大学学生会女生部工作手册.doc

温州大学学生会女生部目录常规要求1财务管理制度2档案管理制度4场地申请制度5物品借用制度7物品购置制度7会议制度8请假证明制度8红头文件拟定、审核、发放制度9常规要求一、 进入办公室之前要求整理着装，佩戴校徽，不得穿运动背心之类衣服进入办公室，女生不得穿不过膝的裙、裤；二、 进入办公室后要与办公室内人员打招呼，不认识的人员要用“你好，我是校学生会女生部xxx，请问你需要什么帮助”之类的礼貌用语进行交流沟通；三、 在办公室内不得嬉戏，不得大声喧哗，不得在值班时吃零食（瓜子之类的尽量不要带入办公室）；四、 办公室要及时打扫整理，垃圾要及时清理，管理好办公室物品（工作证、办公用品、档案等）；五、 接打工作电话都必须有礼貌，打电话时第一句应是：“喂，您好，请问您是xxx吗？我是校学生会女生部xxx”，接电话时第一句应是：“喂，xx（学长/学姐）你好，请问有什么事？”；六、 要树立好榜样作用，把责任放在心上也必须放在行动上，要时刻记住女生部成员必须具备良好的榜样素质；七、 遇到困难时不要轻易放弃，但也不要一个人坚持，要学会与大二成员或主席团进行沟通交流，吸取经验，同时也要学会与大一其他成员合作；八、 及时反馈工作，固定一段时间（每双周周三）把自己的工作反馈给所有大二成员，以便大二成员了解工作进展及困难；九、 多与其他中心的成员进行交流沟通，交流时注意礼貌。要自主培养大局意识，时刻记住学生会是一个整体。财务管理工作细则经费是各项活动、工作开展的重要基础，而合理的财务管理是对经费的支出与收入的严格监督，是使学生会经费合理化利用的重要环节，更是学生工作顺利开展的重要保障。因此，需要我们高度重视财务管理工作并不断完善。财务负责人：戴鸯一活动经费支出程序（一）每项活动举办前一个星期，由戴鸯在初步合理的预算基础上，到学生会202办公室领取学生会大中型开支活动预算表，并提交主席团审批；（二）活动结束一周内，戴鸯将发票内容统一整理制成明细表，并结合相关活动档案，一齐交由办公室进行审核与报销；（三）报销结束后，戴鸯将活动预算、实际使用明细和档案进行整理，并交由办公室公示、存档。二资金预借预借款须到学生会202办公室领取资金预借单填写，并经分管主席助理签字后才可至办公室财务管理员处办理，预借单写明资金使用明细并一式两份，一份留于预借部门，一份交于办公室。具体的预借款项目如：学生会内部联谊、学生会内部培训、学生会与其他高校学生会交流、与学校其他组织或二级学院学生会交流、学生会聚餐、适当补贴等的支出。三、日常报销（一）每月进行一次报销：15号；（二）需报销的话于次月15号前任意一天到学生会202办公室填写报销单，将发票夹在办公室报销文件夹里，并与办公室财务管理员联系，或直接交于办公室财务管理员；（三）报销时，在发票背面注明报销内容、时间、经手人及联系方式。四、日常报销统计每月于15号到学生会202办公室报销文件夹里收集各种报销凭证，审核是否填写正确并有负责人签字，核对无误后将报销项目一一登记在账簿上。五、报销单的填写（一）报销内容包括部门、项目和金额使用明细，报销单一式两份，一份部门留档，一份交于学生会202办公室报销；（二）负责人处需戴鸯签字，经手人上填写需要戴鸯的姓名、联系方式（短号），方便资金返还。六、签单活动所需物品尽可能前往可用学生会签单的单位购买，如远诚、海芋、特典等，签单一式两份，一份交于购买物品的单位，一份部门留档，签单需标明物品明细、大致金额数量等，活动结束后与活动资料、报销资料一并交于办公室。七、签单活动所需物品尽可能前往可用学生会签单的单位购买，如远诚、海芋、特典等，签单一式两份，一份交于购买物品的单位，一份部门留档，签单需标明物品明细、大致金额数量等，活动结束后与活动资料、报销资料一并交于办公室。八、收据、小票转换成发票（一）资金的报销只依据发票，收据、小票不予报销；（二）将收据和小票转换成发票时需将税收费用加到发票；（三）发票一式两份，一份留于我们女生部，一份交于办公室，复印有效。