《企业商务活动策划与组织实施》.pptx

大型商务活动策划、整合与执行 企业商务活动策划与组织实施 课程结构与纲要 策划组织实施 工作落实 商务活动 第一部分：商务活动概述 第二部分：商务活动策划原理与方法 第三部分：商务活动的组织与实施 第一部分：商务活动概述 商务活动的作用与意义 商务活动 概述 商务活动的概念与类别 商务活动的特点 本部分学习纲要 商务活动的效应 一、商务活动的作用与意义 1.商务活动是企业开展市场营销推广的基本途径 2.商务活动是企业开展品牌公关广告的重要手段 3.商务活动是企业开展招商或融资路演不二选择 4.商务活动是企业文化建设的必经之路 5.商务活动是企业维护客户关系、拓展合作伙伴网络的 重要手段 6.商务活动是落实企业管理、促进员工成长的基本途径 1、商务活动是企业开展市场营销推广的基本途径 营销即活动，无活动不营销！ 市场营销推广活动有：营销策划会、新品发布会、商品 品鉴活动、会议营销活动、经销商年会、展览会、事件 营销活动、促销活动、招投标活动等。 案例：一场会议营销带来1000万元订单！ 2、商务活动是企业开展品牌公关广告的重要手段 品牌、公关、广告等， 其本质都是传播活动！ 品牌公关广告活动有：企业新闻发布会、品牌推介会、 公关活动、广告活动、整合营销传播活动等。 案例1、健力宝借希拉里进行公关传播 案例2、图书出版商借总统进行公关传播 3、商务活动是企业开展招商或融资路演不二选择 招商、融资，皆活动； 无活动，不招商，亦难融资！ 招商融资路演活动有：加盟代理商招商会、加盟代理商 年会、加盟代理商培训会、投融资考察活动、招股说明 会、上市路演会等。 案例：长沙市政府借助会议活动招商！ 4、商务活动是企业文化建设的必经之路 没有活动来落实，企业文化建设将只是空 洞口号或一纸空文！ 企业文化建设活动有：公司年会、企业文化宣传活动、 员工职业知识技能竞赛活动、员工集体体育活动、员工 集体联谊活动、员工集体文化娱乐活动、员工或经销商 颁奖活动、公司重大事件庆典活动、节假日活动、纪念 活动、企业社会公益活动等。 案例：某国有企业的企业文化活动！ 5、维护客户关系、拓展合作伙伴网络的重要手段 客户关系需要商务活动来维护， 合作伙伴需要商务活动来拓展！ 维护客户关系、拓展合作伙伴网络活动有：（关键供应 商、重要客户、关键代理商、关键员工家属、政府官 员、重要投资人、业内专家等）拜访活动、招待酒会、 商务考察活动、商务接待活动等。 案例：欧洲投资中国考察团接待活动！ 6、落实企业管理、促进员工成长的基本途径 企业管理需要管理活动来落实， 员工成长需要学习活动来促进！ 落实企业管理、促进员工成长的活动有：企业管理决策 活动、企业管理咨询活动、项目投资策划活动、员工招 聘活动、员工教育培训活动、技术开发研讨活动等。 二、商务活动的概念与类别 商务活动是指为达到一定商业目的而进 行的各种活动的总和。如营销、公关、 广告、品牌、传播、投资、收购、兼 并、重组、贸易、合作、会议、培训、 聚会、展览、报告、庆典等。 三、商务活动的特点 1.因策划而发生 2.明确的目的性 3.潜在的利益性 4.严密的组织性 5.不可逆一次性 6.较高的投资性 7.不完全确定性 四、商务活动的效应 1.放大效应 2.整合效应 3.传播效应 4.多赢效应 第二部分：商务活动策划原理与方法 一、策划学概述 商务活动 策划方法 二、商务活动策划的基本原则 三、商务活动策划的一般步骤 本部分学习纲要 四、商务活动策划常用创意方法 五、商务活动各要素的策划与决策 六、商务活动策划书写作技巧 一、策划学概述 策划? 1、什么是策划 ？ 2、策划的类别 4、策划的基本原理 5、策划的构成要素 3、策划的功能与作用 1、什么是策划？ 讨论讨论 策划 ? 