论办公自动化对现代文书工作的影响毕_业_论.doc

毕 业 论 文 论文题目：论办公自动化对现代文书工作的影响作者姓名：王栋院 校：陇东学院文学院所学专业：文秘教育学 号：2010371138指导教师： 刘稳妮陇东学院本科生毕业论文（设计）诚信声明 本人郑重声明：所呈交的本科毕业论文（设计），是本人在指导老师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除文中已经注明引用的内容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。 作者签名：（亲笔签名） 二O一 四 年 三 月 七 日论办公自动化对现代文书工作的要求王栋（陇东学院文学院 甘肃 庆阳 745000）内容摘要：随着办公自动化的发展，传统的文书工作正经历着从思想到操作方式，从承载方式到管理观念上的改变，任一单位的办公室文书工作者，如何适应这些变化，在日益普及的自动化平台下更好的开展工作，是值得研究和关注的问题，同时现代文书工作的发展也对办公自动化的建设提出新的发展要求，本文将从高度办公自动化条件下办公室文书工作人员所需面对的新理念、新工作方式、新管理手段以及OA系统推行过程中的出现的新问题进行阐述分析，对办公室文书工作人员自身素质、观念转化、工作重心变化等方面来探析办公自动化深入推行与办公室文书工作发展。关键字：现代文书工作；办公自动化；文书工作者；办公软件何谓办公自动化？办公自动化（Office Automation,简称OA）是计算机技术、通讯技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使办公业务借助于自动化的办公设备，并有这些办公设备与办公人员和信息构成服务于某种目的人机信息处理系统。其目的是充分利用信息资源，提高工作效率和质量。当前，以电子计算机为中心形成的信息处理系统，是办公自动化的主要标志。1 周耀林.张煜明任汉中 .文书学教程M,武汉.武汉大学出版社.2009年9月.办公自动化一词最早由美国通用汽车公司的D.S哈德于1963年提出的，但是，办公自动化技术的迅速发展，则是20世纪70年代由西方国家开始的。当前，在办公自动化方面走在世界前列的国家有美国、日本、英国、法国、意大利等，其中美国是办公自动化的发祥地，发展速度最快，程度最高.我国的办公自动化起步较晚，但发展速度较快，目前，我国的各级各类机关单位的办公活动，已普遍运用这些技术，办公自动化的水平已于世界先进水平接轨，如何适应这些变化，在日益普及的自动化平台下更好地开展工作，是值得研究和关注的问题，一、办公自动化条件下文书工作的发展和变化（一）办公设备方面传统的办公室文书设备主要有笔、墨、纸、本、办公桌、电话、蜡板等，现代化的文书办公设备，在保留了一些常用的传统办公设备的基础上，新增了计算机、传真机、打印机、扫描仪、复印机等新型办公设备。新型的办公设备对文书工作的影响极为显著，极大地推进了智能化、无纸化办公的进程，可以实现文书的收发、处理、传送、保存、调用的一体化工作流程，明显展示其一气呵成的高效化特点。2 陆瑜芳 .秘书学概论M.上海.复旦大学出版社.2001年7月.（二）办公自动化软件的开发和应用方面办公软件很多，按其功能来分，可以分为两大类：系统软件和应用软件。系统软件：一般来说，办公室计算机都已经安装计算机操作系统。在20世纪90年代初，用的是DOS系统，但没过几年就改用windows系统，这一改动使操作更加直观，人机界面更加友好，DOS和Windows都是系统软件，装上他们使工作人员打开机器后便可进入工作状态，如文字的处理。数据的处理等，目前主要以Windows2007，Windows2000,等为主流，它们都是管理计算机硬件资源的一个平台，没有它，任何计算机都无法工作。