行政中心工作手册-定稿.doc

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厦门安妮企业有限公司 行政中心工作手册批准审核编制日期2007年3月1日日期2007年3月1日日期2007年3月1日文件分发范围01总经理08业务三部15内审组02管理者代表09业务四部16储运部03业务副总10行政部17基建部04生产副总11人力资源部18财务部05行政副总12品管部19人力总监06业务一部13计划部20绩效考核部07业务二部14生产部21更改发行记录序 号修订状态更改/发行内容、概要生效日期批准人011/0换 版2006/01/01总经理022/0换 版2007/03/01总经理目 录第一章 组织架构及工作目标-4第一节 行政中心组织机构图-4第二节 行政中心职能-5第三节 未来规划及07年工作目标-6第二章 职务说明书-7第三章 部门工作手册-22第一节 办公大楼管理规定-22第二节 保安管理规定-32第三节 环境卫生管理规定-41第四节 会议管理制度-49第五节 电脑管理规定-55第六节 电话管理规定-58第七节 文件控制与管理-71第八节 节假日管理规定-80第九节 固定资产管理-87第十节 食堂管理-93第十一节 宿舍管理-97第十二节 紧急安全事故管理流程-99第十三节 储运部工作-102第十四节 供方管理-111第十五节 基建部生产设备管理-114第四章 附 则-118第一章组织架构及工作目标第一节 行政中心组织机构图配送员司机保安员网络专员行政专员总台文员事务员财务经理储运部经理总务经理清洁工绿化护理员木工维修员总经理第二节行政中心职能1.严格按行政中心工作手册及有关规范、标准执行；2.积极开展部门环境卫生工作，不断改善部门工作环境；3.规范公司财产与人身安全的管理工作；4.各部门合理配置消防设施，保安不定期进行巡查，杜绝安全隐患；5.执行公司各项管理制度，监督检查执行结果；6.及时处理治安及重大异常突发事件；7.做好公司后勤保障工作；8.做好网络及OA系统的维护工作;9.做好公司设备及办公家具的维修；10.做好公司环境绿化的规划和管理工作;11.做好公司货物配送、车辆的调派及维修；12.对供方管理，保障采购物质的成本及品质12.全面完成公司赋予行政中心的各项工作。 第三节 未来规划及07年工作目标1.未来规划：1.1建立一整套健全的完整的行政制度管理体系和作业流程，使各项行政管理工作规范化、标准化和流程化，并推广到全国各分公司和办事处；1.2努力创造一个心情舒畅、愉快工作、健康安全的工作和生活环境；1.3维护公司的有序经营和持续发展；2.2007年工作目标2.1完成行政制度管理体系和作业流程的制定；2.2对已实施的行政制度管理体系和作业流程进行培训，检查、分析改进，不断完善该体系；2.3全面启动各项行政工作的开展和管理，使行政管理工作有较大的改变；2.4加强内部管理，提高个人业务素质和团队力量，树立服务意识，提高工作效率。2.5 从7月份起，行政管理拓展至异地公司机构。2.6控制物流费用，降低成本支出。2.7消除安全隐患，没有重大工伤事故。第二章 职务说明书1.行政中心副总经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称副总经理直接上司总经理直接下属行政部经理、基建部经理、储运部经理资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：8年以上行政工作管理经验，熟悉行政管理体系建设和企业文化的推行；3. 技能：具有较强的组织能力、执行能力、沟通协调能力、语言和文字表达能力，熟悉ISO9000和14000体系，熟练操作办公软件；4. 培训：行政中心工作手册全部工作内容概述1. 编制本部门年度工作目标和工作计划；2. 编制本部门年度财务预算；3. 编制所属各部门工作职责和岗位要求；4. 编制本部门组织结构及人员配置；5. 所属各部门工作计划的管理和执行；6. 各项行政工作的管理和执行；7. 行政管理体系的制定和推行；8. 协助公司对企业文化的推行；9. 每周一8:00组织办公楼上班人员开早会;10. 每周四16:00组织行政部门各主管开行政列会;11. 每月25日提交下月工作计划;12. 每月最后一天提交本月月总结;13. 每月3日提交本部门员工考核表;14. 每月第一周周六参加公司各部门主管列会;15. 公司各种印章管理。16. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 有对公司战略、目标和计划的建议权；2. 