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L/O/G/O 建设工程技术资料管理 Welcome 建设工程技术管理工程概述 本章提要 v 本章主要内容包括：建设工程文件和档案资料 的概念，建设工程文件和档案资料的载体与特征 ，建设工程文件和档案资料管理的意义与职责， 建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求 ，建设工程文件和档案资料的组卷，建设工程文 件和档案资料的验收与移交。 本章内容 建设工程文件和档案资料概述 建设工程文件和档案资料管理 Click to add title in here 1 2 1.1.1 建设工程文件和档案资料的概念 定义 建设工程文件 工程准备阶段文件 是指在工程开工以前，在 立项、审批、征地、勘察 、设计、招投标等工程准 备阶段形成的文件； 是指监理单位在工程设计 、施工等监理过程中形成 的文件； 工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 1.1.1.1 建设工程文件的概念 建设工程文件（construction project document）是指在工程建 设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文 件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 竣工图 竣工验收文件 监理文件 建设工程文件 施工文件 是指施工单位在工程施工 过程中形成的文件； 是指在工程竣工验收后， 真实反映建设工程项目施 工结果的图样； 工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 竣工图 竣工验收文件 是指在建设工程项目竣工 验收活动中形成的文件。 定义 1.1.1.2 建设工程档案与档案资料的概念 建设工程档案（project archive）是指在工程建设活动 中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各 种形式的历史记录，也可简称为工程档案。 建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料 、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料 、声像资料等资料。 资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。 只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具 体是什么，均可视为资料。 档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文 书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书， 也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。 办理完毕（或叫处理完毕）的文件才 能作为档案。 First Second Third 文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点: 对日后实际工作和科学研究等活动具 有一定查考利用价值的文件，才有必 要作为档案保存。 按照一定的规律保存起来的文件，才 能最后成为档案。 1.1.2 建设工程文件和档案资料的载体与特征 v 1.1.2.1 建设工程文件和档案资料的载体 档案的记载手段是多种多样的，除了纸质材料之外，还存在大量 其他形式的载体，包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等。 建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案、缩微档 案和电子档案。 是竣工档案不可 缺少的重要组成 部分，是反映建 设工程现场原地 物、地貎和工程 施工主要过程及 建成后的建（构 ）筑物的照片和 录音、录像档案 。 用专门的器械和材 料，采用录音、录 像的方法，记录声 音和图像的一种特 殊载体的档案，分 为机械录音档案（ 唱片档案）、磁带 录音档案和磁带录 像档案等。 采用感光材料， 利用摄影的方法 记录形象的历史 记录。 利用计算机技术 形成的，以代码 形式存储于特定 介质上的档案， 如磁盘、磁带、 光盘等。 建设工程 声像档案 录音、录像 档案 照片档案电子档案 1.1.2.2 建设工程文件和档案资料的特征 真实性和全面性真实性和全面性 分散性和复杂性分散性和复杂性 继承性和时效性多专业性和综合性 随机性继承性和时效性 Contents Contents Contents Contents 随机性 随机性 1.2 建设工程文件和档案资料管理 v 1.2.1 建设工程文件和档案资料管理的意义与职责 v 1.2.1.1 建设工程文件和档案资料管理的意义 按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的 工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件； 工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩 建提供可靠的依据； 一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、 原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料； 对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整 无缺； 做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容； 建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。 意义 1.2.1.2 建设工程文件和档案资料管理的职责 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中， 建设单位应履行下列职责： 在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单 位签订协议、合同时，应对工程文件的套数 、费用、质量、移交时间等提出明确要求。. 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形 成的文件，并应进行立卷归档。 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位 立卷归档的工程档案。 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、 监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷 归档工作。 在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建 档案管理机构对工程档案进行预验收；未取 得工程档案验收认可文件的，不得组织工程 竣工验收。 对列入城建档案馆（室）接收范围的工程， 工程竣工验收后的3个月内向当地城建档案 馆（室）移交一套符合规定的工程档案。 v （2）勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的 工程文件立卷后向建设单位移交。 v （3）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、 汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移 交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后 及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各 承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并 应及时向建设单位移交。 v （4）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进 行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案 进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。 1.2.2 建设工程文件和档案资料的归档范围与质量要求 v 建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作 任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理 机构。 v 对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设 、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过 程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、 设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成 的文件向建设单位档案管理机构移交。 