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办公自动化 主讲：电气信息工程学院 牛 莹 1 1 第1章 办公自动化概述 2 2 本章目录 1.1 办公自动化的发展状况 1 1.2 办公自动化的定义、特点与模式 2 1.3 办公自动化系统的要素和目标 3 1.4 办公自动化系统的功能 4 1.5 办公自动化系统的层次模型 5 1.6 办公自动化系统的安全与保密 6 3 3 办公自动化是信息化社会的必然产物，也 是一门多种科学技术和设备的综合运用，因此 ，办公自动化过程实际上是多学科、多技术、 多种设备综合运用的过程。 1.办公自动化是多学科的综合 实现办公自动化的理论支持是一种多学科 的综合运用。其中经常涉及到的主要学科有行 为科学、管理科学、系统科学、社会科学和人 机工学等等，此外，还有其他一些软科学理论 ，如管理心理学、人群素质学、办公环境学等 等。 1.1 办公自动化的发展状况 4 4 2.办公自动化是多技术的综合 办公自动化系统无论是操作层的事务型办公系统， 还是最高层的决策型办公系统，都是一个多种技术综合 运用的系统。主要技术通常包括： （1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入 、 转换、存储、处理、加工和输出等；多种软件技术 ，如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技 术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。 （2）通信技术：包括电信技术和网络技术。 （3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技 术以及轻印刷系统技术等。 5 5 办公自动化(office automation，oa)，是 20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量 急剧增加的背景下，发展起来的一门综合性学 科。是信息化社会最重要的标志之一，它将人 、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构 成一个服务于办公业务的人机信息处理系 统。 1.1 办公自动化的发展状况 1.1.1 办公自动化的 6 6 人类办公活动是随着人类的生产活动产生和 发展的。 随着生产力和科学技术的发展，人类办公 活动经历了三次变革，办公工具也从人类正式 办公活动开始的农业时代使用的“老三件”（ 纸、笔和算盘），发展到第二次工业革命时代 使用的“老三机”（打字机、电话机和电传机 ），第三次工业革命时代使用的“新三机”（ 复印机、传真机和微缩设备）；再到如今信息 时代的以计算机、各种通信设备，以及功能强 大的智能化办公设备。 1.1.1 人类办公活动的发展 7 7 第一次变革：“老三件”（纸、笔和算盘 ）抛弃了原始落后的铁制、石制的雕刻、绘画 文字的工具，使信息和文字的生成、存储和输 出发生了具大变化。支持这种具大变化的技术 是造纸术和印刷术。 第二次变革：以“老三机”和“新三机” 为代表，是人类社会进入工业时代的标志，也 是近代人类文明的象征。 第三次变革：以信息社会的“3a”革命 办公自动化（office automation）、工厂自 动化（factory automation）、家庭自动化（ home automation），以三大类办公自动化设备 和四大支持技术为代表。 8 8 1. 以数据处理为中心的传统办公系统阶段（ 1977年以前） 2. 以工作流为中心的办公自动化系统阶段（ 1977年1982年） 3. 以知识管理为核心的办公自动化系统阶段（ 1983年至今） 1.1.2 国外办公自动化的发展概况 9 9 第一阶段：1985年以前，是我国办公自动化发 展的准备期。主要标志是办公过程中普遍使用 现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等 。 第二阶段：1985年1990年，是我国办公自 动化系统的发展期。主要标志是办公过程中普 遍使用计算机和打印机。 第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系 统完善普及期。主要标志是办公过程中网络技 术的普遍使用。 1.1.3 我国办公自动化的发展 1010 1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，仅仅使用 ms office系列、wps系列应用软件以提高个人办公 效率。 2、已经建立了自己的网络，但没有好的应用系统支持协同 工作，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有 限的协同工作，但产生的效益不明显。 3、已经建立了自己的网络，使用经二次开发的通用办公自 动化系统，能较好地支持信息共享和协同工作，与外界 联系的信息渠道畅通；通过internet发布、宣传单位 的有关情况，已经对单位的管理产生了明显的效益。