矿业公司档案管理方案.doc

天池矿业档案规划方案公司档案管理方案根据公司档案现有情况，为了便于保管、查询、利用，公司档案应采用两种办法并行：第一档案的纸质管理、第二档案的信息化管理。一、档案纸质管理1.0目的 为加强公司的各类档案的管理，实现对公司文件的归档、立卷、保管、查询、借阅全过程的控制，以确保公司经营活动的需要，特制订本方案。2.0适用范围：本方案适用于总公司。（和龙事业部已有专门档案室及档案管理办法）3.0定义及职责 3.1档案：是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科技研发、技术改进、文化活动等活动中形成的文件，体现为盖有公司公章的以书面形式存在的各类章程、合同、协议、备忘录、证书、公函规定等原件、复印件、传真件以及e-mail、光盘、电子档案等。 3.2行政部或相关部门：负责公司的档案管理工作，并对档案的管理进行监督检查。 3.3档案管理员：负责对公司的档案进行归档、保管、借阅等全过程的管理。 3.4 部门档案管理人员：负责对分管的部门档案进行归档、保管、借阅等全过程进行管理，积极配合公司的档案管理工作，完善公司档案管理制度，定期像档案室移交相关档案。4.0档案分类及责任部门 4.1经营决策类档案：股东会文件、董事会文件、人事任命文件、融资文件、对外投资文件、重大业务合作文件、诉讼/仲裁法律事务文件等。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.2资质证明类档案：公司营业执照、资质证书、政府文件等。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.3合同类档案：采购合同、市场销售合同、业务合作合同、外商代理合作协议及其他与合同签署有关的文件。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.4知识产权类档案：专利、商标、版权、域名登记等申请文件及证书技术成果鉴定资料、技术转让合同及其他与知识产权有关文件。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.5 运作管理类档案：公司制度文件、流程规范等档案。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.6人事档案：人事档案、员工档案、劳动合同、培训协议、保密协议及其他与人事管理有关的文件，由人力资源部负责整理并移交档案管理部门。4.7 项目申报类：公司申请的相关资质及项目所留的备份档案。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.8 研究开发档案：产品档案、设计文件、源程序、技术方案等档案。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.9销售类档案：销售项目技术方案、销售合同复印件、往来联络函件、客户信息资料档案，由销售部负责整理并移交档案管理部门。4.10生产管理类档案：物料管理、设备台账、设备操作规范、设备检修、工作流程、车间综合作业管理，由生产管理部负责整理并移交档案管理部门。4.11生产采购档案：原材料编码、供应商管理、原材料检测报告等，由采购部负责整理并移交档案管理部门。4.12技术类档案：设备技术档案、工艺查定资料、品质检验报告、产品工艺手册、品质验收标准、检测方法标准等。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.13财务档案：银行开户文件、审计报告、验资报告、贷款合同、税务、海关和外汇登记证书及文件、重要财务凭证及其他与财务有关的文件，由财务部负责整理并移交档案管理部门。4.14工程类档案：工程类图纸、工程实施方案、工作联络单、完工通知书、验收通知书、报建资料等档案。（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）4.15行政类档案：公司各类日常通知文件、办公区域的后勤管理档案、各类行政凭证及单据、行政规范、办公用品档案等档案，由行政部负责（确定责任部门负责整理并移交档案管理部门）5.0 档案密级根据部分文件资料重要性及机密性的特殊性质，防止因公司重要文件泄漏而对公司造成不良影响后果，故各类档案资料均设有密级标准。按公司档案管理制度划分密级。5.1 核心资料包括：涉及到公司核心技术资料、重要决策文件资料、经营决策类文件等，泄露会对公司造成特别重大的经济和安全损失。