知识管理系统方案建议书.doc

xxxxxxxxxxxxxxxxx 知识管理办公协同系统 方案建议书 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -1- 目目 录录 第一章第一章项目背景项目背景.4 1.1XXXXXXXXXXXXXXXXX院知识管理现状院知识管理现状 .4 1.2XXXXXXXXXXXXXXXXX院需解决的问题院需解决的问题 .4 1.3XXXXXXXXXXXXXXXXX院知识管理办公协同项目的建设目标分析院知识管理办公协同项目的建设目标分析5 1.3.1项目的近期目标.5 1.3.2项目的远期目标.5 第二章第二章XXXXXXXXXXXXXXXXX 院项目理解及分析院项目理解及分析.6 2.1XXXXXXXXXXXXXXXXX院管理支撑系统规划设计思路院管理支撑系统规划设计思路6 2.1.1以门户规划 IT 系统集成.7 2.1.2以知识管理规划办公协作系统 .10 2.2XXXXXXXXXXXXXXXXX院知识管理办公协同系统成功实施的关键院知识管理办公协同系统成功实施的关键14 2.2.1创新管理思想.14 2.2.2注重咨询服务.15 2.2.3整理企业流程.15 2.2.4形成组织保障.16 2.2.5确保持续推进.16 2.2.6选择优秀平台.16 2.2.7加强软件柔性.17 第三章第三章XXXXXXXXXXXXXXXXX 院办公协作系统解决方案院办公协作系统解决方案18 3.1通信平台通信平台18 3.1.1电子邮件19 3.1.2短信与移动办公.24 3.1.3RTX 集成.25 3.2经验知识管理经验知识管理.28 3.2.1知识文档28 3.2.2工作总结33 3.2.3案例管理34 3.2.4知识互助36 3.2.5人才中心37 3.3规范协作管理规范协作管理.39 3.3.1审批流程39 3.3.2任务分派42 3.3.3项目管理44 3.4个人事务管理个人事务管理.46 3.4.1个人日程安排.46 3.4.2团队日程47 3.4.3通信录 .47 3.4.4个人记事本48 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -2- 3.4.5待办事宜48 3.5EKP 系统门户系统门户48 3.5.1新闻系统48 3.5.2门户维护49 3.5.3常用资料50 3.6系统管理与核心服务系统管理与核心服务50 3.6.1用户管理50 3.6.2授权及分级管理.50 3.6.3用户组织机构管理 .53 3.6.4系统管理54 3.7贯穿系统功能的机制贯穿系统功能的机制55 第四章第四章系统设计和技术实现系统设计和技术实现.62 4.1KMSS 系统体系结构系统体系结构 .62 4.2KMSS 系统结构的优点系统结构的优点63 4.3KMSS 系统功能特色系统功能特色 .64 4.4网络系统平台网络系统平台.65 4.4.1系统平台配置方案 .65 4.4.2系统管理策略.66 4.5系统安全规划系统安全规划.67 4.5.1系统安全性策略.67 4.5.2传输加密68 4.5.3授权与安全访问.69 4.5.4系统安全管理.70 4.5.5系统的开放性.71 4.5.6系统的易用性.72 4.5.7系统的可维护性.72 第五章第五章项目组织实施方案项目组织实施方案 73 5.1项目管理方法论项目管理方法论.73 5.2项目推进基本过程项目推进基本过程 .74 5.3项目组织结构项目组织结构.75 5.3.1项目领导小组.76 5.3.2项目经理76 5.3.3业务小组77 5.3.4系统支持小组.77 5.3.5满意推进小组.77 5.3.6咨询顾问小组.77 5.3.7软件研发小组.77 5.3.8质量保证小组.77 5.3.9美工设计小组.78 5.3.10实施推进小组 .78 5.3.11TTTTT 方主要项目成员组成78 5.3.12xxxxxxxxxxxxxxxxx 院方项目人员要求.78 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -3- 第六章第六章服务与支持方案服务与支持方案79 6.1技能转移技能转移79 6.2技术支持保证技术支持保证.79 6.2.1方针策略79 6.2.2售后服务79 6.3整体培训计划整体培训计划.80 6.3.1培训概要80 6.3.2培训时间表80 6.4售后服务与技术支持售后服务与技术支持81 6.4.1专业的技术支持队伍82 6.4.2售前技术支持.82 6.4.3软件开发及实施技术支持.82 6.4.4后期技术支持及服务83 6.4.5支持手段与方式.84 6.4.6技术支持服务期.84 6.4.7长期的技术支持和合作84 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -4- 第1章 项目背景项目背景 1.1 xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理现状院知识管理现状 随着 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院业务经营的发展，研发中心多年来积累了大量的信息资源、 专家技能。但是这些宝贵的知识资产和资源并没有得到合理利用，从而转化为企业的生产 力。xxxxxxxxxxxxxxxxx 院亟需建立一个知识管理与办公协同相结合的知识管理办公协同 系统，从而系统性地利用研发中心积累的信息资源、专家技能，改进研发中心的创新能力、 快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。 从 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院整体应用和规划出发，企业必需建立一套面向所有分支机构、 员工和管理者的用于知识管理、办公协同的知识管理办公协同系统，结合强大的门户技术、 通讯技术和工作流技术，对企业的信息资源和专家资源进行有效地共享和合理的利用，加 强企业的信息流转，支援企业工作人员（管理层、业务人员、技术人员等所有员工）有效 获取和应用有效的信息资源，支持企业的日常运作、提高工作效率、提高企业的整体反应 能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。 