EXCEL2003电子表格处理.ppt

Excel2003 电子表格处理系统 内 容 提 要 一、Excel2003基本概念与基本操作 二、工作簿的编辑操作 三、工作表的格式化操作 四、使用计算公式和函数 五、图表操作 六、打印工作表 本章学习重点 n1、工作表的建立、编辑与重命名 ； n2、公式与函数的应用： n3、数据的图表化。 一、Excel 2003基本概念与基本操作 1.功能与特点 Excel是一种处理二维表格的计算机软件 系统。它除具有表格的创建、编辑、打印等基 本处理能力外，还能具有数据查询、计算、统 计、生成图表、图形数据组织和Internet开发 支持等功能。 2Excel 2003的启动与退出 启动:(1)“开始”“程序” “Microsoft Excel” (2) 单击桌面上的快接捷图标 退出：与关闭一般Windows窗口的方法相 同。 3Excel 2003 窗口简介 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 状态栏 标签滚动按钮 工作表标签组 当前单元格 当前列号 当前行号 当前单元格坐标当前单元格内容 行号栏 列号栏 特有部 件： 编辑栏 、 行号栏 、 列号栏 、 工作表 标签 4Excel 2003的基本概念 (1)单元格：Excel工作表中行列相交处的方格，能存储 字符串、数字、日期、公式、图表、声音等多种数据，但 最多能容纳3200个字符。 可以用鼠标拖动行号栏(或列号栏)上的分隔线来改 变行高（或列宽）。 (2)单元格区域:指一组被选中的单元格。它们可以是相 邻的，也可以是彼此分离的。对一个单元格区域的操作就 是对该区域中的所有单元格执行相同的操作。 4Excel 2003的基本概念 (3)工作表：由若干按行列排列的一组单元格。每张工 作表最多包含65536行和256列。 (4)工作簿：指用来存储 Excel 工作数据的磁盘文件。 该文件的默认扩展名为“.xls”。一个工作簿可以容纳多张 工作表，Excel2003对具体个数没有规定。 注：当启动 Excel 时，系统会自动创建一个工作簿 ，同时也创建三张空白工作表。 5Excel 2003文件操作 （1）创建工作簿 （2）保存工作簿 （3）打开工作簿 （4）关闭工作簿 (1) 创建工作簿 v “文件” “新建”； v 按Ctrl+N复合键； v单击“常用”工具栏上的“新建”图标( )； 提示： 新建的工作簿文件名默认“Book1.xls” 并包含3个名字分别为Sheet1、Sheet2、 Sheet3 的空白工作表。 5Excel 2003文件操作 (2) 保存工作簿 (*.xls) 原名存盘：a、“文件” “保存”； b、按Ctrl+S复合键； c、单击“常用”工具栏上的“保存”图标( ) ； 换名存盘： “文件” “另存为” (需要指定工作簿保存的磁盘位置与文件名） 5Excel 2003文件操作 (3) 打开工作簿 用Windows资源管理器找到，在其文件名 上双击； 或者“文件” “打开”； 或者按Ctrl+O复合键； 或者单击“常用”工具栏上的“打开”图标( ) 5Excel 2003文件操作 5Excel 2003文件操作 (4) 关闭工作簿 关闭当前工作簿： “文件” “关闭” ； 或者单击“菜单栏”右部的关闭铵钮； 关闭所有工作簿： “文件” “退出” ； 或者单击“标题栏”右部的关闭铵钮。 二、工作簿编辑操作 1. 选定单元格或单元格区域 (1) 选定一个单元格： 在欲选单元格上单击; 或“编辑” “定位” ; 或直接在“编辑栏”中“名称 框”中输入欲选单元格编号，按Enter键 。 1. 选定单元格或单元格区域 (2) 选定多个单元格： v 选择矩形区域(连选)：先选一个角，然后按着 Shift键单击对角单元格； v 或者用鼠标从一个角拖至对角单元格； v 或者在“名称框”中输入矩形区域左上角与右下 角编号(用“：”分隔)。 v 选择不连续区域(跳选)：先选第一块，然后按着 Ctrl键不放再选其它块。 (3) 选定整行 欲选单行，在欲选行号上单击； 欲选多行，在行号栏上拖动鼠标； 或者与Shift与Ctrl键连用实现连选或跳选。 (4) 选定整列 欲选单列，在欲选列号上单击； 欲选多列，在列号栏上拖动鼠标； 或者与Shift与Ctrl键连用实现连选或跳选。 (5) 选定整个工作表 在全选按钮(行号栏与列号栏的交汇处 )上单击； 或者按Ctrl+A复合键。 1. 选定单元格或单元格区域 2. 