和试验记录、设备管理要求的记录、管理体系要求的记录等。3.1.3 企业经营管理活动中有关的记录。例如: 销售记录、来自供方的有关记录、相关方的有关信息等。3.2 记录的内容和形式记录的内容包括名称、编号、内容、日期、填写人、批准人等。记录可以呈任何媒体形式，可以是文字的，也可以是电子媒体、录音、录象或照片等。3.3 记录控制的原则记录控制实行“统一归口、分级管理”的原则。 a)企业管理部负责编制记录清单，并统一管理编号标识； b)各职能部门和基层单位按本标准要求管理本部门形成的记录，并建立本单位保管的记录清单。 c)记录保管分两级管理，一般由记录发生部门负责保管，符合特别存档要求的送档案室保管，并做好登记。3.4 记录的编制、审批、更改3.4.1 记录表格由各主管职能部门或使用单位组织编制，负责格式设计，编写完成后由编制单位领导审查。印刷或使用前需经各主管职能部门审核合格后，报企业管理部进行标准化审查并备案后再印刷和使用。3.4.2 记录表格需要更改时，由原编制单位组织更改，执行本标准3.4.1条款的要求。3.4.3 记录的增加或减少，由编制部门及时更新本部门记录清单，并在记录清单备注栏中注明变更状态，报企业管理部备案并更新企业记录清单并标明变更状态。记录清单的变更情况须及时公告。3.4.4 以电子媒体形式形成的记录，需报企业管理部另行备案。3.4.5 一般情况下，每三年由主管职能部门组织对相关的记录进行一次评审，需要修改时执行本标准执行本标准3.4.1到3.4.3条款要求。3.5 记录的填写要求3.5.1 记录严格按要求认真、及时填写，数据必须真实准确，字迹清晰。3.5.2 记录内容按要求填写完整，不能填写的项目应该有必要的说明或适当的处理。如临时性少量的空项，可在该空格处用左斜线（/）标注。3.5.3 记录的项目明确，不准涂抹或用刀片刮改。3.5.4 记录因笔误需要更改时，应在有误的记录内容上划双横线，在备注栏或适当位置由填写人填写出正确的内容，必要时需签字或盖章。3.5.5 签字手续必须齐全。3.6 记录的收集和编目3.6.1 各有关职能部门和基层单位对部门发生的记录应定期收集、整理、分类、装订成册；3.6.2 每一项目的记录由记录的发生部门在收集整理时进行编目，要标明记录的名称、序号、日期；3.6.3 以电子媒体形式形成的记录应定期备份。3.7 记录的分析为了寻找数据变化的规律,使数据对生产经营活动提供决策依据，各相关部门应定期或不定期对记录进行统计分析。在产品抽样检验、试验方案设计、过程能力分析、产品质量波动和不合格分析、安全业绩、环境业绩、能耗、关键设备等场所推荐采用统计技术进行分析。通过数据分析，以便发现发生的或潜在的不合格。3.8 记录的查阅和借阅3.8.1 记录保管单位要建立记录借阅台帐，严格借阅登记。3.8.2 查阅人经记录主管部门同意后，方可查阅。3.8.3 对涉及保密内容的记录的查阅，按保护国家秘密、商业秘密和工作秘密管理规定执行。3.8.4 当合同有规定时，在约定期限内经过授权人批准，记录由专人负责提供给顾客或其代表查阅、评价，并做好登记。3.8.5 当为提供某种证实，需复制记录时，经记录管理部门主管领导同意后方可复制,应予以登记。3.9 记录的归档各记录发生部门负责本部门记录的定期整理，归档保管。对永久性或需长期保管的记录，由各记录发生部门将记录整理成册进行编目，办理归档手续。3.10 记录的贮存和保管各记录发生部门负责本部门记录的保管，要便于检索和查阅。记录保管场所应环境适宜，有必要的防护措施，防止丢失和损坏；对缺页、损坏的记录要及时修补，保持完整。3.11 记录的保存期限各类记录保存期按管理需要或专业要求确定；上级有规定按上级规定予以保存；顾客有要求的按合同要求的时间予以保存。3.12 过期记录的处理涉及保密内容的记录按保护国家秘密、商业秘密和工作秘密管理规定定进行处理；记录超过保存期限，各部门销毁记录前，必须以书面形式向企业管理部申报，经批准后由各部门销毁；各部门应对作废销毁的记录登记备案。4 形成的文件与记录4.1 记录清单（附表1）4.2 记录借阅台账（附表2）4.3 作废销毁记录表（附表3）4.4 归档记录登记表（附表4）5 检查和考核5.1 记录未按要求编制、更改审查备案，扣50元。5.2 未按要求编制、更新记录清单，扣50元。5.3 职能部门未按要求对记录及时进行评审，扣100元。5.4 未按要求填写记录的，扣50元。5.5 记录查阅、借阅不符合规定，扣50元。5.6 记录未按要求归档、贮存、保管、保存、处理，扣50元。6 附则6.1 本标准解释权归企业管理部。附加说明：本标准由沧州分公司提出。本标准由企业管理部负责起草。本标准主要起草人：高向阳 附表1沧州分公司记录清单部门:qg/shczb 03.002-01序号记录名称记录编号备注12345678910111213141516附表2沧州分公司记录借阅台账部门： qg/shczb 03.002-02序号记录名称记录编号借阅日期借阅人归还日期备注附表3沧州分公司作废销毁记录表部门： qg/shczb 03.002-03记录名称记录编号归口部门意见 年 月 日执行销毁人销毁日期：销毁原因：备注： 附表4沧州分公司归档记录登记表部门名称：qg/shczb 03.002-04序号记录名称记录编号保存时间记录控制程序流程图编