《项目管理》10项目采购管理.pptx

主讲人: 孙军 教授 项目管理 第10章 项目采购管理 本章学习习目标标 掌握项目采购管理的过程。 掌握项目采购的规划与分析方法。 掌握项目采购的方式和合同类型。 提升企业采购管理人员财务 的分析与判 断能力、改善企业的盈利能力。 第10章 项目采购管理 10.1 项目采购管理概述 10.1.1 项目采购管理的概念及过程 项目采购管理包括从执行组织 之外获取货物和服务的过程。这些过程之 间以及与其他领域的过程之间相互作用。 1项项目采购计购计 划的制定 为了满足项目实施需要，就必须根据项目集成计划和资源需求确定出项 目在什么时间 需要采购什么产品和怎么采购这 些产品，并据此编制出详细 可 行的项目采购计 划。 2项项目采购购工作计计划的制定 制定项目采购工作的具体作业计 划，这是有关项目何时开展索要采购产 品的询价、订货 、签订 合同等工作的作业计划。 3询询价 询价是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过 程的专业 术语 叫供方资格确认。 10.1.2 项目采购管理的重要性 1降低项目成本，减少资金流出 2明确合同规规定，减少纠纷纠纷 3保证证如期交货货，可靠性高 4采购购程序化，内部制度严严密 4供方选择选择 在获得了多个供应商或分包商所提供的报价等信息之后，按照一定的选择 评价标准，从报价的供应商或分包商中选择 一个或多个进行项目采购合同洽谈 和订立，并最终购买 其产品或劳务 的具体管理工作。 5合同管理 合同管理包括与选定的各个供应商完成项目采购合同谈判和签订 以后所开 展的项目采购合同履约过 程中的管理工作 6合同完结结 合同完结是在项目采购合同全部履行完毕以后，或者合同因故中断与终止 以后所开展的各种项目采购合同结算和决算以及各种产权 和所有权的交接过程 。 10.2 项目采购规划 10.2.1 制定采购规划所需信息 1采购购什么 项目采购规 划管理中的第一要素是采购什么，即项目采购的对象及其品质和 规格。项目采购对 象可以通过详细 的物料清单进 行确定。布置绘图 工作室的 物料清单如右图所示。 注：LT为生产提前期 项目采购规 划管理要求采购的产品质 量应满 足四个条件： 一是适用性； 二是通用性； 三是可获得性； 四是经济 性。 2何时时采购购 何时采购是项目采购规 划管理中的第二大要素，是指项目组织 要计划和安 排采购的时点和时期。 3如何采购购 如何采购主要是指在项目采购过 程中采用何种工作方式以及项目采购的大 政方针和具体的交易条件。 4采购购多少 采购多少涉及库存管理问题 ，即对项 目采购数量进行管理。任何项目所需 产品的采购数量一定要适当，所以都要进行计划管理。 库存控制方法有定量控制和定期控制。 定量控制原理图定期控制原理图 4采购购多少 对定量控制和定期控制两种不同的库存控制系统，分别有如下相应的数学 模型。 （1）经济订货 批量（Economic Order Quality，EOQ）是按照库存总费 用 最小的原则，确定出合理的订货 批量Q*。 基本经济订货 批量问题 的假设： 需求是已知的常数，即需求是均匀的； 不允许发 生缺货； 订货 提前期是已知的，且为常数（LT）； 交货提前期为零，即瞬时交货； 产品价格不随批量而变化（没有数量折扣）。 公式如下： 库存总费 用=库存保管费用+订货费 用+购买费 用 （10-1） 式中 D某物料的年需求量（件/年）； Q某物料每次订货 批量（件）； S某物料每次订货费 用（元/次）； C某物料单位购买费 用（进价）（元/件）； H某物料单位年库存保管费用（元/件年），H= Ch； h每单位年库存保管费用与产品单价之比（%）； 求式（10-1）的最小值，即令dTC/dQ=0，经济订货 批量为： （10-2） （2）非瞬时到货的经济 批量Q*（单批次进货时间较长 ，在此期间，仓库 内同时出现边进货边 出货的情况）。 