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文档简介

将军红实业集团有限公司公文管理办法为规范集团公文管理特制定本办法。公文管理是指收文、文件制作与发文。第一节 收文办理第一条 收文指从政府行业主管部门、行业协会、重要客户、股东单位及其它关联方等接收到的各种重要公告、通知、通报、批示和函等文件。第二条 集团公司收文统一由档案管理员签收、拆封，正式文件、信函和重要文字资料需登记、编号，填写收文登记表（附件1）和收传真登记表（附件2）。第三条 根据公文内容和性质，董事长提出传阅范围，一般采用直传为主的方式，按“董事长 总经理 部门负责人”的顺序传递，一般文件可以原件传递，重要文件采用复印传递，处理意见注明后转具体部门办理，办毕后原件返回收文部门存档。第四条 参加政府行业主管部门、行业协会等召开会议带回的文件材料交档案管理员按收文程序处理。第二节 文件制作第五条 公司常用发文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。第六条 下列文件一律使用集团公司红头文件（格式见附件3）：1、 以集团公司名义向政府行业主管部门、行业协会和股东等上级机关呈报的请示、报告等；2、 集团公司股东会、董事会决议；3、 集团公司做出的有关人事任免等重大经营管理决策；4、 集团公司向集团内部下发的重要通知、通告、批复、决定等。第七条 集团公司向集团内部下发的会议纪要，一般性通知、通告、函等使用一般性文件格式（见附件4）。第八条 公文制发的基本程序为：主办部门承办人拟稿，部门负责人审核，行政人事部核稿、校对，集团董事局主席签发，行政人事部登记、编号、缮印、封发。凡涉及两个或两个以上部门业务的公文，主办部门应先送相关部门审核会签。会签中遇不同意见，要协商一致后按规定签发。如经协商意见仍不一致，要把不同意见据实报送集团领导决定。第九条 申请发文，承办人要填写文件签批单，格式见附件5。第三节 其它第十条 公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据集团公司有关规定提出。第十一条 集团公司主要采用打印、传真、邮寄、电子邮件等公文分送方式见附件6，发文前到档案管理员登记。分送人应做好跟踪、记录工作。第十二条 所有以集团公司名义发出的文件，根据集团公司档案管理制度的规定由集团公司档案管理员保存留底。第十三条 公文在发送后，行政人事部应做好反馈、跟踪工作。第十四条 本办法自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。附件1 收文登记表；附件2 收传真登记表；附件3 红头文件模版；附件4 非红头文件模版；附件5 公司发文编制审批单；附件6 发文登记表 文件签批单标题： 文号： （ ）字2011第 号密级： 行政人事部： 年 月 日董事局主席：年 月 日核 稿： 拟稿单位负
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