应用软件：目前最广泛的办公应用软件为office,可以完成文字处理，电子表格，财务报表信息，演示文稿的输出，数据库和网页制作等各种工作，帮助文书工作人员更好的工作，提高工作效率和工作质量实践证明，现代以及未来文书工作中离不开实用好用的办公软件，这也是基于办公硬件改良基础上的必然要求。因为，硬件设施是实现办公自动化的环境保障，而办公自动化的真正灵魂在于办公软件的开发利用。3 周贺来.办公自动化实用技术M.北京.中国水利水电出版社.2007.（三）办公效率方面会议记录不再采用手工笔记和录音整理，而是利用速录机实现对与会者的讲话进行同步打印，发言完毕、会议结束时，文件也打印出来了。更先进如会议记录的，与会人员只要手头一个笔记本、有无线网卡、有视屏头就可以在世界上任何一个地方参加会议，不仅如此，数字化办公还可以更真实、更全面的记录和保存资料，如会议全过程可利用硬盘录像机录制，刻成光盘，存档保管大大简化许多时间和节约空间，这对于现代社会的具有划时代的意义。二、办公自动化对文书工作的要求（一）办公自动化对文书工作者的要求要适应新形势下深入推行办公自动化的要求，对办公室文书工作人员素质也提出新的要求4 陈群芳.文书工作自动化软件开发的设想J.四川教育学院报.2003年6月.1、在观念上要以积极的心态接受着一切新事物其实不少工作者不愿接受办公自动化，并非觉着他不好，只是惰性所致，不愿花费时间学习新的东西，不想改变原有的工作习惯，工作方式而已。因此，必须首先让文书工作者做好接受办公自动化的思想准备，以积极的心态学习办公自动化的各种设备使用方法。5 洪世军. 新形势下文书工作存在的问题及解决对策J.黑龙江档案.2003年2月2、要为办公自动化做好必要的技能准备，办公自动化要求我们从以前人管人，人管文，转为通过窗口和菜单管人管文。这样，学会用电脑，学会操作办公软件，了解网络技术的运用成为文书工作者必备的本领。掌握这些本领渠道有：(1)参加单位组织的培训（2）个人报名参加社会机构组织的培训（3）同事间相互交流学习，尤其是向单位中的年轻人或者电脑学习高手。其实，目前许多已开发的电脑软件，其界面都相当的友好，初学者学习掌握起来并不困难。改变自己，提高自己是势在必行的，只有自己相当熟识了办公软件了之后，才能深刻感受到办公自动化的优越性。6 张林华.办公自动化对文书和文书工作的影响J.上海大学学报.2000年10月第7卷第5期3、在日常工作实践中对自己不断提出新要求7 .赵玲. 怎样做好新时期的文书工作J. 佐木斯教育学院学报.2000年第四期总第60期（1）职业道德方面的要求：因为计算机网络的截取，克隆能力特别高，如果没有求真务实的观念，丧失科学道德，为博取不正当名利，不惜弄虚作假，后果将不堪设想。特别是对一些涉密的文书岗位，除了电脑设备要设置防火墙，设置加密等措施外，对工作人员自身的职业道德的要求也是很高的。8 白文坤 .胡静山 .浅析电子文件对文书工作的影响以及对策D.档案1998年2月（2）工作态度方面，办公自动化只是最大限度的将人从繁重的劳动中解放出来而已，并非有了自动化的设备，人力劳动被完全取代，也不是办公自动化的文书工作系统建设好了，人与人之间的联系就割断了。办公自动化系统要求所有员工步调一致，共同来创造和谐的工作氛围，无论文书工作自动化程度多高，实地调研、工作交流必然不可少，因此，即使办公时我们面对的是机器，但同样要注意保持热情，主动、友好的态度。（3）职业意识和技能当面：在自动化条件下工作，要求掌握相关的加密技术，最大限度地防止办公电脑泄密事件的发生 ，随着现代商业往来的增多，市场竞争日趋激烈，商业情报产业持续升温。DOS时代，某地曾经发生经典案例：两人合伙窃取某公司的开发程序，一人引开操作者，另一人乘机从硬盘中迅速拷贝。