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千招百式 让Excel用得更好(2005-10-26 15:40:51)【简 介】微软的Excel恐怕是现在仅次于Word，使用人数最多的一款办公软件了，因此，自然而然地也就成了大家 平时关注的焦点。不过，正所谓“术业有专攻”，精通本职工作的您未必在使用Excel进行日常操作时用的都是最快捷的方法。微软的Excel恐怕是现在仅次于Word，使用人数最多的一款办公软件了，因此，自然而然地也就成了大家平时关注的焦点。不过，正所谓“术业有专攻”，精通本职工作的您未必在使用Excel进行日常操作时用的都是最快捷的方法。所以，今天笔者就给大家总结了30条最常用的Excel小技巧，同时也向大家隆重介绍一位Excel方面的资深专家 小飞，下面的技巧就都由小飞为大家讲解啦！ （注：本文所述技巧如无特殊说明，均指运行于微软Windows XP + Excel 2003环境） 1. 多工作表同时录入技巧 【问 题】 有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力，有没有什么好办法能够让其他几个工作表自动与第一个表同步录入呢？ 【小 飞】 其实对于这个问题，Excel的开发人员已经早早就做好考虑了，它为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制，操作的方法也很简单 【方 法】 1) 首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样了。如图1所示 图1 2) 随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。如图2所示 图23) 等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会惊奇地发现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样，方便吧！ 【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1” 2. 一个单元格内输入多行数据 【问 题】 有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于Word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？ 【小 飞】 呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。 【方 法】 1) 首先选中一个单元格，开始输入文字 2) 当输入到需要换行的位置时，按动Alt + Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。如图3所示就是最终效果图 图3 3. 财务报表不马虎，轻松实现语音校对 【问 题】 Excel作为一款强大的电子表格软件，自然特别受到财务人员的青睐了，好多财务报表其实就是Excel制成的。但百密总有一疏，谁也不敢保证自己在录入庞大的数据报表时不会出现一点错误，要是自己录入时身边能有个助手帮着自己进行校验，那该有多好呀，可这样的“美事”又怎么可能呢？ 【小 飞】 其实，Excel还真就给大家提供了这样一位好“助手”，那就是它的语音校对功能，启动以后，您既可以选择在报表输入完成时一次性朗读校对，也可以让Excel在您每输入完一个单元格后就朗读出来，非常实用。相信用过之后您就一定会喜欢它的 【方 法】 1) 点击“工具”菜单“语音显示文本到语音工具栏”命令，调出语音工具栏 2) 如图4所示就是该工具栏上各个按钮的说明 图4 3) 使用时，只需将要校对的区域用鼠标选中，然后再点击相应的功能按钮就可以了。