1.2 xxxxxxxxxxxxxxxxx院需解决的问题院需解决的问题 xxxxxxxxxxxxxxxxx院目前的行政办公体系存在着如下的问题： 1）研发中心多年来积累了大量的信息资源、专家技能没有得到合理利用；缺乏一个知 识管理平台对企业的显性知识和隐性知识进行系统的沉淀和有效的管理。 2）各类文件数量众多，不易保存和查询； 3）各类办公流程无法简单地规范、复制和传递，而与执行人有很大关系； 4）xxxxxxxxxxxxxxxxx院的信息交换存在滞后性。缺乏一个高效沟通的通信平台； 5）研发中心的传统垂直化领导模式亟需转变以提高研发中心团队化协作能力，最大限 度地释放人的创造力。 6）xxxxxxxxxxxxxxxxx院目前各种行政管理信息和生产数据相互独立和分散，它们之 间一些有关联的数据没有合理的流动，对广大领导干部和员工来说没有一个统一的信息呈 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -5- 现平台。 1.3 xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同项目的建设目院知识管理办公协同项目的建设目 标分析标分析 根据 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院 IT 建设规划，结合试验院实际情况，从加强管控的视角出 发，需要建设 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同门户基础。通过知识管理办公协同 系统，系统性地利用研发中心积累的信息资源、专家技能，改进研发中心的创新能力、快 速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。提高全院各部门及员工的办公效率、整合 各类办公资源、提升 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院整体管理水平；通过信息门户整合信息资源、 实现资源共享、为用户提供个性化的信息服务，为 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院的经营、管理提 供信息支持、提高业务协同和数据整合的效率。 建立与xxxxxxxxxxxxxxxxx院战略目标及IT总体规划相适应的具有前瞻性、先进性、可 扩展性和易于集成的知识管理办公协同系统，是本项目建设的总体目标。 1.3.1 项目的近期目标项目的近期目标 建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识文档管理平台，充分利用研发中心积累的信息资源、专 家技能，建立一个知识学习共享工具平台，提高员工的知识学习及应用能力。 建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院信息发布平台，为研发中心的信息发布、交流提供一个有效 的场所，使研发中心的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使研发中心 员工能及时感知研发中心发展动态。 建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院协同办公平台，将研发中心的传统垂直化领导模式转化为基 于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小 的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高研发中心团队化协作能力，最大限度地释放人的创 造力。 1.3.2 项目的远期目标项目的远期目标 建立xxxxxxxxxxxxxxxxx院统一的用户管理中心，加强授权管理及访问控制； 扩展办公管理支持功能，实现与核心管理系统的集成，提高流程效率和数据准确性； xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -6- 扩展企业信息门户功能，集成xxxxxxxxxxxxxxxxx院各类应用系统，使内外部用户通过 验证、授权，透过门户的单一访问入口使用应用系统或者数据访问； 支持管理和决策，保证信息及数据对业务的有效支撑，构建企业决策支持系统，建立 适应集团发展的信息化管理理念。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -7- 第2章 xxxxxxxxxxxxxxxxx院项目理解及分析院项目理解及分析 2.1 xxxxxxxxxxxxxxxxx院管理支撑系统规划设计思路院管理支撑系统规划设计思路 以信息化来武装企业，目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统来完 成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作；办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务； 企业依靠 ERP 等应用系统来管理物料、处理订单。试想一下，如果硬盘坏掉、网络瘫痪、 应用系统崩溃，无论对于个人还是企业，都是一场灾难，从这个侧面的确反映出人们对于 信息系统的依赖程度。 联想集团曾经提出“企业信息化，从 OA 开始” ，这句话可圈可点。