《课档案整理立卷》PPT课件.ppt

第二章 档案整理立卷 任务一:认识全宗 全宗和立档单位 区分全宗 人物全宗 全宗的补充形式 本节主要内容 【案例导入】 市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械 厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“市机械设备制造 公司”。原来三个工厂的档案由新组建的市机械设备制 造公司档案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过程中 遇到两个方面的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按 照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档 案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这 种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工 作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这项 工作呢？ 认识全宗- 1、全宗的概念 一个具有独立性的单位或者个人在其社会活动中所形成的 全部档案的总称。 全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不 可混淆。 不管在档案室还是在档案馆，档案必须按照全宗进行管理；维护了全宗 的完整性，也就维护了一个单位或个人历史的完整性。 2、立档单位 立档单位是指构成全宗的具有独立性 的单位或个人，也称全宗的构成者。 认识全宗- 3、立档单位的构成条件 （1）行政上，可以独立行使职权并能以自己的名义向外行文 （2）财务上，是一个经济核算单位，可以编制财务预算或财 务计划 （3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或 人员 认识全宗- 【案例思考】市区中小学校的财务工作由该区设立的财务中 心统一管理，各个学校不单独设置自己的财务机构和处理财务 工作。但它们仍可以是立档单位，它们形成的档案也均可以成 为一个全宗。为什么呢？ 【特别说明】三个确定立档单位的条件中，第一个条件是主要的 条件。在一些特殊的情况下，一些单位不同时具备立档单位的 三个条件，有些单位在工作上是独立的而在财务上和组织上不 独立，也有的单位在工作上和组织上是独立的而在财务上不独 立。在这种情况下，判断是否为立档单位，主要是依据第一个 条件，看它能否独立行使职权和以自己的名义对外行文。 4、区分全宗 （1）立档单位发生根本性变化与全宗的划分 -立档单位被撤销 -由几个立档单位合并组成的新的立档单位 -由立档单位内部机构独立出来而形成的新立档单位 -内部机构直接并入（划归）其他立档单位 -合署办公的立档单位 【案例思考】 省进行机构改革，撤销了省经济委员会，将经济委 员会承担的企业技术改造投资管理等职能划入发展和改革委 员会。 这种情况下，原省经济委员会档案该何去何从？企业技 术改选投资管理这一职能所形成的档案应该如何划分归属？ 立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗 予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接 续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延 续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单 位全宗的一个组成部分。 【案例思考】 情境一：市纺织品集团公司将下属的针织品一公司、 针织品二公司、针织品三公司合并为市针织品公司。 情境二：市纺织品集团公司对下属的针织品一公司、 针织品二公司、针织品三公司进行整改，整改的结果是将效 益相对较差的一公司、二公司精简后并入三公司，改名为 市针织品公司。 在上述两种情况下，三个公司的档案分别该何去何从呢？ 应该如何划分全宗归属呢？ 由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并 前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构 成一个新的全宗。如果以其中的一个立档单位为中 心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位 兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单 位被兼并前的档案分别构成独立全宗。 【案例思考】 省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸易委员会 等部门承担的有关指导国有企业改革和管理的职能、财政局 承担的对国有资本金基础管理的职能等独立出来，组建“国 有资产监督管理委员会”。 这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？ 立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档 单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分 ，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位 ，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其 并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为 所并入立档单位全宗的一部分。 【案例思考】 省将该省卫生厅承担的保健品初审职能划归 该省的药品监督管理局。 这种情况下，保健品初审职能所形成的一系列档 案应该如何划分归属？ 某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单 位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立 档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立 档单位全宗的一部分。 合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局 与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一 般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按 照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。 （二）立档单位非根本性变化与全宗的划分 【案例思考】 市将计划生育委员会更名为“人口和计划生育委员 会”、将经济委员会管理的安全生产监督管理局改为市政府 直属机构。此时，各单位的全宗发生了什么变化？ 立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权 范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整 、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均 未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变 化。 （三）临时机构和派出机构档案的全宗归属 【案例思考】 服装总公司为了组织一场大型服装表演和展示会成 立了一个组委会作为临时性工作机构，服装表演和展示会一 结束，该组委会就撤销了。 5、人物全宗 个人全宗的构成条件： 1、社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术 家、教育家等）形成。包括个人的著作、手稿、日记、 信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动 的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构 成者个人、家庭、家族有关的材料。 2、留存下来的档案材料是否较为全面地记录了有重要 影响的个人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否 对其档案进行了实际的管理并作为个人全宗对待。 认识全宗- 6、全宗的补充形式 （一）联合全宗 联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。 必须组成联合全宗的情况有两种： 1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前 后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交 叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。 2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职 能相近，关系密切，且合署办公，文件混合处理，致使 档案无法区分。 认识全宗- 6、全宗的补充形式 （二）全宗汇集 全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的 独立全宗人为汇集起来。 （三）档案汇集 档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不 复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起 来，例如“工业生产档案汇集” 等。 注：在档案管理中，一旦某些档案采用了某种全宗的补充形 式，就视为一个全宗，赋予正式的全宗名称，并与其他 全宗一起统一编号、排列。 认识全宗- 全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。 在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想 方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的 保管单位。 比如，在档案室（馆），将形成时期相同、性质相 近的全宗集中保存在同一个或相邻的库房中，以便于查 找、利用，这便是全宗群的划分。 全宗群的划分方式非常灵活，在档案室（馆）中没 有统一的标准。在档案馆，可以按照历史时期划分全宗 群，也可以按照党政系统划分全宗群，还可以按照地区 、行业划分全宗群。 认识全宗- 任务二:全宗内档案分类 选择分类方法 制定分类方案 本节主要内容 1、档案分类方法 F 按年度分类法（*） F 按保管期限方法（*） F 按机构（问题）分类方法 全宗内档案分类- 全宗内档案分类- 按机构(问题)分类 将文件按其内容涉及到机构(问题)分类。机构分类法与问题 分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。本项可视归档文 件量的大小予以取舍。 按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构 承办的，可归入主要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的机关)。 按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或 参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类 目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。(工业企业档案分 类试行规则) 1、档案分类方法 七种分类法: F年度机构保管期限 F年度-问题-保管期限 F保管期限 -年度机构 F保管期限-年度-问题 F问题-年度-保管期限 F保管期限-年度 F年度-保管期限 全宗内档案分类- 1、档案分类方法 分类类目： 全宗内档案分类- 指事先根据本机关工作的规律，在分析研究本机关工作 性质、职权范围、内部机构及分工情况的基础上，预测下一年 度可能形成的文书，按照文书整理的原则拟定归档档案的类别 和条目。 2、制定分类方案 全宗内档案分类- 分类方案：是在确定分类法后，标列各级类目名称，固定 全宗内分类体系的分类纲要。 1、按年度、期限分类，类目名称固定。 、按机构分类，机构名称就是类目名。 、按问题分类，按本单位基本职能设置类目名称。 例一 : 、分类法：年度机构保管期限 分类方案： ：办公室 永 长 短 业务处 永 长 短 法规处 永 长 短 3： 办公室 永 长 短 业务处 永 长 短 法规处 永 长 短 例二： 分类法：保管期限年度问题 分类方案： 永久：2002 党群类、行政类、业务类. 2003 党群类、行政类、业务类. 2004 长期：2002 党群类、行政类、业务类. 2003 党群类、行政类、业务类. 2004 短期：2002 党群类、行政类、业务类. 2003 党群类、行政类、业务类. 2004 3、全宗内档案分类的基本要求 分类应从立档单位的实际情况出发：所以不同的单位可能会 有不同的分类方案。 分类应遵守逻辑规则 （1）所设置类别的总和必须覆盖全部档案，不能出现无实际档案的“虚类”， 也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。 （2）全宗内档案可以是多层次的，但是每一个层次所采用的分类方法必须一致 ，不允许运用多种方法，而不同层次之间的分类方法可以不同。 （3）同层次各类别之间的界限必须分明，在概念上不能互相交叉、包容。 注重实用性 4、其它注意事项： 按年度分类 、一般文件归入文件签发年度（即落款日期） 文件本身可能存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期 、跨年度办结的文件归入办结年度 例：跨2001年、2002年两个年度的会议形成的材料 下级单位2001年12月份写的请示，上级单位2002年1月收到 ，并进行了批复 、几份文件作为“一件”时，归入排在最前面文件的签发 年度。 下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下按年度 归档的话，如何归档比较合理，并说明理由： 1）2004年工作计划（2003年12月30日签发） 2)2005年工作总结(2006年1月5日签发) 3) 珠海分公司关于兴建一号实验大楼的请示(2006年12月22日签发) 4)正大公司关于珠海分公司兴建一号实验大楼请示的批复(2007年1月20日 签发) 5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开 2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论 文、获奖者名单、闭幕词等） 4、其它注意事项： 按机构归类