2、策划的功能与作用 策划策划 竞争功能 创新功能 放大功能 决策功能预测功能 3、策划的基本原理 奇正原理 物质 信息能量 博弈原理 均衡原理 简易原理 倍增原理 系统原理 循环平衡 耗散结构 倍增原理 4、策划的基本要素 策划策划 策划主体 策划对象 策划目标 策划条件策划方法 二、商务活动策划的基本原则 什么样商务活动策划是好策划？ 讨讨 论论 商务活动策划的基本原则 人员到位 配合密切 统揽全局 把控细节 及时反馈 后续跟踪 创意先行 切合实际 内容丰富 形式严谨 预算精细 资源充沛 主题集中 突出卖点 目的明确 目标清晰 时间合适 地点恰当 三、商务活动策划一般步骤 收集收集整理整理判断判断 决策决策提案提案创新创新 1、移植法 6、伏笔法 2、分解法 7、背景转换转换 法 3、组组合法 8、捆绑连结绑连结 法 4、重点法 9、逆向法 5、实证实证 法 10、回避法 四、商务活动策划常用创意方法 五、商务活动基本要素策划与决策 资源资源目标目标 内容内容目的目的 执行执行时间时间 对象对象 主题主题 地点地点 跟踪跟踪 活动策划 商务活动的十大要素策划 1.商务活动的活动主题策划 2.商务活动的活动目的策划 3.商务活动的活动目标策划 4.商务活动的活动时间策划 5.商务活动的活动地点策划 6.商务活动的参加对象策划 7.商务活动的活动内容策划 8.商务活动的资源配置策划 9.商务活动的项目管理策划 10.商务活动的跟踪反馈策划 创意 内容 执行 六、商务活动策划书写作技巧 活动背景、目的、主题、宗旨、卖点、 时间安排、地点选择、参加对象、活动 内容或日程安排、主办/承办/协办/支 持/管理单位、媒体宣传、演员/嘉宾、 活动筹备、工作人员分工和工作要求、 活动预算及效益评价、效果评估及展 望、各种附件等 第三节：商务活动组织实施 一、商务活动项目资源整合原理 商务活动 组织实施 二、商务活动项目人力资源整合 三、商务活动项目物质装备整合 本部分学习纲要 四、商务活动项目信息传播整合 七、商务活动项目评估及跟进管理 五、商务活动项目资本运营 六、商务活动项目执行与控制 一、商务活动项目资源整合原理 讨论：请以公司年会为例，例举 一份项目资源需求清单。 讨讨 论论 商务活动项目基本资源配置 人力资源 货币资金 物质装备 信息传播 二、商务活动项目人力资源整合 讨论：请以“公司年会活动”为例，例 举一份项目人力资源需求清单并说明整 合策略。 讨讨 论论 1、商务活动项目人力资源清单 人员类别员类别人员员分组组功能、目的或职责职责人员员具体要求人员员姓名、职务职务 、联联系方式 责责任部门门/责责任人 邀约约确认认情况出席情况 特邀嘉宾宾 （台上） 主持人 幕后团队 演讲嘉宾 幕后团队 颁奖嘉宾 幕后团队 表演节目及表演者 幕后团队 互动项目或活动 幕后团队 其他台上嘉宾 幕后团队 受众宾宾客 （台下） 政府官员代表 总经理 专家学者代表 总经理 股东或投资人代表 董事长 供应商代表 采购部 代理经销加盟商代表 市场部 公司领导及管理层代 表 总经理 同行业的业内人士代 表 总经理 公司员工代表 行政部 其他公关对象代表 市场部 其他台下嘉宾 幕后团队 幕后团队团队 （幕后） 策划组 幕后团队 文案组 幕后团队 视频组 幕后团队 灯光组 幕后团队 摄影摄像组 幕后团队 接待组 幕后团队 道具组 幕后团队 礼品组 幕后团队 联络组 幕后团队 其他幕后工作组 幕后团队 合作伙伴 主办方 幕后团队 承办方 幕后团队 协办方 幕后团队 支持方 幕后团队 新闻媒体 幕后团队 赞助商 幕后团队 合作方 幕后团队 其他合作伙伴 幕后团队 2、特邀嘉宾邀请对象、整合策略及注意事项 人员类别员类别邀请对请对 象整合策略注意事项项 主持人 1、公司内部物色培养；2、外部临时 聘 请；3、专业 公关礼仪公司外包；4、聘 请专业 主持人（如：电视 台、电台） 等。 