组织会议的流程及细节.pptx

我们毕业啦 其实是答辩的标题地方 组织会议的流程和细节 主讲人 时 间 一、会议确认 二、会议准备 三、会议期间 四、会议后期 CONTANTS 一、会议确认 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 会议名称要用确 切、规范文字表 达。 会议名称应与 会议的主题、 类型相符 公司例会名称 确保每次能统 一规范 会议名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、组织单位、时间、届次、 地点或地区、范围、规模等。如：*有限公 司2015年第四次临时股东会；*公司2015年 一季度工作会议 1.会议名称 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 考虑会议资料能否 按时准备 会议开始时间 是否恰当（不 能太早或太晚 ） 考虑领导及其 他参会人员工 作安排。 确定大致时间，根据议程内容确定会议的会期。 2.会议时间 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 考虑参会人员是 否方便到达 考虑交通、时间 成本 考虑该地是否便 利，各方条件是 否支持会议的召 开。 3.会议地点 会议确认会议准备会议期间会议后期 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （1）U型桌形摆设：通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物 以做装饰。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （2）圆形或椭圆形：适合人数较少、档次较高的会议，距离较近，容易产生 近距离的交流感。（董事会） 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （3）回字型：此种类型的摆桌常用于学术研讨会类的会议，前方设置主持人 的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此 种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （4）剧院式：最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的 空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来 记笔记。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （5）课桌式：此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的 灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。 （6）鱼骨型：将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，此类会议摆台较适合研讨和 小组讨论结合的会议内容，增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 与会议召集人确定会 议议程，确定每项议 程的时间、主讲人、 需要准备的会议材料 等。 5.参会人员 6.会议议程 必要时候征询参加部门 的意见（时间、内容等 ）。 具体内容注意事项 确定参会人员类别 及具体人员名单。 考虑新员工和新晋级人 员。 会议确认会议准备会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 房型及房间数量是否 满足要求。 01 02 会议室大小和数量是 否满足要求。 用餐条件是否满足要 求。 03 04 配套服务是否满足要 求。 7.确定酒店：根据会议的 规模、档次、预算、具体 要求等选择地点。 二、会议准备 会议准备会议确认 会议期间会议后期 Click here to add your text. Click here to add your text. 整理各项花费，制定 预算表，报领导审 批。根据需要提前借 款。预算表.xlsx 根据人员具体情况制 定会务组工作分工 表。 会务分工.xlsx 通知应包含会议时 间、地点、参会人 员、会议内容、会议 要求、会务安排、会 议议程等。会议通知. docx 会议议程.xlsx 1.会议预算2.明确人员分工 3.撰写会议通知 会议准备会议确认 会议期间会议后期 4.会议回执收集 5.房间确定 6.机票、车 票、车辆安排 确定与会人数、姓名、性别、职务、联 络方式，住宿、乘车要求，制作签到 表、通讯录。签到表.xlsx 制定住宿表，确定房型及数量后，告知 酒店.（多预留几间、确认房间是否需要 摆放茶歇、放置欢迎辞。）住宿表.xlsx 制定交通安排表，根据参会人员需求， 订好车票，安排合适车辆接送。乘车表. xlsx 会议准备会议确认 会议期间会议后期 确定就餐形式、地点。 快餐：确定标准及人数 ，筛选口碑较好的商 家。 酒店外餐厅：餐馆预 订、提前到现场踩点、 点菜、酒水准备。 酒店内餐厅：自助餐或 桌餐，确定桌数、餐 标、菜单。 酒店准备：告知标准和 要求并确认。 会务组准备：提前购买 （一般选择便于清洗、 方便拿取、垃圾易于回 收、吃起来方便等） 收集会议电子版资料， 确定会议用电脑，将所 有需要展示的资料储存 到一个文件夹中。将会 议议程、签到表、住宿 表、乘车表、会务分 工、需用文件等会议材 料打印，装入文件袋。 会议准备会议确认 会议期间会议后期 10.会议所需物资准备 准备好笔、本、文件袋、文件夹、草稿纸、白板笔、激光笔、录音 笔、剪刀、胶带、投影仪、电脑 等。 11.会议室物资准备 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、发言席话 筒、音响、LED屏幕、绿植等。（需酒店准备的提前对接好，自己准 备的及时安排。） 12.会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂（内容一般为会议名称、会议的主题 ，欢迎语等）；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位。 13.会议音乐准备 会前、会中、会议结 束播放音乐。（会前音乐激昂，会中舒缓、活泼 ，会后轻松愉悦。可根据会议类 型具体定音乐风 格。） 14.摄影安排 根据需要，自备相机拍摄或请专业 机构拍摄。（是否安排合影，合影 位置、座次提前确定。） 15.会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。（礼品选择 考 虑参会人员群体、意义、适用性。） 16.会后活动安排活动地点、人数、联系活动场 所，预订车辆 。 17.工作对接单 将所有需要酒店配合准备的事项整理成清单，与酒店方沟通对接好， 确保会议前各事项准备到位。酒店对接单.xlsx 三、会议期间 会议期间会议确认会议准备会议后期 1.人员报到确定报到地点，安排人员接待，发放会议相关资料。 2.叫早服务若需叫早服务，提前告知酒店时间。 3.检查会场设备、会 场摆放情况。 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪； 会议资料、文具、桌签是否摆放整齐；桌椅、横幅悬挂、欢迎 牌、指引牌、座位牌是否按要求摆放；茶水、礼品是否到位。 （至少提前1小时到场） 4.会议地点指引 指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽量到前排就坐。（ 至少半小时到会场门口引导。） 5.会议签到 会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。（至少半小时到 会场门口指引签到，未到人员打电话确认） 会议期间会议确认会议准备会议后期 6.笔记本电脑使 用协助：查看会 场中携带笔记本 人数，是否需要 充电器，网线等, 通知会场服务员 协助。 8.茶水供给到位 ：及时通知会场 服务人员倒茶 水。. 9.摄影：会议重 要环节必须拍 摄。 7. 播放会议资料 ：根据主讲人需 要，适时播放会 议资料。（会议 开始前提前播放 全部资料，保障 资料无误正常播 放。） 会议期间会议确认会议准备会议后期 10.会议记录录音笔录音，人员现场记录 。（能记录 的尽量记录 。） 11.麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责 人。 12.会议主持人沟通 若议程临时 有变、需要特别提醒的，及时告知主持人。 13.清洁整理会场恢复会场卫 生、设备 设施整理、是否有物品遗漏。 14.用餐做好就餐地点指引，若需要餐桌可提前放置桌牌。 15.会后活动安排 联系车辆 到位，组织 人员上车，前往活动地点，活动中 根据人员需求做好各项服务。活动结 束后召集人员上车 ，确保安全送达酒店。 16.退房、费用结算 提前告知退房时间 ，会期结束后，与酒店结算各类费 用 ，开具发票。 四、会议后期 会议后期 会议确认会议准备会议期间 1.宣传资料准备及发布：及时