值得称赞的是，Excel的这个朗读功能智能化程度很高，比如它在朗读的过程中如果遇到了标点符号，会自动停顿一下，使得我们听上去更加自然。 【小提示】 有些朋友在第一次使用语音朗读功能时，会发现Excel读出的全都是英文，这又是怎么回事呢？原来这是Windows XP的默认语音引擎捣的鬼。要解决它也很简单，只要点击“开始”菜单“设置控制面板”菜单项，然后再双击其中的“语音”图标，将“语音选择”中默认的“Microsoft Sam”引擎改为“Microsoft Simplified Chinese”就可以了。如图5所示 图5 4. 长报表如何固定表头显示 【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示 图6 【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。 【方 法】 1) 点击“窗口”菜单“拆分”命令，Excel的画面会被两个分割线分成四部分。如图7所示 图7 2) 用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧，再将纵向分割线拖动到A列的左侧（意思就是不进行纵向分割，如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作） 3) 点击“窗口”菜单“冻结窗格”命令，将分割好的窗口冻结起来，这时再试着翻动一下页面吧，是不是再也不会看不到报表的标题栏了。如图8所示就是最终的效果图 图8 5. 快速转换Excel的行和列 【问 题】 互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还特别容易出错，像这种情况Excel有好的解决办法吗？ 【小 飞】 对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是“选择性粘贴” 【方 法】 1) 首先选中要进行行列转换的表格，执行右键“复制”命令。如图9所示图9 2) 然后将光标定位于新表格所在的区域，再次点击右键，执行“选择性粘贴”命令，然后在弹出的如图10所示窗口中勾选上“转置”复选框，点击确定就可以了。 图10 3) 如图11所示就是转换完成的表格，看看是不是和自己想要的一模一样呢？ 图11 6. 不用格式刷，照样快速复制单元格格式 【问 题】 说起快速复制单元格的格式，大家一定都会想到使用格式刷命令，但要按小飞的说法，这个格式刷只是在对不相邻单元格进行复制时效率较高，而如果要复制格式的单元格正好和原单元格挨着时，用起来反而会不方便了 【小 飞】 对于紧挨在一起的单元格如果想批量复制单元格格式，最简单的方法就是使用单元格填充柄进行格式填充 【方 法】 1) 大家请先看一下如图12这张图表，我们的目的是想将A列的单元格颜色、字体、字号以及表格线等诸多格式都复制到其他列上，如果去使用格式刷就显得不那么方便了。 图12 2) 首先将A列中所有带格式的单元格选中 3) 然后再将A列的单元格填充柄（就是选中后出现在最后一个单元格右下角的小黑方块）右键拖动到F列处 4) 在弹出的如图13所示菜单中执行“仅填充格式”命令即可。 图13 5) 如图14所示就是最终的效果图。 图14 7. Excel快速绘制斜线表格 【问 题】 大家都知道，Word软件从2000这个版本开始就增加了一个绘制斜线表头的功能，非常实用。但作为同样流行的办公软件Excel却直到2003版都没有提供这个功能，难道Excel就没法画出斜线表格了吗？ 【小 飞】 答案当然是可以的，只不过得动动脑子换个方法来画了，还记得“表格与边框”里有个手画表格功能吗？今天咱们就用这个方法在Excel中绘制出斜线表头来 【方 法】 1) 首先选中要绘制斜线表头的单元格 2) 然后单击“格式”菜单 “单元格”命令，并在弹出的“单元格格式”窗口中点击“边框”标签。