现 在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自 动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能 力，使企业不断发展壮大。 目前各个单位办公自动化程度有所不同，大致分为三种情况： 1111 1.2 办公自动化的定义、特点与 模式 1.2.1 办公自动化的定义 季斯曼（m.c.zisman，美国麻省理 工学院教授）定义： 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、 系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技 术难以处理的数量庞大且结构又不明确、包括 非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术 。 1212 我国专家的定义： 办公自动化是利用先进的科学技术，不 断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设 备中，并且这些设备与办工人员构成服务于某 种目标的人机信息处理系统。 一个完整的办公自动化系统，应当包括 信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四 个环节，分为三个层次：事务型、信息管理型 和决策支持型。 1313 1.2.2 办公自动化的特点 集成化：软硬件及网络的集成、人与系统的集成 ，单一办公系统同社会公众信息系统的集成。 智能化：面向日常事务处理、辅助人们完成工作 。 多媒体化：对数字、文字、图像、声音和动画的 综合处理。 运用电子数据交换：通过计算机网络，在计算机 间进行交换和自动化处理。 1414 办公自动化的目的： 尽可能充分利用信息资源，提高生产率、 工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济 效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其 它方面的）目标。 办公自动化的作用： v 实现办公活动的高效率、高质量。 v 实现办公信息处理的大容量、高速度。 v 实现办公活动的智能化。 1515 1. 个人办公自动化 个人办公自动化指支持个人办公的计算机 应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理 、电子报表处理以及图像处理技术等内容。 2群体办公自动化 群体办公自动化用来支持群体间的动态协同 办公，一般是指针对越来越频繁出现的跨单位、 跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协 同化自动办公的技术和系统。 办公自动化的两种模式： 1616 1.2.3 办公信息系统的类型 政府型：其职能主要是保证政令、法令的畅通与实施。 事业型：适用于学校、研究所、公共事业单位，其人事、财务、后勤等 职能具有很多共性，专门的子系统如教务、医务、科研管理需 单独开发。 企业型：其职能分为生产管理和决策管理，办公信息处理应围绕生产管 理（如生产计划、原料供应、生产组织、库存管理、财务管理 等）进行。 经营型：以经营管理为主，包括市场需求、商品流通、供销渠道、客户 服务、市场信息反馈、预测决策等，商业公司、服务业、银行 、 保险公司等。 专业型: 面向各种专业人员，如律师、会计师等使用的办公信息系统。 案例型：以案例为主要业务，如法院的诉讼裁决系统、公安局的案例分 析系统等，均需数据库和决策支持系统的配合。 控制型：主要供测试控制中心、计算中心、卫星发射中心等单位使用。 事务型：突出以某项业务性处理和文字处理为主的办公信息系统，如订 单处理系统、订票系统、进出口商品商检系统等。 1717 1.3 办公自动化系统的要素、目标及发展趋势 办公自动化系统组成要素有：办公人员、 技术工具、办公机构、办公制度、办公信息和 办公环境六要素。 1818 办公自动化系统目标 ： （1）提供电子邮件功能 （2）支持协同工作和移动办公 （3）完整的安全性控制功能 （4）满足公文及会议程序 （5）具有完善的档案管理功能 （6）集成internet （7）系统界面友好，使用方便 1919 办公自动化的发展趋势 v 办公环境网络化 v 办公操作无纸化 v 办公服务无人化 v 办公业务集成化 v 办公设备移动化 v 办公思想协同化 v 办公信息多媒体化 2020 办公自动化的发展趋势可以总结为：办公自 动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化 发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、 综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中 将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系 统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步 完善。 