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公文写作与处理规范 第一部 分 公文概述 一、公文的含义一、公文的含义 公务文书简称公文，它是党政机公务文书简称公文，它是党政机 关、人民团体、企事业单位在管理关、人民团体、企事业单位在管理 过程中形成的具有法定效力和规范过程中形成的具有法定效力和规范 体式的特定文书。体式的特定文书。 二、公文的特点二、公文的特点 1. 1. 法定的权威性法定的权威性 首先首先, ,公文的作者和读者是法定的公文的作者和读者是法定的; ; 其次其次, ,适用范围是法定的适用范围是法定的; ; 第三第三, ,发文权限是法定的发文权限是法定的. . 2. 2. 格式的规范性格式的规范性 3. 3. 执行的时效性执行的时效性 三、公文的种类及分类三、公文的种类及分类 党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例中有中有1515种：种： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通决议、决定、命令（令）、公报、公告、通 告、意见、通知、通报、报告、请示、批复告、意见、通知、通报、报告、请示、批复 、议案、函、纪要。、议案、函、纪要。 公文按其行文方向，可分为上 行文、下行文、平行文。 按内容及所限定的阅读范围程度 ，公文可分为秘密公文、普通公文 。 按时限要求，公文可分为紧急公 文和常规公文。 公文的分类 四、公文的一般格式四、公文的一般格式 一、排版规格一、排版规格 正文用正文用3 3号或号或4 4号仿宋体，一般每面排号仿宋体，一般每面排2222行，每行排行，每行排2828个字。个字。 二、装订要求二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。 三、公文用纸及版面尺寸三、公文用纸及版面尺寸 采用国际标准采用国际标准A4A4型纸，尺寸为型纸，尺寸为210mm297mm210mm297mm 公文用纸天头（上白边）：公文用纸天头（上白边）：37mm1mm37mm1mm 公文用纸订口（左白边）：公文用纸订口（左白边）：28mm1mm28mm1mm 版心尺寸：版心尺寸：156mm225mm156mm225mm 000001 机密年 特 急 *文件 *号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称,可略） 年年日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年年日印发 000001 机密年 特 急 文件 发号 签发人：XXX 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 版头 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 主体：（一）主体 包括标题、主送机关 、正文、附件、成文 日期、公文生效标识 、附注等。 (二)红线下空2行为标 题位置， 用2号小标宋体字加粗 。 主送机关在标题下空1 行，左侧顶格。 正文用3号仿宋体字， 每面22行28字。 小标题用3号黑体字加 粗。 000001 机密年 特 急 文件 发号 XXXXX 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 1.标题：由发 文机关名称+关 于+主要内容+ 的+公文种类构 成。发文机关 、主要内容、 公文种类称为 公文标题三要 素。 例如：例如： 正确：正确：中国银行中国银行关于发现伪造人民币关于发现伪造人民币的通报的通报 发文机关发文机关主要内容主要内容 文种文种 错误：错误：关于召开关于召开20162016年度工作会议年度工作会议的通知的通知 省略发文机关省略发文机关 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 2.主送机关 ，即公文的 主要行文对 象。除直接 面向社会发 布的普发性 公文外，一 般都有主送 机关 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 3. 3.正文，是正文，是 公文的主体公文的主体 ，是反映公，是反映公 文具体内容文具体内容 的部分。的部分。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 4. 4.附件，是指附件，是指 随公文转发、随公文转发、 报送的文件或报送的文件或 资料。资料。 附件的格式附件的格式 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 此处的发此处的发 文机关可文机关可 以写，也以写，也 可省略。可省略。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 5. 5.成文日期成文日期 ，公文生效，公文生效 的时间，一的时间，一 般公文以负般公文以负 责人签发的责人签发的 日期为准日期为准 。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 6. 6.公文生效公文生效 标识是证明标识是证明 公文效力的公文效力的 表现形式。表现形式。 它包括发文它包括发文 机关印章或机关印章或 签署人姓名签署人姓名 。 阿拉伯数阿拉伯数 字小写字小写 规范缮印规范缮印 n n 公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印 章。章。 n n 单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关 名称，只标识成文日期和盖章。名称，只标识成文日期和盖章。 n n 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下 弧压在成文日期上；弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用当印章下弧有文字时，采用 中套方式，即印章中心线压在成文日期上。中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 n n 最基本的缮印原则最基本的缮印原则弧线压年月弧线压年月。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 7. 7.附注是指附注是指 需要说明的需要说明的 其他事项，其他事项， 如联系人和如联系人和 联系方式。联系方式。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 （三）版记包（三）版记包 括抄送机关、括抄送机关、 印发机关和印印发机关和印 发日期、版记发日期、版记 中的反线、版中的反线、版 记的位置等。记的位置等。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 1. 1.抄送机关抄送机关 ，是除主送，是除主送 机关外需要机关外需要 执行或知晓执行或知晓 公文内容的公文内容的 其他机关。