操作者后感觉情况异常，立刻使用DOSKEY功能查处了盗窃者的操作并及时报告相关部门。为防止“力拓间谍门”事件的发生，9 杨婧.浅谈秘书应如何做好文书工作J.今日南国 .2008年6月为避免企业秘密泄露带来的损失，我们文书工作者要加强保密，加强意识，努力掌握先进的加密技术，如物理隔离互联网、合理设置密码、建立秘密文件夹。妥善删除文件，低级格式化电脑硬盘，隐藏硬盘分区，低级销毁软件等，只有掌握这些技术，才能更好地执行职责。 （二）对办公自动化软件的要求1文书工作软件要有系统性，10 刘欣.王彦文,做好文书工作的三要素业务研究J .1998年06期现有的税务工作系统和金融系统工作软件等都是非常成功的全国统一系统软件，我国秘书工作体制虽然规范了秘书部地工作从属于各单位，各部门，但其在业务上是相互联系的。所以，根据这一实际，开发出全国的文书工作软件系统是可能的，也是可行的，必要的，在这个全国统一的文书软件系统中，各层级单位根据各自文书工作需要申请加入该系统，便可在这个系统中按权限进行文书自动化处理。2文书工作软件必须符合文书工作的实际要求文书工作软件要符合文书工作的实际，按文书工作的规范实际各层级和各项目程序，其要求可按现行的国家行政机关公文处理办法的要求设计开发应用软件，也结合文书工作和网络的实际情况先进行制定如“国家文书自动化处理办法”，然后按从此办法设计开发应用办公软件。只有这样开发出的软件才会符合文书工作的实际要求。11 李楠平,.浅谈文书工作J.中国能源.1991年11期.3文书工作软件必须是科学的，使用的。文书工作软件的科学性主要是指符合文书工作的实际要求外，还必须是符合网络办公自动化的要求，能在网上实现办公自动化，按文书工作的实际和网络的特点设计应用软件，文书工作和网络特性两者科学兼顾。文书软件的实用性主要指的是方便的，自动化的快捷的，有效的，同时符合文书工作的保密要求。12 郭建平.现代文书学M.沈阳.辽宁大学出版社.2002年9月4文书软件必须随着网络时代的进步能不断的更新升级 互联网技术的发展可谓是日新月异，文书工作软件也要能适应这种网络技术更新的要求，随着网络技术的更新，有效地利用新技术进行帮同自动化工作，这就要求这个软件必须是不断更新和能按新技术的要求不断升级的。13 赵元哲.宋力.蔺文超.办公自动化技术及应用教程M.西安.西安电子科技大学.2004年7月. 三，办公自动化在文书工作中存在的问题及解决办法 (一)办公自动化在文书工作中存在的问题 网络时代的文书工作，应用网络技术开始逐步实现文书的无纸化运作，并未真正实现办公自动化的运作，目前文书处理工作仅在发文和收文两个环节中应用，其现状及问题如下：14 皇普长华.韩玉芬.杜利民.办公自动化理论与实训教程M,杭州.浙江大学出版.2004年8月1制文阶段，开始利用电子文书进行运作，拟稿人用电子文本起稿，审核人在拟稿人的电子文本上审核修改，签发人也在拟稿人经审核后的电子文本上修改签发，在这个过程中审核人和签发人不能再电子文本上实行有效签署，同时也不能保留修改的历史记录，文书人员还必须使用传统的文职文书进行逐步传递办理有关补充签署手续，完成标号等工作和立卷工作。15 邢飞,基于知识管理的办公自动化系统研究D.科技信息.2010年23期 2发文阶段，基本实现网络无纸化的传递，但必须重新按纸质的公文格式进行排版，同时也不能实行自动登记和编号。不能在电子文档上加盖公章，重要文件还必须用纸质文件加盖印章后传递送出。3收文处理，基本上实现了网上签收，但不能自动收文登记，也不能进行系统上的签送，拟办，批办，传阅，催办，办复注办等运作。文书人员还必须有效地落实收文的处理工作。4存档，档案工作中也有电子文档的内容和编目。