良好紧密关系者优先，其次是利益共享 者，最后是支付报酬。 1、要尽量提前，不要 临近太仓促，邀请函 事先制作好，附上应 邀回执；2、演讲嘉宾 一定要专业 和主题对 口、职务 合适、演讲 得体；3、市场化支付 报酬的邀请对 象应签 订合作协议 以明确双 方责权 利；4、难约 到的人可通过可靠的 公关公司（高官）、 培训机构（专家）、 演员经纪 公司（明星 ）等进行邀约。5、一 定避免自揭短、闹乌闹乌 龙龙、出洋相！ 演讲讲嘉宾宾 1、公司领导 （董事长、总裁、副总 裁、总经 理等）；2、公司对口部门负 责人（品牌总监 、市场总监 等）；3、 特邀人员（如：政府官员、专家学者、 相关机构负责 人等。 1、公司内部演讲人由幕后团队 提议由公 司领导 确定；2、特邀演讲嘉宾优 先考 虑良好关系者，其次是利益共享者，最 后是支付报酬。 颁奖颁奖 嘉宾宾 1、公司领导 （董事长、总裁、副总 裁、总经 理等）；2、公司对口部门负 责人（品牌总监 、市场总监 等） 公司内部人员为 主，其次是现场 特邀嘉 宾 节节目表演 1、公司员工组织节 目表演；2、外聘业 余表演团队 ；3、外聘专业 表演团队 ；4 、外聘明星大腕等 公司员工表演优先（企业文化的一部分 ），其次外聘业余表演团队 ，根据需要 和必要性考虑外聘专业 表演团队 或明星 互动动项项目 1、颁奖 ；2、竞猜；3、竞技；4、互动 游戏；5、抽奖等 互动性强，参与者广，简单 ，紧凑 案例1、湛江市国际互联网与企业发展论坛（网络公司市场营销推广会） 案例2、湖南省第四节国际农业博览会（政府招商引资、农产品推广） 案例3、沪湘区域经济发展论坛（长沙市上海招商引资会） 3、受众宾客功能目的、整合策略及注意事项 邀请对象功能目的整合策略注意事项 政府官员 1、促进或改善公司与政府关系；2、争取 政策资源支持；3、提升企业形象及公信 力 专家学者 1、促进或改善与专业 研究机构、行业协 会、专业 服务机构等合作关系；2、争取 专家学者的学术论证 和智力支持；3、提 升公司产品、服务及管理的专业 度和公信 力 股东或投资人、金融 机构 1、促进或改善公司与投资人关系；2、争 取股东或投资人追加投资；3、坚定投资 信心；4、争取金融机构融资授信 供应商 1、促进或改善公司与供应商关系；2、争 取供应商更长帐 期；3、争取供应商更多 的商业授信；4、促进供应链 关系改善和 密切配合 代理经销加盟商 1、促进或改善公司与经销 商关系；2、争 取经销 商加大市场投入力度和加大进货 量；3、促进市场营销计 划的顺利推进 公司领导及管理层 同行业业内人士 公司员工 顾客、消费者 4、幕后团队成员构成、整合策略及团队管理 团队成员功能目的及职责整合策略团队管理 总负责/总导演 项目总负责 、总策划、总导 演公司内部指派 项目总负责 人的选用（指派与推选结 合）、项目总监负责 制，充分授权（ 人事、财务 、决策） 策划、文案组 策划专员 、文案专员 、平面设计 、广告设 计、网页设计 外包和公司内部相结合 组长负责 制，专业 人员干专业 的事 情 场地组 舞台搭建、布景、场地布置、指示牌 外包给专业 机构或者租赁专业 场地由场地提供方 外包或组长负责 制 后勤组 交通、食宿公司行政后勤部门 行政总监负责 灯光组 灯光设计 、灯光布景、灯光控制 外包给专业 机构或者租赁专业 场地由场地提供方 外包或组长负责 制 摄影摄像组 摄影、摄像、VCR制作外聘和公司内部相结合 外包或组长负责 制 接待组 特邀嘉宾接待、受众宾客接待、合作伙伴接 待、签到、引座、礼仪小姐 从公司各部门挑选人员组 建 接待组长负责 制 物质装备组 产品样品、礼品筹备与发放、演出道具、纸 笔、宣传品、饮料、点心、物质装备 公司行政后勤部门 