档案文件交接制度.doc

档案文件交接制度篇一：各类档案移交管理办法 公司各类档案移交管理办法 为了进一步细化在公司档案统一管理中移交环节的工作，结合公司实际，在公司各类档案移交过程中，按照档案归属的职能和性质，将收集前的档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、设备档案、声像档案、荣誉实物档案七类。具体管理办法如下： 文书档案管理 一、文书档案归档范围：公司行政事务、教育培训、职业卫生、劳动合同等活动中反映主要职能的历史面貌，有保存价值的文件材料，以及有密切关系的上下级文件材料。 二、办公室应由专人负责处理公司文件材料的收发工作，上级下发的各种文件应将原稿和正文统一存放，公司领导参加上级会议带回的文件材料也应及时收回归档，并于当年年底移交档案室，移交时按目录清点，交按双方在移交册上签字，各执一份。 三、归档文件材料必须齐全、完整，立卷时要按照公司档案分类方案中的规定组卷。 四、档案保管期限分为永久、30年、10年三种，立卷时要按照档案统一规定的保管期限表划分文件材料的保管期限。 业务档案管理 一、业务档案管理归档的基本范围：公司正常生产、销售、采购等环节岗位管理活动中形成的所有台账和资料。 二、业务档案由各职能科室日常工作积累形成，按时要做好文件材料的收集、整理工作，于当年度年底前移交档案室。 三、业务档案的立卷工作要遵循档案室编制的档案分类规则，做到真实、完整、符合档案规范要求。 四、查阅过往业务档案的，需经登记签字后方可查阅。 五、一经组卷归档的文件材料，任何人不得更改其内容，更不能抽换档内材料。 财务档案管理 一、 财务档案是记录和反映我公司生产经营运行活动的重要史料和证据，是档案资料的重要组成部分，必须集中统一管理。 二、财务档案归档的范围：财务工作中的凭证、账簿、报表及其它。 三、每年形成的财务档案，应由公司财务科按归档要求负责整卷，当年的财务档案，在年底终了后，可暂由财务科保存一年，期满后编制案卷目录一式三份，财务科留一份，其余两份连同财务档案一并交公司档案室保管。 四、财务案卷原则上不得外借，如有特殊情况，需经分管领导批准，但不得拆卷，应限期归还。 五、财务档案保管期满后，由档案室提出销毁意见，连同财务科共同鉴定，编制销毁清单，由公司分管领导审核并报公司董事长审批后方可销毁。 人事档案管理 一、人事档案包括公司全体在职干部、职工及离退休职工的人事档案。 二、人事档案由劳资科系统整理后交档案室统一管理。 三、人事档案要做到目录、案卷、帐卡相符。 四、定期检查档案，对于案卷中纸张破损、变质、字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制。 五、暂借人事档案必须经分管领导同意 设备档案管理 一、设备档案包括构成公司生产管理所需的各类办公用品、电子产品、设备等购置中形成的文件、说明书等。 二、凡属设备的购置申请、批复、开箱验收、技术文件及说明书，经所属专人系统管理，分项登记后及时移交档案室统一管理。 三、凡设备开箱验收必须有档案员参加并签字。 四、使用设备档案需经分管负责人批准后方可从档案室借出。 声像档案管理 一、声像档案是我公司档案重要组成部分，必须由档案室集中统一管理，达到完整、准确。 二、各有关科室负责声像档案材料的形成、积累、预立卷、整理和归档工作，并列入其岗位职责予以考核。 三、档案室有责任监督、检查、指导并协助各职能科室做好声像档案的归档工作。 四、凡需归档的声像材料，其制作材料必须宜于长期保存，图像需清晰，声音需稳定。 五、独立项目的声像档案材料，在项目结束后一个月内整理归档，归档时要填写移交目录一式二份，交接双方签字后各执一份。 荣誉实物档案管理 一、荣誉实物档案即我公司在各项工作中获得的以实物形式记载和反映的荣誉物件，包括奖状、奖杯、锦旗、奖牌、证书等。 二、档案室有责任监督、检查、指导并协助各单位、科室做好荣誉实物档案的整理和归档工作。 三、荣誉实物档案的归档时间一般定于次年一季度末，对还需在指定地点存放的，可先将目录交档案室。归档时，需由移交单位或科室填写移交目录一式二份，经档案室查点后，交接双方在移交目录上签字后各执一份。