精益办公管理.ppt

1,日企的办公的精益思想介绍,2,行政(自我工作管理)能力 时间管理与排定 目标与标准设定 计划与安排工作 沟通(与人沟通协调)能力 倾听与组织讯息 给予明确的讯息 获得正确的讯息,督导(建立工作团队)能力 训练教导与授权 评估部属与绩效 行为规范 认知(思考清晰缜密)能力 问题确认与解决 决断与风险衡量 清晰思考与分析,“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力,3,1、何谓工作效率,工作效率？ 简单是说，就是在一小时内可以做多少事情。 效率=总量时间 总量=效率时间 时间=总量效率 以上这些都可以表示产出的工作效率 比喻5000个字，要在2小时内打完，工作效率就是2500个/小时。,4,2、怎样提高效率,提高效率就=无缝链接，整体作战。 围绕大目标给自己和下属分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。 管理者分解任务要计划性的安排，要排计划，关注产能。 时刻了解你的直接下属正在做什么 每天开早会布置工作，开晚会确认进展。,做事靠系统，而不是靠感觉。-林伟贤,5,用时间进行管理，尽量标准化工作 例行工作效率提高也是增加创造性工作的时间。 办公室工作可标准化比例较高可达60%。 对关键的重复性较高工作建立标准时间管理，进而提高效率 尽量标准化流程和事务作业，让事务有规律。 不要会走捷径的“聪明”人,2、怎样提高效率,6,办公室时间,哪些工作认定为必须工作？,这些工作标准完成时间是多少,7,最多2小时法则 从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是2个小时。 给大家休息的时间和借口（茶点等）。 泰勒科学管理员工休息的必要性,3、办公基本法则,8,明确目标法则 每件任务包含质量、成本和交付期限三个方面。,5p法则 业务安排的优先原则。 1.了解需求的优先 2.节约时间的优先 3.满足交期的优先 4.见缝插针的优先 5. 价值较高的优先,3、办公基本法则,9,杂事优先法则 杂事是工作的致命病毒 日常琐事杂物（电话、邮件、会议、准备等）占工作时间比例40%以上。 杂物是扰乱顺序的泥潭。 所以，优先处理各种杂事，即“三十分钟保卫战”。 在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事，每天上下午各拿出半小时集中处理杂事。 在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。 杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、总部、其他部门。,3、办公基本法则,10,“流”原则 分工要仔细思考，按照相似性原则，按照每个人特点，流水化生产。 不要随意安排工作，尽量集中统一，打断工作就是中断流程。 减少繁文缛节，让大家集中注意力工作,3、办公基本法则,11,现场活性化原则 布置温馨的办公室，轻松的心态，快乐环境员工少生病，有士气。 鼓励的话，加油的话，积极的态度，杜绝发泄的批评。 与员工们一同快乐的班后活动。,3、办公基本法则,12,改善工作接受/安排方法 1、此项工作是什么？真实目的是什么？ 此项工作发生的背景是什么？ 任务的限定条件和可供资源有哪些？ 2、此项任务期望的结果或者目标是什么？ 关于结果标准的优秀线和及格线是多少？,不能只见树木不见深林 宏观着眼，微观着手,4、工作技巧和方法工具,13,改善工作接受/安排方法 3、争取到工作完成最佳期限 过于匆忙，常常误事；过于拖沓，难以成事。 留有工作的宽放，以备不测； 随身携带工作日程计划 4、马上业务分解，写入日程表 工作日程表中是否超出负荷或日程冲突。,“再确认”的习惯,4、工作技巧和方法工具,14,改善工作接受/安排方法 安排工作，要做好日程管理 每人必须有周、日工作计划；把以小时为单位分配时间。 每人随身携带日程表 用日程表作为计划，来带动白领的工作，日程表才是大脑！ 养成习惯，检查日程表,4、工作技巧和方法工具,15,注重工作分解和分工 安排的工作要监督下属列入自己日程表。 确认下属不超负荷，超负荷要表示感谢。 自己的工作和安排的工作要随时检查，刨根问底。 考虑所有人的负荷，不能鞭打快牛，快牛会变慢的。 给新员工担当，培养下属，常会出人意料。 要事要么不分解；要么把自己设计进流程中。,4、工作技巧和方法工具,16,5、事务管理的工具,pac,业务发生,业务 改善表,要素别,本月任务,本周矩阵,任务 分解表,本周日程,人生计划,17,本月任务表,可以将“本月任务表”作为“工作接收表”来使用。原则上是在接收工作的时候就立刻填写，也可以每月一次（通常在月初）进行整理，安排好本月和下个月的任务。,5、事务管理的工具,18,30分钟练习-本月任务表,、此表安排任务的具体时间段，可填写如：08年4月21日08年4月27日,2、本月应处理的业务、应安排的工作请按序列出；任务和项目要标识出来,5、事务管理的工具,19,练习：6月份的工作任务与项目的列举（现在一直到毕业）,20,任务的分配,21,任务的分配,22,30分钟练习-本月任务表,将接收到的复杂的工作，进行task breakdown，尽量的将工作做到预先构想，这样会使工作开展非常顺利。,准备用品 笔记用具 原稿用紙,项目分解表,5、事务管理的工具,23,项目分解方法：heniro,对一件业务进行分解有六个视角，即“heniro”。 从以下六个角度进行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表 h：听取(hear)，是否需要听取别人的意见 e：调查(examine)，是否需要做调查、研究工作 n：交涉(negotiate)，是否有需要事先与他人交涉的事项 i：告知(inform)，是否有需要事先对他人告知的事项 r：拜托(request)，是否有需要事先请求他人做的事项 o：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事项,5、事务管理的工具,24,目标的明确化,各个任务的罗列,heniro视点的深一步考虑,任务中需要的协助包含依赖业务,30分钟练习-任务分解表,25,练习：选取考试作为项目进行分解,5、事务管理的工具,26,每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你； 每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。 每天回顾周月计划，调整安排。 每周回顾 周月计划回顾，不足与修改调整方法 项目回顾，更好的分解及执行方法。 日程及行动安排调整,5、事务管理的工具,定期回顾,27,任务改善方法：极端drastic法,d：终止（discontinue），将无意义的工作任务终止。 r：顺序颠倒（reverse），将工作顺序进行调整，提高效率。 a：工作分担（assaign），将工作任务进行分配，共同分担。 s：替代（sub