合同管理制度和流程汇编【含16个管理制度+10条流程】 .pdf

合同合同合同合同管理制度和流程管理制度和流程管理制度和流程管理制度和流程 汇编汇编汇编汇编 1 1 1 1 合同管理风险与关键环节控制合同管理风险与关键环节控制 1.11.11.11.1 合同管理风险合同管理风险 企业在日常经营活动中，难免会与外部单位、组织等发生业务往来，为保证双方的权益， 应 在平等互利的基础上，依法签订合同，约定双方的权利、义务等。在合同的设立、履行、 变 更、终止的过程中，企业应加强管理，做好内部控制工作，并关注如图 131 所示的发现。 风险 1 合同行为违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失 风险 2 合同未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失 风险 3 合同内容不完整、权利义务不明确或未签订合同，可能导致企业资产或股东权益遭 受损失 风险 4 合同条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失 风险 5 合同信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露 风险 6 合同纠纷处理不当，可能导致企业权益受损 图图 131313131 1 1 1合同管理中存在的发现示意图合同管理中存在的发现示意图 1.21.21.21.2 合同关键环节控制合同关键环节控制 企业在实施合同管理内部控制过程中，至少应加强对如图 132 所示的关键环节的控制， 以 规避上述风险，避免给企业造成损失。 合同控制岗位主要职责不相容职责 1. 董事长 授权总裁代表企业使合同相关职权 签署合同（协议）签章授权委托书 审批超出总裁权限的重大合同（协议） 审批企业合同管理制度 审批总裁权限内的合同 2. 总裁 审批企业合同管理制度 审批企业主营业务格式合同 审批各部门的合同文本 审核超出各部门负责人审核权限的合同 负责对外重大合同协议的谈判与签章 制定企业合同管理制度 制定企业格式合同 制定各部门的合同文本 审批超出职权限的合同 3. 法务部经理 审核企业合同管理制度 审核企业格式合同 审核各部门合同文本 参与重大合同的谈判 审核企业合同台帐 审核有关合同纠纷的法律诉讼文件 制定企业合同管理制度 制定企业格式合同 制定各部门合同文本 参与一般性合同的谈判 设置企业合同台帐 4. 各部门负责人 草拟与本部门业务相关的合同文本内容 协助拟定企业主营业务格式合同 负责超出业务经办人员权限的合同谈判 初审业务经办人员与合同对方拟定的合同 条款 监督本部门合同的签订及履行情况 制定企业格式合同 审核本部门的合同文本 负责经办人员权限内的合同谈 判 在授权委托的范围外签订合同 5. 法律顾问 草拟企业合同管理制度 草拟企业主营业务格式合同 草拟企业重大或特殊合同 监督、指导各部门起草及修订合同文本 查证拟签约对象的合同身份及法律资格 审查业务经办人员与合同对方拟定的合同 具体条款 参与法律关系复杂的合同谈判 协助业务经办人员依法签订、 变更和接触合 同 检查合同履行情况 协助各部门处理合同的纠纷 审核企业合同管理制度 审核企业主营业务核实合同 审核企业重大或特殊合同 拟定各部门的合同文本 参议一般性合同的谈判 与合同对待签订合同 办理合同变更、清洁手续 负责合同纠纷的仲裁及诉讼 6. 业务经办人员 对拟定签约对象进行资格调查 与合同对方商谈合同条款，负责拟定合同 在授权委托的范围内签订合同 定期汇报合同的履行情况 与合同对方协商解决合同纠纷 办理合同变更、清洁手续 拟定企业合同管理制度 拟定本部门合同文本 审核与合同对待拟定的合同 在授权委托的范围外签订合同 对合同对方提起仲裁或诉讼 7. 财务人员 调查拟签约对象的资信状况 按照合同约定条款办理财务手续 按照合同约定条款收付款项 按照合同约定条款履行赔偿责任 拟定企业合同管理制度 拟定企业格式合同 办理合同变更、清洁手续 8. 合同档案管理员设置企业合同台帐 建立和保管合同档案 审核企业合同台帐 9.印章管理人员保管合同专用章使用合同专用章 2.22.22.22.2合同授权审批制度合同授权审批制度 制度名称制度名称合同授权审批制度合同授权审批制度 受控状态受控状态 文件编号文件编号 执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门 第第 1 1 1 1 章章总则总则 第 1 条为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因 合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。 第 2 条规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合中华人民共和国公司法和中华人民共 和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。 第第 2 2 2 2 章章适用范围适用范围 第 3 条本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或 协议。 第 4 条本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称 的规范性文件的审批。 第 5 条本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 第 6 条本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文 本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第第 3 3 3 3 章章授权审批职责授权审批职责 第 7 条合同分类。 1一般性合同：合同标的在万元资金支出或万元资金收入以下的合同。 2重大合同：合同标的超出万元资金支出或万元资金收入的合同。 第 8 条企业对外签订合同均由董事长授权总裁代表企业行使职权。 第 9 条总裁职责。 1审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。 2负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。 3授权业务经办人员代表企业签订合同。 第 10 条法务部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。 第 11 条各部门负责人职责。 1负责草拟与本部门业务相关的合同文本 2协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同。 3初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。 第 12 条法律顾问职责。 1草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。 