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办公软件基础培训 一：WPSWPS文档的建立和修改文档的建立和修改 在WPS中，双击“WPS文字”程序创建文档，第一排是9个主菜单 键，我们主要用到的是开始插入页面布局这几个。其中在左上 角文字小倒三角处有些常用功能键。 “WPS文字”中为页面布局创建了独立板块，我们只需要在菜单栏选择“ 页面布局”功能模块即可对页面进行布局设置，这里我们可以看到“WPS 文字”默认以快捷图标和文字形式显示，在“文字方向”上，“WPS文字 ”中为文字方向提供了更加丰富的选择，除了水平和垂直方向，还提供 了文字方向旋转功能：背景，为文档更换背景，从而丰富和标准化文档 ，让文档更具吸引力和亲和力：背景设置包括纯颜色背景、渐变、纹 理、图案及图片来丰富文档视觉。页面边框，这里的页面边框除了设置 页面边距外还提供了边框线性，默认为无边框状态。稿纸设置，为我们 提供了类似于稿件模式：勾选使用稿件方式即可，网格模式及规格自行 调整。文字环绕，当文档中插入图片时该功能为可编辑状态，不然为灰 色不可编辑状态了。 二：WPS表格的建立和使用 在WPS中，双击“WPS表格”程序创建表格，点选文件-新建表格。 1，熟悉表格开始工具。打开一个表格，如果没有特别调整 过的话，首先展示在大家面前的就是开始工具。你不用特意寻找 ，但必须要熟悉，因为很多常用的工具，例如：格式刷、合并、 字体、格式、颜色等工具都在这里可以找到。 2，熟悉表格初始工具。不管是excel还是WPS表格认识和熟悉开 始新建工具、保存以及另存为、打开等最基础工具是必不可少 的。由于excel和WPS表格的结构稍有区别。不管是哪个版本。最 基本的工具一般都在文件工具里。只是软件版本不同位置有 些微小区别，但通常都很明显，注意观察一下。 3，熟悉表格插入工具。插入工具也是一个很重要的工具， 下面的小工具可以说对美化和丰富表格的作用极大。其中包含了 最常用的各种表格插入、图表插入、图片插入以及艺术字插入等 等。 4，熟悉快捷键。不管是应用文档软件还是表格软件，我觉得首 先要了解的就是了解在表格应用中的各种快捷键。这些快捷键通 常在你选择表格工具的时候在旁边文字中进行提示。在这里我简 单说几个比较常用的快捷键：Ctrl + C 复制、Ctrl + X 剪切、 Ctrl + V 粘贴、Ctrl + Z 撤消、Ctrl +S保存、Ctrl +N新建 以及DELETE 删除。 三：WPS表格常用操作 格式刷。格式刷是一个很巧妙的小工具。无论是你在填写表格或 是复制粘贴表格时遇到了不统一都可以利用格式刷快速统一格 式。无论是一个单元格或是多个单元格。只要是你需要变更的地 方都可以选中进行统一。方法：先选中已经修改好的单元格，然 后点击格式刷，接着根据需求选中你需要变更的区域进行格式统 一操作即可。 数字自动排列 制作一个表格时有些序号是次序连续的，如果一个单元格一个单 元格的填写数字实在是太麻烦了。这个时候你就可以利用表格自 带的数字自动排序工具进行数字自动排列。这样就省去了大把时 间了。方法：首先选中起始数字，将光标向右下角轻轻滑动，看 见出现+号图标时，按动鼠标左键进行选中虚线区域向下滑动， 直到出现你需要的数字松开鼠标左键即可。 数据求和计算 数据自动求和。表格本身就是一个主要用于数据统计的工具，所 以表格的求和工具是自动生成的。方法：选中表格所有你需要进 行求和的区域，然后查看表格的下方即可看见表格所选区域纵向 的求和以及平均值等基本数据了。 数字基础计算。表格其他的计算不像求和一样自动生成，需要通 过一定的选择计算才能生成。一些比较复杂的公式在网上一般都 会有整理的。但是简单的加减乘除却不需要借助公式，只需手动 书写变可以完成。方法：选中横向数字后面的空白单元格作为求 和单元格，在表格上写有fx的区域里写上=然后选中其中一 个需要计算的数字，选中变成蓝色边框即为成功选中，然后添加 加减乘除符号后再添加一个需要计算的数字，依次类推，最 后在整个计算公式书写好后，在求和单元格内按动回车键，计算 结果便完成了。 文本、数字排序。无论是文本还是数字，有的时候输入在表格内 的时候都是没有规律的。但这个时候又需要统计每个文本或是数 字的展示情况，那么这个时候排序工具就派上用场了。方法：选 中所有你需要进行统一排序的区域，点击鼠标右键，选中其中的 排序选项，根据需求选择升序或是降序等，经过这样排序后一切 数据就很直观了。 根据表格数据制作图表。用表格制作图表是比较方便的，因为所 有的数据只要是你已经提前填写在表格上的话都可以直接应用。 方法：在表格内填写好需要制作成图表的数据，然后选中所有需 要制作成图表的数据，点击图表工具，然后根据自己的需求选择 柱形图、饼图等等。图表对话框出来后选择确定，图表制作好后 可以选中旁边的小工具进行美化，同时如果需要拖动图表的话可 以在鼠标变成雪花光标时进行推动，为了美观你也可以先将一些 空白单元格进行合并，然后将图表放进合并后的单元格内就美观 多了。 四：制作组织结构图 那如何使用这一绘图工具让组织结构图绘制的非常有特点而且美 观呢？ 首先，当然是点击“插入”菜单里的“组织结构图”。 当点击确定后，就会在页面上看到一个组织结构图，在组织结构 图的周围将出现绘图空间，其周边是非打印边界和尺寸控点。您 可通过使用尺寸调整命令扩大绘图区域以拥有更大的工作空间， 或者也可通过使边界更适合图示来消除多余的空间。 接下来执行下列一项或多项操作： (1) 若要向一个形状中添加文字，请用鼠标单击该形状，并 键入文字， 如图所示。要注意，您无法向组织结构图中的线段 或连接符添加文字。(2) 若要添加形状，请选择要在其下方或旁 边添加新形状的形状，单击“组织结构图”工具栏上“添加形状 ”按钮上的箭头，再单击下列一个或多个选项， 更改文字颜色 首先选取要更改的文字，比如要将文字“总经理”的颜色改成红 的。在“文本工具”工具栏上，单击“字体颜色”旁的箭头。 选择红色，就可以了。如果要将文字颜色