办公自动化讲义

吉林省林业技师学院 办公自动化应用 讲义 讲授 张兆亮 1 目录 第 1 讲 P 系统应用 . 2 第 2 讲 础知识 ) . 5 第 3 讲 字排版 . 11 第 4 讲 像处理 ) . 19 第 5 讲 表格 的处理 . 25 第 6 讲 格处理 . 31 第 7 讲 工作表的管理、公式使用 . 36 第 8 讲 数据管理 . 39 第 9 讲 本操作 . 41 2 第 1 讲 P 系统应用 一、 动 P 1 2 退出 P 二、 识 面图标 开始】菜单 务栏 识 口界面 口的组成 识 识 标的使用 盘的使用 三、 桌面的操作 3 加快捷图标 列桌面图标 除桌面图标 任务栏的操作 整任务栏的大小 整任务栏的位置 置任务栏的属性 置任务栏的系统提示区 窗口的操作 开窗口 大化与最小化窗口 动窗口 放窗口 列窗口 换窗口 闭窗口 菜单的操作 择菜单中的命令 择快捷菜单中的命令 四 、 定制 P 置外观和主题 4 改桌面背景 改桌面主题 置屏幕保护程序 改显示外观 置屏幕分辨率和刷新率 置桌面图标 置任务栏和【开始】菜单 置任务栏 置【开始】菜单 制面板 置系统日期和时间 置系统音量 置键盘和鼠标 五、 管理文件和文件夹 六 、 6 1计算器 6 2录音机 七 、 7 1网页浏览 7 2电子邮件基础 5 八 、 系统安全与病毒防范 第 2 讲 础知识 ) 一、 003基本操作 1、认识 003 003办公自动化套装软件之一，是一个集文字录入、编辑、绘图、排版、制表为一体的字表处理软件。 2、启动 003 方法一：执行 “ 开始程序 。 方法二：双击桌面该程序的快捷方式。 3、退出 003 方法一：执行 “ 文件退出 ” 。 方法二：单击标题栏右侧的 “ 关闭 ” 按钮。 4、 003的窗口组成 标题栏 :显示正在编辑的文档名和程序名。 菜单栏 :包括 003的所有命令。 常用工具栏：提供最常用的命令。 格式工具栏：提供排版时所需的命令。 标尺 :用来度量页面的尺寸。 工作区 :用于编辑和显示文本内容。 6 滚动条 :用于浏览窗口的内容。 状态栏 :显示当 前文档的信息（如当前页，总页数，光标位置等）。 5、 003的四种视图 普通视图：在此视图下，各种文档格式都被显示，普通视图注重显示文字的格式，而简化了页面的布局，因此在普通视图下看不到页眉和页脚、图片。 活动文档切换到 式视图，这是一种编辑视图，可将文档按照在 览器中的显示效果显示出来。 页面视图：这是一种按打印效果显示文档的编辑视图。在该视图下，所有的页眉、页脚、图片及复杂的格式都可被显示出来。页面视图会占用更多的系统内存，这样，滚动速度会变慢。 大纲视图： 所谓大纲视图实际上就是用缩进文档标题的方式显示的视图。在该视图下既可以折叠文本进行查阅标题，也允许展开文本进行查阅、编辑或修改整个文档操作。其最大的好处是可以快速重排附带文本的标题顺序，使标题及其附带的文本一起移到新的位置。 6、 003窗口定制 在 003中提供了许多工具栏，通常只显示常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏三个工具栏。 显示 /隐藏工具栏：视图工具栏中的工具栏名称，其中表示已显示，反之隐藏。 显示 /隐藏标尺：视图标尺 。 7 显示 /隐藏段落标记：视图显示段落标记 。 显示 /隐 藏网络线：视图网格线 。 二、录入文本 1、确定插入点的位置 方法 1：利用鼠标左键直接单击确定； 方法 2：利用上下左右方向光标键确定。 2、输入文本 选择输入法：利用 要求：（ 1）每行文字必须顶格输入，行尾自动换行。（ 2）每一段文字输入完毕后按回车键（ 行。 注意：如果一张纸输入完毕将自动换页，如果要强行换页，可执行插入分隔符分页符或按 3、各种符号的输入 （ 1）中文标点符号： ( )， ( )， ( 、）， ( )， (- ) （ 2）符号的插入：文件符号选择一种字体单击所需的符号单击插入，可重复上述步骤继续插入。 （ 3）特殊符号的插入：文件特殊符号选择类型选项卡单击所需的符号单击确定按钮。 8 三、文档的基本操作 （ 1）保存文档：文件保存选择存储位置输入文件名单击 “ 保存 ” 按钮。 （ 2）新建文档：文件新建选择空白文档单击 “ 确定 ” 按钮。注意：默认文件名为文档 1，文件类型为 （ 3）关闭文档：文件关闭或单击标题栏右上角的 “ 关闭 ” 按钮。 注意：如果该文档没保存，将弹出对话框，要 求用户作出选择。 （ 4）打开文档：文件打开选择查找范围选择文档单击 “ 打开 ” 按钮。 注意：可在 “ 文件 ” 菜单最下方选择最近被打开或处理过的 4个文件。 （ 5）另存为文档：文件另存为选择存储位置输入新文件名单击 “ 保存 ” 按钮。 四、选择文本 1、鼠标拖动选择文本：将 下鼠标左键不放，向右拖动直到文本的末尾，然后松开鼠标，选中后以反白显示。 2、选择一行：将鼠标移动要选择行的左边选定栏处单击鼠标左键。向下拖动可选定多行。 3、选择一段：以选定栏处双击或在正文中三击。 4、 选择连续文本：将 住 击要选择文本末笔。 9 5、选择整篇文章：编辑全选或在选定栏处三击或按 组合键。 五、编辑文本 1、插入文本：按 光标放至要插入文本处，直接输入文本。 2、改写文本：按 光标放到要改写文本之前，直接输入文本。 3、复制文本：选中文本编辑 复制光标定位编辑 粘贴。 4、移动文本：选中文本编辑 剪 切光标定位编辑 粘贴。 5、删除文本：按 前一个字符或按 可选中文本后按 六、撤消与恢复 对于文本的移动、复制、删除等操作， 过这种操作记录，用户可利用 “ 撤消 ” 和 “ 恢复 ” 功能，方便地放弃现有的修改，或恢复放弃的操作。 1、撤消 取消执行的上一条命令或删除最后键入的内容。单击常用工具栏上的“ ” 按钮或选择 “ 编辑 撤消 ” 。 2、恢复 “ 恢复 ” 功能刚好和 “ 撤消 ” 相反， “ 恢复 ” 被撤消的操作。单击常用工具栏上的 “ ” 按钮或选择 “ 编辑 恢复 ” 。 10 七、设置自动及拼写和语法检查 在输入或编辑文本的过程中，难免会出现一些英文单词拼写错误以及名子语法错误。 操作步骤： 单击菜单栏的 “ 工具 选项 ” 命令； 在对话框的 “ 拼写与语法 ” 选项卡中勾选 “ 键入时检查拼写 ” 、 “ 键入时检查语法 ” 、 “ 随拼写检查语法 ” ； 最后单击 “ 确定 ” 按扭。 红色波浪线：拼写错误。绿色波浪线：语法错误。 八、查找与替换 将其替换 为其它内容的强大功能。 1、查找 在文档中快速找到指定内容，并确定其出现位置。操作步骤：编辑 查找在查找内容中输入要查找的文本单击 “ 查找下一处 ” 按钮。 2、替换 可以将查找的内容替换为指定的内容。操作步骤：编辑 替换在查找内容中输入要查找的文本，在替换为中输入新的内容单击 “ 查找下一处 ” 按钮单击 “ 替换 ” 进行替换或单击 “ 查找下一处 ” 继续查找，单击 “ 全部替换 ” 将一次性全部替换。 11 第 3 讲 字排版 一、页面设置 1、页面设置的作用 可以用来设置纸张纸型、页边距、纸张方向、一行的字数及一页的行数等。 2、页面设置的步骤： 文件页面设置弹出页面设置对话框（包括页边距、纸型、纸张来源、版式和文档网格五个选项） 二、 “ 页面设置 ” 对话框 1、 “ 页边距 ” 选项卡 可设置正文的上、下、左、右与页边界的距离，页眉和页脚距边界的距离。对称页边距：调整左右页边距，以便在双面打印时，使相对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。 拼页：将文档的首页与次页打印在同一张纸上。如果要将打印出的纸张对折（打印有内容的一面向外），则可选中此复选框。页面的外侧页边距（装订线）宽度相同，内侧页边距宽度也相同。 2、 “ 纸型 ” 选项卡 设置纸张 的大小及方向。默认为 21 3、 “ 纸张来源 ” 选项卡 可设定打印时纸张的进纸方式。默认进纸方式是默认纸盒。 12 4、 “ 版式 ” 选项卡 可设定节的起始位置、页眉和页脚、垂直对齐方式、以及行号等。奇偶页不同：为奇数页创建一种页眉或页脚，为偶数页创建另一种页眉或页脚。 首页不同：为文档的首页创建另一种页眉或页脚。 5、 “ 文档网格 ” 选项卡 用户可以随心所欲地设置文档每页行数、每行字数、正文字体、栏数、正文排列方式、应用范围以及字间距和行间距。 