如图15所示 图15 3) 点击合适角度的斜线按钮即可完成绘制操作。如图16所示为最终效果图 图16 8. 数据输入，菜单选 【问 题】 有时我们需要绘制一些带有交互功能的工作表，允许用户向里面填入一些数据，然后表格再去根据这些原始数据进行相应的计算分析。这就要求用户录入的数据必须符合一定的要求才行，而控制数据的有效性当然不能只靠用户自己的觉悟，最好就是能在用户输入时，Excel会产生一个下拉菜单，只允许用户输入菜单中预设好的这些值 【小 飞】 其实，作为一款专业的电子表格表格，Excel早已对这样的问题设计了一系列解决方案，下拉菜单功能只是其中的一种 【方 法】 1) 将准备设置数据的单元格全部选中 2) 执行“数据”菜单“有效性”命令 3) 在弹出的“数据有效性”窗口中将“有效性条件”设置为“序列”，并保证“提供下拉箭头”复选框为选中状态。然后在“来源”输入框中键入所有的预设参数，用英文逗号分隔，最后点击“确定”按钮使其生效。如图17所示 图17 4) 此时，当我们再次点击已设好的单元格时，就会惊奇地看到，单元格右侧会自动弹出一个漂亮的下拉箭头，点开以后正是我们预设好的几个参数清单。如图18所示 图18 9. 函数也来玩“搜索” 【问 题】 对于一些老Excel用户来说，函数应该不会一个很陌生的东西，由于它的功能十分强大，在用户当中可以说是倍受青睐。但函数也有一个问题，那就是格式过于生硬，难以记忆，这就给大家使用函数时增添了不少麻烦，Excel对此又是如何解决呢？ 【小 飞】 其实，Excel本身对于函数是有一定搜索功能的，而且智能化程度还不错，有点像网络上的搜索引擎，而它的具体位置其实就在我们每天使用的“插入函数”窗口当中 【方 法】 1) 先将光标定位于需要插入函数的单元格中 2) 然后点击“插入”菜单 “函数”项，弹出插入函数窗口，在这里面我们就能清楚地看到函数搜索框。如图19所示 图19 3) 在搜索框中我们可以根据自己的想法简单描述出函数的作用，比如我们想查找一个具有统计功能的函数，那么只要在这里输入“计数”两个字，点击“转到”按钮以后，Excel就会自动推荐几个和“计数”最相关的函数，而且当把鼠标点在每个函数上时，下面还会显示出该函数的简单介绍以及使用格式。如图20所示图20 4) 这样，我们就能快速地在庞大的Excel函数库中找到最合适的函数了，点击“确定”按钮以后，该函数便会自动插入到当前单元格中，接下来，您就可以继续完成该函数的剩余操作了 【小提示】 使用这种方法时要求函数的描述语言尽可能要简明，否则让Excel看不懂后它就会显示出一个“请重新表述您的问题”的错误提示后，拒绝搜索了 10. 监视其他工作表数据 【问 题】 监视其他工作表数据在日常的工作，尤其在多工作表间调试公式时极为实用，但大家所熟知的窗口监视方法一般有二，一是使用窗口重排命令，二是使用窗口拆分命令。其实窗口重排命令一般只对两个独立的工作簿文件生效，而窗口拆分命令也只是对当前工作表生效，要想同时看到同一工作簿上不同工作表的内容恐怕这两种办法都不行 【小 飞】 其实，在Excel当中还有一个不太为人知的方法可以实现对同一工作簿的不同工作表的内容进行监控，这就是“视图”菜单中的“监视窗口” 【方 法】 1) 点击“视图”菜单“工具栏监视窗口”，打开如图21所示的“监视窗口”对话框 图21 2) 比如我们需要在Sheet2中的几个单元格测试公式，而且必须在Sheet1中输入原始数据后才能开始，那么就可以使用“监视窗口”中的“添加监视”按钮将几个需要监视的Sheet2单元格添加进来。如图22所示 图22 3) 这时，我们从图中就可以清楚地看到Sheet2中C2、C3、C4几个单元格中公式的设置以及当前的数值了，可以说一目了然，怎么样，很好用吧？ 11. 