工程项目档案管理与数码照片拍摄要求

1 工程项目档案管理与数码照片拍摄要求 数码照片拍摄要求及图例讲解 工程项目档案管理 及图例讲解 工程项目档案管理 及图例讲解 1、建设工程文件归档规范 50328、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 2002 3、 科学技术档案案卷构成的一般要求 11822 4、重大建设项目档案验收办法 (档发 2006 2号 ) 5、 国家电网公司电网建设项目档案管理办法 (试行 )释义 办文档 2010 72号 参考文件 建设工程：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。 建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 术 语 施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件。 竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。 建设工程电子文件：在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 建设工程电子档案：工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。 建设工程声像档案：记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。 案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 归档：文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向管理机构移交的过程。 永久保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。 长期保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。 短期保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案保存 10年以下。 监理单位职责 1、监理单位负责收集对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。 2、负责完成监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录等文件的编制。 3、负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。 4、负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。 5、按照文件材料归档范围和档案管理的要求整理、组卷、编目，向建设管理单位移交。 1、负责对工程各类文件资料进行收发登记，分类整理，建立资料台帐，负责工程资料的储存保管工作。 2、负责基建管理信息系统相关资料的录入。 3、负责工程文件资料在监理项目部内的及时流转。 4、负责对工程建设标准文本进行保管和借阅管理。 5、协助总监理工程师对受控文件进行管理。 6、负责工程监理资料的整理和归档工作。 信息资料员岗位职责 工程开工前按照归档要求，初步确定资料盒数量及脊背名称，便于日常整理区分。 每个档案盒打印一张案卷目录，根据工程资料增多进行完善，便于资料查找。 由于工程过程中多次检查，部分资料会有遗失或整改，应定期对资料进行自查完善。 基础、组塔及架线工程验收时，相应的分部工程竣工资料可以及时整理归档。 分类、排列、编页、扫描、装订等 档案收集移交工作流程 开工 文件 文件 文件 文件 文件 文件 竣工 整理、归档 录入离线客户端 装盒 制作移交清册 移交验收 办理移交手续 专业监理工程师、总监审核；信息资料员收集整理 是否合格 是 否 收集、整理、立卷、审核、移交 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。 每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交档案管理机构。 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归裆、验收、移交等工作： 1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费 用及承 基 本 规 定 担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容； 2、收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档； 3、组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。 5、收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档； 6、在组织工程竣工验收前，提请档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； 7、对列入档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后 3个 月内，应向档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录 A 和附录 声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准城建档案业务管理规范 158 的要求。 不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。 归档文件范围 50328归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档范围 表示必须归档保存 表示选择性归档保存 归档文件范围 办文档 2010 72号 国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行） 国家电网办 2010 250号 (国家电网公司办公厅 2010年 2月 24日印发 ) 国家电网公司电网建设项目档案管理办法 (试行 )释义 办文档 2010 72号 (国家电网公司办公厅 2010年 9月 16日印发 ) 72号文是对 250号文的补充与完善，对各项管理要求进行更加详细的解释，并根据实际情况对 250号文附录部分（即工程项目文件材料归档范围、保管期限、归属与流向的具体要求）进行了修订。 目前，国网公司对建设项目档案管理的要求均以 72号文内容为准。 归档范围 归档范围 归档范围 归档范围 根据以往工程总结下来的经验，统计以下表格仅供参考。 如：监理项目部归档及备查资料明细表 (线路 ) 主要参照文件： 办文档 2010 72号、 50328个项目部标准化工作手册（ 2014） 国家电网公司输变电优质工程评定管理办法 国网（基建 /3） 182家电网公司输变电工程流动红旗竞赛管理办法 国网（基建 /3） 189 归档质量要求 计、施工、监理等标准的规定。 整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。 确，应与工程实际相符合。 