有对本部门年度目标、计划、预算的编制权；3. 有对本部门各项工作和人员的管理权；4. 有对本部门工作的检查考核权；5. 在公司权责范围内的审核和审批权；6. 公司授予的其他权责。工作代理总经理或人力资源中心副总经理备 注2.行政部经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称行政部经理直接上司行政副总经理直接下属文员、专员、保安员资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：有5年以上行政管理经验，熟悉行政各项工作的开展和推行；3. 技能：具有较强的语言和文字表达能力、沟通协调能力，熟悉ISO9000和14000体系，熟练操作办公软件；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 编写部门工作目标和计划；2. 负责行政部工作的全面管理；3. 负责本部门各岗位职责的编写和人员配置；4. 对本部门工作和人员进行检查和考核；5. 对内外各部门进行沟通协调；6. 每周四参加部门例会;7. 每月25日提交下月工作计划;8. 每月最后一天提交本月工作总结;9. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 本部门各项工作和人员的管理权；2. 本部门各岗位工作的检查考核权；3. 公司权责范围内的审核、审批权；4. 上级授予的其他权责。工作代理行政中心副总经理备 注3.行政部总台文员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称总台文员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1. 学历：中专以上学历； 2. 经历：具有1年以上总台服务工作经验，熟悉总台各项工作操作；3. 技能：熟悉礼仪、电脑操作，熟练使用常用办公设备，反映灵活，善于沟通协调，普通话标准；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责总机电话的接听和转拨；2. 负责传真的收发；3. 负责来访客人的接待；4. 负责大堂、洽谈室和会议室的日常管理；5. 负责会议管理；6. 办公用品的领用和决算；7. 机票、车票的预定；8. 酒店、住宿的预定；9. OA公告10. 每周四参加行政列会;11. 每月25日提交下月工作计划;12. 每月最后一天提交本月工作总结;13. 体系文件管理工作。14. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 对进出大堂的人员有管理权；2. 对大堂、洽谈室、会议室有管理权；3. 对来访客人有接待权；4. 上级授予的其他权限；工作代理其他行政人员备 注4.行政部行政专员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称行政专员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1 学历：中专以上学历；2 经历：具有2年以上行政后勤管理工作经验，熟悉行政事务的办理；3 技能：熟悉电脑操作，有较强的沟通、协调能力和语言表达能力、原则性强、有亲和力；4 培训：行政中心工作手册工作内容概述1 每周至少一次对工厂内的水、电、厂房、排水沟、门窗、卫生、计算机维护等项目进行巡检并做好相关记录与改善处理；2 参加行政制度的修改和完善；3 参与各项行政制度执行检查；4 公司证件年审、变更等办理；5 办公环境的管理；6 协助行政经理做好食堂管理工作；7 固定资产的管理；8 每月9日核对上月食堂费用;9 每周四参加行政列会;10 每月25日提交下月工作计划;11 每月最后一天提交本月工作总结;12 上级交办的其他事项。主要职责权限1 对各项制度修改的建议权；2 对各项制度执行有检查和监督权；3 公司证件的经办权；4 办公环境的管理权；5 上级授予的其他权限。工作代理其他行政人员备 注5.行政部网络管理专员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称网络管理专员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1. 学历： 大专以上学历；2. 经历： 2年以上大型企业网络管理工作经历；3. 