输入数据 (1) 键盘录入 选定要输入数据的单元格，然后从键盘输入数据, 最后按Enter键； 或者在选定要输入数据的单元格后，再将光标移到 “编辑框”，在“编辑框” 录入数据后按Enter键或者单 击“编辑栏”上的“确认 ”按钮）。 说明：欲修改单元格中的内容，需先将光标移入单元格或 “编辑框”。 将光移动入单元格的方法是在该单元格上双击 。 (2) 填充式输入 填充相同数据 菜单命令法：选中含有数据的单元格和欲输入相同数 据的相邻单元格，执行“菜单”中的“填充”子菜单中的 相应填充命令。 鼠标拖动法：拖动含有数据的单元格右下角的控点（ 又称填充柄指针变成“”）至需要填充数据的行和列 。 2. 输入数据 (2) 填充式输入 填充序列2003中多出一个自动填充选项 一定规律的数据系列称为序列。如等差数列、等比数列、 日期序列(年、月、日、星期)等。 a)输入起始数据后 ，选取包含起始单元格的需要填充的 单元格区域； b)执行“编辑” “填充” “序列”命令（或者快 捷菜单中的“序列”命令， c)在弹出的“序列”对话框中选取序列类型，设置序列 的步长和终值； 单击“确定”按钮。 2. 输入数据 (3) 选择列表输入 此方法主要用于选择同列中已经输入过的 文本内容。 右击欲输入内容的单元格，在弹出的快捷 菜单中执行“选择列表”命令，从打开的列表选 择想要输入的文本。 2. 输入数据 3. 插入单元格、行或列 (1) 插入单元格 a)选中欲插单元格处的单元格； b)执行“插入” “单元格”命令； c)在打开的对话框中选择要插入单元格的方式； d)单击“确定”按钮。 (2) 插入行 a)选择欲插入行的行号或该行的某个单元 格； b)执行“插入” “行”命令 (3) 插入列 a)选择欲插入列的列号或该列的某个单元 格； b)执行“插入” “列”命令 3. 插入单元格、行或列 4. 数据的移动和复制 (1) 数据的移动 菜单命令法： 选中要移动的单元格区域。执行“编辑” “剪切 ”，选择目标位置起始单元格，再执行“编辑” “粘贴” 。 （同样可用快捷键Ctrl+X、Ctrl+V） 鼠标拖动法： 选中要移动的单元格区域。拖动区域的边界至目标位 置。 (2)数据的复制 菜单命令法： 选中要复制的单元格区域,执行“编辑” “复制 ”，选择目标位置起始单元格，再执行“编辑” “粘贴 ”。 （同样可用快捷键Ctrl+C、Ctrl+V） 鼠标拖动法： 选中要复制的单元格区域,按住键拖动该区域 的边界至目标位置。 4. 数据的移动和复制 说明： (1)在移动或复制时，如果目标单元格中存有数据 ，那么在释放鼠标后，会弹出一个对话框提示“ 是否替换目标单元格内容”。 (2)用鼠标右键拖动被选区域边界，也可实现数据 移动与复制。 5. 数据的删除与恢复 (1) 删除数据 选定要删除数据的单元格或单元格区域 ，执行“编辑” “清除” “内容”命令 。 （或在选择要删除的数据后，按Del键） 5. 数据的删除与恢复 (2) 恢复删除的数据 单击工具栏上的“撤消”按钮（ ）；一次可以 撤消多步操作。 执行“编辑”“撤消”命令；一次只能撤消一步操 作。 直接按+组合键。一次只能撤消一步操作。 说明：“恢复”命令是“撤消”命令的逆操作。 快捷键为 Ctrl+Y 5. 数据的删除与恢复 6. 数据的自动计算与排序 (1) 数据的自动计算 a)选中要进行计算的区域（必须为数值型 数据）; b)在状态栏中单击鼠标右键，弹出快捷菜 单; c)选择快捷菜单中所需要的命令，则在状 态栏中就会出现求值结果 。 (2) 数据的排序 A: 使用工具栏排序按钮：选定要进行排序 的数据区域；单击“常用”工具栏上的“降序( )” 按钮（“升序( )”按钮）。 6. 数据的自动计算与排序 (2) 数据的排序 B:使用排序命令 :选 取需排序的单元格区域；执 行“数据” “排序”命 令； 在“排序”对话框中 选择排序的依据和排序的方 式；最后单击“确定”按钮 。 6. 数据的自动计算与排序 三、工作表的格式化操作 1. 设定字体格式 与Word和PowerPoint中 操作类似， 可通过“格式” 工具栏相应的图标设置。 或执行“格式” “单 元格” 命令，通过打开的“ 单元格格式”对话框的“字 体”标签设置。 2. 设定对齐方式 与Word 和 PowerPoint中 操作类似,可通过“格式”工 具栏相应的图标设置。 或执行“格式” “单元 格” 命令，通过打开的“单 元格格式”对话框的“对齐” 标签设置。 注意：合并及居中（ ） 3. 