快速进行欧元转换 【问 题】 欧元在所有的货币单位里应该可以算是比较新的一员了，作为一名涉外财务人员，可能经常需要在各个欧盟成员国货币之间做些换算，可想而知，这个工作量是很大的，Excel能帮我这个忙吗？ 【小 飞】 其实自1999年欧元启动以后，这个新的货币单位就开始被各种电子软件所支持了，就拿现在的Excel 2003来说吧，它现在不仅可以像人民币一样轻松地显示欧元符号，而且还内置了一系列实用的欧元转换工具，下面就跟随小飞一起来看一看吧 【方 法】 1) 由于Excel的默认安装里是不包括欧元工具的，所以要想使用这项功能还必须得手工添加一遍。点击“工具”菜单“加载宏”命令进入如图23所示的“加载宏”对话框 图23 2) 勾选其中的“欧元工具”复选框，然后点击“确定”按钮进行安装（这期间可能需要您插入Office 2003安装光盘） 3) 安装完成以后您就可以在工具栏和“工具”菜单里找到一个“欧元转换”图标了，如图24所示图24 4) 转换工具的使用也很简单，只要先将待转换成员国货币的位置和欧元货币的输出位置指定好，再设定具体由哪两种货币之间进行转换就可以了，如图25所示 图25 5) 如图26所示就是转换后的结果，怎么样？还满意吧 图26 12. 轻松玩转数据“分列式” 【问 题】 在一些复杂的数据计算当中，我们可能需要将原来在一个单元格中的多个数据划拨到两个或更多的单元格之中，同其他操作一样，如果表格里的数据繁多，那么光是人工分拨的工作量就是难以想象的 【小 飞】 呵呵，可别忘了，计算机最大的优点就是可以帮助我们快速完成大量的重复性工作。而对于数据分拨，自然也是不在话下，而且经过不同的设置，它还能识别不同的分隔符号，令分拨的效率更高 【方 法】 1) 本例我们要分拨如图27所示的B列单元格（从里面大家可以观察到待分数据都是用标准的逗号分隔的） 图27 2) 首先用鼠标选中要分拨的单元格（切记，分拨命令只对单列多行单元格有效，如果是多列单元格，必须分次进行） 3) 然后执行“数据”菜单“分列”命令，根据这些数据的特征，将“原始数据类型”选为“分隔符号”后点击“下一步”按钮。如图28所示 图28 4) 在第2步中继续根据数据的特征指定好符号的类型，比如本例就设置成了“逗号”，此时如果一切无误，底下的数据预览区中就会显示出分列后的样子。如图29所示 图29 5) 再点击下一步以后，Excel会通知我们可以对每一列分好的数据设置不同的数据类型，如果不需要设置，直接点击“完成”按钮即可。如图30所示就是最终“分列”完成的数据表 图30 13. Excel变聪明，自动检查数据有效性 【问 题】 还记得上面我们介绍过的让Excel自动显示下拉菜单而防止输入数据不规范的技巧吗？这个技巧虽然好用，但也有一些限制，它只适合当单元格的参数数目较少时方能使用。但事实上，大多数的单元格允许输入的数据范围都很广泛，很难通过下拉列表这种方式进行控制 【小 飞】 其实，对此Excel也早有解决的方法。比如这里给大家介绍的Excel自动检测数据有效性就是其中的一则 【方 法】 1) 首先，仍然要将希望检查的单元格全部选中，如图31所示 图31 2) 然后，执行“数据”菜单“有效性”命令 3) 由于本例控制的是“价格”列，所以在设置窗口的“有效性条件”下拉菜单中要选择“小数”，并设定检查条件为“大于0”，最后点击“确定”按钮使其生效即可。如图32所示 图32 4) 好了，现在试一下它的效果吧，在此小飞特意向其中的一个单元格输入了一个错误的数据“-1”，果然Excel马上就弹出了一个错误提示，而不再像以往那样直接接受了 图33 5) 当然，如果您感觉图中Excel默认的提醒内容过于生硬，还可以通过图32的其他几个标签自已定义错误提示的方式以及内容，由于这些操作都很简单，小飞在此也就不再赘述了，请聪明的读者自己动手试一试吧 14. 