其他机关。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 2. 2.印发机关印发机关 和印发日期和印发日期 印发机关是印发机关是 指公文的印指公文的印 制主管部门制主管部门 ; ;印发日期印发日期 以公文付印以公文付印 的时间为准的时间为准 。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 3. 3.版记中的版记中的 反线反线 。版记。版记 中各要素之中各要素之 间加一条反间加一条反 线隔开，是线隔开，是 为显示各要为显示各要 素之间的区素之间的区 别别 。 000001 机密年 特 急 文件 发号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1 2 （发文机关名称，可略） 二年月日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年月日印发 4. 4. 版记的位置版记的位置 。版记置于最。版记置于最 后一面，版记后一面，版记 的最后一个要的最后一个要 素置于最后一素置于最后一 行。行。 000001 机密年 特 急 *文件 *号 关于工作的通知 （主送机关名称）： （正文） 。 附件：1。 2。 （发文机关名称,可略） 二年年日（印章） （附注：） 抄送：，。 （印发单位） 2年年日印发 改改 错错 练练 习习 常用公文 第二部分 通 知 （一）功用（一）功用 适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执 行的事项，任免人员。 （二）（二） 特点特点 1. 1. 适用范围广适用范围广 2. 2. 使用频率高使用频率高 3. 3. 行文时效性强行文时效性强 ( (三）主要格式三）主要格式 n n 标题：发文机关标题：发文机关+ +事由事由+ +（重要、紧急、联（重要、紧急、联 合、补充等）合、补充等）“ “通知通知” ” n n （例如：（例如：X X局关于调整局关于调整XXXX市中心区域市中心区域20162016年保障性住房收入标准的紧急通知年保障性住房收入标准的紧急通知 ） n n 主送机关主送机关 n n 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 n n 落款落款 n n 我们最常用的通知文体我们最常用的通知文体会议通知会议通知 会议通知正文需交待清楚的会议通知正文需交待清楚的 几项要素：几项要素： 会议名称、召开时间、地 点、内容、参加人员、报到时 间、地点，以及必要的准备。 错误分析：错误分析： 关于召开全省民政工作会议的通知关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府、行政公署，省直各单位：各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工 作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要 文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前 做好准备。做好准备。 参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的 领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志 。 会议拟开五天，地点会议拟开五天，地点宾馆，于八月十五日前来报到。宾馆，于八月十五日前来报到。 省人民政府办公厅省人民政府办公厅 年年 月月 日日 析评：至少有四个毛病析评：至少有四个毛病 n n 一是内容不够明确。一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够会议的名称、议题都清楚，但不够 具体明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员具体明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员 需作什么准备。需作什么准备。 n n 二是参加会议人员不够具体明确。二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围省直单位包括的范围 很广，包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位很广，包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位 参加不够清楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来参加不够清楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来 一个或都来，也没有写清楚。一个或都来，也没有写清楚。 n n 三是会期具体未明确。三是会期具体未明确。只注明了会议拟开五天，但未明只注明了会议拟开五天，但未明 确具体召开时间。确具体召开时间。 n n 四是报到时间不明确。四是报到时间不明确。“ “八月十五日前来报到八月十五日前来报到” ”，是指八月，是指八月 十五日之前还是八月十五这一天报到十五日之前还是八月十五这一天报到? ? 报 告 （一） 功用 适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问。 （二） 特点 1. 汇报性 2. 陈述性 1. 工作报告 用于汇报某一阶段的正常工作。 2. 情况报告 用于反映重大问题或带有突发性、偶然性 的情况。 3. 答复报告 用于答复上级机关查询的事项。 （三） 类 别 ( (四四) ) 格式扫描格式扫描 1. 1.标题标题 2. 2.主送机关：为直属上级机关。主送机关：为直属上级机关。 3. 3.正文正文 报告的缘由报告的缘由 报告的内容报告的内容 报告的结语报告的结语 4. 4.落款落款 （五）写法要点（五）写法要点 n n 工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、 打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，打算、安排为主，在叙述基本情况的同时， 有所分析、归纳，找出规律性认识。有所分析、归纳，找出规律性认识。 n n 情况报告一般以情况报告一般以 “ “ 情况情况原因原因教训教训措措 施施 ” ” 的结构来写。的结构来写。 n n 答复报告一般写答复的意见或处理结果，是答复报告一般写答复的意见或处理结果，是 依据上级要求回答的问题进行写作，所以要依据上级要求回答的问题进行写作，所以要 写得周全而有针对性。写得周全而有针对性。 