备用金管理规定(试行).docx

xxx有限公司备用金管理规定（试行）第1章 总则第1条 为加强公司备用金管理，进一步规范备用金的使用，保证公司各部门日常工作的正常开展，确保资金安全，根据公司费用报销制度及报销流程，结合公司实际情况，特制定本规定。第2条 本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金管理。第3条 公司部门申请备用金后需指定专人存管，部门负责人对本部门申请的备用金负责。第4条 部门在使用备用金时，要完整和真实的记录备用金的支出项目、时间和金额，并保留好相应的报销发票；公司财务可依规对各部门备用金的使用和报销情况进行监督、审核。第2章 备用金申请第1条 备用金实行限额管理，单笔备用金申请不超过5000元；主要用于日常工作的零星支出或专项小额物品的采买，单次购买物品费用大于2000元时，应按公司采购流程进行支付。第2条 备用金申请须由部门申请人按规定填写备用金申请表，注明备用金开支项目、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。第3条 备用金审批流程：主管部门（经理）审核签字财务部门复核总经理审批（部门负责人申请时则直接填写申请单交由财务部门复核，再交总经理审批）。第5条 财务付款：申请人备凭审批后的备用金申请表到财务部出纳办理领款手续，领取备用金后，做好备用金领款登记。第3章 备用金的使用第1条 使用备用金需在备用金申请项目的范围内，不得将备用金挪做它用；未在申请项目内的费用财务可依规不给予核销。第2条 使用备用金时，要作好记录，并保留好报销凭据，以备核销。第3条 备用金作为专款由部门专人保管使用，不得转借他人；备用金申请人离职或调岗，须先到公司财部办理备用金核销手续，将备用金余额转回公司指定帐户。第4条 试用期内的员工（部门主管以上管理人员除外）不得作为备用金申请人。第5条 备用金的使用额度不得大于2000元，大于2000元的经费须从公司采购流程进行支出。第4章 备用金的报销第1条 由备用金申请人填写费用报销单，注明支出的项目、费用金额和支出时间，并将报销凭证粘贴在报销单上，将报销单交由部门主管审批，部门主管审批完成后，交由总经理审核，最后交由财务进行核销。第2条 对不真实、没有报销凭证、不符合法律规定或不违反公司相关规定的支出项目，财务部可不予核销。第3条 在备用金核销时，若备用金还有余额，则申请人应将备用金余额通过转帐形式，转入公司指定账户；核销后才可申请下一笔备用金。第4条 备用实行“前款不清后款不借的原则”，同一类或同一部门的备用金在没有核销完成后，将不得申请下一笔备用金。第5条 每年12月31日前，财务部须将各部门本年度备用金结算清楚，下一年度备用金费用再重新申请。本规定自颁布之日起实施。附表一：备用金申请表附表二：备用金签收表二0一八年五月十五日附表一：备用金申请表申请部门申请金额 （人民币大写）：申请理由及用途备用金保管人保管方式申请部门付责任(签署部门意见)部门经理审批： 年 月 日财务部核准： 年 月 日总经理审批： 年 月 日备用金申请表申请部门申请金额 （人民币大写）：申请理由及用途备用金保管人保管方式申请部门付责任(签署部门意见)部门经理审批： 年 月 日财务部核准： 年 月 日总经理审批：