2监督、指导各部门起草及修订合同文本。 第第 4 4 4 4 章章授权审批流程授权审批流程 第 13 条原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部 门合同文本。 第 14 条法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总裁审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。 第 15 条各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、 法务部经理审核、 总裁审批， 然后形成正式书面， 变更程序亦同。 第 16 条业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正 式订立合同，变更程序亦同。 第 17 条业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务 部经理审核、总裁审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。 第第 5 5 5 5 章章附则附则 第 18 条本制度由企业法务部制定并负责解释。 第 19 条本制度报总裁办公室审议批准后生效。 第 20 条本制度自年月日实施。 编制日期审核日期批准日期 修改标记修改处数修改日期 3 3 3 3 合同编制与审核控制合同编制与审核控制 3.13.13.13.1 合同对象选择控制流程合同对象选择控制流程 、 部门 步骤 总裁 业务 谈判 并签 订合 同 调查拟 签约对 象资格 合同协议对方法律顾问 选择合同标的物 的合作者 财务人员 确定拟 签约对 象 业务经办人各部门负责人 调查拟签约对象 资格 提供资料 调查拟签约对 象的资信状况 调查拟签约对 象的法律资格 确定拟签约对象 免名单 双方进行业务谈 判 协商具体条款， 拟定合同文本 签订合同 审核 审核审核审批 初审 3.23.23.23.2 格式合同编制控制流程格式合同编制控制流程 部门 步骤 总裁 格式 合同 使用 与保 管 格式合 同编制 申请 合同档案管理员法务部经理 确定核实合同业 务范围 审批 法律顾问 格式合 同起草 与审批 审核 各部门负责人 提出格式合同编 制申请 起草格式合同 修改编制格式合 同 制定正式格式合 同文本 报国家有关部门 审查或备案 使用企业格式合 同 保管格式合同文 本及资料 审批审核 审批审核 3.33.33.33.3 合同文本编制控制流程合同文本编制控制流程 部门 步骤 总裁 格式 合同 使用 与保 管 合同协 议文本 起草 合同档案管理员法务部经理 确定部门合同文 本业务范围 审批 法律顾问 合同文 本审批 与制定 审核 各部门负责人 起草本部门业务 合同文本 出具书面意见 修改编制合同文 本 制定正式合同文 本 使用正式合同文 本 保管格式合同文 本及资料 审核审核 审核审核审批 3.43.43.43.4 合同审核控制流程合同审核控制流程 部门 步骤 总裁 合同 存档 合作内 容确定 及合同 条款商 讨 合同 审批 与 签订 合同对方当事人法律顾问 业务谈判，商定 具体合作意见 是否修改 有关条款 各部门负责人 合同 审核 与 修改 初审 合同档案管理员业务经办人 商讨合同条款 拟定合同 审查合同 的合法性 出具意见 审查意见 协商修改合同有 关条款 签订合同 保管合同及相关 资料 判断审批 权限 审批 审批 3. 3. 3. 3. 5 5 5 5合同会审制度合同会审制度 制度名称制度名称合同会审制度合同会审制度 受控状态受控状态 文件编号文件编号 执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门 第第 1 1 1 1 章章总则总则 第 1 条为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范企业合同制定行为，制定本制 度。 第 2 条本制度适用于企业各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟 定的合同的会审。 第 3 条本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门 （如技术、财务、审计等相关部门）会同企业法务部对合同文本进行审核。 第第 2 2 2 2 章章合同的会审内容及要点合同的会审内容及要点 第 4 条合同拟定。 1法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟 定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。 2合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。 3 合同拟定者负责合同连同 “合同会审单” 在整个会审过程的传递， 直到合同盖上合同专用章后结束。 第 5 条合同会审主体及内容。 1法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。 2技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等） 、企业技术标准 等进行审查。 3财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。 4法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。 第 6 条合同会审要点。 1合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备； 资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。 2经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。 3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产 权属是否明确等。 4严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法； 合 同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。 第第 3 3 3 3 章章合同会审管理规定合同会审管理规定 第 7 条参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。 第 8 条会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟 通。 第 9 条会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。 第 10 条各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过个工作日。 