技能： 熟练掌握电脑及网络的维修和维护，熟悉ERP、OA等常用办公软件；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1 负责公司日常网络的维护，保证网络畅通；2 负责公司各类软件测试、调试工作；3 负责公司办公电脑的日常维护、维修工作；4 负责公司电脑及电脑配件设备的报废审核工作；5 负责检查落实公司网络、电脑管理规定工作。主要职责权限1. 对公司网络使用有管理权；2. 对公司电脑使用有管理权；3. 对公司电脑及电脑配件报废有审核权；4. 对公司网络、电脑和软件使用有建议权。工作代理其他网络管理专员备 注6.行政部保安员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称保 安直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1. 经历：退伍军人或有保安证，有1年以上保安工作经验；2. 技能： 懂消防安全及灭水器使用方法、报警，熟悉接待礼仪、普通话标准、反应灵活、原则性强；3. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责公司大小门的开启和关闭；2. 填写工作表单，做好人员、物品、车辆等记录；3. 对来访的人员进行必要的登记、询问并与公司领导取得联系；4. 对物品的进出检查、监督并协助办理物品出厂手续；5. 确保公司治安、消防等安全，发现公司财物、人员不安全等应及时报告；6. 制止公司内的不良行为与人员的进出管制；7. 监督员工上下班打卡；8. 做好部门内卫生工作。主要职责权限1. 对人员、物品的进出有管理权，对可疑的人、物品有权进行盘查；2. 对消防设施、安全报警系统及监控系统的管理权；3. 客人来访接待与联系；4. 对员工打卡有监督权；5. 上级授予的其他权限。工作代理其他保安人员备 注7.基建部经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称基建部经理直接上司行政中心副总经理直接下属维修员、木工、花工、清洁工资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：具有5年以上机械维修经验，从事部门管理工作不少于3年；3. 技能：懂机械制图及测绘零件，熟悉电路图；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 制订设备年度检修保养计划，须批准后落实实施；2. 编制设备维护保养要求并组织实施；3. 组织人员对设备重大故障的处理；4. 确保设备完好，做好相关保养，使设备正常运行；5. 提供设备选型建议；6. 每周四参加行政列会;7. 每月25日提交下月工作计划;8. 每月最后一天提交本月工作总结;9. 定项向上级汇报工作。主要职责权限1. 对设备维修维修的时效性负责；2. 对下属的纪律行为、工作秩序、整体形象负责；3. 对设备维护给公司造成影响负责；4. 对下属工作有监督、检查权；5. 对机台、机师安全操作负责；6. 负责设备的外加工等事务。工作代理行政部经理备 注8.基建部维修员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称维修员直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历：中专以上学历；2. 经历：具有3年以上的机电维修经验；3. 技能：懂机械制图、电器图纸及电路维修；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 所有设备故障排除；2. 所有设备日常设备维修记录表的相关记录；3. 协助主管处理其它事务；4. 按时向主管汇报工作。主要职责权限1. 监督操作工对机台的日常保养工作；2. 有权对不良操作行为提出纠正方法；3. 对维修的设备良好与可操作性负责；4. 对维修工作保证符合生产需要负责；工作代理其他维修员备 注9.基建部木工职务说明书：部门名称行政中心岗位名称木 工直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历:初中以上学历;2.经历：具有3年以上木工维修经验；3.技能：懂制图、木制家具有物品的制作和维修；4.培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 木制托盘的制作加工；2. 木制办公家具的维修与安装；3. 