一步清除工作表批注 【问 题】 由于Excel本身就是一款具有办公自动化功能的软件，有时在一篇Excel工作表中，会有很多人在上面加入各种各样的批注，这些批注在文档的修订阶段很有用，但当准备打印最终稿时，它们就显得有些多余了，必须全部删除，可问题是即使将它另存为一个新文档，里面的批注也会自动跟随过去，而如果使用右键一个一个去删又显得很麻烦，Excel有没有什么更快的方法呀 【小 飞】 呵呵，这个问题其实很简单，下面小飞就教大家一个简单方法，一步清除工作表中的所有批注 【方 法】 1) 打开一份待处理工作表，我们会发现里面已经有很多加好的批注了。如图34所示 图34 2) 这时，我们按动Ctrl + A键 全选当前工作表 3) 然后执行“编辑”菜单“清除批注”命令就可以了。如图35所示图35 4) 好了，最后再来看一看其他工作表中有没有批注吧，方法就和上面讲的一样就行了15. 轻松输入前面带0的数字 【问 题】 有时我们在进行数据录入工作时会经常需要临时输入一些前面带0的数字，邮政编码就是一个很明显的例子，常规的方法一般都是将该列或该单元格先设置为“文本”或“特殊格式”（在特殊格式中有包括邮政编码这样的特例），然后再重新录入。不过如果这样的数据量较少，但每隔不长时间就遇到一个的话，上述的操作难免就会给工作效率带来很大的影响了，不知道Excel对此有没有什么好的解决办法呢？ 【小 飞】 其实对于这类问题Excel也没有直接的解决方案，不过我们还是可以通过一个小技巧来变相地解决它。那就是使用文本快捷输入方式 【方 法】 1) 首先将光标定位于要输入文本的单元格 2) 每次在带0数字的输入前首先插入一个逗号符（英文逗号），然后再继续输入相应的数字就行了。比如唐山的邮编“ 063000 ”就可以写上“ 063000 ” 3) 此时您就会发现在Excel中已经可以正常地显示这个带0数字了。如图36所示就是三种不同输入状态的对比图 图36 【小提示】 使用此技巧输入的数字将自动转换为文本格式，如果您对该数字有计算要求，请慎用 16. 输入法也能自动切换 【问 题】 说到了数据输入，其实大家在Excel的表格输入中还有一个常见的问题，那就是经常需要在特定的单元格中输入汉字，而在其他单元格中输入字母。每次手工打开、关闭输入法显得很麻烦，其实像好多专业的财务软件上（比如“财智家庭理财”）上都提供了输入法的自动开关功能，只要我们将光标定位在需要输入汉字的区域上时，预设的中文输入法便会自动打开，而当我们将光标移到其他区域时，输入法又会自动关闭，很方便。不知Excel能不能实现这样的功能。 【小 飞】 其实，Excel也提供了这项技巧，只不过由于没有做过太多的宣传，我们平时又很少用Excel开发专门的财务软件，自然知道的朋友也就比较少了。不过，对于那些喜欢使用Excel为自己制作日常工作表的朋友来说，下面提到的也算是一个很实用的技巧了 【方 法】 1) 像如图37所示那样首先选中需要设置输入法状态的单元格 图37 2) 点击“数据”菜单“有效性输入法模式”标签 3) 然后将其中的输入法状态设为“打开”后确定即可。如图38所示 图38 17. 不同的数据，不同的颜色 【问 题】 在一些业绩统计表中，我们会看到不同销售人员的工作业绩相差很大，如果统计表是上报给公司管理层的，那么他们最希望看到的就是一个画面简洁，一目了然的表格，除了使用图表以外，要是能将不同等级的数据显示为不同的颜色就太好了 【小 飞】 其实这个想法实现起来也并不难，借助Excel的“条件格式”就能轻松解决这个难题 【方 法】 1) 打开一篇需要标注的文档。如图39所示 图39 2) 用鼠标将需要标注的员工业绩单元格全部选中，然后执行“格式”菜单“条件格式”命令 3) 假设我们打算将图表中所有达成率低于100%的单元格用红底黄字显示出来，将所有达成率大于100%的单元格用蓝底白字显示出来，而达成率等于100%的单元格保持白底黑字状态。