关于治理水质污染问题的报告关于治理水质污染问题的报告 市人民政府：市人民政府： 前接前接 政发政发 2004 2004 1010号函，询问我县水质污染原因及治理问号函，询问我县水质污染原因及治理问 题，现将有关情况报告如下：题，现将有关情况报告如下： 我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识 差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是四是四是 解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂 解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂 。 其次，加大宣传力度其次，加大宣传力度其四，环保部门依法行政，严格执法，从其四，环保部门依法行政，严格执法，从 源头把关，减少各种污染。源头把关，减少各种污染。 专此报告 专此报告 。 。 * *县人民政府（盖章，可略）县人民政府（盖章，可略） 20042004年年4 4月月4 4日日 ( (六六) )行文规则行文规则 n n 不得夹带不得夹带“ “请示请示” ”事项。事项。 n n 一般不越级。一般不越级。 请 示 （一）功用（一）功用 适用于向上级机关请求适用于向上级机关请求 指示、批准。指示、批准。 （二）特点（二）特点 1.1. 求复性求复性 2.2. 单一性单一性 n n 1 1属超出本单位的工作职权范围须经请示批准才属超出本单位的工作职权范围须经请示批准才 能办理的；能办理的； n n 2 2对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定 、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解 释或重新审定的；释或重新审定的； n n 3 3工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又 无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；无章可循，无法可依，有待上级机关批示的； n n 4 4遇到本单位职权范围内很难克服或无力克服的遇到本单位职权范围内很难克服或无力克服的 困难，需请上级机关支持、帮助的。困难，需请上级机关支持、帮助的。 n n 5 5属涉及全局性或普遍性的而单位关无法独立解属涉及全局性或普遍性的而单位关无法独立解 决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到 上级机关的协调和帮助。上级机关的协调和帮助。 请示的适用范围 1. 请求批准的请示 2. 请求指示的请示 3. 请求帮助支持的请示 4. 请求批转的请示 （三） 类别 （四）（四） 格式与写法格式与写法 正文重点是两部分内容： 请示的缘由“为什么要写请示” 请示的事项“请示什么” 关于交通肇事是否给予被害者家属关于交通肇事是否给予被害者家属 抚恤问题的请示抚恤问题的请示 最高人民法院：最高人民法院： 据我省 据我省县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死 亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见亡，是否给予被害者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见 认为，被害者若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚养的，给认为，被害者若是有劳动能力的人，并遗有家属要抚养的，给 予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的过失所引予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的过失所引 起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤 ，我们同意后一种意见。几年来的实践经验证明，这样做有利，我们同意后一种意见。几年来的实践经验证明，这样做有利 于安抚死者家属。于安抚死者家属。 是否妥当，请批复。 是否妥当，请批复。 省高级人民法院省高级人民法院 年年 月月 日日 （五）（五） 请示的行文要求请示的行文要求 1. 1. 必须一文一事必须一文一事 2. 2. 不能多头请示不能多头请示 一般只写一个主送机关，需要送其他一般只写一个主送机关，需要送其他 机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关 。 3. 3. 一般不得越级请示一般不得越级请示 （六）（六） 请示与报告的区别请示与报告的区别 1. 行文目的不同 报告的主要目的是下情上达，是一种呈报性公文； 请示的主要目的是请上级批准、指示或答复，是呈请性公文。 2. 内容要求不同 请示的内容要求一文一事； 报告的内容可一文一事也可一文数事。 3. 行文时限不同 报告是汇报工作和反映情况，可以事前、事中、事后行文； 请示是请上级批准、指示或答复，必须事前行文。 4. 篇幅长短不同 请示一般都比较简短； 报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。 5. 收文处理不同 上级收到报告，只须了解情况以作决策参考，不需要答复； 收到请示，则要认真研究，尽快给予答复。 第三部分第三部分 公文写作的常见错误公文写作的常见错误 一、文种重复。一、文种重复。 例如：例如：“ “意见意见” ”和和“ “通知通知” ”同时使用。同时使用。 n n 如：印发关于农村劳动力转移培训就业意如：印发关于农村劳动力转移培训就业意 见的通知。见的通知。 n n 正确：关于农村劳动力培训转移就业的实正确：关于农村劳动力培训转移就业的实 施意见。施意见。 二、回行不当。二、回行不当。 n n 词和词组不能拆开。词和词组不能拆开。 n n 例如：例如： n n 正确：正确： 题目标题过长时的回行原则题目标题过长时的回行原则 n n 1 1、 n n 2 2、 n n 3 3、 三、主送机关简称不规范。三、主送机关简称不规范。 n n 如：国家人保部，正确：人力资源社会保障部；如：国家人保部，正确：人力资源社会保障部； n n 如：省社保局，正确：省社保基金管理局；如：省社保局，正确：省社保基金管理局； n n 如：省发改委，正确：省发展改革委；如：省发改委，正确：省发展改革委； n n 如：省安监局，正确：省安全监管局。如：省安监局，正确：省安全监管局。 n n 如：市国资委，正确：市国有资产监督管理委员会如：市国资委，正确：市国有资产监督管理委员会 四、数值范围表述错误。四、数值范围表述错误。 n n 如：如：“ “18182020岁岁” ”应为应为“ “1818岁岁2020岁岁” ”； “ “2 22.3%”2.3%”应写为应写为“ “2%2%2.3%”2.3%”。 五、数字表示错误。五、数字表示错误。 1 1同一数字：其中约同一数字：其中约2/32/3的感染，不能写成的感染，不能写成 三分之二；三分之二； 2 2数字数字不能回行。不能回行。 六、结构层次错误。六、结构层次错误。 n n 正确：一、正确：一、 （一）（一） 1. 1. （1 1） 七、请求类文