行政总监负责 传播组 公关、广告、传播、新闻通稿、媒体接待、网 络传 播 市场、公关、广告、品牌、网 络等部门 传播组长负责 制 联络组 特约嘉宾联络 、受众嘉宾联络 、幕后团队联 络、合作伙伴联络 由各部门负责 人组成 联络组长负责 制 注意事项：1、充分信任授权和严格监管控制相结合；2、充分发挥专业人员和专 业机构的作用；3、充分调动公司所有员工的积极性和热情参与；4、加强团队成 员之间纵向和横向的沟通；5、打造团队文化，提升团队凝聚力和归属感 5、合作伙伴功能作用、整合策略及注意事项 邀请对象功能目的整合策略注意事项 主办方 优先邀约政府机构、官方组织 、行业协 会、学术机构等作为主办方，寻求活动项 目进行背景转换 、性质转换 、规格升级、 公信力嫁接、借机造势 针对 性公关 承办方 优先自主承办，也可以与其他机构共同承 办，实现资 源互补、工作任务或经费 分担 协办方 提供场地、礼品、装备、宣传、邀约嘉宾 等协助，降低活动成本 支持方 提供场地、礼品、装备、宣传、邀约嘉宾 等支持，降低活动成本 新闻媒体 提供活动项 目的事前、事中、事后宣传报 道，降低活动成本，放大活动传 播效应 赞助商 提供经费 、场地、礼品、装备、交通、食 宿等赞助，降低活动成本 合作方 合作邀约特邀嘉宾、受众嘉宾等，降低活 动成本，提高活动效率 其他合作伙伴 其他合作事宜 三、商务活动项目物质装备整合 讨论：请以“公司年会活动”为例，例 举一份项目物质装备需求清单。 讨讨 论论 1、商务活动项目物质装备清单 物质装备配套用品物品功能、目的或职责物品具体要求物品来源、联系方式责任部门/责任人筹备情况使用情况说明 活动场地 场地活动场地租用、布置、指引 舞台布置 舞台搭建、布景、场地布置、指 示牌 特邀嘉宾休息间、座席 特邀嘉宾休息间布置、座席布置 受众来宾签到台、座席 受众来宾签到台布置、座席布置 来宾互动交流场地来宾互动交流场地布置 就餐场地就餐餐厅布置、指引 泊车场地泊车场地指引 活动设施场地设施桌子、桌布、椅子、茶杯等 舞台设施 舞台搭建、舞台布景、演讲台、 舞台盆景、舞台鲜花等 音响设施 调音台、音箱、功放、话筒（多 个） 灯光设施舞台灯光、聚光灯、追光灯等 投影设施投影仪、投影幕 其他设施接线板等 活动装备 现场工作装备电脑、网络、打印机等 舞台表演道具服装、道具、胸花、演示电脑等 摄影摄像装备 摄像机、照相机、三脚架、闪光 灯等 交通后勤装备运货车、小轿车等 其他活动装备 活动用品 邀请函邀请函、入场券 颁奖用品 奖杯、奖品、奖牌、奖状、奖 金、鲜花、抽奖奖品等 宣传用品 公司介绍册、产品介绍册、活动 日程表、赠品、礼品、新闻通 稿、VCR光盘、其他宣传资料 工作用品 活动策划案、嘉宾清单、来宾清 单、工作人员清单、物质装备清 单 其他用品 2、活动场地功能作用、整合策略及注意事项 活动场地清单功能作用整合策略注意事项 场地 活动场地、布置、指引支持方免费赞 助，临时 租用 1、考虑天气；2、考虑是否有 相互干扰；3、考虑场 地容量； 4、考虑场 地安全 舞台布置 舞台搭建、布景、场地布置、指示牌自己搭建，外包专业 公司 特邀嘉宾休息间、 座席 特邀嘉宾休息间布置、座席布置活动场 地配套 受众来宾签到台、 座席 受众来宾签 到台布置、座席布置自己临时 搭建、场地配套 来宾互动交流场地 来宾互动交流场地布置自己临时 搭建，场地配套 就餐场地 就餐餐厅、中间休息点心场地布置、指引临时 租用、场地配套 泊车场地 泊车场 地指引场地配套 3、活动设施功能作用、整合策略及注意事项 活动设施清单功能作用整合策略注意事项 场地设施 桌子、桌布、椅子、茶杯等场地提供方配套 1、设施检查 功能完好；2、提 前进行调试 舞台设施 舞台搭建、舞台布景、演讲台、舞台盆景、 舞台鲜花等 自己搭建，外包专业 