添加边框和底纹 (1) 边框 选定要添加边框的所有单元格，然后单击“ 格式”工具栏上的“边框( )”按钮中的下三角 箭头，在弹出列表中选择所需按钮。 3. 添加边框和底纹 (1) 边框 或执行“格式” “单元格” 命令， 通过打开的“单元格 式”对话框的“边框 ”标签设置。 设置步骤： 选择线条样式和颜色；选择对应的边框；单击“确定”。 3. 添加边框和底纹 (2) 底纹 选定要添加底纹的所有单元格，然后单击“ 格式”工具栏上的“填充颜色( )”图标中的下 三角箭头，在弹出列表中选择所需按钮。 (2) 底纹 或执行“格式” “单元格” 命令， 通过打开的“单元格格 式”对话框的“图案” 标签设置。 3. 添加边框和底纹 4. 设定数字格式 通过“格式”工具栏相应的5个图标设置。 “货币样式( )” “百分比样式( )” “增加小数位数( )”“减少小数位数( )” “千位分隔样式( )” 或执行“格式 ” “单元格” 命令，通过打开的 “单元格式”对话 框的“数字”标签 设置。 4. 设定数字格式 .自动套用格式与工作表背景的设置 (1)自动套用格式 a)先在工作表中选取一个要套用格式的单元格区 域; b)执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令; c)在“自动套用格式”对话框列表中选择所需的 格式; d)单击“确定”按钮。 (2)工作表背景的设置 a)执行“格式” “工作表” “背景”命令，打 开“工作表背景”对话框; b)在“查找范围”列表框中找到要插入的背景图 像文件，双击之，或者先选中该图片，再单击“插入 ”按钮。 .自动套用格式与工作表背景的设置 5. 条件格式化 (1)选中欲进行条件格化的单元格区域 ； (2)执行“格式” “条件格式化”命 令； (3)设置条件与格式； (4) 单击“添加”按钮。在对话框中添 加 “条件2” （最多可设3个条件） 。 (5)单击“确定”。 删除条件格式：单击“格式 ” “条件格式化”命令， 在“条件格式”对话框 中通 过“删除”按钮完成。 5. 条件格式化 6. 格式刷的使用 技巧： 可用格式刷 ( ) 按钮将所选区域 的格式复制到目标区域。 四、使用公式与函数 1.基本概念 单元格地址: 单元格引用: 指明公式或函数中使用了哪些单元格中 的数据,可以是单元格地址和单元格区域 地址(左上角单元格地址:右下角单元格 地址),例如（B4:F8） 列号(A,B,C,)+行号(1,2,3,)； 分为相对地址(A1,A2,B3,C4)和绝对 地址($A$1,$A$2,$B$3,$C$4,) 绝对引用 混合引用 在公式中使用绝对地址进行引用，当复制和移动 公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址不 会发生变化。 在单元格地址中既有相对引用又有绝对引用，例 如：A$1,$B2;当复制和移动公式到新的位置 时，相对引用部分会发生变化，而绝对引用部分 不变。 注意：若引用同一工作簿的其它工作表中的单元格，在工作表 名与单元格引用之间用感叹号（！）分开。例如=sheet1!A1 相对引用: 在公式中使用相对地址进行引用，当复制和移动 公式到新的位置时，公式中引用的单元格地址回 自动调节引用的地址。 1.基本概念 2.公式的语法 公式是由运算符和参与计算的元素( 常量、单元格地址、名称和函数等)组成的 有意义的式子，在输入公式时必须以符号 “=”或“+”开始 。 常见的运算符： 算术运行符：加号(+)、减号(-)、乘号(*) 、除号(/)、百分比(%)、幂()。 比较运算符(比较结果为：TRUE 或 FALSE） ： 等号(=)、大于号()、小于号(=)、小于等于号()。 文本连接符： （2）在编辑框的输入框或者当前选中的单元格 中，输入一个等号(=)，然后键入公式表达式; （3）单击“确认”按钮，或按回车键。 例：=(8+2*2)/2 例：=(b2+b3+b4)/3 = =（B4+25B4+25）/ SUM/ SUM（D5:F5D5:F5） 公式特定符号区域范围引用 单元格地址 数值型常量 Excel函数 运算操作符号 3. 公式的输入 4. 公式的复制 拖动含有公式的单元格的右下角控 点(又称填充柄指针变成“” )，可 以将公式按序列方式填充到其它单元格。 5. 公式错误说明 常见错误值及产生的原因 （1）错误值#DIV/0！ 表明公式中含有除法运算，而且作为除 数的单元格中的数值为零。 （2）错误值#NAME? 表明公式中出现了不能识别的名称。 （3）错误值#REF！ 表明在公式中引用了无效的单元格。 （4）错误值#VALUE！ 表明在公式中引用了错误的参数。 （5）错误值# 表示公式产生的结果较长，单元格容纳不 下。 5. 公式错误说明 6.使用函数 函数是预定义的内置公式。它使用被定义为 参数的特定数值，按被称为语法的特定顺序进行计算 。 (1)函数的一般格式 函数名(参数1,参数2，） 说明：函数总是返回一个值； 参数之间用逗号隔开； 既使无参数，圆括号也不能省略。 (2) 函数的输入 手工输入:在编辑栏中输入一个等号(=)，然 后直接输入函数及参数，函数可以出现在公式中并 参与运算。 注：此方法针对函数掌握比较熟练的同学。 6.使用函数 (2) 函数的输入 使用函数向导输入： a：选定需要插入函数的单元 格； b：单击“插入”函数” ，选择所需的函数类别； c：在参数文本框中输入数值 、单元格引用区域、或鼠标选定的 数据区域。 函数 格式 函数功能及参数说明 参数说明 引用的数据 计算结果 1、函数是一种特殊的公式，因此所有的函数要以“=”开始。 2、函数与公式不同，函数是预定义的内置公式，它使用被称 为参数的特定数值，并按特定顺序进行计算。 3、函数名与括号之间没有空格，括号要紧跟数字之后，参数 之间用逗号隔开，逗号与参数之间也不要插入空格或其他字符 。 4、如果一个函数的参数行后面跟有省略号()，则表明可以 使用多个该种数据类型的参数。 5、名称后带有一组空格号的函数不需任何参数，但是使用时 必须带括号。 (3)、函数的语法 (4)、函数的分类 统计函数：用于对数据区域进行统计分析，返回与一 列或一组数有关的数据。 Average(平均值)函数：对一系列数值求平均值. 例:单元格A1-A9的值分别为19，则Average(A1:A9)=5. Sum(求和)函数：对一系列数值求和。 例:单元格A1-A9的值分别为19， Sum(A1:A9)=45. Count(计数)函数：返回参数的个数。用于计算数组或单元 格中数字项的个数。 例如：单元格A1A9的值分别是19，单元格A10的值是文本 数据AA，则Count(A1:A10)=9，Count(A1:A9,2)=10. Max（最大值）函数：返回一系列参数的最大值。只 有参数的类型被转换为数字类型的数据才会比较。 例：单元格A1A9的值分别是19，单元格A10的值 是文本数据AA，则Max(A1:A10)=9。如果单元格A1A10 的值分别是文本数据A1A9，则Max(A1:A10)=0。 Min（最小值）函数：返回一系列参数的最小值。 语法与MAX函数类似。 MOD(number,divisor) Number为被除数，Divisor为 除数：返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相 同。 统计函数 RANK函数详解 作用 : 语法 : 参数说明： RANK(,) 返回指定数字在一列数字中的排位 指定一个特定的数字(或单元格）； 指一组数值（或单元格区域)； 指排位方式，如果为“0”或忽 略，降序；非零值，升序 例如：在总分后面添加一列，给出每位学生的总分 名次。（按降序） =RANK(H3,H$3:H$9) 日期时间函数 Excel日期的内部表示 Excel 将日期存储为一系列连续的序列数，时间存储为 小数。通过将单元格的格式设置为“常规”格式，可以查看 以系列值显示的日期和以小数值显示的时间。 Excel 支持两种日期系统：1900 年和 1904 年日期系统。 默认的日期系统是 1900 年日期系统。如果要更改日期系统 ，请执行“工具”-“选项”命令，通过“重新计算”标签设置 注意：当输入的年份为2位数字时, Excel 将如下解释年份： 00 到 29 之间，解释为 2000 到 2029 年； 30 到 99 之间，解释为 1930 到 1999 年。 日期时间函数 Date 函数：返回指定日期的序列数。 函数语法为Date(year,month,day)。参数 year.month,day分别指定日期的年，月，日。 例：Date（2000，1，1）=36526。 Time 函数：返回指定时间的序列数。其植为0到0。 99999999，代表0:00:00（凌晨12:00:00）到23:59:59（ 午夜11:59:59）. 例:Time( 12,0,0)= 0.5，等价于12:00 pm因为此时是 一天的一半）。 