篇二：档案资料移交管理办法 工程造价部成果资料管理办法 一、 资料存档内容 1、清单及控制价编制项目 纸质版资料包括：委托方对编制工作的要求文件、设计答疑文件、委托方就编制工程量清单及控制价召开的会议纪要、工程量清单及控制价中盖章页、签字页、纸版询价单、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件(含加盖公章的封面扫描件)、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息、各类电子邮件。 2、全过程跟踪审计项目 纸质版资料包括：过程中出具的工作审核意见、各单位之间往来函件、工作月报、其他单位合同复印件、造价专题会议纪要、结算审核报告、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件、各类会议纪要（参加委托方的会议时自行草拟）、图纸、变更洽商、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息（包括：暂估材料、设备的认价信息）、各类电子文件。 3、结算审核 纸质版资料包括：委托任务书（若有）、施工合同复印件、送审结算复印件（签字及盖章页）、结算审核报告（签字及盖章页）、往来函件、委托单位评价表。电子版资料包括：电子版成果文件(含加盖各单位公章的定案表扫描件或结算审核报告盖章后的扫描件)、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息（包括：暂估材料、设备的认价信息）、图纸、各类函件（包括电子邮件）。 4、投资北京初设概算评审、竣工决算审核 纸质版资料包括：投资北京下发的造价资咨询任务通知、单位之间往来函件、会议纪要、初设概算评审报告（签字及盖章页）、竣工决算审核报告（签字及盖章页）、委托单位评价表。 电子版资料包括：电子版成果文件(注：决算审核项目含加盖各单位公章的定案表扫描件)、审核汇报ppt、工程造价指标、材料造价信息中没有的材料、设备价格信息、往来函件、图纸。 5、监理项目造价控制 纸质版资料包括：变更洽商审核资料、进度款批复资料（若有）、暂估价审核资料、竣工结算审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 电子版资料包括：变更洽商费用、竣工结算审核出具的电子版审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 6、项目管理造价控制 纸质版资料：概算审核资料、工程量清单控制价审核资料、变更洽商审核资料、暂估价审核资料、竣工结算审核意见及审核资料，施工单位上报资料。 电子版资料包括：出具的造价审核意见及以上相关的审核资料。 二、 成果资料移交程序1、项目负责人在出具成果文件后，按上述要求整理资料并附资料目录，填写纸质版资料移交单（见下附表1）。同时，电子版资料按要求填写电子版资料移交单（见下附表2）。 2、项目负责人将所有成果资料报该业务版块的部门负责人审核，审核合格签字确认后，将纸质版资料交资料管理员进行存档，其中咨询成果关键页（咨询报告书封面、结算定案表等）扫描件与电子版资料，由部门经理统一保存到部门的移动硬盘。 3、项目管理和监理项目造价控制经该业务板块部门负责人签认后，全部资料分别移交到项目管理部和监理部，并由部门资料管理员分类排序登记。 三、成果资料文件的上传及造价业务咨询业务登记 定点小型审计项目、造价咨询项目成果文件需要上传到北京市工程造价服务平台，相关要求如下： 1、定点小型审计上传要求 每个工程文件夹下建立两个压缩文件： ? 审核说明压缩为一个文件，更名为“原始工程编制说明”； ? 定案表、汇总表、分部分项审核对比表压缩为一个文件，更名为“原始工程文件”。 2、造价咨询项目 (1) 需要先填一个成果文件上传模板； (2) 每个工程文件夹下建立两个压缩文件： ? 清单编制说明压缩为一个文件，更名为“原始工程编制说明”； ? 各专业电子导出文件压缩为一个文件，更名为“原始工程文件”。 项目负责人在项目结束后在共享文件内造价咨询业务登记表中填写相关数据及归档日期。 本办法自颁布之日起执行，并补充至公司造价咨询业务手册中相应部分。 附表1 纸质版成果资料移交单 篇三：档 案 交 接 制