用友财务软件培训教材-第四章 总账模块.ppt

总账模块,目录,初始设置 期初余额 凭证（填制、作废、整理、出纳签字、审核） 辅助核算 转账生成（自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转） 记账 账表查询（日记账、明细账、总帐、多栏账） 结账,初始设置-科目设置,总账的初始设置主要是指会计科目的准备。包括,增加、删除一级科目或者明细科目：建立账套的时候，如果选择了“按照行业预置”科目，则系统会按照该行业的会计制度预置一部分科目，企业根据自己的实际情况再增加、删除 步骤：基础设置财务会计科目增加（删除）,修改会计科目：主要是会计科目名称、账页格式（金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式）、辅助核算（个人、部门、项目、客户、供应商五中辅助核算，可以两两组合）。 步骤：基础设置财务会计科目选择需修改科目单击修改或双击该科目一打开修改会计科目窗口一修改激活修改内容一进行修改一确定一返回,特别说明：如果某个科目设置了辅助核算，就不用再增加很多的明细科目了。如“应收账款”科目设置了客户辅助核算，就不用把一个个的客户作为其明细科目了。,科目设置-其它,凭证类别：基础设置财务凭证类别 可以根据自己的需要，选择合适的凭证分类方式，如选择“收付转”方式。,为了确保凭证的正确性，还可以设置“限制科目”。如上图所示，设置完限制科目后，如填制收款凭证，借方没有“1001”或者“1002”两个科目，则报错。,结算方式：基础设置收付结算结算方式增加现金结算、现金支票、转账支票、电汇、信汇等其他结算方式,期初余额,启用总账时，首先就是把手工账下的“期末余额”录入到软件中，作为软件的“期初余额”。如果是刚刚成立的公司，则不存在“期初余额”的录入问题。,步骤：总账设置期处余额,注意： a、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加金额； b、红字余额应以负号表示 c、辅助核算的科目应双击该科目金额栏进入相应的辅助核算余额窗口进行录入. d、余额录入完毕应点击“试算”和“对账”按钮，确认金额是否正确。试算保证试算平衡，即所有期初借方余额=所有期初贷方余额。对账是总账和明细账、总账和辅助账对账。试算包括期初余额试算和年初余额试算。 e、在没有新的凭证记账之前，即期初余额界面没有“浏览、只读”字样时，双击金额栏可修改录入的金额。 f、如果是年初启用总帐，则期初余额界面只有“期处余额”一栏；如果是年中启用总账，则显示四栏，年初余额由“累计借方”、“累计贷方”、“期初余额”三列计算得出，不能录入。 g、年初启用总账的话，要把损益类科目的累计借方和累计贷方数录入。,期初余额例子,北京科技公司7月份启用总账，期初余额为（为方便操作，除损益类科目外，不录入累计发生数） 1、现金借方100，银行存款中国银行借方2000元， 2、应收账款借方1000元，分别是a客户400元，b客户600元，把应收账款设置为客户往来辅助核算。 3、固定资产借方10000，累计折旧贷方633.33 4、应付工资贷方5200，应交税金应交增值税进项税额借方200元。本年利润贷方7466.67 5、主营业务收入本年累计发生10466.67，主营业务成本发生3000元。,从上述的分析看，在录入期初余额之前，要先对科目进行设置。 1、增加银行存款科目的明细科目“中国银行”，编码为100201，金额式账页。 2、把应收账款科目修改为“客户往来”辅助核算的。,增加和修改科目参照“初始设置”科目设置的步骤。,期初余额操作,步骤：进入“期初余额录入”界面 1、录入现金100元，年初余额变为100元 2、录入银行存款中国银行2000元，银行存款科目自动变为2000元，一级科目和明细科目年初数也变为2000元。 3、应收账款科目栏显示为绿色，双击“期初余额”单元格，弹出“客户往来期初”界面，点击“增加”，录入a客户，摘要，金额400，录入完成a客户，再点击“增加”,录入b客户，600元。 4、固定资产录入10000元，累计折旧录入633.33元。 5、应付工资录入5200，应交税金应交增值税进项税额-200 6、本年利润7466.67 7、主营业务收入贷方累计和借方累计录入10466.67，主营业务成本借方累计和借贷方累计录入3000。,录入完成以后，分别年初和期初余额试算，并且对帐。 注意：期初余额录入界面没有“记账”，如果期初试算或者对账不平衡，则不允许新的凭证记账。,凭证-填制凭证,增加凭证的方法：总账凭证填制凭证增加 选择凭证类别修改制单日期录入或调用摘要录入科目代码(或参照) 录入借方金额回车录入科目代码(或参照) 录入贷方金额(或用“=”号键自动平衡借贷差额)保存,在填制凭证时，经常会发生同样的业务，即凭证摘要会一样。为了减少反复录入工作量。可以设置“常用摘要”。 