《文件管理规定》word版.doc

兴义领航投资管理有限公司行政管理文件编号：XZB20130708001共 5 页 第0次修改二级文件题目：文件管理制度生效期：2013年 7月 8日第一条 目的 规范公司各类文件、资料的管理，以及管理部门的职责，确保各类文件资料管理规范、清晰、有序，便于各部门文件、资料的查阅和追溯。第二条 适用范围 适用于兴义领航投资管理有限公司第三条 职责分配1、 行政部是公司所有部门文件、资料的统一归档管理部门（除公司财务档案之外）。负责公司各部门编制生效文件原件的存档和管理。2、 各部门是文件编制、流程执行和资料管理的直接部门。负责对部门接收和使用的文件进行管理，并对部门接收和各类工作资料进行管理，包括资料的分类、存放、回收、作废。3、 总公司行政副总、总经理是公司各类文件的最终审批责任人，负责审核按照文件属性和级别对分管各部门编制的流程文件及部分资料的有效性、可行性，并进行审批第四条 程序描述1、 流程图职责体系审核分管副总部门初审部门经理部门文件编制各部门文件审批总经理标准格式编绘行政部文件下发各部门2、 文件的标准化控制1 字体：正文字体用小四号仿宋（仿宋_GB2312-），大标题字体用四号黑体，小标题字体用加粗小四号仿宋（仿宋_GB2312-），正文段落间距1.5倍。2 序号编写第一条 XXXXX（四号黑体）1、xxxx（小四号仿宋_GB2312） xxxx（小四号仿宋_GB2312） xxxx（小四号仿宋_GB2312）其中：序号后应空一格书写正文，第二段及下属段落第一个字和第一段第一个字位置对齐3 用标准题头做页眉兴义领航投资管理有限公司XX管理文件编号：（黑体四号）共 4 页 （黑体四号）第0次修改（黑体四号）基础性文件（黑体四号）题目:(四号黑体)生效期：2013年 月 日其中：公司名称“兴义领航投资管理有限公司”用三号黑体字，“XX管理文件”用二号黑体字。页眉设置完毕后空一行书写“第一条 XXXX”。4 尾页标准其中：页尾体现发文部门、日期、抄送、印发份数及编制、审核、批准等信息。字体用四号仿宋，反线用黑色1.25磅发文：XX部 发文日期：二零一X年X月X 日主送：抄送： 共印发 份编制： 审核： 批准：3、 文件的编号原则:部门名称缩写+生效年份+序号例如：行政部编制的考勤管理办法2013年7月1日生效的第一份文件，编号为：XZB20130701014、部门缩写规范如下：部门名称部门缩写行政部XZB财务部CWB业务部YWB项目部XMB第五条 公文格式1、 编号原则：部门字+年份+序号例如：行政部发布的公文，2013年第1号文，编号为：行字【2013】1号。关键：年份要用【 】符号扩出，序号不编虚位，不加“第”字。2、部门编号缩写 部门名称缩写 业务范围 行政部 行 总公司发布的各项通 知、通报、通告等公文 财务部 财 财务部发布的各项通知、通报、通告等公文 业务部 业 业务部发布的各项通知、通报、通告等公文 项目部 项 项目部发布的各项通知、通报、通告等公文2、 公文题头格式 首行是公司名称，小一号红色宋体字，次行是发文字号，用红色3号宋体字；第三行是红色反线，线粗2.25磅，反线隔一行书写文件主题，用黑色2号宋体字。正文用小三仿宋字体。即：兴义市领航投资有限公司XX字【 2013 】1号文件名正文XXXXXXXX3、 文件尾页格式页尾体现发文部门、日期、抄送、印发份数及编制、审核、批准等信息。字体用小三仿宋，反线用黑色1.25磅标准格式如下：发文：行政部 发文日期：二零一三年七月一日主送：抄送： 共印发 份编制： 审核： 批准：第六条 文件控制说明1、 新文件经批准后，一周内编制部门将文件原件和电子文档交行政部归档。2、 新下发文件如是修订文件，行政部必须将旧版文件进行更新，确保旧文件的及时废止和新文件的有限运行。3、 各部门负责管理各部门的文件资料，对部门的各类文件进行分类存放、归档。第七条 文件的保密等级控制1、 涉及公司的技术参数、商业机密及知识产权的文件或资料保密等级为“一级”，严格按照行政部发放的范围控制，不得擅自复印。2、 涉及公司的业务流程、管理制度的文件或资料保密等级为“二级”