十一、帐簿的填写按照格式清楚列出收入、支出的各个款项的明细、时间、戴鸯、金额，并定期对实际金额和数据记录进行核对，账簿一式两份，包括电子版与纸质版。档案管理工作细则档案是对整个活动的详实记录，对活动、对工作具有见证作用。档案可以供后人借鉴学习，为今后更好地开展工作奠定基础。档案管理负责人;何洪艳一、存档（一）档案的整理顺序是以活动流程为主的，为确保在整理查收过程中不缺不漏，何洪艳必须了解各活动的大概流程；（二）活动时应注意及时收集各种需要存档的材料，活动后一周内由何洪艳对资料进行系统归纳、仔细整理；（三）注意学生会档案分为以下几项： 1纸质版资料一式两份； 2电子版资料（和纸质版资料配套）需刻盘三张； 3照片资料需单独刻盘三张； 4若有视频需刻盘三张（具体活动：佳人节）（四）每份档案根据活动流程整理后必须附上目录与档案同时存档；（五）档案内容应包括活动策划书、活动红头、活动申请表（如活动是各学院承办）、活动过程的资料（如宣传单、报名表、节目单、打分表、调查表、签到表等）、活动过程照片、活动通讯、活动总结等重要材料；（六）纸质档案一式两份，刻盘都需一式三份；（七）档案袋上需注明学年、学期、活动名称、女生部、存档资料的名称及份数；二、档案查收（一）洪艳需在活动结束后一周内上交档案；（二）我们部门上交档案时必须由办公室档案管理员当场进行检查验收，查收时必须对每份材料进行详细地检查，包括是否符合存档规格、材料分数、档案袋填写规范等；（三）女生部上交资料时需检查是否统一规格存档，要求为普通文章标题二号宋体、加粗，正文四号宋体；通知及申请标题二号宋体、加粗，正文三号仿宋；（四）注意上交文本版资料需一式两份交与办公室，一份用于学生会存档，一份上交共青团温州大学委员会存档；电子版档案交由办公室，办公室成员须进行查收并整理。三、档案借阅如我们部门需借阅相关档案，须经档案管理员同意并在档案借阅表上登记好后方可借阅，且不得带出档案室，借阅后需放回原位置。四、档案整理： 一个月洪艳负责我们女生部的部门档案，及时上交，方便办公室的整合和工作。场地规模及申请流程场地申请负责人;洪梦月（一）生活园区（包括kt版，喷绘等摆放场地申请）（1）填写一份温州大学公寓场地使用审批表；（2）在证明的落款处盖上温州大学学生会的章；（3）将申请单交到南校行政楼保卫处321室登记签字并盖章；（4）送到学区的文明督察队登记并盖章。（二）多功能厅申请1填写一份大学生活动中心场所使用预约单（办公室b202领取）；2在申请单上盖上温州大学学生会的专用章；3至大学生活动中心b408校学生会指导唐华老师处，请老师在申请单上签字；4将申请单上交至多功能厅负责人。设备:音响、话筒（三）演艺厅申请1. 填写好大学生活动中心场所使用预约单（办公室b202领取）； 2. 先至大学生活动中心b408校学生会指导老师唐华处签字，再至大学生活动中心b校团委书记杨立淮老师处签字，并至大学生活动中心b404曾国仕老师处盖上共青团温州大学委员会的专用章；3. 将申请单上交至演艺厅负责人；4.所有设备：音响，话筒，追光灯；5.座位数：1137个。（四）会展中心（雁山厅 、白鹿厅、步青厅、灵运厅、叶适厅）1.电话询问校党办办公室徐结应老师是否所需场地为空场地。若确定可以申请，进行以下操作；2.填写好温州大学共享会议（接待）场所使用预约单（办公室b202领取）；3.在申请单上盖好温州大学学生会专用章；4.至大学生活动中心b408校学生会指导老师唐华处，请老师在申请单上签字。5.将申请单交到南校行政楼914校党办办公室徐结应老师处签字确认；6.将申请单送交会场管理人员。