地板打蜡清洁工作4. 根据需要处理相关事务；主要职责权限1. 办公家具的日常维护；2. 对办公家具损坏的维修；3. 有权对办公家具不良使用提出纠正意见；4. 对维修工作保证符合办公需要。工作代理其他木工备 注10.基建部绿化护理工职务说明书：部门名称行政中心岗位名称绿化护理工（花工）直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历:初中以上学历;2. 经历：具有3年以上绿化护理经验；3. 技能：懂花草的生活习性及护理知识；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 公司绿化的规化；2. 所有草地、花木的维护保养；3. 培植花草。主要职责权限1. 有提出绿化规化的建议权；2. 有花草的管理权3. 上级授予的权限。工作代理其他花工备 注11.基建部保洁员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称保洁员直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历： 初中以上学历；2. 经历： 1年以上企业保洁工作经历；3. 技能： 熟练掌握保洁基本常识和流程，掌握各种保洁工具的使用；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责公司办公楼公共区域走廊、楼梯保洁工作；2. 负责公司会议室、洽谈室和培训室保洁工作；3. 负责公司卫生间、开水房和吸烟室保洁工作；4. 负责公司办公楼门窗、玻璃、墙面和天花板保洁工作。主要职责权限1. 对公司卫生管理有建议权2. 对公司卫生工具采购有建议权工作代理其他保洁员备 注12.储运部经理职务说明书:部门名称储运部岗位名称经理直接上司行政副总经理直接下属储运部成员资格基本要求1. 学历：中专以上学历；2. 经历：具有3年以上储运管理经验；3. 技能：熟悉物流配送知识及车辆管理经验；4. 培训：行政中心工作手册。工作内容概述1. 全面负责储运部整体工作；2. 对储运经办人、司机等工作分配以及监督和检查；3. 每天9:30至10点、16至16点30跟踪货运在途及完成情况；4. 评估和选择运输合作伙伴；5. 疏通与各承运单位关系，协调与公司、工厂各部关系；6. 每月26日前制定本部门下月工作计划；7. 每月最后一天完成本部门工作总结报告；8. 每月3日前完成本部门各岗位绩效考核；主要职责权限1. 制定储运部质量管理保障计划和措施2. 对储运部工作进行组织和协调；3. 对储运部各成员工作进行控制和考核；4. 对运输费用的控制，保证公司运输货物及时安全无误；。工作代理行政中心副总经理备 注13.储运部储运事务员职务说明书：部门名称储运部岗位名称储运事务员直接上司经 理直接下属无资格基本要求1. 学历：初中以上学历；2. 经历：具有2年以上储运操作经验；3. 技能：了解物流配送及仓储知识，了解一般电脑操作；4. 培训：储运组工作手册第三章全部。工作内容概述1. 负责公路、铁路、航空、邮寄等整车、零担、集装箱等运输操作；2. 每天中午或下午下班前完成货物配送计划，及时向客服部反馈3S配送准达计划；3. 每天随时跟踪货物在途运输输状况, 保证货物运输的及时、准确；4. 每日完成货物配送、运输以及公司各部门用车记录统计工作；5. 努力搞好并保持与承运单位的良好协作关系；6. 每月完成运输费用核算统计工作；7. 其他经理交待的工作。主要职责权限1. 承运一般的产品运输操作工作；2. 承办工厂货物运输，配送，发送工作；3. 确保承运配载货物安全，及时；4. 做好货物配送、货物运输、车辆使用记录及运费统计核算工作；5. 做好日常工作6S管理。工作代理经理备 注14.储运部司机职务说明书：部门名称储运部岗位名称储运司机直接上司经理直接下属无资格基本要求1. 学历：初中以上2. 经历：具有2年以上货物配送经验；3. 技能：了解物流配送知识，熟悉厦门市地区交通位置，具有3年驾驶执照（C照以上）熟悉车辆维修保养。4. 培训：储运组工作手册第三章第一节。工作内容概述1. 负责厦门市（含周围地区）的货物配送；2. 每天出车前制定3S货物配送到达时间计划；3. 保证货物运输的及时、安全、准确；4. 确保货物在运输装卸过程中的完好；5. 努力搞好并保持统计配送客户的良好协作关系；6. 每天做好车辆内外卫生，确保车辆清洁；7. 每天做好出车前后车辆检查，确保车辆行驶安全无故障；8. 其它车辆驾驶作业。主要职责权限1. 承运具体