2121 办公自动化对现有办公体制的影响 （1）办公系统与设备的自动化，促使办公内容、 方式、制度的变化。 （2）办公信息流的网络化，促使办公组织结构从 层次型向网状型变化。 （3）办公新技术的使用，促使办公人员知识结构 向更高层次的变化。 （4）办公自动化系统，促使领导决策向更科学化 和更民主化的变化。 2222 1.4 办公自动化系统的功能 业务信息 管理 人员权限 管理 领导日程 管理 个人办公 管理 部门事务 处理 文档资料 管理 会议管理 公文管理 办公自动化 系统 办公自动化系统的基本功能 2323 文字处理（录入、编辑文字；文档版式编排； 表格制作；文档的智能检查、使用模 板文档） 数据处理（快捷数据录入、根据数据快速生成 图形图表；数据统计） 语音处理（声音输入、语音合成、语音识别） 图形和图像处理（输入、存储和编辑、输出及 传送、图形识别） 文件处理（收发文件管理、文件输入和存储、 邮件处理） 通信功能 电子日程管理 电子行文办理 视频会议 2424 在网络办公环境下，一个完整的办公自 动化系统应具有七个方面的集成化功能：建 立内部通信平台 、建立信息发布平台 、工作 流程自动化 、文档管理自动化 、辅助办公自 动化 、业务信息集成、实现分布式办公。 办公自动化系统的集成功能 2525 办公自动化人员的技能要求 v 信息检索 v 文稿处理 v 表格绘制 v 数据处理 v 图表创建 v 幻灯片制作 v 文件共享 v 网络发布 v 办公设备应用 2626 小张是我国某外资公司人力资源部人才科的 一名办公室人员，其工作职责是协助科长做好 企业在各个阶段、各种形式的人才招聘、录用 与岗前培训工作。 2727 日期/星期 工作内容工作成果形式 所需技能 3月2日/星期一为为2月底中层层干部培训训制 作活动纪动纪 要文档，并将其 发发布到公司内网 一个附培训训活动动 照片的文档 图图片处处理、 文档制作、网 上信息发发布 3月3日/星期二为为公司3月中旬即将召开 的“2010年全国高校校园 招聘会”制作相关文档 招聘简简章、公司 情况简简介、求职职 人员员申请请表 图图文处处理、 表格制作、幻 灯片制作 3月4日/星期三向部长长呈交目前公司人力 资资源状况表 制作并打印2月份 人力资资源月报报表 表格设计设计 、 报报表制作 3月5日/星期四收集下半年各部门门人员员培 训训需求信息 10年下半年公司 人员员培训计训计 划汇汇 总总表 文件共享、数 据汇总汇总 3月6日/星期五根据科长长要求，分析员员工 的结结构比例 相关的饼图饼图 、数 据透视视表、分析 报报告 数据分析、 图图表制作 2828 1.5 办公自动化系统的层次模型 办公管理信息系统的层次可分为三级结构，即 事务型oa系统、管理型oa系统、决策型oa系 统。 事务型oa系统包括基本的办公事务处理系统 和机关行政事务处理系统两大部分。 管理型oa系统除了具有事务型oa系统的全 部功能外，主要增加了管理信息系统(mis)的 功能。 决策型oa系统(dss)除了应具有前两种模式 的功能外，还具备决策或辅助决策功能。 2929 事务型办公自动化系统通常以文字对象为主的（例 如文字处理、公文管理、档案管理、编辑排版和印刷等 ）统称为文字处理工作。一般由计算机的软硬件系统、 基本办公设备、简单通信设备和事物处理数据库组成。 管理型办公自动化系统除具备事务型办公的全部功 能以外，主要是增加了对信息的管理功能，侧重于完成 本部门的信息管理，不仅具备事务型办公自动化的全部 设备外，通常还广泛地使用计算机网络系统和管理信息 数据库。 决策型办公自动化系统决策支持功能即对办公部门 在诸如计划平衡、发展规划、效益预测、结构分析等有 关国民经济和企业发展方面，起到决策支持作用。 3030 一个完整的办公自动化系统除了具有操作层的事物 处理、管理层的信息管理以外，原则上还应具有最高层 的决策支持，而且决策能力的大小也反映了自动化水平 的高低。狭义的办公自动化多指事务型和管理型办公系 统，这种系统以基础数据库和专业数据库为主，虽然也 是决策分析的基础，但作为提供真正的决策支持还是远 远不够的。因此，只有在此基础上加上模型库、方法库 、历史资料库，使得决策的类型由结构化上升到非结构 化，并进一步发展成为知识库系统和专家系统以后，才 能实现真正意义上的办公自动化。 3131 办公自动化系统组成 办公自动化系统，应当包括办公自动化硬件 系统和办公自动化软件系统两部分。 办公自动化软件可以分为两大类：基础软件 、应用软件。 3232 办公自动化硬件系统划分 （1）按应用特性可分为行政办公、秘书办公、电 子邮件、远程通信。 （2）按信息在办公业务活动中的信息采集、信息 加工、信息存储、信息传递等不同环节可分为 信息处理设备、信息复制设备、信息演示设备 、信息传输设备。 （3）按设备本身的性能可分为：图文数据处理设 备和图文数据传送设备。其中图文数据处理设 备包括计算机设备、打印机、复印机、扫描仪 等。图文数据传送设备包括图文传真机、电传 机、程控交换机以及各种新型的通信设备。 