核心级档案的归档和借阅须由执行副总审批，必要时由总裁加批；包括：u 核心技术资料；u 提交公司董事会、高管层讨论的重要决策文件资料；u 公司制定的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目等经营决策；u 公司项目合作的合同、协议、意向书及可行性报告；u 公司财务预决算报告、财务报表、统计报表及尚未公开的财务资料；u 公司验资报告、财务审计报告；u 公司招标项目的标底、合作条件、贸易条件；u 融资贷款项目的合同、协议书、担保书、意向书；u 重大诉讼事项资料；u 其他部门认为核心的资料。5.2重要资料包括：是指与本公司经营、技术、人事、管理有重要关系，泄露会使公司遭受重大经济损失和安全损失的，由档案责任部门分管负责人审批；包括：u 一般性的诉讼、仲裁事项资料；u 公司客户资料；u 公司工商资料；u 公司人事档案、合同、协议、薪酬福利资料；u 公司重要会议的文件资料u 其他应作为重要资料的文件。5.3 一般资料包括：是指一般性的例行的，与公司的经营、管理、技术、人事等关系较小，泄露会使公司遭受经济和安全损失的可能性较小的文件，一般由档案责任部门负责人审批；包括：u 能够在公司内部公开的一般文档资料；u 公司内部公开的一般性决定、通告、通知等内部文件；u 公司证照资料；u 部门的内部工作例会的会议纪要。u 其他应作为一般资料的文件。6.0 档案室管理6.1公司尽量设立专门的档案室，分配给各部门有一个独立的档案柜放置部门的档案资料，归档立卷文档一律存放在公司档案室。除公司指定的各文档负责人员外，其余无关人员不得进入档案室，如条件允许档案室应具备 防火、防潮、防虫等安全存放设施。档案室钥匙由档案管理专员总管，非档案室管理人员未经同意不得进入。各分类档案柜钥匙由文档负责人保管，严禁借与其他人开启。由公司档案管理员统一备份。档案室进出需在档案管理人处做好登记工作。6.2部门档案管理人每季度末将及时更新的电子档案表提交给总办档案管理员以备存档，并日常负责该类档案的全部管理维护工作（各部门统一电子档案表）。档案管理部门应定期全面检查、清点或翻页一次。如发现虫蛀、发霉、丢失等现象或发生可疑、意外情况，应及时检查，检查清点情况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。 6.3档案室保持整洁，不准堆放无关档案的其它杂物，档案资料及其装具排列科学，做到整齐、清洁、通风、美观，便于杳找利用。档案应按编号顺序从上至下，从左至右，科学地存放在档案柜或密集架内。6.4 贯彻“预防为主，防治结合”的方针，切实做好“八防”即防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。6.5 档案室管理人员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。7.0 档案管理流程7.1 归档：所有经办人员需在文件签署后2个工作日内移交原件给本文档负责人归档，文档负责人在接收文件时，应认真检查文件的正文及附件是否齐全，以保持归档文件的完整性，并以电子方式建立电子档案。7.2建档：文件一经归档，档案负责人应立即办理立卷手续，填入宗卷目录，宗卷目录应包括移交人、接收人的亲笔签名、文档名称、交卷期、份数、页数等重要内容。宗卷目录交总办档案管理员实行备份管理。7.3各部门档案按照档案柜存放，要求存放的档案按照密级、类别摆放清晰、可查。总办档案管理员负责组织部门档案管理人员每半年对档案进行一次清理。7.4档案借阅及归还：档案借阅应填写对应的表单，通过对应档案审批权限的领导审批后方可借阅。7.4.1档案借用需要在登记表上记录借用情况；电子档案表上录入“借用记录”一栏资料。7.4.2档案需按照约定的归还期限归还，归还按照档案原存放方式和位置存放归还档案；延期另行办理续借手续。7.4.3需借阅公司资料办理相关业务而不归还的，需分管领导批准方可借阅。7.4.4对逾期不还档案或丢失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原借档案归还或丢失档案经领导处理后方可恢复借阅档案。7.4.5档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄和复制经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行核对，检查无误后，方可带走。7.4.6档案归还时，经双方核对无误后方可办理归还手续。如发生丢失、泄密情况，应立即报告领导，采取相应措施，妥善处理。档案借用登记表上记录归还日期；清除电子档案表中“借用记录”一栏内容。7.4.7凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。