公司 音响设施 调音台、音箱、功放、话筒（多个）活动场 地配套 灯光设施 舞台灯光、聚光灯、追光灯等场地配套、临时 租用 投影设施 投影仪、投影幕场地配套，自己购买 其他设施 接线板等场地配套，自己购买 4、活动装备功能作用、整合策略及注意事项 活动装备清单功能作用整合策略注意事项 现场工作装备 电脑、网络、打印机等自带 1、装备事先查功能完好； 2、提前进行调试 舞台表演道具 服装、道具、胸花、演示电脑等演员自带 摄影摄像装备 摄像机、照相机、三脚架、闪光灯等租用，购买 交通后勤装备 运货车、小轿车等租用或自用 其他活动装备 其他 5、活动用品功能作用、整合策略及注意事项 活动用品清单功能作用整合策略注意事项 邀请函 邀请函、入场券自行实现设计 制作 1、活动用品事先制作好； 2、礼品赞助提前到位 颁奖用品 奖杯、奖品、奖牌、奖状、奖金、鲜花、抽 奖奖品等 自行购买 ，合作方赞助 宣传用品 公司介绍册、产品介绍册、活动日程表、赠 品、礼品、新闻通稿、VCR光盘、其他宣传 资料 自行设计 制作、外包制作 工作用品 活动策划案、嘉宾清单、来宾清单、工作人 员清单、物质装备清单 自行制作 其他用品 案例：物质装备私人举办的奥运会 1978年11月，洛杉矶获1984年23届主办权，市议会和 美国政府均拒绝出资。 1976蒙特利尔21届亏10亿；1980莫斯科22届亏90亿。 市政府迫不得已同意由私人承办，尤伯罗斯卖掉自己的 旅游公司1040万美元启动： 项目人员：招募大量的自愿者 项目资金： 分解1：赞助商30家，每家至少400万，获2 8亿元； 分解2：出售奥运指定产品专卖权，获3 85亿元； 分解3：希腊圣火全美传递，棒3000元，获3000万元； 分解4：赞助计划票、制作纪念品，获几千万元。 物质装备：利用大学场馆和学生公寓 信息传播：拍卖奥运电视转播权，获2 5 亿元； 最终成功举办，并赢利25亿美元 彼得。彼得。维克多维克多。尤伯罗斯。尤伯罗斯 利用分解法，完成几乎不可能完成的任务利用分解法，完成几乎不可能完成的任务 四、商务活动项目信息传播整合 讨论：请以“公司年会活动”为例，例 举一份项目信息传播需求清单。 讨讨 论论 1、商务活动项目信息传播清单 传播时机传播内容功能、目的或职责传播途径及要求 人员姓名、职务、 联系方式 责任部门/责任 人 传播途径确 认 传播效果评 估 活动动前期 传传播 活动项动项 目传传播引起关注 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动动内容方案引起兴趣 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动动推广广告引起关注、兴趣、参与动机大众传播、广告传播 活动动邀请请函 邀请通知，邀约跟进、确定参与 行为 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动进动进 度传传播 引起对活动内容及相关事宜的期 待 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动动相关信息传传播活动组织 情况微信、网络、邮件等传播 活动现场动现场 传传播 公司信息传传播 公司概况、投资人、管理层、商 业模式、发展战略、市场计划 等信息传播，树立企业形象 POP展示、VCR播放 产产品与服务务信息传传播 产品定位、类别、功能、特点、 零部件供应商、性价比、优势、 售后服务、技术指标等信息传 播，提升客户对产 品的了解和信 心，促进产品销售 样品展示、POP展示、VCR播 放 品牌信息传传播 品牌定位、品牌内涵、品牌故事 等 POP展示、VCR播放 企业业形象传传播 企业CIS、企业文化、员工风 貌、企业管理能力等展示 