3333 数码照相机 刻录机 3434 数码摄像机 移动硬盘 u盘 3535 复印机碎纸机 3636 1.6.1 加强系统安全与保密工作的必要性和重要性 办公自动化系统中输入、处理、输出的是 政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常 重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性 要求。因此，加强其安全性，保证其内容的保 密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的 网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、 黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取 、篡改、删除。加强系统安全与保密就显得非 常重要。 1.6 办公自动化系统的安全与保密 3737 1.6.2 办公自动化信息的安全威胁 伴随着办公自动化产品的应用和发展，其脆弱 性也日益凸显，主要体现在以下几个方面： （1）电子产品，对抗环境能力弱 （2）数据密集，分布少 （3）共享与封闭的矛盾 （4）任何新技术都产生新的安全隐患 （5）软件不可能完美无瑕 （6）信息处理过程中的脆弱性 3838 在办公自动化系统中，安全是指为防止有意或 无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避 免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软 件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有 意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采 取的措施。 1.6.3 办公自动化系统安全与保密的含义 3939 1.6.4 系统安全的标志 1、能防止对信息的非法窃取； 2、预防泄露和毁坏事件的发生； 3、在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强 ，所需时间较短。 4、安全保密系统符合经济要求。 4040 1.6.5 数据保密基本要求 1、数据隐蔽：避免数据被非授权人截取或窃取。 2、数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检 验数据是否被伪造和篡改。 3、发送方鉴别：证明发送方的身份以防冒名顶替 。 4、防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身 份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此 文件。 4141 1人为因素 人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素。 2自然因素 自然因素是指自然界、环境等影响造成的对系统的不利因素 ，如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波等。这一类因素的危 害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。 3技术因素 v 物理方面 v 软件方面 v 数据方面 v 物理方面 v 软件方面 v 数据方面 1.6.6 办公自动化系统安全与保密的影响因素 4242 1.6.7 加强系统安全和保密的对策 行政措施 行政法规、规章制度 社会允许的各种方式 法律措施 针对计算机犯罪的打击、制裁手段 软件保护措施 采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 物理保护措施 对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护 4343 为确保办公自动化系统的安全，在系统安全和保密控制方 面应采取以下具体管理制度。 (1) 建立计算机管理和监察机构，制定系统安全目标和具体 的管理制度。 (2) 对计算机系统的关键场所，如主机房、网络控制室、数 据介质库房和终端室，应视不同情况进行安全保护，重要部位 应安装电视监视设备，有的区域应设置报警系统。 (3) 计算机系统启用前进行安全性检查，重要部门的计算机 在启用前要报请有关部门进行安全保密检查，如有否计算机病 毒或逻辑炸弹等非法程序侵入等。 (4) 执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要 数据应定时、及时备份。 办公自动化系统安全与保密的制度管理 4444 (5) 采用口令识别、分级授权、存取控制等成熟的安 全技术。 (6) 进行安全审计，掌握非法用户访问或合法用户的 非法操作，以便发现潜在的问题，及时制止非法活动 或者对刚出现的问题采取补救措施。 (7) 禁止使用来历不明的磁盘，严禁玩游戏；慎重使 用共享软件，尽量不从网上