时间管理与工作统筹技巧_培训.ppt

目 录,员工的职业生涯规划 团队组织的时间管理 时间管理的基本策略 基础工作与有备无患 分清工作的轻重缓急 时间管理的统筹技巧 管理技巧的具体应用,小实验,道具： 铁桶一只，大石头一块，碎石若干， 细沙一堆，水一罐。 方法：把以上物品装进铁桶。 提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,1、员工职业生涯与时间管理 生命的有限性 人最宝贵和稀缺的是什么 生命的价值观 生命的价值和人生的意义 追求成功人生是每个人的梦想 成功的原动力来自心灵 实现理想取决于行动力 个人职业设计与操作中的时间管理,一、员工个人的职业生涯规划,2、人生的四个职业发展阶段,一、员工个人的职业生涯规划,3、人生定位与选择最佳职业 性格/爱好/能力/市场 准确定位提高人生价值是另一种时间节约,一、员工个人的职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,1、我们的问题在哪里 透过现象看本质 部分人的三个字特征 人治特征下的权力情结 时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“不” 无法恰当处理外部的打扰,二、团队组织的时间管理,“茫”,“忙”,“盲”,1、我们的问题在哪里 时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 会而不议，议而不决 不速之客，礼节陪聊 回复信件，斟字酌句 外部客观的低效率，如： a、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） b、餐饮服务 c、社会化程度,二、团队组织的时间管理,1、我们的问题在哪里 时间的浪费 某项调查数据结果（天）,三、团队组织的时间管理,睡 眠 8.05小时 用 餐 1.31小时 琐 事 0.55小时 工 作 7.34小时 交 际 0.39小时 休 息 0.45小时 娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时 读书报杂志 0.42小时 处理家务事 0.26小时 兴趣的工作 0.37小时 音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时,1、我们的问题在哪里 时间陷井 情不自禁 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,三、团队组织的时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。,三、团队组织的时间管理,2、团队时间管理的原则 时间进度表制定原则 实际花费的时间总比预计的长 突发性事件应付原则 为突发事件预留处理时间 日常性事务维护原则 做好数据库清理与更新等基础工作 时间被占用说不原则 过度热心肠者的良药,三、团队组织的时间管理,3、走出观念上的误区 高效率就是高效益 快就一定好吗？ 方向错误和方法不当 鉴别问题比进一步解决问题容易 想明白了再行动,三、团队组织的时间管理,三、团队组织的时间管理,4、时间管理的八大法宝 工作环境“” 准备工作 工作的计划性 目标管理 分清工作轻重缓急 优先级 并行串行的兼顾性 统筹学 学会说“不” 拒绝的学问,案例：华为的时间管理 韵律原则 “韵律原则”包括两个方面的内容： 一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等； 二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,三、团队组织的时间管理,1、提高你的时间管理技能 做个时间管理的高手 有效地计划与安排自己的时间 找到节约时间的措施 学会积零成整 提高“复种”指数 应付意外事件,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 准备之一：长期准备（4） 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯,四、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2、应该记住的20条实用方法 准备之二：临时准备（5） 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 要培养的好习惯（6） 利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 每晚沉思片刻/回顾与总结,四、时间管理的基本策略,2、应该记住的20条实用方法 与外部产生联系时的应变能力（4） 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话：主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱 3、秘书人员的时间管理 认清自己的角色和职责,四、时间管理的基本策略,工作环境“” 白领阶层的办公室“” 工作计划表 常用文件及工具书 柜子及办公室桌清理 相关人员通讯录 事件记录本,五、基础工作与有备无患,1、“80、20”法则运用 先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论： 做重要的少数事情,六、分清工作的轻重缓急,请运用“80、20”法则，找出自己日 常工作任务中重要的20%。 个人模式：自发回忆法 团队模式：头脑风暴法,现场思考：,六、分清工作的轻重缓急,2、工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,a 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,d 不重要不紧迫, 重要但不紧迫,六、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,六、分清工作的轻重缓急,案例分析,一天下午，g公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。 假如你是李华，此时此刻你该怎么办？,1、并行工作模式 什么情况下能并行工作 举例,七、时间管理的统筹技巧,2、串行工作模式 什么情况下必须串行工作 举例,九、时间管理的统筹技巧,3、并行串行如何兼顾 学一点统筹学,九、时间管理的统筹技巧,陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： a、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； b、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续； c、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； d、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； e、复印机故障需联系售后服务单位前来维修； f、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？ 请你