职场电子邮件礼仪精品作品.pptx

职场电子邮件礼仪,by: waffle march 4, 2012,为何要学习电子邮件礼仪？,e-mail 涉及点,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,这是最失礼的！,切忌用含糊不清的标题，如“王先生收”,不在一封信内谈及多件事情，以便事后整理,适当使用大写字母或！来突出标题,不要“re：re”一大串,不要让outlook用才能显示完你的标题,一定不要空白标题,反映文章的内容和重要性,一封邮件只针对一个主题,巧用特殊字符突出标题,回复邮件时适当更改标题,标题要简短，不宜冗长,contents,1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。,对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理” 不清楚职务，则应按通常称“x先生”、“x小姐”，但要把性别搞清楚,以上总结： a：称谓+礼貌用语 如：xxx（名字），您好！ b: 姓氏（或姓名）+职位 +礼貌用语 如：x经理/xxx经理（姓氏/姓名+职位），您好！ c: xxx先生（女士），您好！,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“dear xxx”. 收件人多的情况下可称呼：大家、all,contents,2、e-mail结尾最好要有客套语,例如： best regards ! 顺祝商祺、 祝您工作顺利！,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,e-mail 正文要简明扼要，行文通顺,注意e-mail 的论述语气,e-mail正文内容多，可用1234之类列表，以清晰明确,一次邮件交待完整信息,尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,合理提示重要信息，字体大小一般选择10-12号，宋体，黑色,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,正文内容编排,原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容. 如:,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时,附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件,如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用,如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送,附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,只在必要的时候才使用英文邮件,尊重对方习惯，不主动发起英文邮件,信息量丰富或重要邮件建议使用中文,选择便于阅读的字号或字体,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,签名设置方法,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,公司设计手册对邮件中的签名设置作了如下统一规定： 1. 英语邮件中请使用英语签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下：,*,2.中文邮件中请使用中文签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下：,*,请注意不要在签名中使用背景图片、笑脸符号、公司标识等。,contents,及时回复email,回复不少于10个字,不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,要区分reply和reply all（区分单独回复和回复全体）,主动控制邮件的来往,进行针对性回复,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,正确使用发送、抄送、密送,注意事项： 第一、to，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高，推荐按中国人习惯职位由高到低排列) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 第三、转发邮件要突出信息,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,邮件撤销设置,图片说明,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,外出助理程序设置,图片说明,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,公司设计手册规定“外出自动应答”统一格式如下： *,contents,添加提醒功能,图片说明,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,contents,建立通讯组员,图片说明,关于主题,关于称呼与问候,关于正文,关于附件,语言的选择,结尾签名,回复技巧,to、cc、bcc的区别,e-mail功能设置,cont