专题四,存货及购销业务监控制度设计.ppt

会计制度设计 o概念 o原理 o案例 存货及购销业务监控制度设计 o设计的意义 o购货业务监控制度的设计 o销货业务监控制度的设计 o储存业务监控制度的设计 o实例：上海华生化工有限公司 存货及购销业务监控制度设计的意义 o存货的概念 内容：为销售、耗用而储备， 包括库存、加工、在途。 特点：有形、流动性强、潜在 损耗可能性、为再出售而 储备。 o设计的意义 加强存货管理、保证安全 促进正常周转：防积压损失， 避免不足无货 保证安全 落实责任考核效益 控制流动 提供信息 存货监控 设计目的 存货及购销业务监控制度设计的意义 o设计的特点 目标双向性：“财会信息、内部经管信息” 实施广泛性：“存货关联部门” 计量标准多样性：“货币、实物” 与各种管理制度协调：“责任制度、业务计划” 购货业务监控制度的设计 o购货业务特点 o购货业务监控制度设计目的 o购货业务监控制度设计基本要点 o购货业务凭证流转程序设计 购货业务监控制度的设计 o购货业务的特点 与生产、销售计划联系密切：“物资采购质量” 直接导致支出、负债：“现、赊（信用）购” 业务频繁量大，环节多易出漏：“低效、舞弊” o监控制度设计的目的：保证物资采购和存货 与产、销要求一致：“周转高效”、“有序进行” 支出、负债增加真实合理：“成本、数量、价差” 反映折扣、折让：“正确组织结算” 防不法行为：“明确责任”、“物款安全” 会计信息准确：“核算及时、正确” 购货业务监控制度设计 o设计基本要点 o职务分离制度 o请购单控制制度 o订货控制制度 o货物验收控制制度 o入账付款或应付账款控制制度 o会计稽核与对账制度 购货业务监控制度设计基本要点 o职务分离制度 o请购单、采购合同：“共同制定” 生产、销售、管理、财会、法律、采购部门 o采购人员： 不兼任验收保管、会计记录、付款审批人员 o付款人员： 不兼任审核、记录人员 购货业务监控制度设计基本要点 o请购单控制制度 存货需要量： 有无重复，询价估算 使用部门 采购部门 现金管理部门 保管部门 招标订货 提前 通知 计算 请购 量 共同 签字 说明 审批 存档 确认 o订货控制制度 供应商 采购部门 其他部门 o货物验收控制制度 采购部门 货物 保管部门 财会部门 购货业务监控制度设计基本要点 询价，确定 签订货单，合同 共同制定 （生产，销售，管理， 财会，法律等部门） （谈判） 到达 质，量验收 收货单 购货业务监控制度设计基本要点 o入账付款或应付账款控制制度 供货发票，收货单 财会部门 o会计稽核与对账制度 应付账款： 各种进货凭证 会计 客户 到达 审核 （及时，准确入账） 经审核，记账 主管，稽核人员 对账 定期，及时 购货业务凭证流转程序设计 o货物交接方式 提货制： 直接见面 购销双方 送货制： 不见面：发货制： o购货业务凭证设计（图示） 如：请购单、询/报价单、收货单、退货单等 （支票，本票 银行汇票） （异地托收承付 委托收款） 购方销方指定地 销方购方指定地 提 送 销方购方指定地 发 购货业务凭证设计（请购单） 购货业务凭证设计（询/报价单） 购货业务凭证设计（收货单） 购货业务凭证流转程序设计 o购货业务凭证及流转程序设计原则 o不同企业，不同交接结算方式的共性： 手续严密 凭证规范 流程合理 明责 防错 落实内部 控制制度 核算 正确、及时 提供各环节 业务核算资料 流转 效率 设计原则 （利于） 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o送货制 供 货 单 位 业务部门 A，核对合同， 填收货单 （一式4联） B，留NO.1联 C，留NO.4联 记备调卡 储运部门 A，留NO.2联 B，在NO.3，4 联盖收货章 C，在NO.4联 注明存放地财会部门（留NO.3联） （1）送货通知 （2）收货单 （3）收货单NO.2，3，4联及商品 （4）收货单NO.3，4联 （5）发票 收货单NO. 3，4联 （6） 支票 NO.2，3，4联 （7）收货单NO.4联 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o送货制下以支票结算方式运行： o供货单位将送货通知传给购货单位业务部门。 o购货单位业务部门将送货通知与购销合同相核对，无误后填制 收货单一式四联，第一联留存，将后三联传给供货单位。 