公司资料管理制度.doc

资料管理制度第一章 总则第一条 为了做好本公司资料管理工作，参照建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对资料管理的相关要求特制定本资料管理制度。第二条 本公司设立专职人员负责公司资料管理工作。第三条 本规定管理的资料范围主要为工程档案、图书杂志及公司图章。第二章 工程档案管理第四条 工程档案是指与本公司有关的从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到工程竣工的全过程中形成的应归档保存的文件、图纸、音像等资料。第五条 归档范围（一）各类报批文件对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接受的文件。（二）各类合同所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同。（三）各类技术文件(1) 各项目各阶段地质报告及补充、修改地质资料、地质图。(2) 工程地形测量底、蓝图及工程地质报告书与附图。(3) 可行性研究报告、总体规划设计、初步设计以及施工图的底、蓝图。(4) 重要工程设计计算书。(5) 科调研、标准通用设计及业务建设的成果、鉴定资料及有关的基础资料、监理工程资料。(6) 公司基建项目的底、蓝图。(7) 从外单位收集来的技术情报资料。(8) 其它有保存与考察价值的技术资料、图纸。第六条 归档时间工程档案资料应在任务完成后一周内及时交资料管理员登记、归档。第七条 归档份数可行性研究报告、总体规划、初步设计归档俩份。第三章 资料的安全、保密、管理制度第八条 资料管理员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。第九条 根据资料的内容及重要程度确定资料保管期限，原则上分为永久、长期（15-50年）、短期（短于15年）三种。第十条 非资料管理人员不得擅自查阅档案柜中工程案卷、图书杂志等资料，确因工作需要，须经公司主管领导批准后方可查阅。第十一条 凡涉及不宜公开的资料，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要借阅者，须经公司主管领导批准。第十二条 凡作秘密和内部管理的资料，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。第十三条 档案柜内的资料要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全、存放有序、查找方便。第十四条 严格执行定期检查和进出资料清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的图纸案卷。第四章 资料的借阅、利用第十五条 借阅资料要履行借阅手续。由借阅人先填写借阅单（附件1），借阅单上要写明所借资料的年份、文件名称及用途等信息，交付资料管理员登记，并在图纸资料借阅登记表（附件2）上签字后方可借阅。资料管理员按照图纸资料借阅登记表填写借阅人姓名、借阅资料名称、图号、借阅时间、借阅期限等信息。未履行借阅手续的，资料管理员不予提供资料。第十六条 工程档案资料的借出时间为一个月，确需继续借阅，应经项目经理批准后，办理续借手续，续借时间为十五天；图书杂志资料的借阅时间为三个月，续借时间为一个月。资料借阅日期将近时，资料管理人员会邮件提醒。第十七条 工程档案资料的累计借阅份数一般为俩册；图书杂志的累计借阅份数一般为三册。确需超量借阅的，需经项目经理批准后方可借阅。第十八条 对于关键性和常用部分的资料应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。第十九条 资料的底件（包括CAD光盘）一般不外借，特殊情况需要时，由需求人提出申请，经公司领导批准，办理借阅手续后，方可借阅,当日必须归还。第二十条 外单位人员一般不得借阅、复印本公司资料，特殊情况需要外借时，须由公司领导批准，办理相关手续后方可借出，所借阅的资料限期归还。第二十一条 所有借出的资料，借用人要妥善保管，不得毁坏、涂改、外传。如有损坏、遗失，工程案卷资料照价赔偿，图书期刊按原订书价格的1.5倍赔偿或赔偿原图书一本（同卷同期）；借阅人擅自将资料转借、复制给外单位人时，由借阅人负责，根据情节和所造成的损失给予一定处分，情节严重者将依法追究当事人行政、法律责任。第二十二条 职工调离本公司或辞职时，应将所借所有技术资料全部归还，不得以任何理由拒还。第二十三条 查阅资料时，严禁吸烟。查阅资料者有义务将利用效果反馈给资料管理人员，以利探索和总结资料利用工作规律，更好地为各项工作服务。第五章 资料清理、鉴定与销毁第二十四条 定期对资料进行清理和鉴定，对失去保存价值的资料进行登记造册。第二十五条 对拟销毁的资料由资料管理员登记造册，经专人鉴定。必要时请专业技术人员参加、或征求专业人员对某些技术档案存毁的意见。第二十六条 对确定销毁的资料，由资料管理员填写销毁单（附件3），经鉴定人签字，报总工程师批准后，指定至少两人到指定地点销毁，并分别在销毁单上签字。第六章 公司行政章、出图章、注册章使用细则第二十七条 为确保公司出图章和注册章的安全使用和维护公司利益，特制定公司出图章和注册章的使用细则。第二十九条 申请结构图纸盖章人应填写GHD CS 出图章使用登记表，并请项目经理和结构注册师签字后方可加盖公司出图章和结构注册章。第三十条 申请建筑图纸盖章人应填写GHD CS 出图章使用登记表，并请项目经理和建筑注册师签字后方可加盖公司出图章和建筑注册章。第三十一条 原则上资料管理人员不得将公司出图章及注册章带离办公室。第七章 资料管理人员岗位职责第三十二条 负责本公司建设工程中形成的资料文件图纸、技术资料及业务建设成果的接收、整编、修补、保管、借阅及销毁工作；同时负责本公司图书、期刊的收集、保管、统计、销毁等工作。第三十三条 工程图纸文件等归档后，资料管理人员应进行检查和整理，确认实物与目录无误后，才可登记编号入库，建立科学的分类编号方案。要做到帐物相符、排列整齐、科学管理，并定期地进行必要的整理与统计分析；对新入库的图书、期刊，做到实物、票据、台账三符合。第三十四条 对所有工程图纸文件均严格按照工程项目分类，做到准确无误，方便查阅；对所有图书、期刊均严格按照一定分类法进行编目分类入档入柜，按顺序摆放。第三十五条 做好资料柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防晒、防潮、防鼠虫)工作，要勤检查、勤打扫，保持资料柜卫生、整洁、安全。第三十六条 定期对资料进行清理，对失去保存价值的资料进行登记造册，经鉴定、审核后销毁。第三十七条 为调离或退休人员办理资料清退手续，并在离职手续单上签字，对未清还所借资料的人员，不予签字。第三十八条 对档案柜内所藏资料要进行经常性检查，发现问题及时采取有效措施。极主动地向上级主管部门汇报资料整理情况，接受其监督、检查和指导。第三十九条 办理领导交办的其他档案业务工作。第八章 罚则第四十条 未按本规定第六、七条进行归档的，将其与当事人年度个人绩效挂钩。第四十一条 借阅、利用资料时，未按本规定第四章条款办理借阅、归还手续的，除须承担相应的赔偿责任外，另将其与当事人年度个人绩效挂钩。第四十二条 违反本规定，擅自翻阅档案柜案卷、翻拍、复制相关资料等，视情节严重程度给