文秘必备基础知识

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 15 文秘必备基础知识 文秘基础知识 1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书 2、行政公文 13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关 14种 行政无：指示、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加：意见 3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二八年 5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟 制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。 6、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 15 下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。 7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。 8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞 9、占有材料的要求：时间不分古今 ;地域不分中外 ;性质不分正反 ;类别不分点面。 10、选择材料原则：围绕主题选择材料 ;选择典型材料 ;选择真实 准确的材料 ;选择生动新颖的材料。 11、使用材料注意：恰当安排材料的先后顺序 ;确定材料的详略程度 12、确立主题的依据：写作目的 ;材料本身的意义 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 15 13、对主题的要求：正确 ;深刻 ;新颖 ;集中。 14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成 发文机关 事由 文种 请示不得两项式 ;张贴时省略事由 ;规范性公文不用 关于 15、开头方式 4 种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式 目的式：常用 为了 、 为 等介词构成的短语表明行文目的 ;也常用 根据 等句式表明行为依据。 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文 16、三段式是公文常常采用的 3 层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。 17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应 ;文章主题与标题照应 ;开头与标题 ;结尾与标题 18、结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 15 19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准：准确、简洁、平实 21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据 .据 .据 .为了 .为 .就 .现将 .就 . 现将 .就 . .将有关事项通知如下 ; 拟采取如下措施 ;经 .复如下 22、称为用语： 我，贵公函平级尊称对方，你，本，该 23、结尾用语： 用于请示。如 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 15 当否，请批示。 ;如无不妥，请批准各地执行 ;妥否，请批复。 用于函。如： 请研究函复 ;盼复 ;请予复函 ;不知尊意如何，盼函告 ;望协助办理，并尽快见复 用于报告。如： 请指正 ;请审阅 批复、复函：此复 ;特此专复 ;特函复 知照性公文：特此公告 24、应用文书表达方式：说明 叙述 议论 25、叙述方式：顺序、倒叙 26、议论三要素：论点、论据、论证 议论两大类：立论与反驳 立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。立论，又叫证明。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 15 反驳：反驳论据、论证、论点。 27、论证方法：例证法、分析 法、引证法、对比法、因果法 28、常用说明方法：定义和表述、分类和比较、数字和图表 29、计算机系统：硬件、软件系统 外观：主机箱、外部设备 功能：运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备 30、 核心部件，对微机整体性能起决定性作用。衡量 是主频 ;二字长。 31、内存储器： 随机断电后， 只读不因断电丢失数据 32、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备， 33、硬盘使用注意事项： 注意保护 0 磁道。 0 磁道是硬盘面最外沿的磁 道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。 尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。 34、常用光盘三类：只读型光盘、精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 15 一次写入型光盘和可擦写光盘 35、显示器两大类：阴极射线管显示器和液晶显示器 维护、保养和防护： 注意防磁 注意使用屏幕保护程序 显示器窗口不得朝向门窗 36、计算机软件系统 系统软件 966; =120; 应用软件 操作系统 :作系统、 37、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔 10 秒以后才能再次接通电源，最好间隔 3 分钟以上。 热启动： ;按主机箱面板上 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 15 38、 死机 处理：唯一的恢复办法是重新启动系统。造成 死机 的原因主要有二：操作系统本身存在缺陷 ;是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。 39、清理磁盘步骤：操作时，在 所有程序 附件 系统工具 磁盘清理 ，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击 确定 按钮。 40、在 始菜单中选择 程序 附件 系统工具 磁盘碎片整理程序 ，会出现 磁盘碎片整理程序 对话框，选择要整理的硬盘，单击 碎片整理 ，程序就会开始整理所选择的硬盘。 41、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性 42、病毒防治：不滥用磁盘，尽量 专机专用、专盘专用 ;不用来路不明的软件 ;安装防病毒软件 ;不要打开来历不明的邮件 ;对重要数据进行备份。 43、菜单的约精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 15 定： 命令后 .。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。 命令后带 。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。 命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。 命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。 44、选取文件或文件夹： 要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下 单击最后的对象 ;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象 ;如果要使用键盘，可以按下 连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。 45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象： 当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动，如果按下 再拖动对象可以完成对象的复制。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 15 当源文件与目标文件在不同的磁盘上时，按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果 按下 再拖动，再完成对象的移动。 46、永久删除：清空回收站 ;按 合键 ;按住 ，再选择删除。 47、 持星号和问号两个通配符，星号表示多个字符，问号一个字符。 48、文件属性可以是存档、隐藏、只读 3 种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。 49、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。 文秘知识基础模拟试题及答案 1、什么是秘书 ? 答：在我国现阶段， 通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 15 2、秘书部门的职能性和工作特点 ? 答：综合性。辅助性。门面性。机要性。 3、秘书工作的主要内容 ? 答：处理文电。撰拟文稿。办理会务。调查研究。查办、催办。根据领导意图协议本单位的有关工作。安排礼仪活动。处理来信来访。组织机要交通。档案的管理。其他日常事处及领导临时交办的任务。 4、秘书工作的作用： 答：枢纽作用。助手作用。参谋作用。协调作用。耳目作用。 5、秘书工作的指导 思想： 答：一是为直接领导服务 ;二是为与本系统有关的部门及其成员服务 ;三是为广大人民群众服务。 6、秘书工作的原则： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 15 答：准确。迅速。求实。保密。 7、秘书工作者的政治素质： 答：具有较高的理论水平。具有较强的法律意识和政策观念。 具有全心全意为人民服务的思想。严于律己，遵守纪律。 8、秘书工作人员应具备的基础知识： 答：基础知识。社会知识。专业知识。业务知识。辅助知识。 9、秘书人员应具备的能力： 答：调查研究能力。收集资料的能力。文字表达能力。口头 表达能力。组织协调能力。办事能力。管理事务的能力。文字书写的能力。操作现代办公设备的能力。 10、信息的作用 ? 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 15 答：为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理创造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。 11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则 ? 全面服务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。 12、值班记录电话记录应包括五个要素 ? 答： a 来电时间。 b 来电单位、姓名及职务、电话号码等。 c 来电内容。 d 领导批示和处理意见。 e 接电话记录人。 13、值班日记四要素 ： 答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。 14、打电话的一般程序是什么 ? 答：打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。电话接通后，先问明对精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 15 方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。 15、回电话接电话的一般 程序是什么 ? 答：回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。 问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。 来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。 16、电话记录有