三、制作页眉和页脚 1、页眉和页脚的作用 页眉和页脚分 别位于页面的顶端和底端，通常用来显示一些附加信息，如书名、 章名、页码和日期。 2、插入页眉和页脚的步骤： 视图页眉和页脚进入页眉和页脚状态，并弹出页眉页脚编辑工具条 注意：在编辑页眉和页脚时，不能编辑正文；在页眉和页脚中输入内容时，将会在每张页面上出现。 四、插入页码 方法 1：插入页码命令来实现。 方法 2：进入页眉和页脚后，单击页眉和页脚工具栏上的插入页码来 13 实现。 五、 “ 格式 ” 菜单下的排版命令 文档的排版并不是对原有的文本进行编辑，而是对文本进行修饰，格式化等操作。格式化主要包括文字格式和段落格式的 设置。 1、 “ 字体 ” 命令（格式字体） 在此对话框中可设置字体、字形（常规、倾斜、加粗、加粗并倾斜）、字号、字体颜色、下划线、着重号、特殊效果、字间距、字符缩 放和位置调整等。 2、 “ 段落 ” 命令（格式落段） 段落是构成文章的基础，一个段落是指以回车键结束的一段文字。在此对话框中可设置如此参数： （一）、段落的对齐方式（五种） （ 1）左对齐：使当前段中的各行沿左边界对齐。 （ 2）右对齐：使当前段中的各行沿右边界对齐。 （ 3）居中对齐：使当前段中的各行文字居中。 （ 4）两端对齐：使当前段中的各行（除末行外）沿 左、右边界对齐。 （ 5）分散对齐：使当前段中的各行均匀分散沿左、右边界对齐。 （二）、段落缩进操作 （ 1）无：可取消特殊缩进格式。 （ 2）首行缩进：将段落的第一行缩进。 （ 3）悬挂缩进：将段落除首行外的所有行缩进。 14 （ 4）左缩进：将段落每行左侧均移动一定距离。 （ 5）右缩进：将段落每行右侧均移动一定距离。 （三）、段间距和行间距 （ 1）段间距：调整段落与段落之间的距离。 （ 2）行间距：设置文字行之间的垂直间距。如果您单击 “ 最小值 ” 、“ 固定值 ” 或 “ 多倍行距 ” ，可在 “ 设置值 ” 框中输入数值。 3、 “ 项目符号和编号 ” 命令 (格式项目符号和编号） （一）、添加项目符号和编号 （ 1）选定要添加项目符号或编号的项目。 （ 2）在 “ 格式 ” 工具栏上，请执行下列操作之一：单击 “ 项目符号 ”按钮 ，可为其添加项目符号。 （ 3）单击 “ 编号 ” 按钮 ，可为其添加编号。 注意 要在输入时自动创建项目符号或编号，可键入 “ 1.” 或 “ *” ，再按空格键，然后键入任何所需文字。当按下 以添加下一列表项时， 自动插入下一个编号或项目符号。要结束列表，请按两次 。也可通过按 删除列表中的最后一个编 号或项目符号，来结束该列表。 4、 “ 边框和底纹 ” 命令（格式边框和底纹） 003允许为选定的文本、段落、表格等添加边框，也可用底纹作为它们的背景。 （一）、边框 （ 1）在文档中选定文本、段落、表格。 15 （ 2）选择 “ 格式边框和底纹 ” 命令，在弹出的对话框中选择 “ 边框 ” 选项卡。 在 “ 设置 ” 选择组中选择边框处类：无（无边框）、方框（所选内容四周上边框）、阴影（除加边框上还加阴影）、三维、自定义。 在 “ 线型 ” 列表框中选择边框的类型。 在 “ 颜色 ” 列表框中选择边框的颜色。 在 “ 宽度 ” 列表中选择 边框的宽度。 选择 “ 应用范围 ” 是文字还是段落。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 （二）、页面边框 页面边框是给整个页面加边框，操作方法和给文字加边框一样，只不过比 “ 边框 ” 选项卡中多了一个 “ 艺术型 ” 列表供选择。 （三）、底纹 （ 1）在文档中选定文本、段落或表格。 （ 2）选择 “ 格式边框和底纹 ” 命令，在弹出的对话框中 选择 “ 底纹 ” 选项卡。 在 “ 填充 ” 列表框中，选择添加底纹的填充方式。 在 “ 图案 ” 选项卡的 “ 式样 ” 下拉列表中，选择底纹的式样。 在 “ 颜色式样 ” 列表框中选择底纹图案的颜色。 在 “ 应用范围 ” 中，设定是针对段落还是针对文字进行设置。