所谓所谓 OAOA，即办公自，即办公自 动化（动化（OfficeOffice AutomationAutomation） ，是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种，是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种 办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高 工作效率和工作质量，提高生产率的目的工作效率和工作质量，提高生产率的目的。OA 系统也是每个企业信息化初期就开始投入建 设的基本系统。从 C/S 结构到 B/S 结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公 文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA 已经是我们日常使用最多、最频 业业务务操操作作 电电子子化化 业业务务管管理理 知知识识化化 123 业业务务决决策策 智智能能化化 4 业业务务流流程程 信信息息化化 电子化：将日常手工事 务性工作转变为机器工 作的过程；关注个体的 工作行为，可以提高个 体的工作效率。 信息化：通过企业的管 理重组和管理创新，结 合IT优势固化业务流程； 关注整个组织的流程， 提升组织的效率。 知识化：让合适的角色 在合适的时间、合适的 场景获取合适的知识和 资源，系统推动企业管 理生态的建立，对环境 的变化作出灵活的反应， 业务流程持续改善，全 面提升执行力，获得持 久的竞争力。 智能化：在企业的已有 知识的基础之上，能够 智能创造、挖掘新知识， 用于业务决策、日常管 理等，形成自组织、自 学习、自进化的企业管 理体制。 文文件件型型OA 关关注注个个体体的的工工作作行行为为 提供邮件、无纸化办 公、文档电子化等服 务 电子文档电子文档 流流程程型型OA知知识识型型OA智智能能型型OA 关关注注组组织织的的工工作作流流程程 提供公文流转、行政 办公、流程审批等服 务 关关注注组组织织及及个个体体的的产产能能 提供知识管理、协同 工作、实时沟通、个 性化门户等服务 关关注注组组织织的的决决策策效效率率 提供决策支持、知识 挖掘、商业智能等服 务 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -8- 繁的一个基本系统。 随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的 OA 系统已经整合了越来越多的应用， 日趋变得复杂，也远远超出了传统 OA 的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业 的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。而新一代的 OA 更是融合了协同、知识管理、门户等精髓，OA 这棵“老树”开始绽放“新花” ，脱胎换骨， 重新焕发出新的光彩。因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。 如上图所示，企业的信息化可以分为如下四个阶段：如上图所示，企业的信息化可以分为如下四个阶段： 第一阶段：业务操作电子化第一阶段：业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程； 关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、生产制造自动化 等为代表。 第二阶段：业务流程信息化第二阶段：业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新，结合 IT 优势 固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率。该阶段广泛开展流程梳理和信息 化建设，例如 ERP、CRM、SCM、BOSS 系统建设等。 第三阶段：业务管理知识化第三阶段：业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取 合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化作出灵活的反应，业务 流程持续改善，全面提升执行力，获得持久的竞争力。该阶段强调实现业务活动和管理活 动的真正结合，以 KM、协同、门户等为代表。 第四阶段：业务决策智能化第四阶段：业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、 挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制。 该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中。 2.1.1 以门户规划以门户规划IT系统集成系统集成 当代企业的信息化建设不外乎两个方向，第一是以客户为中心的外部电子商务系统， 是企业开向互联网的一扇窗户；其次就是管理信息系统，它是服务于企业内部信息的组织 管理者。这些“窗户”让拥有它的企业能够及时的掌握行业动态、市场变化，而作出迅速 的反应，以此占有市场先机。谁拥有电子商务，谁就拥有了信息，谁就能占据有利竞争地 位，已经成为一条新的市场竞争规则。当然，管理信息系统在企业发展中的战略地位也越 来越重要，它协助企业管理从简单的公文、技术资料到复杂的生产流程、成本核算，甚至 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -9- 辅助企业进行更高级的知识管理和经营决策。 企业信息化的成果并非一蹴而就，它经历了一个相当长的时期。在各个发展阶段，各 种模式的信息化工具交替占据主导地位，但最终必然是被更新的、更完善的模式或技术所 取代。今天的企业电子商务和管理信息系统也不例外。那么，一个具有前瞻性的问题在于： 今后的企业信息化会朝向何处发展？企业如何看待相互分隔的电子商务和管理信息系统 ？ 可以说，企业信息门户(EIP)代表着未来企业信息化与电子商务发展的方向。 