7.4.8凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至不适宜的地方，因以上行为造成档案损坏的，给予批评教育，责令其恢复原状或赔偿损失。对有意损坏和窃取档案者，解除其劳动合同或交由司法机关处置。7.5档案的销毁：各职能部门需委派一人组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，经董事会或总裁批准，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。7.5.1档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料，及时进行鉴定。7.5.2档案的鉴定基本原则：凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的档案，都应永久保存；在一定时期内具有保存和利用价值的档案，为定期保存；介于两种保管期限内的档案，其保管期限一律从长。7.5.3鉴定过程中，要认真填好档案鉴定、销毁登记表，写明鉴定小组的组成情况、鉴定的步骤与方法、被鉴定的档案情况、鉴定结果及处理意见，鉴定书须有关人员签字。7.5.4对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的档案，必须按档案资料销毁规定手续造册登记。7.5.5档案的鉴定时间规定为每三年鉴定一次，鉴定后销毁一次。7.5.6档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与鉴毁后应在销毁清册上签字。7.5.7要认真做好档案鉴定后的善后处理工作。对有关的管理工具应相应修改调整，将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善长期保存。8.0 公司档案现状档案存储的最终目的就是查询、利用，所以档案的管理和目录的编制，一定要便于查询。另外档案应规范存储，避免破损和丢失。8.1存在问题：8.1.1档案没有明确分类，档案内缺少必要的项目，比如采购合同，没有编制顺序号或件号，查找不便。8.1.2档案管理和存放比较混乱，档案之间没有明确划分档案柜，存放没有严格按照企业档案规定存放，未使用档案专用档案盒。8.1.3没有专门的档案管理部门，未指定专门的统一的档案管理员。8.1.4档案目录没有一个统一的格式，有的甚至没有编制目录。8.2解决办法：档案要想发挥其作用，一定要要做档案纸质化保存和档案信息化结合，档案信息化可以分为两步，第一是目录的信息化，第二是档案全文的信息化。公司总部档案：经对公司档案了解，现有需要整理档案主要有以下几类：经营决策类档案；资质证明类档案；合同类档案；运作管理类档案；行政类档案。纸质档案保存方法：按部门-年度-盒号保存，做好电子目录编制。档案的信息化方法：按大类-部门-年度保存，做好条目录入以及后续的全文信息化。9.0档案相关表格9.1公司档案宗卷目录9.2现行公司档案管理人员一览表9.3档案建议密级表9.4档案室钥匙及档案柜分配表公司档案移交卷宗目录 类立卷日期档案名称形式份数页数移交人（签字）接收人（签字）备注备注：形式是指档案是原件、复印件还是电子件。现行公司档案管理人员一览表档案分类档案负责人经营决策类档案资质证明类档案合同类档案知识产权类档案运作管理类档案人力资源类档案资质申报类档案研发类档案销售类档案生产管理类档案生产采购类档案技术类档案财务类档案工程类档案行政类档案档案建议密级表分类密级 类别 建议密级经营决策类1、股东会文件2、董事会文件3、人事任命文件4、融资文件5、对外投资文件6、重大业务合作文件7、诉讼/仲裁法律事务文件资质证明类1、公司营业执照2、资质证书3、政府文件合同类1、采购合同2、市场销售合同3、业务合作合同4、外商代理合作协议5、与合同签署有关的文件知识产权类1、专利、商标、版权、域名登记等申请文件及证书2、技术成果鉴定资料3、技术转让合同4、与知识产权有关文件运作管理类1、公司制度文件2、流程规范人力资源类1、人事档案2、员工档案3、劳动合同4、培训协议5、保密协议6、与人事管理有关的文件资质申报类1、公司申请的相关资质及项目所留的备份档案研究开发类1、产品档案2、设计文件3、源程序4、技术方案销售类1、销售项目技术方案2、销售合同复印件3、往来联络函件4、客户信息资料档案生产管理类1、物料管理2、设备台账3、设备操作规范4、设备检修5、工程流程6、车间综合作业管理生产采购类1、原材料编码2、供应商管理3、原材料检测报告技术类1、设备技术档案2、工艺查定资料3、品质检验报告4、产品