应符合的规定 Sixth 凡设计、施工及监理单位 需要向本单位归档的文件 ，应按国家有关规定和要 求单独立卷归档。 First 归档文件必须完整、准 确、系统，能够反映工 程建设活动的全过程。 Third 勘察、设计、施工单位在收齐工程 文件并整理立卷后，建设单位、监 理单位应根据城建管理机构的要求 对档案文件的完整、准确、系统情 况和案卷质量进行审查，审查合格 后向建设单位移交。 Second 根据建设程序和工程特点 ，归档可以分阶段进行， 也可以在单位或分部工程 通过竣工验收后进行。 Fifth 勘察、设计、施工、监理等 单位向建设单位移交档案时 ，应编制移交清单，双方签 字、盖章后方可交接。 Fourth 工程档案一般不少于两 套，一套由建设单位保 管，一套（原件）移交 当地城建档案馆（室） 1.2.2.1 建设工程文件和档案资料的归档范围 v 归档范围的基本原则是：对与工程建设有关的重要活 动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种 载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 工程文件的具体归档范围应符合下表的要求。 E:教育训练建设工程文件归档范围和保管期限表.xls 1.2.2.2 建设工程文件和档案资料的质量要求 v （1）归档的工程文件应为原件。 v （2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘 察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 v （3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符 合。 v （4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水 、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、 纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 v （5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字 盖章手续完备。 v （6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（ 297mm210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 v （7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐 久性强的纸张。 v （8）所有竣工图均应加盖竣工图章。 v （9）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单 位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位 、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm80mm。竣工 图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处 。竣工图章示例如图1.1。 v （10）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据； 凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部 分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 v （11）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠 方法（GB/10609 389）统一折叠成A4幅面（ 297mm210mm），图标栏露在外面。 图1.1 竣工图章式样 1.2.3 建设工程文件和档案资料的组卷 1.2.3.1 立卷的原则和方法 v 立卷（filing）是指按照一定的原则和方法，将有保存 价值的文件分门别类地整理成案卷，亦称组卷。案卷（ file）是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 立卷立卷 立卷应遵循工程文件的自然形成 规律，保持卷内文件的有机联系 ，便于档案的保管和利用。一个 建设工程由多个单位工程组成时 ，工程文件应按单位工程组卷。 案卷不宜过厚，一般 不超过40mm。案卷内 不应有重份文件；不 同载体的文件一般应 分别组卷。 工程文件可按建设程序划 分为工程准备阶段文件、 监理文件、施工文件、竣 工图、竣工验收文件五部 分。工程准备阶段文件可 按建设程序、专业、形成 单位等组卷；监理文件可 按单位工程、分部工程、 专业、阶段等组卷；施工 文件可按单位工程、分部 工程、专业、阶段等组卷 ；竣工图可按单位工程、 专业等组卷；竣工验收文 件按单位工程、专业等组 卷。 基本原则 过程中宜 遵循要求 方法 1.2.3.2 卷内文件的排列 v 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与 批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并 按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前 、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按 图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料 排前，图纸排后。 1.2.3.3 案卷的编目 v （1）编制卷内文件页号应符合下列规定： 卷内文件均按有 书写内容的页面 编号。每卷单独 编号，页号从“1” 开始。 页号编写位置：单面书 写的文件在右下角；双 面书写的文件，正面在 右下角，背面在左下角 折叠后的图纸一律在右 下角。 案卷封面、卷内 目录、卷内备考 表不编写页号。 成套图纸或印刷 成册的科技文件 材料，自成一卷 的，原目录可代 替卷内目录，不 必重新编写页码 。 M1M2 M4M3 v （2）卷内目录的编制应符合下列规定： 卷内目录式样宜符合图1.2的要求。 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注 。 责任者：填写文件的直接形成单位和个人 。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代 替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。 页次：填写文件在卷内文件首页之前。 卷内目录排列在卷内文件首面之前。 v （3）卷内备考表的编制应符合下列规定： 卷内备考表的式样宜符合图1.3的要求 卷内备考表主要标明卷内文件的总 页数、各类文件页数（照片张数） ，以及立卷单位对案卷情况的说明 。 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况 、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。 v （4）案卷封面的编制应符合下列规定： 案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面 形式。案卷封面的式样宜符合图1.4的要求。 案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、 编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷 。 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号 由档案保管单位填写。 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆 代号由档案馆填写。 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题 名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同 密级的文件，应以高密级为本卷密级。 （5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g以上 白色书写纸制作，幅面统一采用 A4幅面。 图1.2 卷内目录式样 图1.3 卷内备考表式样 图1.4 案卷封面式样 1.2.3.4 案卷的装订 v 案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应采用线绳 三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订 时必须剔除金属物。 v 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表 尺寸为310mm220mm，厚度分别为20m