中石化沧州分公司企业标准-文件控制.doc

qg/shcz 03.001-2008 (a/0)沧州分公司企业标准文件控制程序qg/shcz 03.001-2008 (a/0)1 范围本标准规定了企业文件控制的职责、管理内容和控制要求。本标准适用于本企业文件控制活动的管理。2 职责和权限2.1 企业管理部是本标准的归口管理部门。负责组织企业综合管理手册、程序文件，以及企业管理标准、工作标准的编写、更改、发放和文件编号控制；负责上述文件有效版本清单的发布；负责对管理性文件的执行情况进行监督、检查。2.2 安全环保部、生产管理部、机械动力部、技术开发部是本标准的分管部门，负责归口管理各自职责范围内的技术性文件，如操作规程（包括作业指导书）、工艺卡片、技术标准、图纸、检验和试验方法标准、外来文件和资料等。2.3 经理办公室负责文件文字方面的审查及有关文件的打印工作，负责外来文件的传递、收回及归档工作。2.4 各职能部门负责管理范围内有关文件的编写、更改、审核、发放、作废和回收工作，以及有关外来文件和资料的确认、实施意见提出等工作。2.5 各使用单位负责各自使用文件的执行和日常保管工作。3 管理内容与控制要求3.1 文件和资料的范围3.1.1 综合管理手册、程序文件，管理标准、工作标准及相关文件。3.1.2 各类技术性文件：技术标准、产品标准、装置操作规程和工艺卡片、检验和试验方法标准和记录等。3.1.3 企业行政管理指令、生产指令、工艺变更通知，以及基层单位发布的适用本单位的相关指令等。3.1.4 外来文件和资料：国家和地方法律、法规及各类标准、行业标准、上级有关部门颁发的各类文件。3.2 文件的编写3.2.1 综合管理手册、程序文件及管理性文件由企业管理部组织各职能部门编写、更改、审核和发放。3.2.2 工艺技术标准、操作规程、工艺卡片由生产管理部组织编写、更改、审核和发放。3.2.3 检验和试验方法标准由生产管理部、安全环保部、机械动力部按专业管辖范围进行控制。3.2.4 各职能部门负责本专业管理范围内有关文件的编写、更改、审核和发布。应标识清楚文件编号（由专业类别、年月和文件序号组成）、发布单位名称、批准人、发布年月日等。3.2.5 各单位负责本单位管理范围内有关文件的编写、更改、审核和发布。应标识清楚文件编号（由专业类别、年月和文件序号组成）、发布单位名称、批准人、发布年月日等。3.2.6 文件的编写和编号执行企业管理标准标准化工作管理规定、企业标准编制写管理规定。3.3 管理记录的编号管理记录实行两级管理，分为企业级和部室、基层单位级。企业级管理记录是指由各职能部门统一规定格式的管理记录。部室、基层单位级是指各单位因其内部管理需要建立的记录。3.3.1 企业级记录的编号3.3.1.1 企业管理标准中形成的记录编号方式为:qg/shczb xx.xxx-xx记录序号管理标准文件编号3.3.1.2 各专业技术文件及技术管理中形成的记录编号方式为:xx/shcz-x-xxx记录序号记录类别 专业代码 注：专业代码见附表98。记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。记录序号用3位阿拉伯数字表示。3.3.2 部室、基层单位记录编号方式为：xxx-x-x xx记录序号记录类别记录类型各部门代码注：部门代码见qg/shcz 01.002企业标准编制写管理规定中附表5。记录类型指记录的形式，如：表、本、卡、帐。记录类别见附表109。记录序号用3位阿拉伯数字表示。3.4 文件和资料的批准和发布3.4.1 各类管理性、技术性标准的批准和发布，按照企业管理标准标准化工作管理规定执行。3.4.2 其它技术性文件由起草单位领导审核，必要时部门会签，主管副经理批准后发布、实施。3.4.3 上级业务主管部门发来的红头文件，不能直接进入作业场所。必须经相关的职能部门转发或制定实施细则后执行。3.5 文件和资料的发放与保管3.5.1 综合管理手册、程序文件、管理标准及工作标准的发放范围由企业管理部进行控制。根据现代办公的需要，文件的发放采用电子文档的形式在文件管理系统上发布，管理系统上的文件均为现行有效版本。所有发放的受控文件均应打印出2份，由机要室和企业管理部各备案1份。3.5.2 技术性文件和资料的发放由各职能部门进行控制，发放形式可以为电子文档或书面材料。发放部门应按文件性质进行受控管理并保留受控文件发放清单。3.5.3 各部室及基层单位的内部文件由本单位进行控制。3.5.4 发放到各单位的受控文件要妥善保管，通过文件管理系统发布的电子文档不充许打印或拷贝，如需打印需到企业管理部登记后，由企业管理部负责打印。3.5.5 文件和资料的持有者应妥善保存，避免遗失和损坏，严禁向本企业外提供和借阅。3.5.6 纸质文件破损后应向发放部门提出申请，经主管领导批准后，交回破损文件，按原分发号重新领取，同时销毁已破损的文件。3.5.7 纸质文件丢失可以补发，先向发放部门提出申请，经主管领导批准，给予新的分发号，原分发号作废。