那么在弹出的条件格式设置窗口第一项中就可以输入单元格数值小于“100%”这个条件，同时点击“格式”按钮，在里面设置好红底黄字颜色。再点击“添加”按钮继续设置下一条大于100%的条件格式，颜色设为蓝底白字。如图40所示 图40 4) 当条件设定完毕点击了确定按钮以后，工作表马上会出现明显的变化（如图41所示），只不过由于这次小飞想给大家展示一下颜色的效果，所以画面艳了一点儿，大家平时使用时可不要这样做呀！ 图41 18. 轻松完成特殊数据排序 【问 题】 日常工作遇到的问题就是多，比如今天领导就让我把车队的排班表整理一下，可正当我想按照用车部门为单位对表格排序时，在这个看似简单的操作上却出现了问题。如图42所示 图42 【小 飞】 呵呵，这个问题果然很有代表性，其实与我们平时想象的不同，计算机一般默认时只能识别最常见的数字序列，就拿文中的“用车部门”举例吧，咱们认为部门一、部门二、部门三就是一个标准的数列，可计算机它看不懂，由于没有内置这套序列，所以它根本就搞不明白这几个部门之间到底谁排先谁排后。所以要解决这个问题其实也很简单，只要我们告诉计算机它们的先后顺序就可以了 【方 法】 1) 执行“工具”菜单“选项”命令打开选项设置窗，再点击“自定义序列”标签进入它的设置区域。如图43所示 图43 2) 从图中大家可以看到，其实Excel能够自动排列的就是左窗格中的那些序列，里面并没有我们打算排序的“部门一、部门二”什么的，所以计算机自然也就无法对其正确排列了。那么要想让Excel认识我们的序列，只要在图中“输入序列”区域中将序列组输入进去即可（“部门一,部门二,部门三,部门四,部门五”），然后再点击“添加”按钮将其加入到Excel的序列库中就可以了（注意，部门与部门之间须用英文逗号分隔方可生效）。如图44所示就是我们刚刚输入的新序列 图44 3) 不过，输入好新序列还不算完，我们还需要在排序窗口中进行一些简单的调整。在进入正常的排序窗口以后，点击“选项”按钮，然后在Excel弹出的选项窗口中就可以选择到我们新输入的部门序列组了。检查其他设置无误后，点击“确定”按钮即可正确对表格进行排序了。如图45所示 图45 4) 最后的正确排序效果就是如图46所示的那样，怎么样，看明白了吗？图46 19. 财务人员不用愁，Excel为您自动添加货币符号 【问 题】 对于财务工作人员来讲，日常的工作就是和各种货币打交道，同时也要经常将货币单位录入到工作表之中，如果涉及到的只是本国的一个币种，那么还容易一些，如果公司有涉外业务，需要在自己的报表中反映其他国家的货币单位时，只用以前插入符号的方法来录入就显得太浪费时间了 【小 飞】 对于这个问题，小飞这里就有一个简单的方法，可以预先对某一列或几个单元格进行格式预设，当财务人员在这些单元格中录入数字时，Excel会自动为它们加上相应的货币符号，大大降低财务人员的工作强度 【方 法】 1) 首先将需要预设货币格式的单元格全部选中 2) 然后执行“格式”菜单“单元格”命令，随即Excel便会弹出一个“单元格格式”的设置窗口 3) 这里我们以设置美元符号为例。在单元格格式中的“分类”栏选中“会计专用”类，然后再从右侧的货币符号下拉菜单中选中美元符号“$”后点击确定按钮。如图47所示 图47 4) 按照这个方法在其他单元格中预设好别国货币符号，此时如果再直接将数字输入到这些单元格内时，Excel就可以直接为它们添加好相应的货币符号了。如图48所示就是最终的效果图 图48 【小提示】 其实大家可以看到在图47里还有一个“货币”类目，它与我们使用的“会计专用”目又有什么不同呢？原来最大的区别就是在格式方面，“会计专用”格式会自动将所有的货币单位放到最前，并且自动将数字以小数点为中心对齐，使得最后打出的文档特别工整。而相对来说，“货币”类目就没有这样的效果了 20. 