《行政管理流程》word版.doc

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尧舜集团行政人事管理工作流程说明 公司：尧 舜 集 团 部门：行政人事部 日期：2013- 06- 21目 录 1、行政-01 会议管理工作流程2、行政-02 固定资产管理流程3、行政-03 客户招待管理工作流程4、行政-04 办公用品/物料管理流程5、行政-05 办公设备管理流程6、行政-06 文书档案管理流程7、行政-07 档案借阅管理流程8、行政-08 收文管理工作流程9、行政-09 发文管理工作流程10、行政-10 名片印刷管理流程11、行政-11 宣传品/方案设计工作流程12、行政-12 印章使用管理流程13、行政-13 车辆管理流程一、 会议管理流程编号：行政-01-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-201、公司内部办公会议流程：流程图：相关部门 行政人事部 相关领导领导、部门提出安排会议议程确立议题 行政部搜集资料 议题顺序、发言顺序、准备文件 时间、地点、会场布置与会人员、发出会议通知议题、 场地布置、座次、签到、设备会议记录 资料归档印发有关部门、人员上级审阅、签批撰写会议纪要、决议 笔记、摄影、录音 结束 2、公司晨会管理流程： 相关部门 行政人事部 相关领导 确认发言人开始 排班表领导参与电脑、音响准备等议申请会议进行 会议纪要 文件下发至部门3、大型活动会议管理流程 编号：行政-01-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1相关部门人员填写会议申请单并草拟会议通知，上报行政人事部审核相关部门、行政人事部步骤 2行政人事部审核通过，上报总经理审批；审批通过，下发会议通知。行政人事部、总经理室步骤 3相关部门做出会议预算、组织计划，上报总经理审批。步骤4相关部门的会前准备、召开、承办及会议纪要总结。相关部门、行政人事部步骤 5总结交由上级领导或总经理审定，相关部门、行政人事部、总经理室步骤 6审批通过，由行政人事部向公司各部门下发会议纪要行政人事部、总经理室大型会议活动管理流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导开始会议总结会议准备费用预算经理审批受理审核 会议申请议申请草拟通知 费用预算 会议通知 时间、地点、 人员、议题 是会前准备 是 否 场地布置、座次、 签到、设备会议承办 场地布置、座次、签到、设备会议承办 会议纪要部门审定经理审批纪要文件下发资料归档结束2、 固定资产管理流程编号：行政-02-步骤表/流程图 编制日期：2013-6-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门于每个月的5日前编写固定资产需求计划,并提交行政人事部汇总；并上交总经理审核。急采购不受此限制。申请部门、行政人事部、总经理室步骤 2行政人事部询价做出预算，交由申请部门；申请部门上交财务部审核。行政人事部、申请部门、财务部步骤 3财务审核通过上报总经理审批；行政人事部负责采购、入库。行政人事部、财务部、总经理室步骤4各部门领取，形成固定资产登记、领用清单，并在季末进行清点。申请部门行政人事部固定资产具体管理流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导开始 经理审批汇总年度/季度需求制定年度/季度需求议申请市场调查、询价 是 编制计划、预算 采购申请 财务经理批准 选定供应商经理审批采购办理 入固定资产清单库签字领用固定资产领用清单归还签字季度固定资产清点结束 三、 客户招待管理工作流程程 序详细步骤备 注步 骤 1接待部门到行政人事部领取并填写客户招待申请单接待部门步 骤 2根据要求，接待部门安排就餐地点、规格。步 骤 3接待部门明确费用预算，报送财务审核，总经理审批财务部、总经理室编号：行政-03-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20 流程图：相关部门 行政人事部 相关领导开始客户招待安排议申请填写招待申请总经理/部门经理审批明确费用预算 用餐招待 是 费用汇总 审核 报送财务总经理/部门经理审批结束 四、 办公用品管理流程编号：行政-04-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2行政部文员将各部门采购计划汇总，上交行政部经理、财务经理审核。行政人事部、总经理室步骤 3审核完成后，递交给采购文员，进行采购步骤4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。行政人事部部、申请使用部门 另注：办公用品管理流程补充说明：1、 文件打印、复印，需到行政部填写文件打印、复印登记表；2、 购买特殊办公用品，需提前申报，提交材料，按公司采购流程由相关领导签字批准，由行政部统一办理。3、 所购买的特殊办公用品，需先由行政部专员验收登记，申请人方可办理领用手续。办公用品管理流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导开始编制计划、预算 提交办公用品需求议申请经理审批汇总需求市场调查、询价 是 财务经理批准 选定供应商采购办理入办公用品清单库签字领用登记办公用品领用清单月度办公用品清点结束五、 办公设备管理流程编号：行政-05-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。营销中心、行政人事部步骤 2综合部文员将各部门采购计划汇总，上交综合部经理、财务经理审核。行政人事部、总经理室步骤 3审核完成后，递交给采购文员，进行采购步骤4通知各部门内勤统一领取，并签字记录。行政人事部、申请使用部门流程图：行政人事部 相关部门 总经理开始 办公设备登记议申请 设备使用情况设备建立档案 填写办公设备维修申请单 设备维修 总经理/部门经理审批审核设备报废 结束六、 文书档案管理流程编号：行政-06-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1各部门内勤于每月5日前整理出本部门需要存档备份得文件资料。新进人员或特殊用品文具的申领不受此限制步骤 2行政人事部汇总需要存档备份得资料，并分类、编号，进行归档保管。行政人事部步骤 3每季度或年度对存档资料进行鉴定、筛选，提出档案销毁建议清单。行政人事部、总经理室步骤4根据审批进行销毁或重新分类、编号，以便存查。汇总人：行政文员 审核人：行政部经理 审批人：总经理开始流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导收集、整理文书结案分类、编号保 管档案鉴定销毁建议行政部经理审核议总经理审批销毁另注：1、档案范围及分类列表设定见公司行政管理制度第五条。 2、档案文件的表示方式：档案类别号+部门编号+ 序号。 3、档案建立、修改或销毁，均需列入明细。七、 档案借阅管理流程编号：行政-07-步骤表/流程图 编制日期：2013-06-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1申请人填写借阅登记表，行政人事部经理审批。申请部门、行政人事部步骤 2保管文员调出文件，申请人查阅并即使归还。步骤 3保管文员做好借阅资料归位工作，并监督查阅人登记签字。查阅人：各部门申请人 审批人：行政部经理、总经理 保管人：行政部文员流程图： 申请部门 行政部 相关领导开始普通文件重要文件填写借阅表领导审批经理审批查 阅调出文件 归 还 登记、归档结束八、 文件发放管理工作流程编号：行政-08-流程图 编制日期：2013-06-20程 序详 细 步 骤备 注步骤 1公司通过各种形式最终形成决议、政策、工作安排等文件，由行政部或相关部门草拟文稿。各个部门、行政人事部步骤 2交由相关领导进行审批。步骤 3文件发放，各部门签收时签字登记。流程图： 相关部门 行政人事部 相关领导开始起草文件汇总文件审查编号否审核文件打印文件执行文件下