POP展示、VCR播放 活动动后期 传传播 媒体新闻传闻传 播 新闻通稿、新闻专题 、新闻跟 踪报道 大众传播、广告传播 投资资人公关传传播 引起投资人关注、兴趣，促成对 公司投资 组织传 播、公关传播、口碑 传播 供应应商公关传传播 供应商对公司在价格、交期、帐 期的支持 组织传 播、公关传播、口碑 传播 客户户公关传传播 促进客户加大进货及市场开发 投资力度 组织传 播、公关传播、口碑 传播 合作伙伴公关传传播整合社会资源 组织传 播、公关传播、口碑 传播 2、活动前期传播内容、目的、途径及策略 传传播内容传传播目的传传播途径传传播策略 活动项动项 目传传播 引起关注 组织传 播、公关传播、口碑 传播 传传播目的隐隐秘化 传传播目标标具体化 传传播途径多样样化 传传播范围围最大化 产产生影响轰动轰动化 活动动效果最优优化 传传播成本最低化 活动动内容方案 引起兴趣 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动动推广广告 引起关注、兴趣、参与动机大众传播、广告传播 活动动邀请请函 邀请通知，邀约跟进、确定 参与行为 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动进动进 度传传播 引起对活动内容及相关事宜 的期待 组织传 播、公关传播、口碑 传播 活动动相关信息传传播 活动组织 情况微信、网络、邮件等传播 3、活动现场传播内容、目的、手段及策略 传传播内容传传播目的传传播途径传传播策略 公司信息传播 公司概况、投资人、管理层、商 业模式、发展战略、市场计 划等 信息传播，树立企业形象 POP展示、VCR播放 传传播目的隐隐秘化 传传播目标标具体化 传传播途径多样样化 传传播范围围最大化 产产生影响轰动轰动化 活动动效果最优优化 传传播成本最低化 产品与服务信息传播 产品定位、类别 、功能、特点、 零部件供应商、性价比、优势 、 售后服务、技术指标等信息传播 ，提升客户对产 品的了解和信心 ，促进产 品销售 样品展示、POP展示、 VCR播放 品牌信息传播 品牌定位、品牌内涵、品牌故事 等 POP展示、VCR播放 企业形象传播 企业CIS、企业文化、员工风貌、 企业管理能力等展示 POP展示、VCR播放 案例：武汉野生动物园信息传播策略 利用伏笔法，把广告变新闻利用伏笔法，把广告变新闻 五、商务活动项目资本运营 讨论：请以“公司年会活动”为例，例 举一份项目资金预算及投融资经济效益 分析报告。 讨讨 论论 六、商务活动项目执行与控制 1. 商务活动项目进度管理 2. 商务活动项目现场管理 3. 商务活动项目风险管理 1、商务活动项目进度管理工具 作业计 划时间约 束（甘特图）进度考核 序号作业业内容输输出资资料开始时间时间结结束时间时间所用工时时1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月责责任部门门/责责任人实际结实际结 束时间时间超前/延后日差考核意见见 一、商务务活动项动项目方案策划 1项目动议项目动议会议纪要 2确认活动立项项目立项决议书 3确定项目总负责 人项目负责人聘用书及授权书 4组建项目策划团队项目策划团队成员清单 5项目总体方案策划项目总体方案策划工作计划书 5.1收集数据、资料、信息、报告等 5.2整理数据、资料、信息、报告等 5.3判断分析报告 5.4创新创意 5.5提案策划案草案 5.6决策策划案决策会议纪要 6项目资源整合方案策划项目资源整合方案策划工作计划书 6.1人力资源整合策划人力资源整合方案 6.2物质装备整合策划物质装备整合方案 6.3信息传播整合策划信息传播整合方案 6.4资本运营策划资本运营方案 7项目组织实 施方案策划项目组织实 施方案策