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 5、 “ 分栏 ” 命令（格式分栏） 16 003允许为文档设置多栏效果，多用于报纸、杂志上编排。 （一）、设置栏数、栏宽、栏间距和分隔线 （ 1）选择需要分栏的内容。 （ 2）选择 “ 格式分栏 ” 命令。 在 “ 分栏 ” 对话框中的预设中选择栏数。 在 “ 栏数 “ 中选择栏数。 在 “ 宽度和间距 ” 中设置栏宽和栏间距。 在 “ 分隔线 ” 上为文字加上分隔线。 在 “ 应用范围 ” 中选择应用的范围。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 6、 “ 首字下沉 ” 命令（格式首 字下沉） 首字下沉就是将选中段落的第一个字进行特殊设置，如下沉，改变字体等。 （一）、添加首字下沉效果 （ 1）选择要添加首字下沉的段落。 （ 2）选择 “ 格式首字下沉 ” 命令。 （ 3）在弹出的 “ 首字下沉 ” 对话框中选择首字下沉的位置。在 “ 字体 ” 列表中选择首字下沉的字体。在 “ 下沉行数 ” 中设置首字下沉的行数。在 “ 距正文 ” 中设置下沉的字符与段落正文的间距量。 （ 4）单击 “ 确定 ” 按钮。 （二）、删除首字下沉效果 （ 1）选择要删除首字下沉效果的段落。 17 （ 2）选择 “ 格式首字下沉 ” 命令。在弹出的 “ 首字下沉 ” 对话框中的 “ 位置 ” 中选择 “ 无 ” 。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 7、 “ 文字方向 ” 命令（格式文字方向） 文字方向命令可将当前文档的内容方向改变。 （ 1）选择 “ 格式文字方向 ” 命令。 （ 2）在弹出的 “ 文字方向 ” 对话框中选择文字的方向。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 8、 “ 更改大小写 ” 命令（格式更改大小写） 更改大小写主要是针对英文而言，可将英文字母的大小写进行转换。 （ 1）选择 “ 格式更改大小写 ” 命令。 （ 2）更改大小写对话框中的参数如下： 句首字母大写：将所选句子中第一个单词的首字母改为大写。 小写：将所有选定的文字都改为 小写字母。 大写：将所有选定的文字都改为大写字母。 词首字母大写：将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。 转换大小写：将所选内容中所有大写字母都 改为小写或反之。 半角：将选定文字更改为半角字符。 全角：将选定文字更改为全角字符。 例如： is 9、中文版式（格式中文版式） 18 在 003中文版中，还特别增加了一些符合中文习惯的功能。 （一）、 “ 拼音指南 ” 命令 （ 1）选中要加拼音的文字。 （ 2）选择 “ 格式中文版式拼音指南 ” 命令。 （ 3）在出现的拼音指南对 话框中的拼音文字中输入拼音，一般系统会自动为其中上拼音，只需将其编号删除即可。 （ 4）在对齐方式中选择对齐方式。 （ 5）单击 “ 确定 ” 按钮。 （二）、 “ 带圈字符 ” 命令 （ 1）选中要加圈的文字（一次只能加一个）。 （ 2）选择 “ 格式中文版式带圈字符 ” 命令。 无：取消所选带圈文字的格式。 缩小文字：使用与当前字号大小相同的圈号，并缩小文字，以便将其置于圈号之中。 增大圈号：扩大圈号，以使其能围绕住这些保持当前字号的文字。 （ 3）在圈号中选择圆、正方形、三角形、菱形。 （ 4）单击 “ 确定 ” 按钮。 （三） 、 “ 纵横混排 ” 命令 该功能主要应用于竖排文字时，可使选中文字横向排列，当文字是横向时，可使选中文字纵排。 （ 1）选中要纵横混排的文字。 （ 2）选择 “ 格式中文版式纵横混排 ” 命令。 19 适应行高：压缩并旋转选定文字，以便能在该行中一个字符的空间内容纳这些文字。 删除：删除纵横混排效果。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 （四）、 “ 合并字符 ” 命令 将多个字符（不超过 6 个）合并成一个整体，这些字符将被压缩并排列为两行。