3.5.8 外来文件和资料的控制 外来文件须交由机要室登记后由分管厂领导审阅并做出批示，转至该文件的归口管理部门和相关部门，机要室应对文件进行签收管理，掌握文件的去向，各部门根据文件内容自行确定是否需要采用，是否按受控文件进行管理，并及时将文件原文返还机要室。3.6 文件和资料的更改3.6.1 文件只做个别条款的改动时，由文件更改部门填写文件更改单，并按本标准3.4条款进行批准后发放到受控范围，收文单位将文件更改单附在在原文后（纸质文件）或将原文对应内容进行替换（电子文档）。 3.6.2 文件进行结构性、整体性更改，或职责、管理内容及程序发生变动时，应由原编写部门提出更改意见，填写文件更改单，报文件归口管理部门批准、备案后，方可进行修改，修改后文件按本标准3.4条款进行再次批准和发布。3.7 文件和资料的归档 a)外来文件和所有内部文件的归档，由经理办公室负责。b)企业管理部负责综合手册、程序文件、管理标准及工作标准的备案工作。 c)其它各有关职能部门负责本单位业务范围内的文件和资料的归档。3.8 作废文件的回收及处理3.8.1 纸质文件由于版本的更改或内容的变动而失效作废的文件由原发放单位收回，统一销毁，同时发放有效的文件，并填写作废文件回收单一式两份，一份交企业管理部备案。其它具有时效性的文件、资料到期自行作废，由使用单位自行销毁。3.8.2 电子文档网上发布的各类电子文档均为现行有效版本,新版本发布时自动将作废版本替换;从邮箱发布的文件均需明示是否替代以往版本,接收单位及时保留最新版本并删除作废版本; 其它具有时效性的文件、资料到期自行作废，由使用单位自行销毁。3.8.3 作废文件需作保留资料的，应填写作废文件留用登记表，经文件主管部门负责人批准后，在文件上加盖“作废保留资料”印章，并及时撤离使用场所。4 形成的文件与记录4.1 受控文件发放清单（附表1）4.2 文件更改单（附表2）4.3 作废文件回收单（附表3）4.4 作废文件留用登记表（附表4）4.5 受控文件登记表（附表5）4.6 文件损坏（丢失）补发申请表（附表6）4.7 外来文件和资料登记表（附表7）5 检查和考核5.1 各类文件未按规定程序批准、发布的，扣100元。5.2 文件未按规定发放、保管、更改、归档、作废处理的，扣50元。5.3 外来文件未按要求管理，扣50元。6 附则6.1 本标准解释权归企业管理部。附加说明：本标准由沧州分公司提出。本标准由企业管理部负责起草。本标准主要起草人：张普 高向阳附表1沧州分公司受控文件发放清单发放单位： qg/shczb 03.001-01文件名称:文件编号:发放范围： 总册数:批准人:序号领用部门领用日期领用人签字分发号备注附表2沧州分公司文件更改单部门： qg/shczb 03.001-02文件名称文件编号更改内容 更 改 人 年 月 日部门意见： 签字：主管领导意见： 签字： 年 月 日发放范围附表3沧州分公司作废文件回收单部门： qg/shczb 03.001-03文件名称文件编号作废说明文件使用单位 文件分发号 收回时间 签 字附表4沧州分公司作废文件留用登记表部门： qg/shczb 03.001-04序号文件名称文件编号保留数量持有人单位： 主管领导： 经办人： 时间：附表5沧州分公司文件损坏（丢失）补发申请表部门： qg/shczb 03.001-05文件名称文件编号申领原因：部门领导意见：文件管理部门核实： 签字 日期文件管理部门批准： 签字 日期备 注l 遗失、破损文件的分发号码：l 补发文件的分发号码：l 其他事项：第 17 页 共 17 页附表6沧州分公司受控文件登记表部门： qg/shczb 03.001-06序号文 件 名 称编 码发放部门发放时间册数领受人备注附表7沧州分公司外来文件登记表部门： qg/shczb 03.001-07序号来文日期文 件 名 称文 号来文单位登记人附表8企业级专业管理记录代码序 号专业管理名称代 码记 录 样 式00管理基础jcjc/shcz-表-xxx01标准化管理bzbz/shcz-表-xxx02体系评价管理txtx/shcz-表-xxx03信息管理 xxxx/shcz-表-xxx04行政综合管理xzxz/shcz-表-xxx05人力资源管理rlrl/shcz-表-xxx06经营管理jyjy/shcz-表-xxx07设计开发与创新管理sksk/shcz-表-xxx08采购管理cgcq/shcz-帐-xxx09生产管理scsc/shcz-帐-xxx10质量管理zlzl/shcz-表-xxx11设备与基础设施管理sbsb/shcz-表-xxx12测量检验试验管理clcl/shcz-表-xxx13包装搬运储存管理bzbz/shcz-表-xxx14交付和服务管理fwfw/shcz-表-xxx15安全管理aqaq/shcz-表-xxx16职业健康管理标准jkjk/shcz-表-xxx17环境管理hjhj/shcz-表-xxx18能源管理nyny/shcz-表-xxx19财务成本定额管理cwcw/shcz-表-xxx20党群组织管理dqdq/shcz-表-xxx附表109部室、基层单位记录类别代码