o供货单位将商品连同收货单第二，三，四联送给购货单位指定 的仓库。 o购货单位仓库按收货单验收商品后，在收货单第四联上注明存 放地点，并在第三，四联加盖收货章后退给供货单位，留存第 二联登记商品保管账。 o供货单位凭收货单第三，四联和自身开具的发票到购货单位财 会部门收款，购货单位财会部门将收货单与发票核对无误后， 为供货单位开出转账支票付款，并留存收货单第三联记账，将 第四联传给业务部门。 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o提货制 供货单位 业务部门 A，核对，填单 （一式4联） B，留NO.1联 C，NO.4联 填备调卡 储运部门 NO.3，4联盖章 留收货单NO.2联 财会部门 A，审核单据，发票 B，NO.3联记账 （1）发票，提货单 （2）收货单 NO.2，3，4联 提货单，发票（4）已审提货单，收货单 NO.2，3，4联 （5） 提 货 单 （6）收货单 NO.4联(注明 存放地） （6）已提收货单 NO.3联 （3） 结算付款 提 货 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o提货制下的凭证流转程序： o购货单位业务部门取得供货单位的发票和提货单， 并与合同核对无误后，填制一式四联的收货单，留 存第一联，其余连同发票一并送财会部门。 o购货单位财会部门审核无误后为供货单位办理货款 结算手续，并留存发票记付款账，将提货单和收货 单第二，三，四联交储运部门。 o购货单位储运部门持提货单到供货单位提取商品后 ，连同收货单第二，三，四联和货物送至仓库验收 。 o仓库验收商品无误后留存收货单第二联记账，并将 第四联送至业务部门，第三联送至财会部门。 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o发货制（托收承付方式） 供货单位 银行 财会部门 留NO.3联 业务部门 A，核对合同， 填收货单 （一式4联） B，留NO.1联 C，填备 调卡 留NO.4联 车站或码头 储运部门 A，收货 NO.3，4联盖章 B，NO.4联注明存地 C，留NO.2联 （1） 发 货 （2） 发运 证件 （3）托收凭证 （4）回单联 （5）承付 通知 （6）承付 通知 （8）承付 （9）收货单 NO.2，3，4联 （10）到货通知 （11）收货单 （12） NO.3联 （13)NO.4联 （7） 承付 通知 购货业务的凭证流转程序设计（收货单） o发货制下托收承付结算方式运行： o供货单位按合同规定的时间，货物种类向购货单位发货，然后 委托其开户银行向购货单位收取货款及代垫的运杂费。 o购货单位财会部门收到银行转来的结算凭证等单据后，对相关 凭证进行审核，然后转业务部门核对合同。 o经业务部门核对合同无误后，退回给财会部门，由财会部门在 规定的期限内通过开户银行向供货单位付款。同时开具收货单 ，留存第一联，将其余各联交给储运部门，通知其准备提货。 o到货后，到货车站或码头会通知购货单位储运部门，储运部门 提取商品后，连同收货单第二，三，四联送仓库验收商品。 o仓库验收商品合格后，在收货单第三，四联上加盖收货专用章 ，留存第二联登记商品保管账，并分别将收货单第三，四联转 回财会和业务部门。 销货业务监控制度设计 o销货业务的特点 o销货业务监控制度的设计目标 o销货业务监控制度设计基本要点 o销货业务凭证流转程序设计 销货业务的特点 o收入确认复杂 所有权的风险、报酬转移。 相关继续管理权、控制权无保留。 经济利益流入。 收入、成本能可靠计量。 o收入计量复杂 现金折扣（鼓励客户提前付款）：计入当期费用。 商业折扣（促销）：收入确认前发生，不计入收入。 销售折让、退回（质量问题）：冲减退回当期的收入。 o直接导致货币资金、应收账款增加 销货业务监控制度的设计目标 o保证销售收入“真实、合理、完整”。 o保证商业折扣、现金折扣“真实、适度”。 o保证销售折让、退回“合理处理、揭示”。 o保证应收账款“记录真实，可收回”。 o杜绝不良行为，如违法乱纪、贪污、低效率 销货业务监控制度设计基本要点 o职务分离制度 o订单控制制度 o销售价格政策控制制度 o销售发票控制制度 o收款业务控制制度 o退货业务控制制度 o售后服务控制制度 销货业务监控制度设计的基本要点 o职务分离制度 审批人员不兼任：接订单、开发票、办理业务。 