企业信息门户是一个应用系统，它使企业能够集成存储在企业内部和外部的各种信息 和知识，使企业员工、客户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息。这些 用户利用从这个渠道获得的信息作出合理的业务决策并加以执行。企业信息门户通过及时 地向用户提供准确的信息来优化企业运作，并提高生产力。企业信息门户有三个特点：单 一的访问方式（浏览器+企业主页） ；对已有应用系统的集成；个性化。 应用：提供集成化的用户环境； 服务：将业务运作系统与散乱的文档和工作信息集成起来，并通过可扩展的应用界面 为 EKP 提供集成化的服务； 集成：集成当今信息技术组织中各种技术的应用。 集成当属企业级软件领域最热的话题了，而真正展现在我们面前的并不是系统之间如 何实现复杂的集成，而是友好互动的 Web 界面，这就是企业门户。人靠衣裳马靠鞍，同样 地，企业门户的好坏实际上是企业信息系统的完善程度的体现。 企业门户并不只是展现信 息的窗口那么简单。 首先，企业门户已经超出了传统的管理信息系统概念，也越过了普通意义的网站，它首先，企业门户已经超出了传统的管理信息系统概念，也越过了普通意义的网站，它 是企业管理信息系统与电子商务两大应用的结合点。是企业管理信息系统与电子商务两大应用的结合点。 最早的企业门户只是聚集内容的地方，仅将一些静态或动态内容通过浏览器界面展示 出来，如今已经成为应用聚集的地方，原来很多种应用要跑在不同的进程或实例中，而现 在都在一个浏览器的界面上显示出来。像应用集成、工作流、应用开发、内容管理、协作 等这类东西对于企业门户正变得越来越重要。 很多人最初总是将企业门户等同于企业网站，实际上，企业门户与企业对外的网站有 着很大的区别。首先是企业门户的流程性非常强，而现在很多企业网站基于内容显示和消 息发布，没有把业务流程放在上面，第二点是使用企业门户要把原来分散的应用集成起来， xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -10- 而国内企业的外部网站纯粹是一种宣传性质的定位，没有集成后台的应用，能够做到的最 多仅是网上购物或网上查询而已。真正的企业门户应该实现无论是内部的员工、外部的客 户还是合作伙伴，都可以通过一个单一定制化的登录点，根据不同的身份和角色拥有不同 的权限访问信息资源，这就要求企业门户软件拥有个性化、安全管理以及可以拓展到移动 无线客户端等特性。 其次，企业门户的特点在于统一性、集成性、个性化和整体性。企业门户正是拥有这其次，企业门户的特点在于统一性、集成性、个性化和整体性。企业门户正是拥有这 些新特点，才有了生命力。其中：统一性是企业的要求，也是门户的意义所在；集成性是些新特点，才有了生命力。其中：统一性是企业的要求，也是门户的意义所在；集成性是 现实条件的制约，体现了企业经营的关联性；个性化则是客户的偏好，也是企业门户的生现实条件的制约，体现了企业经营的关联性；个性化则是客户的偏好，也是企业门户的生 命力；而整体性则是企业对信息的高层次要求。命力；而整体性则是企业对信息的高层次要求。 从两个角度来看，企业门户应用在未来的企业信息化建设大有可为。第一种趋势是很 多用户在将关键业务系统从二层客户机/服务器结构迁移到三层结构上，第二种趋势是要把 原来分散的业务系统进行整合，把原来的多个业务流程进行整合，把企业内部的流程转换 为企业之间的流程。在这种转换和迁移的过程中，界面是永远需要的，而企业门户是惟一 选择。 成功地得以部署的企业门户将成为企业实体内部和外部协作、信息传播和通信、应用 功能及交互功能的单一门户，上述所有功能是以一种有效的集中式方式提供给访问者。成 功的企业门户往往能完成以下功能： 知识内容管理与协作：包括以智能化可搜索的分类方式组织内容，使其具备根据条 件查询、版本管理以及访问控制等功能。 应用集成：门户是一种 Web 桌面，它是连接所有企业应用的网关。单一的登陆功能使 门户与应用之间可以进行无缝运动。集成化商业智能功能可用来提供仪表板式的报告和事 件通知服务。 业务流程管理：通过门户执行诸如发票核准以及 HR 任务之类的工作流程过程可以减少 和简化工作量。 品牌管理与自定义：门户框架结构可以满足企业在企业范围内实施同步化品牌管理的 需求，与此同时，允许下属机构和单个用户自定义其单独的门户接口的表示和内容。 安全：功能强大的安全结构允许管理人员有选择地分派对门户性能和功能的访问，从 而使相同的门户部署能够为不同的用户提供不同的内容。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -11- 管理：可以通过 Web 接口进行远程管理。此外，还可以把管理功能分散在数个用户之 间，从而可以减轻通常压在一小组人员身上的管理负担。 第三，企业门户的概念仍然有待扩展，有待完善。与其他第三，企业门户的概念仍然有待扩展，有待完善。与其他 ITIT 行业的新概念相仿，在这行业的新概念相仿，在这 个新兴领域，不同的人有不同的理解。个新兴领域，不同的人有不同的理解。 企业门户应用目前有三个发展趋势。一是门户已经从单纯地显示内容变成工作流程的 一种体现。它不再是仅仅信息的展示台，而是一种支持业务流程的操作。二是通过企业门 户将会把人和工作流程进行更紧密的结合，利用企业门户带来的流程性以及人机互动能力， 可以使它了解访问者的意图，有目的地为访问者提供定制的信息，并能为其提供相应的最 习惯使用方式，从而把人和业务流程更紧密地联系起来。 第三种发展趋势就是企业门户将会满足用户越来越丰富的业务需求。早期的门户只要 能够把各个业务在同一个界面上显示出来就可以，而现在不是这样。现在在同一个界面上 不仅要显示各种东西，而且很多业务流程都是跨多个领域的，通过门户可以将原来相对独 立的流程串联成更完整的大的统一的流程。 随着企业门户从单纯的一种界面发展成为一种枢纽，它与业务流程、应用集成的关系 更加密切。 2.1.2以知识管理规划以知识管理规划办公协作系统办公协作系统 OA 的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观 OA 的发展历程，是伴随着企业信息 化发展的浪潮起伏。