也可将已经合并的字符还原为普通字符。 （ 1）选中要合并字符的文字。 （ 2）选择 “ 格式中文版式 合并字符 ” 命令。 （ 3）在合并字符对话框，设置字体、字号等。 （ 4）单击 “ 确定 ” 按钮。 （五）、 “ 双行合一 ” 命令 将输入的文字显示为长度相等的上下两行，其高度与一行正常文字相同。也可将具有双行合一格式的文字还原为普通文字。操作方法和 “ 合并字符 ” 方法相似。 一、插入图片 第 4 讲 像处理 ) 一、插入图片 在 003中不仅可对文字进行格式设置，还可以将图形图像与文字一起排版，实现图文混排效果。 20 1、插入剪贴画 剪贴画是 003软件自带的图形库，用户可以直接利用其中的图形来美化文档。 操作步骤： （ 1）插入图片剪贴画 （ 2）在 “ 图片 ” 选项卡中单击鼠标选择所需的图片类别。 （ 3）在出现的剪切画中单击所需图形。 （ 4）在出现的菜单中单击第一个 “ 插入剪辑 ” 按钮。 2、插入来自文件的图片 在文档中不仅可插入 003自带的图形，而且还可以将磁盘中的图片文件插入到文档中进行图文混排。 操作步骤： （ 1）插入图片 来自文件。 （ 2）在对话框的 “ 查找范围 ” 列表中，找到插入图片所在的文件夹。 （ 3）在文件列表中选中要插入的图片 。 （ 4）单击 “ 插入 ” 按钮。 二、选中图片（取消选择） 单击图片即可选中，此时图片四周出现八个控制柄，在空白处单击则可取消选择。 21 三、图片的缩放 方法 1:（ 1）用鼠标单击选择图片。 （ 2）用鼠标放在 8个控制柄中的任何一个当鼠标变成 “ ”“ ”“ ”“ ” 时向里向外拖动。 方法 2 :（ 1）用鼠标单击选择图片。 （ 2）格式图片。 （ 3）在 “ 设置图片格式 ” 对话框中单击 “ 大小 ” 选项卡，在高度、宽度或缩放比例中调整参数。 （ 4）单击 “ 确定 ” 按钮。 四、设置图片和文本的环绕方式 （ 1）用鼠标单击选择图片。 （ 2）格式图片。 （ 3）在出现的 “ 设置图片格式 ” 对话框中选择 “ 版式 ” 选项卡。 （ 4）选择一种环绕方式。 嵌入型：将对象置于文档内文字中的插入点处。对象与文字处于同一层。 四周型：将文字环绕在所选对象的边界框四周。 紧密型：将文字紧密环绕在图像自身的边缘（而不是对象边界框）的周围。 浮于文字上方：取消文字环绕格式，将对象置于文档中文字的前面。 22 衬于文字下方：取消文字环绕格式，并将对象置于文档中文字的后面。 （ 5）最后单击 “ 确定 ” 按扭。 五、复制图片 （ 1）用鼠标单击 选定图片。 （ 2）单击常用工具栏上的 “ 复 制 ” 按扭。 （ 3）单击常用工具栏上的 “ 粘贴 ” 按扭。 六、移动图片 （ 1）用鼠标单击 选定图片。 （ 2）用鼠标直接拖动图片到目标位置后松开。 七、删除图片 （ 1）用鼠标单击 选定图片。 （ 2）按下键盘上的退格键（ 删除键（ 单击常用工具栏上的 “ 剪切 ” 命令。 八、手工绘图 003除了允许在文档中插入图片外，还可以允许用户在文档中手工绘制图形。 1、绘制图片 （ 1）单击常用工具栏上的 “ 绘图 ” 按钮，调出绘图工具栏。 23 （ 2）单击所需图形的绘图工具按钮。 （ 3）将鼠标移到编 辑区时，光标会变成十字形状，然后按住鼠标左键不放并进行拖动。 注意：要绘制标准图形，可按 制。 2、选定图形 （ 1）选中一个图形：单击所需图形。 （ 2）选中多个图形：按 3、图形的修饰 （ 1）改变填充颜色：选中图形，单击绘图工具栏上的 “ 填充颜色 ”按钮，选择所需颜色。 （ 2）改变线条颜色：选中图形，单击绘图工具栏上的 “ 线条颜色 ”按钮，选择所需颜色。 （ 3）改变线条：选中图形，单击绘图工具栏上的 “ 线型 ” 改变线型，单击 “ 虚线线型 ” 改变虚线线型，单击 “ 箭头样式 ” 改变箭 头 样式。 4、图形的组合（取消组合） （ 1）选中所需组合的多个图形（组合图形）。 （ 2）单击绘图工具栏左端的 “ 绘图 ” 菜单选择 “ 组合（取消组合） ”命令。 5、改变图形的叠放次序 （ 1）选择要改变叠放次序的图形。 （ 2）单击绘图工具栏中的 “ 绘图 ” 菜单，选择 “ 叠放次序 ” ，在子 24 菜单中选择一种叠放次序。 置于顶层：将所选对象置于其他重叠对象之上。 置于底层：将所选对象置于其他重叠对象之下。 上移一层：将所选对象或组上移一层。 下移一层：将所选对象或组下移一层。 浮于文字上方：将所选定图形对象置于文字上方。 浮于文字 下方：将所选定图形对象置于文字下方。 6、图形的其它操作 图形的缩放、移动、复制、删除等操作和图片操作完全相同。九、文本框的操作 九、文本框的操作 文本框：是一个能存放文字的容器。 1、插入文本框：插入文本框文本框类型光标变为十字型在编辑区拖按住鼠标左键拖动出文本框。 2、在文本框中输入内容：将光标定在文本框中，输入所需的内容。 3、移动文本框：选中文本框（在边框上单击）直接拖放到目标位置。 4、删除文本框：选中文本框按键盘上 “ 键。 5、文本框格式设置 选定文本框鼠标指针指向边框右击 鼠标在快捷菜单中选择 “ 设置文本框格式 ” 。 25 十、艺术字的操作 艺术字：具有图片的所有属性，并具有文字形状。 1）插入艺术字：插入图片艺术字选择式样输入内容单击 “ 确定 ” 2）编辑艺术字：选中单击艺术字工具栏上的 “ 编辑文字 ” 按钮。 注：文本框的其它操作与图片相同（如复制、移动、删除）等。 第 5 讲 表格 的处理 一、创建表格 1、利用菜单创建表格 操作步骤： （ 1）表格插入表格 （ 2）在弹出的 “ 插入表格 ” 对话框中，输入行数和列数，其它参数不动。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮 2、利用工具栏按按钮创建表格 （ 1）单击常用工具栏上的 “ 插入表格 ” 按钮，在表格样式中拖动鼠标，得到想要的行数和列数之后，然后释放鼠标左键。 二、在表格中输入内容 1、确定插入点位置 26 方法 1：用鼠标单击所需单元格来定位光标。 方法 2：利用上下左右光标键来定位光标。 方法 3：利用 2、在单元格中输入内容 （ 1）利用光标定位单元格后。 （ 2）在单元格中输入字符，汉字或插入图片。 三、选定表格中的对象 1、选定一个单元格 2、选定多个单元格 3、选定一行 4、选定一列 5、选中整个表格 注意：除了前面介绍的几种方法之外， 还可以用 “ 表格 ” 菜单中 “ 选定 ” 子菜单中的相应命令来选择。 四、插入行或列 1、插入行 （ 1）先选中行。 （ 2）右击插入行。或将光标放至一行的最后一个单元格之外，按车键）。（在上行插入） 2、插入列 27 （ 1）先选中列。 （ 2）右击插入列。（在左侧插入） 五、删除行、列、表格 （ 1）先选中要删除的行、列。 （ 2）右击 删除行（列），或按 意：除了前面介绍的几种方法之外，还可以用 “ 表格 ” 菜单中 “ 删除 ” 子菜单中的相应命令来选择。 六、调整行高和列宽 1、调整行高 方法 1：将 鼠标指针移到要调整的表格线上，等鼠标指针变成 “ ”时向下拖动鼠标。 方法 2：将鼠标放在垂直标尺上的行分界线上，等鼠标指针变成 “ ”时向下拖动鼠标。 方法 3：在 “ 表格表格属性行 ” 中调整。 2、调整列宽 方法 1：将鼠标指针移到要调整的表格线上，等鼠标指针变成 “ ”时向左或向右拖动鼠标。 方法 2：将鼠标放在水平标尺上的行分界线上，等鼠标指针变成 “ ”时向下拖动鼠标。 方法 3：在 “ 表格表格属性列 ” 中调整。 28 七、合并和拆分单元格 1、合并单元格 （ 1）选中要合并的多个单元格。 （ 2）单击 “ 右击合并单 元格 ” 命令。 2、拆分单元格 （ 1）选中要拆分的一个单元格。 （ 2）单击 “ 右击拆分单元格 ” 命令，在弹出的对话框中输入行数和列数。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 3、拆分表格 （ 1）将光标放至要拆分表格行的任一单元格。 （ 2）单击 “ 表格拆分表格 ” 命令。 八、绘制斜线表头 （ 1）将光标放至表格的任意一个单元格中。 （ 2）单击 “ 表格绘制斜线表头 ” 命令。 （ 3）在弹出的对话框中，选择表头的样式或字号，在输入行标题和列标题。 （ 4）单击 “ 确定 ” 按钮。 九、设置文本对齐方式 （ 1）选定要对齐文本的单元格。 29 （ 2）右击 鼠标，在弹出的快捷菜单中选择 “ 单元格对齐方式 ” 子菜单中的一种对齐方式。 十、边框和底纹 1）、表格加边框 （ 1）选择要加边框的行、列或表格。 （ 2）单击 “ 格式边框和底纹 ” 命令，选择 “ 边框 ” 选项卡，选择一种样式，在设置相应的参数。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 2）、表格加底纹 （ 1）选择要加底的行、列或表格。 （ 2）单击 “ 格式边框和底纹 ” 命令，选择 “ 底纹 ” 选项卡，选择所需的颜色。 （ 3）单击 “ 确定 ” 按钮。 十一、 “ 表格 ” 菜单中 “ 自动调整 ” 命令的使用 “ 根据内容调整表格 ” ：根据单元格中文字的宽度来调整列的宽度 ； “ 根据窗口调整表格 ” ：将表格的总宽度调整为纸张宽度； “ 固定列宽 ” ：将列宽固定； “ 平均分布各行 ” ：将选定行的高度统一调整为一样高； “ 平均分布各列 ” ：将选定列的宽度统一调整为一样宽； 30 十二、 “ 表格 ” 菜单中 “ 重复标题行 ” 命令的使用 作用：当表格跨页时，在后续各页上重复表格标题。 1. 选定要作为表格标题的一行或多行。选定内容必须包括表格的第一行。 2. 单击 “ 表格 ” 菜单中的 “ 标题行重复 ” 命令。 十三、 “ 表格 ” 菜单中 “ 拆分 ” 表格命令的使用 作用：拆分表格或在表格前插入文本。 1. 要将一个表格拆分成两个表 格，请单击第二个表格的首行。 要在表格前插入文本，请单击表格的第一行。 2. 单击 “ 表格 ” 菜单中的 “ 拆分表格 ” 命令。 十四、 “ 表格 ” 菜单中 “ 绘制表格 ” 命令的使用 作用：通过手工绘制表格的外框或内线的方法来制作列不对齐的表格特别有效。 1、单击 “ 表格 ” 菜单中的 “ 绘制表格 ” 命令，调出 “ 表格 ” 工具栏； 2、单击 “ 绘制表格 ” 工具，按住鼠标拖出表格外框；再拖出表格的横线和竖线； 十五、对表格中的单元格进行编号 1. 选定要编号的单元格。 要为每一行的开头编号，只须选定表格的第一列。 31 2. 单击 “ 编号 ” 按钮。 十六、 打印预览命令的作用及使用 1、打印预览命令的作用： 能够在屏幕上直接查看打印机打印的效果，实现及时修改、节约纸张并提高工作效率。 2、打印预览命令的使用 “ 文件打印预览弹出预览窗口（主要工具按钮：打印、放大镜、单页多页显示、显示比例、全屏、关闭等） 十七、打印命令的作用及使用 1、打印命令的作用： 将指定的文本信息按照设定的形式送到打印机打印出来。 2、打印命令的使用：文件 打印弹出打印对话 注：在打印对话框中通常进行如下项的设置：选择打印机、页面范围、份数。 第 6 讲 格处理 一、 有关 1、 制作表格并对表格中的数据进行计算、统计、查询、分析（绘制图表）和管理。 2、 启动：开始程序 32 退出：文件退出或单击标题栏右侧的 “ 关闭 ” 按钮。 3、 二、有关概念介绍 1、工作薄： 理的文档就叫工作薄（扩展名为 它由若干工作表构成。 2、工作表：二维电子表格，用于对数据进行存储、组织、处理和分析。 3、单元格：工作表内行与列的 交点就叫做一个单元格。 4、活动单元格：又称当前单元格，光标插入点所在的单元格。 5、表格区域：工作表中一个或多个单元格组成的矩形区域。 三、电子表格的编辑 1、录入数据 单击要录入数据的单元格输入数据。（用 向键、回车键跳到下一单元格） 注意：要在一个单元格中换行输入，可在输入完一行数据后按 1）用序列填充数据 输入一个数值编辑填充序列。 2）输入递增数据 选中两单元格将鼠标指针指向第二个单元格的右下角待指针变 33 为十字形按住鼠标左键不放拖动。 3）输 入相同数据 选中单元格将鼠标指针指向单元格的右下角待指针变为十字形按住鼠标左键不放拖动。 4）如果将数字作为文本输入，先输入单引号（ ）再输入数字或将该单元格设置成文本格式即可。 