第 11 条根据法律规定及企业需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备 案。 第 12 条会审通过的合同报总裁审批后， 应统一进行分类连续编号， 并由合同档案管理人员专人保管。 第第 4 4 4 4 章章附则附则 第 13 条本制度由企业法务部制定并负责解释。 第 14 条本制度经总裁批准后自年月日实施。 编制日期审核日期批准日期 修改标记修改处数修改日期 4 4 4 4 合同订立控制合同订立控制 4.14.14.14.1 合同订立控制流程合同订立控制流程 部门 步骤 总裁 合同 及印 章保 管 拟定 合同 订立 合同 合同对方当事人各部门负责人 拟定合同 审批 业务经办人 授权 签章 审核 印章管理员合同档案管理员 拟定合同 授权相关 人员签章 提供合同 专用章 签章 权限 订立合同， 签章 订立合同，签章 签订合同 签订合同 收回合同 专用章 保管合同及相关 资料 4.24.24.24.2 合同印章使用控制流程合同印章使用控制流程 部门 步骤 总裁 合同 印章 使用 与保 管 合同 修订 及 审批 合同对方各部门负责人 对合同进行分类 并编号 审批 印章管理员 合同 用印 审查 审核 业务经办人 谈判并修改合同 条款 提出使用合同印 章申请 核查合同审批意 见 用印是否 符合规定 提供合同专用章 进行使用合同印 章登记 合同盖章订立收回合同专用章 保管合同专用章 4.34.34.34.3 合同专用章管理制度合同专用章管理制度 制度名称制度名称合同专用章管理制度合同专用章管理制度 受控状态受控状态 文件编号文件编号 执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门 第第 1 1 1 1 章章总则总则 第 1 条为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。 第 2 条本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。 第第 2 2 2 2 章章合同专用章的使用合同专用章的使用 第 3 条合同专用章由企业综合管理部统一印制，并指定专人保管。 第 4 条企业因业务发展需要对外签订合同由企业董事长或其授权的人（总裁等）签章，同时加盖合 同专用章。 第 5 条合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。 第 6 条业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单” ，经合同授权 签字人审查同意后方可用印。 第 7 条印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提 供合同专用章。 1未经编号的合同。 2缺少审核及报签文件的合同。 3属于代签但缺少授权委托书的合同。 第 8 条原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的， 应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。 第第 3 3 3 3 章章合同专用章的保管合同专用章的保管 第 9 条合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。 第 10 条未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总裁批 准后指定临时保管人员，并做好交接记录。 第 11 条合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁 和封条。 第 12 条合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。 第 13 条合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失 作废。 第 14 条废止的合同专用章保存年。 第 15 条对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。 第第 4 4 4 4 章章附则附则 第 16 条本制度由企业综合管理部和法务部制定并负责解释。 第 17 条本制度自年月日起实施。 编制日期审核日期批准日期 修改标记修改处数修改日期 5 5 5 5 合同履行控制合同履行控制 5.15.15.15.1 合同变更解除控制流程合同变更解除控制流程 部门 步骤 总裁 保管 协议 及资 料 提出 变更或 解除合 同申请 合同对方法律顾问 订立合同 审批 各部门负责人 变更 或 解除 合同 审核 业务经办人 履行中发现合同 条款欠妥 申请变更或解除 合同 提出变更或解除 合同意见 向合同对方提出 变更或解除合同 协商变更或解除 合同 达成合同变更或 解除的书面协议 签订合同变更或 解除的书面协议 保管合同变更或 解除的书面协议 及资料 合同档案管理员 审核 审核审核 审批 5.25.25.25.2 合同违约处理控制流程合同违约处理控制流程 部门 步骤 总裁 财务 处理 发生合 同违约 事件 合同对方法律顾问 订立合同 审批 各部门负责人 合同 违约 赔偿 判断违 约责任 业务经办人财务人员 发生合同违约事 件 要求对方按合同约 定履行违约责任 支付违约金并赔 偿损失 收到对方违约金 及赔偿款项 支付赔偿款项 财务处理 确认收到赔偿款 项 制定违约赔偿方 案 5.35.35.35.3 合同纠纷处理控制流程合同纠纷处理控制流程 部门 步骤 总裁 保管 文件 资料 发生合 同纠纷 合同 纠纷 处理 合同协议对方法律顾问 审批 合同档案管理 员 合同 纠纷 协商 谈判 审核 业务经办人各部门负责人 订立合同 发生合同纠纷 报告合同纠纷调处合同纠纷处 理意见 协商资料 汇总谈判结果 制定法律仲裁 或诉讼方案 提起法律仲裁或 诉讼 拟定纠纷处理意 见 订立正式 书面协议 执行诉讼结果 保管书面协议及 相关资料 提出法律处理意 见 是否达 成一致 审批 审批 审核审核 5.45.45.45.4合同违约及纠纷处理制度合同违约及纠纷处理制度 制度名称制度名称合同违约及纠纷处理制度合同违约及纠纷处理制度 受控状态受控状态 文件编号文件编号 执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门 第第 1 1 1 1 章章总则总则 第 1 条为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失， 保障本企业合法权益，根据中华人民共和国合同法及企业相关规定，制定本制度。 第 2 条本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。 第第 2 2 2 2 章章合同违约处理合同违约处理 第 3 条合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履