如上图所示，不同的信息化发展阶段也对应不同的 OA 发展阶段： 第一阶段：文件型第一阶段：文件型 OAOA（19801980 年年19991999 年）年） 我们对 OA 的初步认识实际上从上个世纪 80 年代开始。1985 年全国召开了第一次办公 自动化（OA）规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版 的办公应用软件开始，例如 WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3 等软件，当时许多人把 OA 称为 “无纸化办公” 。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们 可以将该阶段称之为“文件型 OA” 。 到了 90 年代，由于网络经济的到来，政府和一些企业开始搭建网络、建立自己的邮件 系统，并借助 Lotus Notes 等平台做初步的应用开发，一些工作审批、流转也有了初步的 雏形，OA 的概念开始逐渐形成，但是似乎还没有形成专门做 OA 的软件厂商。毕竟，当时 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -12- 竞争还不充分，企业的管理比较粗放，软件市场也没有进行细分，而 OA 的成熟是市场竞争 的产物，也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴，因为竞争迫使企业加强内部管理， 规范办公流程，提供工作效率。 第二阶段：流程性第二阶段：流程性 OAOA（20002000 年年20052005 年）年） 该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型 OA， 到目前正在成 为应用主流的流程性 OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制 度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。 在这个阶段，OA 市场才真正兴起，在 2003 年之后，更是出现数百家 OA 软件公司群雄 逐鹿的局面，这一方面反映出市场需求的旺盛，OA 系统做为基础的系统已经成为各家企业 信息化建设的必选；另外一方面也反映出市场还没有完全成熟，鱼龙混杂、泥沙俱下的行 情估计还会胶着一段时间，能够专注 OA 系统、不断升级产品、强调后期服务的 OA 厂家并 不多。有的供应商可能是 OEM 其它 OA 的产品，有的可能直接从网上买一套源代码修改一下 就发布了，而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的产品了事。这样造成了软件 Bug 不断、 系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。 第三阶段：知识型第三阶段：知识型 OAOA（20052005 年年20102010 年）年） 随着 OA 系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆 OA 系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA 俨然成为 一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了：如何借助这 个平台能够让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识？如何借助该平台来沉淀 组织的最佳实践并传递到整个组织？这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要 的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度，并最终最大化提 升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -13- 随着客户这种需求的产生，OA 发展也派生出全新的气象。以“知识管理”为思想、以 “协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的 OA 系 统，即我们通常所说的“知识型 OA” 。TTTTT 公司就是敏锐地洞察了这一趋势，将知识管理 的思想融入来日常的办公协同平台软件中去（当然，知识管理更强调综合的因素，管理、 文化、IT 系统一个都不能少） ，同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件 工具，包括各种通信软件，如腾讯 QQ、即时通信、VoIP 等；实时会议包括电话会议、视频 会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安 全产品如信息加密、身份认证等。这时候 OA 系统已经不单单是我们日常协同办公的平台， 更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的 OA 系统全面蜕变成企业的管理支撑 平台，担负起更加复杂、综合的作用： 协同工作平台协同工作平台：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组 织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层 之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。 