2、编辑数据 1）修改数据 如果单元格中的内容全部需要修改，选中该单元格后直接输入新的内容；如果单元格中的内容部分有错误，在编辑栏中直接修改或双击鼠标（按 入单元格编辑，删除错误内容，再输入正确的内容。 2）删除内容 选中要删除内容的单元格，按 3）复制单元格的内容 方法一：选定要复制内容的单元 格，使用 “ 复制 ” 命令，再选择目标位置，使用 “ 粘贴 ” 命令。 方法二：选定要复制内容的单元格，按住键盘上的 鼠标变为选定状态时拖动到目标位置后放开。 4）移动单元格的内容 方法一：选定要移动内容的单元格，使用 “ 剪切 ” 命令，再选择目标位置，使用 “ 粘贴 ” 命令。 34 方法二：选定要移动内容的单元格，当鼠标变为选定状态时直接拖动到目标位置后放开。 3、选定工作表中的对象 1）选定单元格 单击要选定的单元格。 2）选定连续的单元格区域 方法一：单击所选区域任意一个角上的单元格按住鼠标的左键拖曳至此区域的对角。 方法二：单击所选区域任意一个角上的单元格，按住 3）选定一列或多列 单击列号选定一行。向右拖动鼠标选择连续多列，按住 4）选定一行或多行 单击行号选定一行。向下拖动鼠标选择连续多行，按住 击行号选定一行后按住 5）选定不连续的单元格区域 先选中一个区域按住 “ 键再选取剩下区域 6）选定整个工作表 单击表区左上角的空白按钮。 4、插入、删除工作表 中的对象 35 1）插入单元格 将指针移至要插入单元格的位置插入单元格设置对话框单击 “ 确定 ” 。 2）插入行 选择要插入行右击插入 3）插入列 选择要插入列右击插入 4）删除单元格 将指针移至要删除的单元格的位置编辑删除设置对话框单击 “ 确定 ” 。 5）删除行 选中要删除的行右击删除 6）删除列 选中要删除的列右击删除 5、设置行高与列宽 1）鼠标拖拉：将指针移向行号或列号的交界处待指针变为调整形状时拖拉。 2）命令设定：选定要设置的行或列右击行高或列宽在对话框中输入行高值或列宽 值单击 “ 确定 ” 。 3) 自动调整：选定要设置的行或列执行 “ 格式 ” 菜单中的 “ 行 ”命令中的 “ 最合适的行高 ” 命令或者在 “ 列 ” 命令中的 “ 最合适的列宽 ” 命令。 36 6、隐藏 /显示行或列 方法一：选中要隐藏的行或列执行 “ 格式 ” 菜单中的 “ 行 ” 或 “ 列 ”命令中的 “ 隐藏 ” 命令。 方法二：选中要隐藏的行或列 右击执行 “ 隐藏 ” 命令。 注意：要显示行或列可在 “ 格式 ” 菜单中的 “ 行 ” 或 “ 列 ” 中选择 “ 取消隐藏 ” 或选中相临的行或列，右击鼠标执行 “ 取消隐藏 ” 命令。 7、合并及居中单元格 选中要合并及居中的单元格单击工具栏中合并及居中按 钮。但只保留第一个单元格数据。 第 7 讲 工作表的管理、公式使用 一、有关工作表的操作 1、新建工作表 插入工作表或右击工作表标签插入 2、重命名工作表 单击要重命名的工作表的标签格式工作表重命名或者右击工作表的标签，使用 “ 重命名 ” 命令 3、移动工作表 1）在一个工作薄中移动工作表 单击要移动的工作表的标签沿着标签拖动到新的位置。 2）在不同工作薄中移动工作表 37 单击要移动的工作表标签编辑移动或复制工作表在弹出的对话框中选择目标工作薄单击确定。 4、复制工作表 1）在一本工作薄中复制工作表 按住 “ 键拖动工作表。 2）复制工作表到另一个工作薄 方法同移动工作表，只要在对话框中选择 “ 建立副本 ” 选项。 5、删除工作表 右击工作表标签选择 “ 删除 ” 命令单击 “ 确定 ” 或选择 “ 编辑删除工作表 ” 。 二、电子表格的个性化设置 方法：选定要设置格式的单元格，执行 “ 格式 ” 菜单中的 “ 单元格 ”命令。或者右击该单元格，选择 “ 设置单元格格式 ” 命令。 作用：使表格中的对象变得更加美观，也能更加符合实际工作需要。 注意：给表格中的对象设置格式效果，就象给它们穿上了一件漂亮的外衣，但不会影响它的本质。 主要内容有： 1、设置单元格数字格式 2、设置单元格对齐方式 3、设置单元格字体 4、格式设置单元格边框 38 5、设置单元格背景图案 三、概念介绍 1、单元格地址 1）相对