（1）雁山厅： 所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒 座位数：348个横幅长度：10米（2）步青厅：所拥有设备：音响、话筒座位数：486个横幅长度：12米(3）白鹿厅：所拥有设备：投影仪、幕布、音响、话筒座位数：100个 幅长度：11米申请时注意（一）与老师交流时要注意礼貌，进门时敲门，注意礼貌用语；（二）及时申请好，负责场地申请的人员申请好后，尽快告知部门负责人。物品借用制度物品借用负责人：雷频一、各物品在借用时，须由办公室值班人员作为经手人，经手人必须监督借用人员认真填写好物品借用登记表；二、及时归还，方便办公室的工作。物品购置制度物品购置负责人:石欣一、打印、复印、横幅、kt板、喷绘等制作等请尽量到南校育英图书馆、北校文印室或蓝蜗牛进行签单购置；步骤：1到办公室202领取并填写签单；2至学生会指导老师处签字；3到相应地点进行购置。二、在远诚或海芋签单（签单在办公室b202领取）的项目若要向学生会报销，需向远诚或海芋索要发票；三、大型活动所需的用品请先到指导老师处领取，根据需要可再到远诚或海芋进行签单（签单在办公室b202领取）购买（奖状、奖杯、证书、常规办公用品等）。会议制度会议主持：干事轮流会议是工作的探讨与交流，会议准备工作也是会议流程中的重要环节。会议准备都应该做到：完整、确切、及时。会议准备包括会议议程及相关资料、会议场地申请、与会人员的通知、会议物品的准备。（一） 会议需语言言简意赅，且必须体现出相关会议的精神和主题。（二） 手机调至静音或震动，严肃不嬉笑吵闹。（三） 避免用手指指人（四） 勿迟到，开会需带纸笔（五） 开会不岔开话题（六） 请假证明制度请假负责人：孙玥一、请假单印有学生会章才可生效；二、不得滥用请假单，办公室成员盖章前需对情况进行核实，若属实，及时给予盖章，若不属实不予盖章并记录其姓名；三、证明的填写需经过部门负责人同意，办公室成员进行核实，若属实，及时给予盖章，若不属实不予盖章并记录其姓名。四、部门例会请假需在开会前一天请假。红头文件拟定、审核、发放制度注：佳人节可能需要一、红头文件由发放部门进行拟定；温州大学学生会红头发文规则（一） 开头空六行，字体为宋体，字号为四号；（二） 第七行为“学xy号”,居中，字体为仿宋，字号为三号（“”为插入特殊符号里的标点符号，x为年份，y为文件的序号数；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“” 括入；序号不编虚位，不加“第”字）；（三） 第八行空着，字体为仿宋，字号为小四；（四） 第九行空着，字体为宋体，字号为初号；（五） 第十行为标题行（标题一般写为“关于举办温州大学xx活动的通知”）,字体为宋体，字号为二号，标题要加粗；（六） 第十一行空着，字体为宋体，字号为小四；（七） 第十二行写称谓（称谓统一为“各学院（学区）学生会”），字体为仿宋，字号为三号；（八） 第十三行开始正文，正文部分为文件的主要部分，包含了一份文件的主要信息，应做到内容简洁明了，语言得体，排版整洁美观。正文中小标题要加粗，但附件二字不加粗，字体均为仿宋，字号均为三号；（九） 落款为时间“x年x月x日”，字体为仿宋，字号为三号（时间用汉字小写数字书写，同时年、月、日要齐全，年份里出现的“”为插入特殊符号里的特殊符号，时间居右空四字）；（十） 主题词即关键词，揭示公文的核心内容。 “主题词”三个字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目一般有三个并用三号小标宋体字；词目之间空一字，不加任何标点符号；在主题词下面要加黑底线；（十一） 在主题词下的黑底线下写明印发机关“温州大学学生会办公室”（左空一字）及印发日期“x年x月x日印发”（右空一字），字体为仿宋，字号为三号，并加粗（时间用阿拉伯数字，且与落款时间统一），同样要加黑底线；印发日期以公文付印的日期为准；（十一） 选中第一行至第十一行，设置行距为固定值24磅；（十二） 选中第十二行至落款结束，设置行距为固定值26磅；（十三） 正文一般