知识管理平台知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累 基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够 结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行 力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作 做出指导与帮助、提升工作的绩效； 项目协作平台项目协作平台：通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目 Who 角角色色 Where 场场景景 How 功功能能 What 信信息息/知知识识 个个性性化化门门户户、单单一一登登录录个个性性化化门门户户、单单一一登登录录 结结构构化化 如ERP中的数据 非非结结构构化化 ISO9000文档 规章制度、E-mail 隐隐性性知知识识 个人经验 专家知识 应应用用系系统统集集成成 商商业业智智能能/决决策策支支持持 知知识识文文档档 工工作作流流程程/规规范范协协作作 知知识识社社区区 专专家家网网络络 领领导导 中中层层 员员工工 供供应应商商 客客户户 DB DB DBDB DBDB xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -14- 组的工作效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求 做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排， 使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。 激情管理平台激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工工作激情，营造一个相互帮助、 相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，从而稳定工作情绪，激发工作 热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。 企业通信平台企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括 Web Mail、网 络会议、实时通讯、手机短信、WAP 和传真自动收发，使企业内部通信与信息交 流快捷流畅，并且与 Internet 邮件互通。 信息发布平台信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制 度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展 动态。 行政办公平台行政办公平台：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质 公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、 会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式， 真正实现无纸化办公。 信息集成平台信息集成平台：现代企业中已存在的 MIS 系统、ERP 系统、财务系统等存储着企 业一些经营管理业务数据，OA 系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使 得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。 第四阶段：智能型第四阶段：智能型 OAOA（20102010 年）年） 随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终 OA 系统将 会脱胎换骨，全新的“智能型 OA”成为未来的发展方向，该阶段 OA 更关注组织的决策效 率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。 可能它不叫 OA，换为更能体现其价值的名称（例如“企业知识门户 EKP” 、 “管理支撑 平台 MSS”等） ，这已经远远超出传统 OA 的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。 传统的 OA 功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中，有些功能可能在某些的模块还能 体现出来，但更多是与其它功能模块一起，形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体 了。 总体来看，未来 OA 的发展都会有如下几个明显特征： xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -15- 1、 门户导向：未来 OA 更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人 沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支 撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。 2、 业务导向：加强与业务的关联，在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门 户”的技术对业务系统进行整合，使得 ERP、CRM、PDC 等系统中的结构化的数据通 过门户能够在管理支撑系统中展现出来；使得业务流程和管理流程逐步整合，实现 企业数字化、知识化、虚拟化。 3、 知识驱动：以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在 合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让 企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。 