鞋服有限公司-文件与资料管理程序N.doc

天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632机密等级：D国辉鞋服有限公司GUOHUI SHOE COSTUME CO., LTD.文件与资料管理程序 GH-QP-03-01编制：ISO推行小组审核：_批准：_ 受控状态： 发布日期：2004年06月01日福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件文件编号GH-QP-03-01版 次A-0文件与资料管理程序发行编号生效日期2004年6月1日1 目的：对本公司质量体系文件进行有效管理，以便能迅速准确地提供最新、有效的文件，并防止不当使用。2 范围：适用于本公司质量体系文件之管理。3 权责：3.1质量手册由管部经理拟定、管理代表审核、总经理核准。3.2程序文件由相关部门各主办人员拟订，部门主管审核，管理代表核准。3.3标准类文件由相关部门指定人员拟订，部门主管审核，部门主管核准。3.4生产部文件管理员负责各类文件的分发、收回、作废及各类原始文件夹的管制。4 0相关文件：质量手册5.0定义5.1质量手册：所有质量体系文件中最高阶指导文件。5.2程序文件：程序书，用以说明各项管理职能的作业流程及管理要点。5 3标准类文件：规范作业性的质量管理活动文件，如作业标准书、技术指导书、技术指导书、操作说明书等二阶文件。5 4文件：包括磁盘、音像等媒体形式文件。5.5外来文件：法定标准（ISO9001标准、国家标准、客户合约）、客户图样、客户标准等。6 0作业内容：6.1质量手册以四段分：a 目的：b 适用范围：c 权责：d 管理重点：6.2程序文件编写格式：6.2.1表头：由公司名称、文件名称、文件编号、版本、页次等项目组成。6.2.2流程图：展示作业的过程使阅读者能由图而知整个作业流程。:表示作业开始或结束.表示作业或活动表示判断或决策.表示作业流向6.2.3格式:分为七段,流程图依实际需要而定.a. 目的:详细说明该程序书之目的.b. 范围:说明程序书的适用范围.c. 权责:说明与程序书参考到的其他相关文件.d. 相关文件:指本程序书到的其他相关文件.e. 定义:指该程序中需作特别说明的名称所代表的意义.f. 作业内容:详细说明完成程序所需之步骤,以便员工能通过阅读而了解该项工作.g. 质量记录:各类相关作业的记录.1. 3文件编码规则:经核准通过之文件由管理部依文件编码规则统一编号管理,同时保持文件 编码的唯一性,避免重复编码,文件编码方式如下: 分序号 文件起划部门编码 文件属性公司代码(GH)(注:文件属性:质量手册同“QM”表示,程序书用“QP”，标准书用“WI”表示;表单记录用“QR”;本公司代码写为“GH”。)6.4机密等级:A表示绝密;B表示机密;C表示秘密;D表示一般;(注:技术性文件及关系公司利益之文件如:合约定为C:其余的一般为D,机密等级在此未作说明的,由部门主管依实际决定级别;) 6.5版本说明6.5.1文件的原始版本为“1.0”前一位数为文件版本,后一位数为版次(表示修改次数),中间的点为分隔符号6.5.2文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录,若有重大内容或条款的整个增删可直接更换该页版次.6.5.3文件各页皆有修改的,换版本.6.6文件处理流程: 权责单位 作业流程 作 业 说 明 表单/记录 拟订主办人员 1.由各相关部门依组织任务与管理需求拟订. 文件处理申请表会签部门主管 1.必要时,文件由各部门的主管会签.审核部门主管 1.确定文件的符合性完整性有效性,管理代表 分发 1.由所需者或部门填写申请单,依申请单发放换领补发 文件使用文件管理员2.对发出之复印文件加盖管制度,并依部门编分发号. 单分发/回收执行各相关部门期 1.在实际中依文件规定执行.修订原拟订人 1.文件执行中不合现状之修改或增订; 2.若原拟订人不变更,应有权调阅原始文件作为背景资料.核准原核准人 1.修订之文件须经核准方可生效.换版发行管理部 1.换版参照6.5之版本说明. 分发/收回记录表 2.发行时须收回旧版文件.处理管理部 1.对原始文件当差保存,有效区分 文件一览表 新旧版文件,旧版加盖留存参考章. 分发/收回记录表 2.核准作废之文件,原件加盖作废章, 文件处理申请单 各部门收回收件销毁.6.7影印文件的管理：6.7.1现场使用之文件需置于作业场所,非现场使用之文件则由各使用部门指派专人集中管理.6.7.2使用部门不得影印正式文件(空白表格除外).6.7.3管理部每年应发行最新版次文件管理汇总表供各使用部门核对,以确保所使用文件为最新资料.6.7.4各文件使用部门应有部门文件管理汇总表,以便管理及查阅.6.7.5除作特别说明外,任何人不得在文件上作标识及涂改.6.8外部文件的管理:6.8.1各部门接收之外部文件,由各部门主管核准,若有部门主管不能解决之事项,再逐级向上呈报,最终核准后其分发参照6.6流程图之分发.6.8.2各部门接收之外部文件,需作修订的(如:合约),由接收部门承办,部门主管核准.6.8.3外部文件之原析由文管员统一管理,任何人未经许可不得擅自影印外部文件.6.9电脑文件的管理:6.10传真件的管理:公司所接收的与质量相关传真文件之管理参照6.9部分.6.11各部门编码:生产部01 品管部02 人力资源03 业务部04 开发部05 技术部06采购部 07。7.0质量记录：7.1文件处理申请表7.2文件使用申请单7.3文件一览表7.4文件分发/回收记录表7.5文件管理汇总表文件一览表NO:文件类别序号文件编号文件名称版本发布日期取得日期备 注GH-QR-03-01福建晋江鞋服有限公司文件发行一览表发送经手人： NO：文件编号版 次生效日期文件名称分发编号签收人所属部门/人员日期备 注GH-QR-03-02文件管理汇总表部门: NO:文件编