TODAY( ) :返回当前机器的日期系列数。 NOW( ) : 返回当前机器的日期与时间系列数。 DAY() :返回指定日期在当月的“天” 号 YEAR(): 返回指日期的年份。 MONTH(): 返回指定日期的的月份。 WEEKDAY (，): 返回指定 日期是星期几。 1:星期日=1,星期六=7 2:星期一=1,星期日=7 3:星期一=0,星期日=6 日期时间函数 年龄计算的方法 1、=(today( )-B3) /365 2、=year(today( ) year(B2) 返回 日期数据 单元格 当前日期 If函数:执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返 回不同结果。可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件 检测。 例: =IF(A2,) 说明: 为需要计算其中满足条件的单元格数目的 单元格区域。 为确定哪些单元格将被被计算在内的条件， 其形式可以为数字、表达式或文本。 =COUNTIF(E3:E9,”=70”)- COUNTIF(E3:E9,”=80”) =E13/COUNT(E3:E9) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 五、图表操作五、图表操作 1. 图表的创建 （1）选择要包含在统计图中的单元格数据; （2）执行“插入”“图表”命令，或单击“常用”工具 栏中的“图表向导( )” （3）根据向导提示，设置： 图表类型：柱形图、条形图、圆饼图、折线图等 图表数据源 ：数据区域、产生条形图的方式(行或列 )等 图表选项：图表标题、各坐标轴标题等 图表的位置：产生的图表放到新工作表，还是放在当 前中工作表中 2. 图表的移动和大小的调整 移动： 选中(单击)要移动的图表（此时在选中的图 表的四周将出现八个黑色的控点），用鼠标拖动它 到一个新的位置，再松开鼠标即可。 改变大小： 先选中要改变大小的图表，然后将鼠标指 针移至图表的四周的任一控点上，当指针变成双箭 头时，拖动鼠标，直至图表变成满意的大小后松开 鼠标。 3. 图表数据编辑 (1) 改变图表数据源 a)选中需要增加数据的图表； b)单击“图表” “数据源 ”命令； c)单击“数据源”对话框中“ 数据区域”列表框右侧的箭头，缩 小“源数据”对话框； d)用鼠标在工作区域中拖动选取要作为图表 数据区域的数据内容； e)重新单击“数据区域”列表框右侧的箭头 ，放大对话框； f)单击“确定”按钮 。 3. 图表数据编辑 (2) 删除图表数据 在工作表中，选中要删除的数据系列，按 键删除这些数据，此时图表也就会随之发 生相应的变化。 或者，在图表中，选中要删除的系列，按 键，则与之对应的数据系列也将被删除。 (3) 修改图表数据 修改工作表单元格中的数据，图表将随之自 动更新。 4. 图表的编辑 (1) 插入数据标志 选中要添加数据标志的图表； 执行“图表” “图表选项”命令 ； 切换到“数据标志”标签； 选择合适的标志类型； 单击“确定”按钮； (2) 添加图表标题 选中要添加标题的图表； 执行“图表” “图表选项”命令 ； 切换到“标题”标签 ； 输入图表标题及各坐标轴标题； 单击“确定”按钮； 修改标题文字格式 ： 选中需要修改格 式的标题，执行“格式” “坐标轴标题”命令， 或者双击的该标题；在“ 坐标轴标题格式”对话框 中进行合适的设置后，单 击“确定”按钮。 (3) 改变图表的文字、颜色和图案 5. 图表类型的改 变 （1）选中欲更改类型 的图表; （2）执行“图表” “图表类型”命令； （3）在“图表类型” 对话框选中所需类型； （4）单击“确定”按 钮。 六、打印工作表 1. 页面设置 执行“文件” “页面设置” 命令， 打开“页面设置”对话框，即可进行设置。 技巧：设置“缩放”比例是使打印的表 格适合纸张大小的最好方法。 六、打印工作表 2:设置打印区域 六、打印工作表六、打印工作表 3.打印预览 在Excel 2003中，实现打印预览的方法有以 下几种： 单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮。 单击“文件”菜单下的“打印预览”命令。 在“页面设置”对话框中单击“打印预览”按钮。 在“打印”对话框中单击“预览”按钮 。 4.打印输出 执行“文件” “打印”命令 七、数据管理 l1、排序 l2、分类汇 总 l3、筛选数 据