原通用电气的 CEO 杰克.韦尔奇说：“一个组织机构获取知识以及将知识快速转化为行 动的能力是其最终的竞争优势。 ”作为企业信息化、知识化基础平台，未来的 OA 系统应该 为实现这个目标而发挥其重要的作用。 2.2 xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理办公协同系统成功实施院知识管理办公协同系统成功实施 的关键的关键 总结 TTTTT 实施的知识管理平台项目，我们将知识管理办公系统实施成功的关键因素 归纳如下，同时我们也将以下列设计思想和原则来规划 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理系 统： 2.2.1 创新管理思想创新管理思想 办公管理系统在国内许多企业和政府部门都实施失败，其中最重要的一点就是缺乏管 理思想。办公管理系统不仅仅是一套软件，更重要的是软件所承载的管理思想和管理方法。 如果仅仅将手工事务处理电子化并不能达到多少效果。因此，我们最先强调的就是要有一 套创新的管理思想来制导整个项目的策划、系统规划、技术实施和持续推进。TTTTT 作为 全国首家知识管理专业服务商，我们一直致力于将知识管理的思想、方法和工具引入国内 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -16- 企业，为客户提供全程的知识管理规划和实施服务。在我们的研究开发体系中，以知识管 理为核心的办公信息系统是我们最重要的专业方向，我们将为 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院提供 在知识管理办公领域引入知识管理的培训、咨询顾问和实施推进辅导等专业服务。 2.2.2 注重咨询服务注重咨询服务 知识管理办公系统中我们主要解决的问题是系统如何对企业产生效益？我们也承认知 识管理办公系统的核心不是办公事务的处理，而是体现企业核心利润源的知识管理。 把知识管理列为增强企业素质水平、打造企业核心竞争力的重要手段和方式，但从何 做起？将要达到什么样的目标？相信这些问题一直在公司领导和相关专职人员的思考之中。 而确实地，这些问题不解决，知识管理和办公系统下一步的实施或知识管理平台系统的设 计都将无从下手。 从何做起？怎么做？实际是要首先搞清楚：知识管理都管理些什么样的知识？这些知 识是谁需求的？由谁来贡献？贡献到需求的转移方式是什么？也就是要明确知识管理的内 容和方式。只有明确了知识管理的内容和方式, 我们才能找到或设计适应管理内容和方式 的办法或工具平台，进一步地也才能传播或提供知识给需求员工，让他们掌握知识，更高 质量地、更有效率地、更低成本地开展工作。所以，我们说知识管理内容和方式的确定是 知识管理实施的第一步。 对于 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院的具体情况，需要我们根据其 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院每个 业务岗位的特殊性去寻找和规划支持岗位工作的知识内容和管理方式。再从事务类型来看， xxxxxxxxxxxxxxxxx 院也有其特点，如人力资源，它所针对的员工、员工分布特点、员工 素质特点及管理都有别于其它类型的企业。所以，我们对 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院，更是要 从其特点出发，通过调查分析得到其特别的知识管理和办公信息管理内容和方式，才有把 握找到 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院开展知识管理的成功途径。 解决这些问题就需要咨询顾问的服务。TTTTT 在国内率先实现了 IT 软件供应与管理顾 问咨询的完美结合，有效的构建了技术、管理、应用的价值链和增值工程，优化和整合了 资源，为客户创造了最大价值和利益。 2.2.3 整理企业流程整理企业流程 应用系统的实施推广必将冲击传统的管理体系和工作模式，同时也涉及到办公和业务 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -17- 流程的固化和优化，采用网络办公和协作平台必然与原有的办公流程有所区别，为了更好 体现系统给公司带来的效率和提高核心竞争力，TTTTT 实施和咨询团队将 BPR 实施方法论 协助客户对传统的办公业务流程进行挖掘和实现 IT 化，并针对网络办公的特性提出各种优 化流程的合理化建议。总的来说项目的推进是一项系统工程，其中咨询的参与和力度是至 关重要的。 2.2.4 形成组织保障形成组织保障 就象企业发展需要一套规章制度保证它的正常运作一样，知识管理办公系统也需要从 制度上保证，以便使知识管理办公系统带来的管理和办公模式的转变成为一种办公模式。 TTTTT 公司咨询团队会针对客户的具体情况，协助客户制订针对知识管理企业信息门户系 统在企业顺利推进和成功应用的保障体系，通过建立完善的制度体系来引导和约束员工的 行为。 在知识管理办公系统的推动中，协助用户建立公司的知识体系架构，整理全企业各岗 位工作所产生的知识、员工贡献的知识、员工所需求的知识、常用的知识、基础知识、专 家知识、员工的工作经验和总结等知识内容；确定这些知识内容的管理方式；通过工具平 台、组织和制度逐步使 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院企业信息门户系统的使用走向正规化。 2.2.5 确保持续推进确保持续推进 机关人员掌握计算机技术的水平有高有低，这就要求在推广应用时，要制定较科学的 培训、应用工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。要将有效的管理寓于优质的服务 之中，使各级领导及业务人员确实感觉到办公系统能给自己的工作带来很大的便利，能从 中享受到优质的服务，将办公系统的使用变成其自觉的、从内心身处愿意的、没有任何抵 触情绪的行为，只有这样，一个办公自动化系统才能顺利地投入使用。 