《Excel使用技巧》PPT课件.ppt

Excel 使用技巧 调查： 每天使用Excel 的时间？ 使用Excel ： 输入数据？ 处理数据？ 分析数据？ 上课形式： 一个人的了解是有限的 ，但，大家的经验很多 ？ 请大家共同分享自己应 用的经验，让大家提高; Excel 使用技巧 1数据快速输入和编辑 2快捷键和功能键 3运用公式 4使用函数 5数据管理 6数据分析工具的应用 1 数据快速输入 输入文本 1.如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输 入数据时先输入一个单撇号（）; 2.如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中 输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。 1 数据快速输入 输入分数 在输入1/2时，则应该输入“0空格1/2”。 输入货币值 在Excel中输入欧元符号“”的方法Alt+0128 （注意：0128要在小键盘输入） 输入时间： 输入系统当前日期，可按CTRL+； 输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+： 1 数据快速输入 同时在多个单元格中输入相同数据 选择单元格、区域、行或列 1.行或列中的第一个或最后一个单元格 选择行或 列中的一个单元格，然后按 Ctrl+箭头键 2. 第一个或最后一个单元格 按 Ctrl+Home 、按 Ctrl+End 在活动单元格中键入数据，然后按 Ctrl+Enter。 1 数据快速编辑 如何快速地批量修改数据？ 选取想修改的单元格区域，然后选择“编辑”“选择 性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加 ”运算，按“确定”健即可。 如何快速向下复制单元格？ 双击在需要复制的单元格右下角; 1 数据快速编辑 在整个工作表中显示或隐藏零值 单击“Microsoft Office 按钮” ，单击“Excel 选项”，然后 单击“高级”类别。 2. Excel 快捷键和功能键 Ctrl+; 输入当前日期。 Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。 Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除 最后键入的内容。 2. Excel 快捷键和功能键 Ctrl+Shift+* 选择环绕活动单元格的当前区域（由空 白行和空白列围起的数据区域）。 2. Excel 快捷键和功能键 按 Shift+F2 可添加或编辑单元格批注。 按 Ctrl+F2 将显示“打印预览”窗口。 2. Excel 快捷键和功能键 按 Shift+F3 将显示“插入函数”对话框。 按 Ctrl+F4 可关闭选定的工作簿窗口。 F5 显示“定位”对话框。 l按 Shift+F11 可插入一个新工作表。 l按 Shift+空格键 可选择工作表中的整行。 3 运用公式 2.1 编辑公式 2.2 引用单元格 2.3 使用数组公式 2.4 使用名称建立公式 2.5 公式审核及出错检查 3.1 编辑公式 1修改公式 单击公式编辑栏 按【F2】功能键 2复制或移动公式 复制公式的过程中需要注意公式中对单元格具有不同的引 用方式 3.2 引用单元格 1相对引用 2绝对引用 3混合引用 4三维引用 5不同引用方式之间的切换 按【F4】键 3.3 使用数组公式 1输入数组公式 选取目标单元格或区域 输入有关的计算公式 按【Ctrl+Shift+Enter】组合键 2编辑数组公式 3删除数组公式：选取含有数组公式的区域， delete 3.4 使用名称建立公式 1为单元格或单元格区域命名的方法 利用名称框定义名称 利用菜单命令定义名称 【插入】-【名称】 -【定义】 2使用名称建立公式 直接输入名称公式 利用粘贴名称的方法输入公式 【插入】- 【名称】- 【粘贴】 3.5 公式审核及出错检查 1追踪引用单元格 【工具】 【公式审核】 【追踪引用单元格】 【工具】 【公式审核】 【取消所有追踪箭头】 2追踪从属单元格 【工具】 【公式审核】 【追踪从属单元格】 【工具】 【公式审核】 【取消所有追踪箭头】 3公式审核工具栏 【工具】 【公式审核】 【显示“公式审核”工具栏】 3.6常见的公式错误信息 错误信息错误原因 #DIV/0! 公式的除数为零 #N/A 内部函数或自定义工作表函数中缺少一个或多个 参数 #NAME? 不能识别的名字。 #NULL! 指定的两个区域不相交。 #NUM! 在需要数字参数的函数中使用了不能接受的函数 #REF! 公式中引用了无效的单元格。 #VAULE! 参数或操作数的类型有错误。 #!公式产生的结果太长，单元格容纳不下。 4 使用函数 4.1 常用函数介绍 4.2 使用Excel的帮助功能理解函数 4.1 常用函数介绍 1逻辑函数 2日期与时间函数 3数学函数 4数据库函数 5查找与引用函数 6信息函数 7文本函数 4.2 使用Excel的帮助功能理解函数 1利用“帮助”任务窗格 【帮助】 【Microsoft Excel 帮助】或按【F1】键 在【Excel 帮助】任务窗格中的“搜索”框中输入函数名称进行 搜索 2利用函数对话框上的帮助提示 【有关该函数的帮助】按钮 5 数据管理 5.1 数据分列 5.2 数据筛选 5.3 数据的分类汇总 5.4 数据透视表与数据透视图 5.5 数据的合并计算 5.1 数据分列 根据您的数据，您可以基于分隔符或基于数据中的 特定分栏符位置拆分单元格内容。 5.2 数据排序 1.对文本进行排序 2.对数字进行排序 3.对日期或时间进行排序 4.按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序 5.对行进行排序 6.按多个列或行进行排序 5.3 数据筛选 一列中有多个条件 多列中有多个条件，其中所有条件都必须为真 多列中有多个条件，其中所有条件都必须为真 多个条件集，其中每个集包括用于多个列的条件 多个条件集，其中每个集包括用于一个列的条件 查找共享某些字符而非其他字符的文本值的条件 将公式结果用作条件 筛选大于数据区域中所有值的平均值的值 使用区分大小写的搜索筛选文本 5.4 数据透视表与数据透视图 使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供摘要 数据。使用数据透视图可以在数据透视表中可视化 此摘要数据，并且可以方便地查看比较、模式和趋 势。数据透视表和数据透视图都能使您做出有关企 业中关键数据的决策。以下部分提供了数据透视表 和数据透视图的概述。 6 数据分析工具的应用 6.1 单变量求解 6.2 模拟运算表 6.3 规划求解 6.4 数据分析工具库 6.1 单变量求解 单变量求解是求解只有一个变量的方程的根，方程可 以是线性方程，也可以是非线型方程。 单变量求解工具可以解决许多数据管理中涉及一个变 量的求解问题。 6.2 模拟运算表 模拟运算表： 是将工作表中的一个单元格区域的数据进行模拟运 算，测试使用一个或两个变量对运算结果的影响。 单变量模拟运算表： 基于一个数据变量，模拟一个变量的变化对计算结 果的影响。 双变量模拟运算表： 模拟两个变量的变化对计算结果的影响。 6.3 规划求解 在经济管理中涉及很多的优化问题，如最大利润、 最小成本、最优投资组合、目标规划等等，在运筹 学上称为最优化原则。 规划问题：利润最大化、成本最小化。 求解规划问题的4个步骤： 确定决策变量 确定目标函数 确定约束条件 求解规划方程组，获取目标函数的最优化解。 6.4 数据分析工具库 Excel还提供了一