但由于现有的电子文档的可修改性使档案员在存档时同时还必须保存纸质文档。收文办结后不能自动存档，发文也不能适应文书工作自动化的实际要求。这就出现了一个更重要的问题，就是如财务软件，税务工作软件，金融工作软件，人事工作软件等系统是各成系统，各自独立的，其各子系统中的文书软件是不相通的，根本不可能实现全国的系统性的文书处理工作。因现有的文书工作软件均寄存于其他办公软件系统，如税务软件，税务工作软件，金融工作软件，人事工作软件等系统中的文书工作软件，其开发的人员没有文书工作经验。其开发的文书工作子系统也是不能和文书工作实际相适应的再有一个原因，就是文书工作软件开发和利用涉及到比较复杂的软件技术，例如电子印章的开发和利用，文档加密技术，文档修改痕迹保留技术等等，到目前为止，通用的机密技术很多，但是使用起来都比较复杂。使用现有的技术来开发文书工作软件，势必形成难以操作的软件，在实际使用过程中也要投入大量的人员培训成本，还可能会导致使用软件处理公文的成本高于传统的处理方式成本，那么这样的软件就失去了它应用的意义了。16 翟宏亮. 计算机办公自动化技术应用与研究J. 现代营销(学苑版),2011年9月 （二）办公自动化下文书工作所存问题的解决对策要实现文书工作自动化，必须按文书工作实际设计开发出发文，收文 档案工作的全面系统工作软件。设计要求如下：17 徐波涛. 浅谈国有企业办公自动化系统建设经验J. 中国城市经济,2011年11月1、发文应用程序包括拟稿，审核，签发，编号。成文，校队。用印及等级，发送7个环节。应用程序设立使用权限、每个使用者都有自己的用户名，凭密码进入自己的某环节的工作平台。 （1） 使用者通过自己的用户名和密码进入程序后在拟稿的环节进行文稿的起草操作，这是应用程序的第一个环节，起稿人成文厚将底稿发送给审核人，发送时程序自动执行签名。（2）审核人在收到来件提示后，进入程序的审核换件页面，在底稿上进行修改和审核。在这一环节对程序要求最主要是在底稿的基础上进行修改，文面显示的必须是审核后的审核稿，审核人将审核后的文稿发给签发人并自动执行签名。（3）签发人收到来件提示后，进入程序的签发环节页面，在文稿上进行修改定稿，这一环节对程序的要求也是同审核环节一样，文面显示定稿，同时也要保留审核稿的内容，通过查看方式亦能看到审核稿，甚至原稿的内容，签发人对定稿实施签发操作程序执行自动签名，同时将定稿锁定在只读的形式，只有凭有效密码开启被锁定的程序才能改动定稿。(4)编号、成文、校队、用印及登记四个环节可安排在一个工作平台上先后完成工作任务。编发文字号时，应用程序中要能在选择发文机关代字的基础上按一文号的顺序自动生成编号，然后按程序预设的不同的文面格式，在进行成文操作后自动生成正式文件的程序并进行校队，并通过查看小队修改前的内容，然后自动锁定。用印是给电子文件盖章，在落款后盖上经网络注册的有效印章，文件用印后必须是能自动锁死不能再进行修改的成文，并在发文登记表中自动生成登记,发送文件后，在程序上应能反映收文单位的收文情况并能在对方收文后进行自动签收确认。2，收文应用程序应包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、注办七个环节，收文应用程序同发文应用程序一样设立使用权限，使用者各有自己的账号，凭用户名和密码进入自己的工作平台。签收是收文的第一个环节，收文者打开文件后程序即自动签收，也能再发文方面的程序上自动登记签收。收文者在程序中操作登记后，便能在登记表中自己生成登记。文件登记后同时自动生成文件处理单，附于文件的第一页前或者最后一页后面。文件处理单班阔拟办、批办、传阅、承办、注办等栏目。登记发给拟办人。拟办人在拟办栏目提出拟办意见后分别发给拟办人。批办人在提出批示后，自动发给或操作发给文书等有关人员。文书人