设：p为生产率（到货率）（件/天）；为需求率（件/天）；tp为生产进 货的时间 （天）=Q/p。 其中，0tp：边进货边 出货；p，净进货 率为p。 经济 生产批量为： （3）有数量折扣的经济订货 批量。 C=f（Q）表示产品价格是订货 量的函数。 求解步骤：将最低价格、次低价格代入EOQ公式求解最佳订货 批量Q*。 （10-3） 5向谁谁采购购 向谁采购是有关如何选择 可靠的供应商或分包商的采购规 划管理问题 ，也是 项目采购管理中的一项重要工作。 6何种价格采购购 何种价格采购涉及的是项目采购管理中的定价管理问题 ，即如何确定以适当价 格获得项目所需产品的管理问题 。项目组织应 在既定的项目所需产品质量、 交货期限和其他交易条件下去寻找最低的采购合同价格。 10.2.2 项项目采购规购规 划的编编制 编制采购规 划，是指根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购 物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格 采购规划应达到下列目的： （1）预估商品和物料采购需用的数量与时间 ，防止供应中断，影响产销 活 动； （2）避免采购商品和物料储存过多，积压资 金，占用堆积的空间； （3）配合公司生产/采货计 划与资金的高度； （4）使采购部门事先准备，选择 有利时机购入商品和物料； （5）确立商品及物料合理耗用标准，以便控制采购商品和物料的成本。 输 入工具与技术术输 出 1 项目管理计划 2 项目范围说明书 3 WBS及字典 4 组织过 程资产 5 环境及组织因素 6 分析记录 1 自制或外购购分析 2 专专家判断 3 合同类类型 1采购购管理计计划 2 SOW 3项项目管理计计划（更新） 4自制/外购购决定 采购规购规 划编编制过过程: 制定采购规购规 划的依据： 1范围说明书 2产品说明 3采购活动所需的资源 5其他计划结果 6制约条件和基本假设 4市场状况 10.2.3 项项目采购规购规 划的实实施 1开展询询价工作 开展询价工作是根据项目采购规划和项目采购作业计划所规定的时间，以及相 应的各种采购工作文件所开展的寻找供应商并向可能的供应商发出询价信，以及交 流项目具体所需资源的信息的工作。询价过程如下图： 输 入工具与技术术输 出 1 采购文档 2 合格卖主清单 1 投标标者会议议 2 广告 建议书或投标书 2获获得报报价工作 获得报价工作是指项目业主从各个可能的供应商处获得报价的工作过程。 3供应应商评审评审 在获得和明确供应商报价以后就可以根据供应商报价和在项目采购规划过程中 制定的采购评价标准对供应商及其报价进行评价。 4还盘还盘 并讨讨价还还价 在对可能的供应商进行评审并选定主要供应商候选人以后就可以开始进行还 盘和进一步的讨价还价工作。 5谈谈判签约签约 在讨价还价后，如果双方基本达成了价格方面的条件，就可以进入项目采购 的合同细节谈 判和签约工作。 10.3 供方选择选择 供方选择 是指接受投标或建议书 ，并根据评估标准选定某一供应商的过程。 供方选择编 制过程如下图所示： 输 入工具与技术术输 出 （1）建议书 （2）评估标准 （3）组织过 程资产 （4）风险 相关合同协 议 （5）合格卖方清单 （6）采购文件包 （1）加权权系统统 （2）独立估算 （3）筛选筛选 系统统 （4）合同谈谈判 （1）选择 的供方 （2）合同 （3）合同管理计划 （4）资源可用性 供方选择选择 的方法和技术术如下所述： （1）合同谈判。