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Access数据库和表的基本 操作 61 Access数据库的基本操作 611创建数据库 创建数据库时有两种方法: 第一种方法是使用数据库向导，利用系 统提供的模板进行一次操作来选择数据库 类型，并创建所需的表、窗体和报表。 第二种方法是先建立一个空数据库，然 后像其中添加表、查询、窗体和报表等对 象。 611创建数据库 不管是直接创建空数据库，还是使用向 导创建数据库，通常有两种方法：一、启 动Accesss时创建数据库；二、使用 Access的文件菜单下的“新建”命令创建数 据库。 612打开数据库 打开数据库的方法有三种 : 启动Access时打开 使用“打开”命令打开 在资源管理器中，双击要打开的数据库 文件，打开所选的数据库 613关闭数据库 常用的方法是： 单击“数据库”窗口右上角的“关闭” 按钮 。 从“文件”菜单中选择“退出”命令 62 表的建立 表是Access数据库中最基本的对象，是 关于特定主题数据的集合，并为查询、窗 体、报表以及数据访问页等数据库对象提 供数据来源。 一个Access数据库中可以包含多个表。 62 表的建立 Access表对象建立的步骤如图6.10所示 。 “数据库”窗口 选择“表”选项卡 单击“新建”按钮 数据表视图 设计视图 表向导 导入表 链接表 图6.10 创建表的步骤 62 表的建立 创建新的表对象最常用的有以下两种：一，使用设计视图 创建表；二，使用向导创建表。采用这两种方法建立表通 常分为两步： 第一步：创建表的结构设计视图 第二步：添加表中的数据数据表视图 621建立表结构 表结构由若干字段组成，字段相当于关 系模型中的属性。每个字段都有一个名字 ，其命名规则是： 字段名长度为164个字符。 字段名可以包含字母、汉字、数字、空 格和其他字符。 字段名不能包含句号（。）、惊叹号（ ！）、方括号（ ）和重音符号（）。 6212、常用建表结构方法 一、使用向导建立表结构。 二、使用设计器建立表结构。 用设计视图建立表结构 操作步骤如下： 打开“数据库”窗口。 单击“对象”下的“表”选项卡，然后双击“使用设 计器创建表” 。 在“字段名称”列中为字段键入惟一的名称。 在“数据类型”列中为字段选择合适的数据类型。 在“设计”窗口下部的“字段属性”节中设置字段大 小、格式、标题、默认值等属性。关于字段的属性及 设置 。 在表中添加更多的字段。 设置好表中所有字段的名称、数据类型、说明以及其 他属性后，单击工具栏上的“保存”按钮，然后在“ 另存为”对话框中键入表的名称，再单击“确定”按 钮。 如果在保存表之前还没有为表定义主键，Access将询 问是否要创建一个主键。若选择“是”，则由Access 自动添加一个字段名为“ID”的自动编号字段，并自 动设置该字段为主键；若选择“否”，则不添加主键 。 622输入数据 在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。在 Access中，可以利用“数据表视图”直接向表中输入数 据。切换到表的数据表视图操作方法是： 打开数据库窗口，单击“对象”下的“表”选项卡，在 数据库对象列表中双击要打开的表对象。 打开数据库窗口，单击“对象”下的“表”选项卡，在 数据库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口的“打 开”按钮。 打开数据库窗口，单击“对象”下的“表”选项卡，在 数据库对象列表中选中表对象，并点击鼠标右键，在弹 出的快捷菜单中选择“打开”命令。 如果当前是在表的设计视图下，可以选择Access的视图 菜单下的“数据表”命令，切换到表的数据表视图。 63 表的维护 631打开/关闭表 Access的表操作提供了两种视图：“数据 表视图”和“设计视图”。打开表的方式有两 种：一是在“数据表视图”下打开了表，这 时可以编辑表中的数据。