常用摘要的定义：在摘要栏中单击参照按钮一进入常用摘要窗口一增加一录入常用摘要编码一常用摘要内容一增加； 常用摘要的调用：在摘要栏中单击参照钮一进入常用摘要窗口一选中所需的摘要一选入一将常用摘要送至摘要栏中：或在摘要栏中直接录入已定义的常用摘要编码回车,填制凭证前，要先设置“凭证类别”。要求是注销功能模块操作后进行设置。,凭证-填制凭证例子,例子：凭证类别为“收付转”分类方式，提取现金500元。摘要“提取现金”，借方“现金”科目500，贷方“银行存款中国银行”科目500。 在总账中增加该凭证，并把“提取现金”作为“常用摘要”。,凭证-查询凭证,总账凭证查询凭证）选择查询条件 确认 如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤。,凭证-修改凭证,凭证的增行、删行： a、使用增行可在当前光标所在分录前插入一条或多条分录 b、使用删行可将当前光标所在分录行删除 修改他人制单： 首先总账设置选项凭证页签下有一个选项“允许修改、作废他人填制的单据”，选中这个选项后 重新注册更换正确的制单人进入总账填制凭证查找到制单人错误的凭证使用“空格”键系统提示“是否修改他人填制的凭证”是观察制单人的变化 如果没有选择这个选项，则上述操作会提示“不能修改他人填制的凭证”。 凭证修改应注意的问题： a、系统自动编制的凭证号不可修改 b、其余内容可直接在相应错误处修改,凭证-作废凭证,对于完全错误的凭证，既不想再要的凭证可以先“作废”，再通过“凭证整理”整理掉。,作废：填制凭证窗口制单作废恢复，凭证上会显示“作废”二字。如果发现操作有误，可以再点击“作废/恢复”，恢复回来。 删除整理：先将凭证作废填制凭证窗口制单整理凭证选择作废凭证所在的会计期间进入作废凭证表选择需删除的凭证双击该凭证的“删除?”确定系统提示“是否整理凭证断号?”根据实际情况决定是否整理,注意： 1、只有在凭证没有审核、没有出纳签字、没有记账的情况下，才能“作废”。如果已经记账，则只能“冲销凭证”来处理或者“取消凭证记账”。 2、凭证作废后，可以恢复。作废后，不整理的话，占用一个凭证号，其数据不记账，月末结账的时候会提示有未记账单据。如果凭证整理，但不整理凭证断号，则占用一个凭证号，该凭证不存在，月末结账时不提示。 3、凭证整理后不能恢复。整理凭证断号即把该作废凭证后之后的凭证号往前提。所以如果该作废凭证号之后的凭证已经记账，则不能整理凭证断号。,凭证-出纳签字,公司一般都设置一个出纳人员，来负责“现金”和“银行存款”的收发统计。所有涉及到“现金”和“银行存款”科目的凭证一般要由出纳签字，借以登记“现金日记账”和“银行存款日记账”。,步骤：1、指定会计科目：帐套主管登陆用友通基础设置财务会计科目窗口编辑菜单指定科目现金总账科目待选科目栏中选1001现金送至已选科目栏（科目档案中现金科目界面上右下角显示“日记账”） 银行存款总账科目待选科目栏中选1002银行存款送至已选科目栏确定（科目档案中银行存款科目界面上右下角显示“日记账”和“银行账”,2、更换操作员为出纳员（该操作员至少在系统管理中增加了“出纳签字”的权限进入总账凭证出纳签字选择会计期间确定出纳凭证列表确定签字或签字菜单下的“成批出纳签字” (取消或者“成批取消”的步骤相同),注意：1、签字人员可以和制单人是同一个人。 2、如果没有“指定会计科目”，则出纳签字的时候，提示“没有符合条件的记录”,凭证-审核凭证,步骤：更换操作员为审核人（该操作员至少在系统管理中增加权限为“审核凭证”进入总账凭证审核凭证选择会计期间确定所有凭证列表确定审核或审核菜单下“成批审核”。 ( 取消和成批取消的的操作步骤相同),注意：1、审核人和制单人不能是一个人。 2、如果在这个界面上，点击“标错”按钮，则凭证上打上“有错”标志。这样的凭证不能记账。标错的凭证可以作废。,凭证-操作例子,进行如下操作： 1、对刚才张会计增加的提取现金的凭证作废并整理。 2、再增加一张新的同样的凭证。 3、让李会计审核该凭证。 4、让赵出纳出纳签字。,辅助核算,系统提供了五种辅助核算方式：个人、部门、客户、供应商、项目。可以两两组合。其组合方式为,部门,客户,供应商,项目,项目,部门,个人,客户,供应商,注意：个人和项目虽然可以组合。但对于“损益类”科目不建议这种组合方式。因为软件中个人必须隶属于某个部门，即个人核算已经附带了“部门核算”。这样的话，相当于已经是个人、部门、项目三种辅助核算，而软件支持两种。在期间损益结转的时候，只能带出个人辅助，带不出“项目”辅助，期间损益结转凭证不允许保存。,辅助核算数据的查询：个人和部门辅助数据可以在总账“辅助账簿”中查询；客户和供应商数据可以在“往来管理”模块查询；项目辅助核算数据可以在“项目管理”模块查询,如果对已经有余额或者发生数的科目修改为辅助核算，则月模对帐的时候会总账和辅助明细账对账不平。,辅助核算例子,例子：假定把“管理费用”科目设置为“部门辅助核算”的。本月“财务部”发生管理费用100元，现金支付。,步骤： 1、基础设置财务会计科目双击“管理费用”科目修改按钮把“部门辅助核算”选上。 