合同谈判是准备订 立合同的双方或多方当事人为相互了 解、确定合同权力与义务 而进行的商议活动。 （2）加权体系。加权体系是量化定性数据，以尽量减少供方选择过 程中 人为偏见影响的方法。 （3）筛选 系统。筛选 系统是为一个或多个评审标 准建立最低执行标准。 例如，可能首先要求潜在的卖方推荐的项目经理具备项 目管理专业 人员资 格，然后才考虑建议书 的其余部分。 （4）独立估算。对许 多采购项 ，采购组织 可以编制自己的估算，用以检 查报 价价格。 10.4 合同管理 10.4.1 项项目合同的概念及分类类 合同是一种契约，是平等主体的自然人、法人、其他组织 之间设 立、变 更、终止民事权力义务 关系的协议 。 1项项目合同的概念 项目合同是指项目业主或其代理人与项目承包人或供应人为完成一个 确定的项目所指向的目标或规定的内容，明确相互的权力义务 关系而达成 的协议 。 合同的实质 要件： （1）甲方实施采购的一方。 （2）乙方提供货物和服务的一方。 （3）标的合同中规定的甲方需要采购的产品、货物或服务。 （4）效力依法成立的合同，自成立时生效。当事人对合同的效力也可 以约定生效或解除条件。 2项项目合同分类类 （1）按签约 各方的关系分类。 项目总承包合同 项目分包合同 货物购销 合同 转包合同 劳务 分包合同 劳务 合同 联合承包合同 （2）按项目合同计价方式分类 项目总价或固定价合同 项目单价合同 项目成本补偿 合同 计量估价合同 3项项目合同的主要内容 项目合同的主要内容有：项目名称；标的内容和范围；项目质量要求；项目的计 划、进度、地点、地域和方式；项目建设过程中的各种期限；技术情报和资料的保密 ；风险责 任的承担；技术成果的归属；验收的标准和方法；价款、报酬及其支付方式 ；违约金或损失赔偿的计算方法；解决争议的方法；名词术语 解释等。 10.4.2 合同管理 合同管理，是指对过 程的设计 、实施、开发有关的各类合同，从合同条 件的拟定、协商、签署到执行情况的检查 和分析等环节进 行组织 管理的工 作，是项目采购管理的实现阶 段。合同管理过程如图所示： 输 入工具与技术术输 出 1 合同 2 绩效报告 3 已批准的变更申请 4 工作绩效 5 选择 的供方 1 合同变变更控制系统统 2 检查检查 和审计审计 3 绩绩效报报告 4 支付系统统 5 索赔赔管理 6 记录记录 管理系统统 1 组织过 程资产 （更新） 2 请求的变更 3纠正措施 4合同文件 合同管理是确保买卖 双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集 成和协调 ： （1）授权承包商在适当的时间进 行工作。 （2）监控承包商成本、进度计划和技术绩 效。 （3）检查 和核实分包商产品的质量。 （4）变更控制，以保证变 更能得到适当的批准，并保证所有应该 知情的人 员获 知变更。 （5）根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。 （6）采购审计 。 （7）正式验收和合同归档。 项目合同的索赔处 理分类如下： （1）按索赔目，分为工期索赔和费用索赔。 （2）按索赔依据，分为合同规定的索赔和非合同规定的索赔。 （3）按索赔业务 性质，分为过 程索赔和商务索赔。 （4）按索赔处 理方式，分为单项 索赔和总索赔。 输 入工具与技术术输 出 合同文件 1 过过程审计审计 2 记录记录 管理系统统 1 合同文件 2 正式验验收和收尾 3 经验经验 教训训 合同管理的最后一项便是合同收尾工作。合同收尾包括项目核实和管理收 尾，合同收尾过程如图所示： 10.5 项项目采购购的方式 项目采购的方式通常采用招标采购和非招标采购两种方式。