样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料。 传真纸、热敏纸等不宜长期保存文字字迹的载体一律不得归档。 合格归档文件示 例 / 合格归档文件示 例 不合格归档文件示 例 签字不齐全 签字不齐全 鉴定结论未填写，签字不齐全 字迹不清晰 不合格归档文件示 例 字迹不清晰 字迹不清晰 不合格归档文件示 例 字迹不清晰 不合格归档文件示 例 字迹不清晰 本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。 格形式应统一。各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚，要求填写数值的必须填写详细、准确，不得漏缺项，没有内容的项目要划掉。 （填写数值的必须填写数值，不能用“符合要求”“合格”等代替，所有签字手续必须完善，不得代签）。 4幅面（ 297210于 4纸张上。 记录表格填写 记录表格填写 不合格归档文件示 例 填写不齐全 备环境特征；载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等；归档的磁性载体应是只读型。 设计人（修改人）编制完成后，经校核人校核和批准人审定后在图标上签署。竣工图审查合格后，移交施工单位和监理单位加盖竣工图章，进行复核、签字确认。竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 施工和监理单位加盖竣工图章样式及尺寸（单位： 可印章（无边框条形印章） 需手签 需手签 可印章（无边框条形印章） 可印章（无边框条形印章） 注：竣工图签字应字迹清晰，整洁，签字手续完备。签名真实，不得代签或打印，不得用印章代替签名。 竣工图印章示 例 竣工图使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处 竣工图印章示 例 竣工图细节图 移交同步形成的电子文件，确保纸质文件和电子文件一一对应。 扫描文件 国家电网公司档案信息管理平台 ” 离线录入端软件，并刻录成光盘移交，光盘不能有损伤、划伤。 国家电网公司离线客户端（版本 立卷流程、原则和方法 立卷应按下列流程进行： 1、对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的 文件材料。 2、对卷内文件材料进行排列、编目、装订 (或装盒 )。 3、排列所有案卷，形成案卷目录。 立卷应遵循下列原则： 1、 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点， 保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。 3、一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。 4、不同载体的文件应分别立卷。 5、卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限从长。（如一卷内有长期和永久，按永久统计） 不同载体的文件应分别立卷 同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限从长。 立卷应采用下列方法： 1、工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷。 2、监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷。 3、施工文件应按单位工程、分部 (分项 )工程进行立卷。 4、竣工图应按单位工程分专业进行立卷。 5、竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。 6、电子文件立卷时，每个工程 (项目 )应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设臵上一致，并应建立相应的标识关系。 7、声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。 不同幅面的工程图纸，应统一折叠成 面 (297。应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以 W 形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以 W 形折叠，并使标题栏露在外面。 案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。 建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。 案卷文件排列 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复文在前，请示文在后；转发文在前，被转发文在后；报审表在前，报审附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工过程中产生的各种记录性、验评性文件应加封面和封底，封面注明项目名称、文件标题和形成单位、形成时间并加盖形成单位的公章。 示 例 示 例 (1)卷内文件以 “ 卷 ” 为单位：有书写内容的页面均应编写页号。每卷单独编号，页号从“ 1”开始，正面编写在右下角，背面编写在左下角， 卷内各文件之间连续编页号 。案卷内 封面、卷内目录、备考表不编写页号。成套 图样自成一卷的，原目录可代替卷内目录， 但应编写页号；印刷成册的文件材料与其他 文件材料组成一卷的，应排在其他文件材料 之后，将其作为一份文件填写卷内目录，不 必新编写页号，可在备考表中注明总页数。 页号编制 案 卷 编 目 （ 2）卷内文件以 “ 件 ” 为单位：有书写内容的页面均应编写页号。每件文件的页号从“ 1”开始，正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸的页号编写在标题栏外右下角， 卷内各文件之间不连续编页号 。案卷内封面、卷内目录、备考表不编写页号。 加盖档号章：在卷内每份文件首页的右上方、图纸标题栏外右上方加盖档号章 ，并按要求填写档号和序号。 档号章式样如下： “档号章”式样及尺寸（单位： 体为仿宋） 页号编写文件示 例 正面编写在右下角，背面编写在左下角 卷内目录排列在卷内文件首页之前，填写内容如下： 序号：用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号； 文件编号：填写文件材料文号或图样的图号、设备代号； 责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者。有多个责任者时，选择一个主要责任者，加“等 ”； 文件材料题名：填写文件材料全称； 日期：填写文件材料的形成日期， 格式如： 2010 卷内目录编制 页号：填写每份文件材料的页号， 格式如： 1 备注：需要时填写。 按件组卷 卷内目录 按卷组卷 卷内目录 档号： 案卷封面由 目录代号 、 分类号 和 案卷号 三组代码组成，各号之间用“”分隔。 目录代号：由六位阿拉伯数字组成。 第一位数标识电压等级 ，第二至四位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位标识标段号， “ 00” 表示未分标段。 “ 01 99”表示第 1 至 99 标段； 目录代号由运行单位在项目正式开工后， 竣工验收前通知各参建单位。 分类号 (8203)：线路工程（ 82、 83、 85） 。 案卷号 (001)：由三位阿拉伯数字组成，同一案卷号从 001统计。（按各建管单位要求） 案卷号 目录代号 分类号 案卷封面编制 例 1： 7 0 0 0 1 5 - 8 2 0 3 - 001 案卷号 分类号 目录代号 例：线路工程 7 0 00 15 2 000 72 750 15条线路 220 72条线路 例：变电工程 5 0 21 01 500 21个变电站 新建工程 案卷题名 ： 应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。 由项目名称 +标段（划分了工程标段的填） +结构、部分 、部件、阶段的名称内容组成。 归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。 案卷题名编写注意事项 ： 1、工程名称编写其工程的正式名称（以项目部公章为准）。 2、案卷题名的拟写应做到唯一性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册序号、图号等以示区别。如： 宁 2标 导、地线耐张液压管施工监理旁站检查记录表（ 1） 宁 2标 导、地线耐张液压管施工监理旁站检查记录表（ 2） 立卷单位 ： 填写组卷单位 (部门 ) 或项目负责部门。 起止日期 ： 应填写卷内全部文件材料的形成最早至最晚期（例如： 2009010如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如： 2010 竣工图填写竣工图编制时日期。 保管期限： 依照附录中规定的保管期限填写。 密 级： 填写卷内文件材料的最高密级，无密级则不填。 案卷封面示例 案卷脊背 包括如下内容： 保管期限、档号和案卷题名。 档案的接收单位应根据本单位库存档案情况预先确定目录代号（项目代号） ，并提前告知立卷单位，由立卷单位按要求填写案卷内封面和脊背的档号。 （ 5）案卷脊背的编制 脊背示例 卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，应注明卷内文件的总件数、总页数和不同载体文件的数量， 并说明组卷情况 ，如立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等； 立卷人由负责立卷人签名，检查人审核者签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。（此 4项为手签） 互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式并用括号括起。 卷内备考表编制 卷内备考表示例 文字材料按 “ 件 ” 或按 “ 卷 ” 装订，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件在装订前要贴边，防止遮挡字迹。 便于查阅，卷内文件原则上以一个标题内容为一件 (卷 )来进行装订。图纸不装订。装订时要剔除金属物、塑料夹。一般采用棉线在左侧三孔一线装订，棉线装订打结于反面，装订线距页边 米，装订结实、整齐、美观。对页数少的文件也可使用质量可靠的不锈钢钉装订。卷内除装订用不锈钢钉外不能有其他金属物。 装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 案卷装订要求 装订示例 订示例 装订正面 装订背面 项目建设不 同阶段应摄制具有针对性的照片和影像资料，要求所摄制的影像资料能全面反映项目全貌、项目阶段性形象进度和质量。 拍 摄反映项目建设质量情况的 5寸彩色数码照片。每张照片和影像资料应附有简要说明，说明能准确反映图片和影像的相关要素，包括：项目名称、工程部位、施工工序、时间、人物、事由、背景、摄影者等文字说 明。 声 像资料形成单位负责各自声像资料的收集、整理和归档，运行单位负责接收保管工程全套声像档案 。 声像资料要求 声像资料形成单位，将整理好的声像资料刻录在不可擦除型光盘上，复制 2份，一份交运行单位归档，另一份交建设管理单位申报工程创优。 数码相册移交示例 数码相册移交示例 归档时间与交接手续 各施工、监理、调试、调度等单位在项目竣工投产后 1个月内，根据档案管理要求，将整理规范的项目档案向建设管理单位移交。 设计单位在竣工投产后 2个月内出版竣工图提交施工、监理单位审核签章。 施工、监理单位在收到竣工图半个月内完成竣工图审核签署工作，由监理组织施工单位向建设管理单位移交。 项目档案的移交工作应在竣工投产后 3个月内完成。建设管理单位应编制 2份移交清册，分别与档案保管单位办理项目档案移交手续，交接双方按照移交清单认真核对、逐卷交接，完毕后双方在移交清册上签字，交接双方各存一份，以备查考。 资料移交示例 资料移交示例 办公小常识：行文日期的书写 审核以上书写格式 审核以上书写格式 日期书写格式示例 日期书写格式示例 数码照片拍摄要求及图例讲解 1、照片档案管理规范 11821、输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求基建安质 2016 56号。 参考文件 术 语 照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 照片档案的整理 整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。 照片档案的底片、照片应分开存放。 保管期限：保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。 对照片、底片保管期限的划分按照 国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。 照片整理：参考 输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求基建安质 2016 56号。 国网基建部于 2016年 5月 26日印发。 2016年 6月 1日以后新开工的项目必须执行本文件。 此文件适用于 110 备注： 2016年 6月 1日，以前开工的项目继续执行以下 2个文件： 关于利用数码照片资料加强输变电 工程 安全 质量过程控制的有关要求 基建 安全 2007 25号 输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理工作要求 基建 质量 2010 322号 文件说明 监理项目部管理职责 按要求及时、完整采集输变电工程监理管理安全质量数码照片。 配合上级单位做好数码照片专项检查，完成整改闭环。 工程竣工后的规定时限内，按要求完成监理数码照片整理、刻录工作，并与工程竣工资料一并移交归档。 1、业主项目部、监理项目部、施工项目部三个项目部应独立采集数码照片，不得公用照片。 2、照片资料应与工程建设进度同步形成，真实反映施工现场安全质量控制情况。 3、照片采集严禁采用补拍、替代、合成等弄虚作假手段，且不得重复使用。 数码照片采集基本原则 1、画面应显示拍摄日期。 2、照片格式： 3、分辨率：不小于 1200 1600像素。 4、单张照片大小不宜超过 1M。 照片拍摄基本要求 照片拍摄基本要求示例 1、标识牌包含：工程名称、施工部位（或活动主题）、拍摄时间等要求。 2