会计人员不兼任：收退款、销售业务。 发货人员不兼任：填制销货通知单等业务。 o订单控制制度 多种格式：“按不同客户和销售形式设计” 规定流转及授权批准程序：“流转环节、审批责任” 顺序编号：“按执行情况分管、检查” o销售价格政策控制制度 统一价格目录，规定各种折扣标准及批准权限。 销货业务监控制度设计的基本要点 o销售发票控制制度 专人管理。 领用时签字注明起讫号。 开票时如实填写。 专人定期或不定期独立检查。 o收款业务控制制度（应收账款） 客户信用审查。 现金折扣政策。 记账、对账、账龄分析。 销货业务监控制度设计的基本要点 o退货业务控制制度 独立的销货争议处理机构。 销售折让和退回凭证流转程序。 建立制度： 如退货损失惩罚。 销售折让优先（减少退货损失）。 退货验收和退款审查。 审批控制。 o售后服务控制制度 保修期、范围、费用标准。 销货业务凭证流转程序设计 o工业企业及批发企业 o零售企业 销货业务凭证流转程序设计 o工业企业及批发企业 o销货凭证的设计（图示） 发货单（一式五联）、销货日报表 o销货业务凭证流转程序设计（图示） 提货制/送货制：程序基本相同，支票结算方式 发货制：托收承付方式 工业企业及批发企业 销货凭证设计（发货单） 工业企业及批发企业 销货凭证设计（销货日报表） 工业企业及批发企业 销货业务凭证流转程序设计（发货单） o提货制（支票） 购货单位 留NO.5联 业务部门 A，开发货单（一式五联） 留NO.1联 B，结算货款，开具发票 C，日终，编销货日报表 财会部门 A，核对发票、发货票、 销货日报表、送款回单 B，留NO.3联，记账 储运部门 A，按发货单发货 B，留NO.2联 记保管账 （1）订货单和支票 （2）发货单 NO.2，4，5联 （3）发货单 NO.2联 提货 （4）送款的回单 、 发票、销货日报表 、 发货单NO.3联 银行 留NO.4联 工业企业及批发企业 销货业务凭证流转程序设计（发货单） o送货制（支票） 购货单位 储运部门 A，按发货单发货 B，留NO.2联 记保管账 业务部门 A，开发货单（一式五联） 留NO.1联 B，结算货款，开具发票 C，日终，编销货日报表 财会部门 A，核对发票、销货日报表、 送款的回单、发货单 B，留NO.3联，记账 （1）订货单 （2）发货单 NO.2、3、 4、5联 （3） 发货单 NO.4， 5联 送货 （4）支票 （5）发货单 NO.3联 （6）送款的回单、 发票、销货日报表 支 票 工业企业及批发企业 销货业务凭证流转程序设计（发货单） o发货制（托收承付） 业务部门 A，填发货单 （一式5联） B，留NO.1联 储运部门 A，发货 B，留NO.2联 财会部门 A，办理托收承付 B，留NO.3联 记销货账 C，记收款账 购货单位 留NO.5联 银行 部门 留NO. 4联 （1）发货单 NO.2、3、 4、5联 （2）发货单 NO.5联，商品 （3） 运单、 发货单 NO.3、 4联 （4） 托收凭证、 运单、发货单 NO.4联 （5） 托收回单 （6）付款 （7） 收款通知 发货 销货业务凭证流转程序设计 o零售企业 o销货收款方式 货款合一：“一手交钱、一手交货” 货款分管：“开票付款盖章收票付款” 自选超市：“集中在出口付款” o货款分管的销货凭证设计（图示） 销货小票：“营业员开出” 内部交款单：“收款员填制” 商品进销存报告单：“营业柜组负责人填” o销货业务凭证流转程序设计（图示） 零售企业销货凭证设计（销货小票） 零售企业销货凭证设计（内部交款单） 零售企业 销货凭证设计（商品进销存报告单） 零售企业 销货业务凭证流转程序设计（货款分管） o一票二单制 营业员 客户收银台 财会部门 银行 出纳 （1）开销货小票（2）小票，交款 （3）小票，盖章（4）小票，取货 （5） 商品 进销 存报 告单 （6） 内部 交款 单及 款项 （7）存款 （8）回单 （9）编收款凭证 （10）对账单 储存业务监控制度的设计 o设计的基本要点 o存货收发核算形式的选择 储存业务监控制度的设计 o设计的基本要点 o存货储存制度 保管责任制度：“专职、责任范围” 收发、计量制度：“手续、工具” 保险制度：“保险公司” 质量管理制度：“残损变质、积压呆滞” o盘存制度（永续盘存、实地盘点） 储存业务监控制度的设计 o明细账设置 分类恰当：“设账繁简度、成本计算准确度”， 如品种、规格、等级、进货单价等。 