2、增加“部门档案”：基础设置机构设置部门档案 3、增加一张凭证，录入“管理费用”，会弹出对话框，选择“部门”,4、选择部门，确认后，录入金额；贷方走“现金”科目，金额为100。保存。 5、查询总账中的辅助查询中的部门账（可以随时查询，包含未记账凭证）,对于部门档案中不存在的部门，也可以在部门参照界面，点击“编辑”，进入部门档案增加界面。,注意：如果一笔费用对应2个部门，则必须录入两条分录，如借：管理费用（财务部60元），借：管理费用（销售一部40元），贷现金100元。,期间损益结转,步骤： 1、定义“损益结转”：总账期末转账定义期间损益，进入“期间损益结转设置”界面。录入“本年利润”科目确定则所有损益类科目后都带出“本年利润”科目编码和名称。,系统提供了六种月末转账凭证的类型。我们这里仅以“损益结转”为例做一下说明。,何谓“期间损益结转”：在企业的经营活动中，每月会产生收入，也会发生费用。收入-费用=利润（即损益表的内容）。那账务上就要有个科目体现出每月的利润和“累计利润”，这个科目就是“本年利润”。月末把收入类科目和费用类科目（合称损益类科目）的发生数转入到“本年利润”的过程就是“期间损益结转”。,期间损益结转,2、月末生成“期间损益结转”凭证：总账期末转账生成期间损益选择月份和结转的科目（一般全选），生成转账凭证。（如果之前的凭证没有记账，可以选择“包含未记账凭证）,注意： 1、定义是只用设置一次，每月生成即可； 2、如果损益类科目本月有新增的明细科目，则需要重新设置。否则期间损益结转时，新增明细科目的数据转不出来。假定原来定义期间损益结账时，主营业务收入5101科目只有510101一个明细科目，如本月新增“510102”科目，则进入设置界面,没有显示“3131本年利润”科目，则结转的时候，也转不到“本年利润”中，对应的在“损益科目编码”栏中输入“3131”即可。,期间损益结转例子,延用辅助核算的例子，本月发生管理费用100元，没有收入，则本月的利润是“-100”，即“本年利润”科目“借方发生数100。 假定已经定义好“损益结转” 总账期末转账生成期间损益结转选择“期间”，全选、确定,期间损益结转完毕后，所有损益类科目的余额应该是0。即收入了科目是贷方科目，期间损益结转时从“借方”转出；费用类科目是借方科目，期间损益结转时从“贷方”转出。,记账和反记账,步骤：更换操作员为记账人进入总账凭证记账选择记账范围或下一步记账账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡若平衡确定系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中。 注意： a、如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账。 b、如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。 c、上月未结账本月不能记账。 d、启用月的期初余额试算不平衡不能记账 。 e、凭证记账后，在填制凭证种看不到凭证了。即记账后的凭只能在“查询凭证”中看到。,如果记完账，发现凭证有错误，则需要取消记账。 总账期末对账打开对账窗口ctrl+h系统提示“恢复记账前状态被激活”确定退出对账窗口总账桌面凭证恢复记账前状态恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态确定录入账套主管密码确定,账表查询,可以随时查看总账中的和辅助模块的账表数据，如余额表、总账、明细账。选择的时候可以“包含未记账凭证”。 如果为了“出纳签字”，把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日记账和银行存款日记账总能到“现金管理”模块查询。不能在总账中查询。如果没有指定的话，直接通过明细账查询。,支持金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式账页格式的查询。在查询的时候，通过账页格式下拉框，选择合适的账页格式查看。,多栏账查询只能对有明细科目的科目进行定义和查询,1、刻意选中某条记录，联查凭证，也可以联查总账。 2、可以点击摘要，设置哪些内容显示，哪些不显示。,数量金额式账页格式,如把“原材料”科目设置“数量金额式”，设置核算单位：吨,填制凭证，如采购入库10吨，单价20元。原材料金额200元，贷方现金200元，凭证保存后。,查询账表。默认的是“金额式”账页格式，选择“数量金额式”账页格式,多栏账查询例子,假定填制下列凭证 借：物资采购 100 借：现金 234 应交税金应交增值税进项税额 17 贷：主营业务收入 200 贷：银行存款中国银行 117 应交税金应交增值税销项税额 34,填制凭证,查询多栏账 1、定义多栏账：总账账簿查询多栏账增加多栏账定义窗口选择核算科目自动编制带出该科目下的所有明细科目，双击“分析方式”选择“余额”,点击“确定”所有的分析方