《电话管理制度》word版.doc

制度文件文件编号：BJDA-RF-006版本号：第1版第2次修订主题：电话管理制度生效日期：2009年1月1日页码：第3页/共3页1. 目的：为了规范电话的申请、装机、使用、撤销及费用的控制和有效管理，公司在大力提倡降本增效的背景下，特制订本制度。2. 范围：本制度适用于北京迪安临床检验所。3. 管理职责：3.1 行政部是公司电话管理的归口管理部门：3.1.1 负责根据总公司电话管理制度，修订本制度；3.1.2 负责电话使用协议的签订；3.1.3 负责电话机的安装统筹及审批工作；3.1.4 负责电话的安装、撤销、铺线工作；3.1.5 负责电话费用的统计、分析、分摊工作；3.1.6 行政部负责电话费用的控制工作及异常电话费用核查和处理；3.1.7 负责和电信的外部沟通、协调工作，包括电话使用当中出现的故障维修、电话费用的不准确、电信信息的不准确等等。3.2 其它各部门负责：3.2.1 负责电话机安装的申请工作；3.2.2 负责本部门电话费用异常情况的查处工作。4. 电话管理内容：4.1 电话安装原则：4.1.1 公司所有的电话一律不开通国际长途；4.1.2 公司总经理、副总经理、各部门主管各单独开通一部电话，开通国内长途和拨打手机短号功能；4.1.3 各个部门（除主管外）原则上只能开通一部市内电话（如果部门已经开通长途，只开通一部长途电话）；4.1.4 各个部门（除主管外）根据业务情况确定是否开通国内长途电话，若予以开通的，此长途电话有需明确使用负责人，并且长途功能可以上锁；4.1.5 驻外办事机构原则上不安装固定电话；因特殊原因需安装话机的，提出书面申请和陈述理由，公司仅承担座机费用，其余话费一律自理；随业务开展有安装固定电话且通话必须时，酌情处理。4.1.7 对于除以上安装原则的其他安装需求，需要履行特殊审批流程。附：北京迪安临床检验所电话分布一览表4.2 电话安装的申请和审批：4.2.1 对于在电话安装原则内，由行政部与各部门主管确认签字后直接安装；4.2.2 对于在电话安装原则外，各个部门电话的安装，需部门主管填写电话安装申请单，由行政部经理审批后，方可安装。4.3 电话的安装流程：4.3.1 行政部负责填写和保存电话安装申请单；4.3.2 IT专员根据电话安装申请单与电信公司联系电话安装事宜，电话安装好后与行政专员进行信息反馈确认。4.3.3 电话出现故障后，由各个部门向IT专员提出电话维修申请，IT专员负责电话故障查处和解决工作；4.3.4 电话损坏无法使用需报废的，由各个部门负责填写表二电话报废申请，经部门主管确认后，把申请单交给行政部签字，IT专员负责电话的报废确认工作。4.4 电话的撤销流程：4.4.1 由各个部门填写表三撤销电话申请单，行政部经理审批后，IT专员对电话进行撤销工作；4.4.2 根据具体业务情况，行政部对各部门的电话撤销与否进行评判，站在公司整体立场上，有权利对各部门的多余电话进行撤销，并由行政专员填写撤销电话申请，经行政部经理审批后，由IT专员负责撤销工作。4.5 电话费用分析和控制措施：4.5.1 行政专员负责制作每个月电话费用的分摊表和电话异常表（单次电话通话时间超过10分钟）；并在每个月的20日，以邮件的形式，把公司整体电话费用分摊表和电话异常表发给公司总经理、分管副总经理及各个部门主管；4.5.2 行政专员负责每个月把公司整体电话分摊表和电话异常表张贴于公司告示栏；4.5.3 各个部门主管负责对本部门电话异常表里面的异常情况进行排查，并对每个异常电话写明原因，部门主管签字确认，于每个月的25日将排查情况反馈给行政部；4.5.4 行政专员负责对各个部门的异常电话进行调查，确认不是由于公司业务而产生的异常电话费用或者是长途电话费用，由打电话的当事人承担相应的电话费用；4.5.5 一经行政部查实当事人有隐瞒事实情况，当事人承担相应的电话费用，并对当事人进行全公司通报批评，在当月工资里面负激励100元；行政部在异常电话调查中，触及到当事人隐私的，产生的影响及后果由当事人自负；4.5.6 对打信息台而产生的费用，如果能找到责任人，由责任人承担拨打信息台而产生的费用，并在公司进行通报批评；如果找不到责任人，由该电话的使用人进行分摊；4.5.7 各部门对本部门产生的电话费用有异议的，可以提请行政部复核。由于电信出现的费用差错，行政专员把情况反馈给IT专员，由IT专员和电信公司进行沟通解决；4.5.8 行政部有义务和责任同电信公司进行积极的沟通，争取更多电信业务的优惠政策；4.6 电话使用要求：4.6.1 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内尤其在上班时间拨打私人电话，禁止长时间拨打私人电话。4.6.2 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，每次的通话时间能控制在10分钟以内。4.6.3 接听电话要求规范、礼貌。标准用语为：“您好，迪安！”；如应对方要求需进行转接时，说“请稍等！”；如被转接用户占线，说“电话占线，请稍后再拨！”；如转接外线电话无人接听时，可礼貌地请来电者留言并予以转告。4.6.4 各位员工应爱护电话，注意使用方式，保持电话的正常使用及延长使用年限。4.6.5公司组建固定电话虚拟网，所有虚拟网用户通话需拨打短号。如无法知晓网内用户的号码，可向总机查询或通过总机转接或上公司网站进行查询。5.