二是在“设计视图 ”中打开了所需的表，此时可以对表结构进 行修改。 不管表是处于“设计视图”状态，还是处于“ 数据表视图”状态，单击“文件”菜单中的“ 关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口” 按钮 都可以将打开的表关闭。 632修改表结构 修改表结构的操作主要包括添加字段、修改字段、删 除字段、重新设置主关键字、设置字段属性等。修改表 结构只能在“设计视图”中完成。 切换到表的设计视图操作方法是： 打开数据库窗口，单击“对象”下的“表”选项卡，在数据 库对象列表中选中表对象，单击数据库窗口的“设计”按钮。 打开数据库窗口，单击“对象”下的“表”选项卡，在数据 库对象列表中选中表对象，并点击鼠标右键，在弹出的快捷 菜单中选择“设计”命令。 如果当前是在表的数据表视图下，可以选择Access的 视图菜单下的“设计”命令，切换到表的设计视图。 在表“设计”视图”中，将光标移 动到要操作的字段的位置上 6321添加字段：单击工具栏上的 “插入行” 按钮 6322修改字段 6323删除字段：单击工具栏上的 “删除行” 按钮 6324设置字段属性 设置字段属性的一般方法是：在“设计” 视图中，选中要设置字段属性的某一字段 的任一列，然后在“设计”视图下部的“字段 属性”区相应的属性框中设置该字段的属性 值。 一、字段大小 u通过设置“字段大小”属性可以控制文本或数字 字段的数值范围。 u对文本字段，指定允许的最大字符数，最多为 255(默认值为50)。 u 对数字字段，可供选择的设置 包括字节、整型、长整型、单精 度型、小数、双精度型等。 二、格式 n使用“格式”属性可以指定字段的数据显示格式 。 n例如： “格式”属性只影响值如何显示，而不影响在表中值如何保存。 三、默认值 n使用“默认值”属性可以指定添加新记录时自 动输入的值。 n例如： 设置字段的“默认值”属性对已有的数据没有影响 四、有效性规则 l“有效性规则”属性用于指定对输入到记录、 字段的数据的要求，可以为一个字段或记录设置 有效性规则。 l当输入的数据违反了“有效性规则”属性的设 置时，可以使用“有效性文本”属性指定将显示 给用户的提示信息。 例如，避免在“成绩”字段中输入小于0或 大于100的数值： 1） ， 打开“表达式生成器”来创建有效性规则 ：“=0 And “关系” ； （2）如果目前尚未定义任何 关系，则会出现 “关系”窗 口和“显示表”对话框。在 “显示表”对话框中，“添 加”要建立关系的表。 （3）从需要连接的某个表中 将一个或多个字段拖动到其 他表中相关的一个或多个字 段，从而建立所需的关系。 三、编辑和删除关系 1编辑已有关系 （1）在“关系”窗口中双击要编辑的关系线。 （2）当出现“编辑关系”对话框时，对关系的 选项进行设置，然后单击“确定”按钮。 2删除已有关系 在“关系”窗口中单 击要删除的关系线，然 后按Delete键。 教学管理系统中各表之间的关系 66 排序 排序是根据当前表中的一个或多个字段 的值来对整个表中的所有记录来进行重新 排列。 661按单个字段排序 在 “数据表”视图，单击要用于排序记录 的字段。执行下列操作之一： 若要升序排序，请单击。 若要降序排序，请单击。 662按多个字段排序 操作步骤： 打开要排序的表的 “数据表”视图 。 单击“记录”菜单中的“筛选”命令， 然后从级联菜单中选择“高级筛选/排 序”命令。 在“筛选”窗口中设置排序字段。 单击“记录”菜单中的“筛选”命令， 然后从级联菜单中选择“应用筛选”命 令。 这时Access就会按设定的排序方 式对表中的记录进行排序。 6.7数据和数据库对象的导入和导出 671 数据和数据库对象的导入 导入的方法是： 打开数据库，从“文件”菜单中的“获取外部数 据”子菜单中选择“导入”命令，在显示的“导入” 对话框中选择要导入的数据所在位置的文件，并