体系健全：“分别核算管理”，如业务部门（可 调库存账）、仓库（保管库存账）、财会部 门（会计库存账）。 储存业务监控制度的设计 o存货收发的核算形式 o账卡分设（两套账） 仓库：“材料卡片账” 财会部门：“数量金额式明细账” 优点：相互制约；缺点：重复、工作量大。 o账卡合一（一套账） 仓库：“账册平时只登记数量” 财会部门：“定期标价、稽核，结出收发余额” 案例：上海华生化工有限公司 o门市部收现程序设计 o营业员：开票、交收款、编销售日报表、送会计科 o收款员：收款、回单盖章、编收款日报、送出纳部 o客户：若以现金、汇票、本票支付，可直接提货， 当即开发票；若以支票支付，须确认后方可开票， 并在6天内才可提货。注意现金不可坐支。 o财务部门：核对销售日报和收款日报。审核后，将 所收现金支票、本票、汇票解入银行，并取得进账 单或解款单，据以登记入账。 案例：上海华生化工有限公司 o采购业务会计处理程序设计 o内控要点 o物资请购、采购、验收、付款、记账由不同人承担。 o采购员不能擅自改变采购内容。 o会计部门要参与合同的签订工作，收货部门严格验收。 o发票价格、运费、税款核对无误，如有退货，从发票中 扣除。 o货款经银行转帐，不得支付现金。 o其他费用、损失确定合理性。 o控制储备定额，防超储积压。 o应付账款明细帐与总分类帐核对。 案例：上海华生化工有限公司 o确定各种物资的需要量 某种物资采购量 需用量期末储量期初存量计划期内部资源潜力 o定期订货 订货量 平均每日需用量（订货时间订货间隔） 保险储备量实际库存量订货在途量 o记账程序抽单法（图示） 案例：上海华生化工有限公司 o采购业务记账程序抽单法 供应部门 （收料单） 仓库 会计部门 付款联箱 收货联箱 出纳 收 货 联 验收后 收货联 付 款 联 确认付款 存放 定期按 收料单 编号抽单 月末余单：在途材料 月末余单：未付料款 料已验收 款已支付 核对银货 是否两讫 案例：上海华生化工有限公司 o销售业务会计处理程序设计 o内控要点 o销售合同的签订、开票、发货、收款、记账职务应 分离。 o销售合同、销售发票和发货单，须经企业有关负责 部门和人员审批。 o销售价格的确定，销售方式、结算方式的选择，要 经企业有关负责部门和人员审批。 o发票及发货单要顺序编号，如有缺号，必须查明原 因，并经领导批准加以注销。 案例：上海华生化工有限公司 o销售业务必须尽可能根据合同进行，会计部门要参 加合同会签；销售发票中的品名、数量、单价、金 额以及付款方式，应与销售合同的内容一致，并经 专人复核。对非合同销售及门市销售要建立经常的 检查制度。 o废料、残料的处理出售，要开单入账，与一般销售 同样处理。 o销售退回必须经有关负责人批准后才办理销帐和退 款手续。坏账的转销要按规定的审批程序办理。 案例：上海华生化工有限公司 o合理确认销售的实现，并将已实现的销售收入 按时入账。 o定期检查应收账款明细帐余额，及时催收回笼 资金。 o销售业务凭证设计 销售发票：一式四份（订货、生产、会计、备查 ） 发货单：一式五份（储、运、门卫、销售、会计 ） 销售退回单：一式三份（仓库、销售、会计） 案例：上海华生化工有限公司 o销售业务处理流程设计 o合同发货制（产品销售程序） o销售部门 据合同编发货通知单通知仓库备货，内部运输部门发货 据仓库发货通知单开销售发票记产成品明细账。 o运输部门 办托运手续提货单和运单送销售部门销售部门将提运 单据与销售发票一并送会计部门。 o会计部门 审核单据、票证无误开代垫运费清单通知出纳结算货 款做销售账务处理。 案例：上海华生化工有限公司 o销售业务处理流程设计 o非合同提货制（产品销售程序） o销售部门 据产品价目编销售发票输入电脑销售系统核实财务科 长审核和授权出纳收款做销售账务处理。 o出纳部门 收到客户款项会计主管签（章）发货单（一式四联：附 联、门卫、仓库、客户）。 o仓库部门发货，记产品卡。 o会计部门登记销售日记帐。 案例：上海华生化工有限公司 o应收账款处理设计 o应设计应收账款余额及账龄分析表，根据账 龄计提坏账备抵比例。 o坏账注销一定要经过审批。一般来说，3年 以上未收到的应收账款，要向税务局申报批 准，确认债务人已无力偿还后，方可确认