招标采购方 式包括国际竞 争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标；非招标采购方 式包括国际和国内询价采购、直接签订 合同和自营工程。 10.5.1 项项目常用采购购方式 1公开招标 2邀请招标 3竞争性谈判采购 4单一来源采购 5询价采购 10.5.2 项项目招标标 所谓招标，是从潜在的卖方获得满足项目需求的信息（投标书 和建议 书）的过程，涵盖了询价计划编制、询价和供方选择 ，是采购的一种方 式。招投标程序为：准备阶 段、招标、投标、开标、评标 、中标。 1准备阶备阶 段 （1）总体方案确定 （2）项目综合分析 （3）确定招标方案 （4）编制招标文件 （5）组建评标 委员会 （6）邀请有关人员 2招标标 （1）发布招标公告（投票邀请函） （2）资格审查 （3）发售招标文件 （4）招标文件的澄清、修改 3投标标 （1）编制投标文件 （2）投标文件的密封与标记 （3）送达投标文件，超过截止日期收到，不予开启并退还 （4）投标人可以撤回、补充或修改已提交投标文件 4开标标 招标人应当按照招标公告规定时间 、地点和程序以公开方式举行开标仪 式。 5评标评标 开标结束后，由招标人召集评标 委员会，向评标 委员会移交投标文 件。评标 委员会按招标文件规定进行独立评标 。 其程序如下： （1）审查 投标文件的符合性。 （2）对投标文件的技术方案和商务方案进行审查 。 （3）询标 （4）综合评审 （5）评标 结论 6中标标 （1）审查评标 委员会的评标 结论 。 （2）定标，中标人符合文件各项要求，而且其投标方案最优。 （3）中标通知。 （4）签订 合同，中标通知书发 出之日起30日内。 10.6 项项目采购购合同的类类型 常见的项目采购合同可分为5种。不同合同类型适用于不同的情形，双 方可根据具体情况进行选择 。 （1）固定单价合同：合同双方根据采购内容和采购数量，买方以相对应 的 固定单价进行购买 的一种采购合同方式。 （2）固定总价合同：合同双方根据采购内容、项目任务等要求和条件，一 次性将合同总价格包死，固定不变，即无论项 目建设出现任何状况都不对 总价进行更改的一种采购合同方式。 （3）变动总 价合同：与固定总价合同的不同在于其允许出现物价上涨引起 的单价变动 以及项目内容和数量增加引起的总价变动 ，这样 使得该合同中 买方的风险 承担加大了，卖方的风险 承担减少了，让卖 方能够在项目建设 中面临成本增加、利润减少的情况下有所补偿 。 （4）成本加固定费用合同：合同双方以项目建设的工资、采购内容和数 量、技术要求、工作环境等估算出的项目成本为基础，再给出一个符合卖 方要求的固定费用，并用成本加固定费用的价格作为采购合同总价。 （5）成本加奖励费合同：相比成本加固定费用，成本加奖励费用合同对初 期合同估算成本设置一个比例的顶点和底点。 本章小结 项目采购管理包括从项目团队 外部购买 或获得为完 成工作所需的产品、服务或成果的过程，在整个项目实施 中占有特别重要的地位。采购往往涉及相当大的金额，不 具有重复性，采购时间 与整个项目的实施进度相适应， 而且往往要考虑项 目整个生命周期的费用，而不仅考虑最 初的采购价格。从某种意义上讲，采购管理工作是项目的 物质基础，是项目成败的关键。经济 而有效地采购可以 直接降低项目总成本，使整个项目实施有序地进行，同时 可以避免项目实施过程中各种不必要的纠纷 。 项目采购的成果对项 目进度、成本、质量等项目主要目 标和计划将产生直接、重大的影响。因此，项目采购管理 是项目管理知识体系的核心领域之一，其工作内容实战 性 强、具有挑战性，项目采购管理者应具有较强的综合素 质与能力。 复习习思考题题 1项目采购管理的六大因素（制定