我们一直认为知识管理办公项目不是一撮而就的，它伴随着管理思想的进步和技术的 发展在不断演进，它是循序渐进的阶梯式的发展。因此我们在整个项目规划设计时，必须 “整体规划、逐步推进”的策略。同时，作为系统服务商，我们 TTTTT 也将提供持续的服 务和支持，来确保 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院的 KMSS 系统能够持续优化及推广。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -18- 2.2.6 选择优秀平台选择优秀平台 平台的选择关系到系统的长远发展和系统特性的基础，因此选择合理的软件平台是一 个非常重要的抉择。 综合办公自动化作为 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院比较关键的业务系统，在日常管理工作中 的地位非常重要，其功能发展越来越丰富，与其它业务系统的关系也越来越紧密，完全基 于群件系统的办公自动化存在着一些局限性，已经越来越不适应系统发展的需要。因此我 们建议 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院综合办公系统的建设中，采用文档数据库系统和关系数据库采用文档数据库系统和关系数据库 相结合的方式相结合的方式，充分发挥群件系统和关系数据库的优势： 1、充分结合邮件、文档、公文、检索查询统计等优势。 2、在新的系统中，许多功能模块离不开关系性数据库的支持，如业务报表、数据统计 等，这些功能模块在关系型数据库的基础上能实现的更方便、更灵活。 3、能灵活和 ERP 系统、客户服务系统、财务系统等实现有机融合。 4、文档数据库系统我们将选择业界最优秀的电子协作和知识管理平台 IBM 系列产品。 2.2.7 加强软件柔性加强软件柔性 充分为用户考虑的实际需求，使功能模块能真正被用户所接受。加强软件的模块复用 性，提高软件的柔性构造功能，当用户的需求发生改变时，可通过一定的设置调整来满足 业务变化的需求，从而提高用户的使用效率。避免用户哪怕仅仅是轻微的改变，都需要开 发商通过定制来解决，从而有效的保护客户的投资。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -19- 第3章 xxxxxxxxxxxxxxxxx院办公协作系统解决方案院办公协作系统解决方案 在信息时代，企业的无形资源（包括价值体系、思维模式、协作、文化、经验、思想、 信息、知识）已经成为企业的战略性资源和生产力要素，知识管理是企业面对新形势下所 做出的战略反应，是对知识资源进行有效管理以使企业提高素质，构造核心竞争优势的过 程。面对新条件下的竞争，管理者的最大挑战莫过于创造一个能够学习创新，积累知识， 分享知识的企业组织，通过IT技术来创新管理思想和管理模式，为传统的管理思想和管理 方法注入新的内涵和活力，推进信息技术和传统产业的有机结合，以信息化的管理手段和 观念去推动传统管理模式的创新，逐步实现管理信息化。 xxxxxxxxxxxxxxxxx院知识管理平台系统以软件为载体创新管理思想，实现企业自我 学习、自我修炼，帮助企业实现。 根据我们对知识管理的理解与实践，结合xxxxxxxxxxxxxxxxx院有关需求，我们提出 xxxxxxxxxxxxxxxxx院基于知识办公协作平台的功能性设计，作为双方协作和探讨的基础。 3.1 通信平台通信平台 系统支持可以电子邮件、短信发送审批请求；用户可通过邮件的链接打开相关的办公 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -20- 应用，进行事务的审批处理，文档的查阅等。 3.1.1电子邮件电子邮件 随着互联网的不断普及，企业利用电子邮件进行办公、业务联系等需要呈现急剧的增 长。为了满足不断增长的信息交换的需要，作为互联网最为常用的电子邮件系统变的越来 越庞大，传统的邮件系统已难以适应人们的需求。特别是免费电子邮件服务的出现，更使 这一问题变得越来越突出。但是企业电子邮件究竟需要具备哪些特点，或者什么样的电子 邮件最适合企业需要呢？ 理想的企业电子邮件除了一般电子邮件系统必须的特性以外，必须具备： 电子邮件能够集中存储在服务器上，而且是基于数据库存放的，必须支持灵活的 邮件管理和查询，尤其是全文检索。 基于WEB访问，以支持移动办公。 与OA及企业知识管理系统紧密集成。 具备分布式的企业级部署特性。能够支持LDAP或其他中心认证，保证系统的帐户 管理是企业统一的，而不是单独的一套系统。 TTTTTWeb Mail 系统是基于 WEB 界面的基于数据库的网络邮件系统，具有如下功能和 特性： 收发、回复和转发电子邮件收发、回复和转发电子邮件 可在 Web 页面上直接书写新电子邮件和回复转发邮件。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -21- 邮箱文件夹和邮件邮箱文件夹和邮件管理管理 系统提供丰富的文件夹和邮件管理，使用户在 Web 页面上方便的管理自己的电子邮件。 系统可以显示每个电子邮件夹的使用情况。 邮箱设置邮箱设置 用户密码设置； 电子邮件过滤规则设置：电子邮件用户可以设置自己邮箱的 Email 过滤处理功能，对 符合电子邮件过滤规则的电子邮件可以采取如下操作：拒收电子邮件、将电子邮件转移或 拷贝到指定文件夹、改变邮件的重要性等、电子邮件过滤规则数量不限。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -22- 地址本地址本 企业内部邮箱地址是基于组织架构的多级目录系统。 xxxxxxxxxxxxxxxxx 院知识管理办公协同系统方案书 -23- 察看邮箱使用状况察看邮箱使用状况 用户可以察看自己邮箱的使用情况，包括：邮箱空间占用情况，每个文件夹使用 情况，新电子邮件有多少，各个文件夹中的电子邮件数量等。以便于用户可以