两个函数，巧除公式错误提示 【问 题】 经常使用Excel编制交互式工作表的朋友一定对“ #DIV/0! ”这个错误结果不会陌生吧，由于好多公式在未输入原始数据时会将结果自动显示为“0”，而如果这时再有一些公式引用了这些带0的单元格，并会产生一个除0运算，才会显示出上面这个错误提示了。如果这个表只是自己使用，倒也没什么，但如果工作表是要交给别人用的话，这样满篇的错误提示就显得非常有碍观瞻了，怎么去掉它呢？ 【小 飞】 其实，Excel并没有直接提供给我们一个专门去除错误提示的功能，仅有的一个就是在“工具”菜单的“选项”中的设置，它可以将值为“0”的单元格隐藏掉，但它对这些错误提示却不起任何作用。不过，小飞在这里告诉大家，其实我们是可以使用两个Excel的功能函数来变相解决这个问题的，它们就是 ISERROR和IF函数 【方 法】 1) ISERROR函数的主要作用其实就是判断一个单元格是否是错误提示，语法是ISERROR( 单元格 )，如果一个单元格出错，那么ISERROR的返回结果将是TRUE，否则就是FALSE。当然，单独使用这个函数还仍然无法达到我们隐藏错误提示的目的，下面就要给大家介绍完成这项任务的另一员大将 IF函数 2) IF函数的主要作用也很简单，它可以根据条件来返回不同的数值，语法是IF(条件 , 当条件为真时的值 , 当条件为假时的值)，比如我们将公式设为IF(A10 , “通过” , “拦截”)，那么在工作时Excel会自动判断A1单元格的值，如果它大于0，那么当前单元格便会显示出“通过”两字，反之如果A1单元格的值小于或等于0，那么当前单元格便会显示出“拦截”两个字。这样，通过将IF和ISERROR两个函数配合使用，就可以先让ISERROR判断目标单元格是否显示错误，如果是，那么ISERROR就返回一个真值给IF，而IF函数再根据这个真值在当前单元格显示一个空白（比如“”）来盖住原来的出错提示，而如果目标单元格的值不是错误，那么直接显示原来的公式就可以了。具体步骤如下 3) 从图49中大家可以看到，这就是一个明显的出错表格，由于表格中的数据还未输入，所以就导致了“单店销售毛利”公式中出现了除0错误 图49 4) 在解决这个问题就应该对所有出错的表格公式进行改造，比如结合上面讲到的两个函数，我以D2单元格公式为例，将其更改为“=IF(ISERROR(B2/C2),B2/C2)”，这样，当我们未输入数据时，ISERROR函数便会返回给IF函数一个真值，而IF函数便会据此显示出一个“”（注：空白）覆盖掉了原出错提示，否则整个函数将仍旧会显示原公式“B2/C2”的值。如图50所示就是最终的效果图，怎么样？好看多了吧图50 21. 公式审核，轻松显示数据的“来龙去脉” 【问 题】 由于公式一般都包含有函数运算，因此相对于其他Excel操作来讲，算是一个较为深奥的操作了，而一个大的Excel表格中，各种公式之间也会来回地调用，其实上图就是一个简单的例子。但如此大规模的公式调用在调试时也会给我们带来很多的麻烦，经常会使我们因为没有记清公式的来源而导致错误的操作 【小 飞】 其实对于大家的苦衷，Excel的开发人员也想了很多的方法解决，还记得前面咱们提到的公式监视窗口吗？那就是其实的一例，今天小飞再带大家去看看另一个公式调试的辅助工具 公式审核 【方 法】 1) 首先还是打开一份包含有公式的工作表（为了方便起见，笔者仍然使用了上文的销售毛利统计表格，且特意将一个单元格的出错隐藏功能取消）。如图51所示 图51 2) 点击“视图”菜单“工具栏公式审核”项，调出公式审核工具栏。如图52所示 图52 3) 从图中大家可以看到这个工具栏的功能还是相当强大的，那它在工作时又会是个什么样子呢？下面，我们就分别把光标定位于图51 D2和D6两个单元格上，然后点击公式审核工具栏中的“标识引用单元格路径”按钮，马上两条醒目的箭头就将这两个单元格的引用路径标识了出来。随后，我们再点击一下公式审核工具栏中的“标识工具表中错误公式的路径”按钮，它便又自动将表中D3单元格（即显示“ #DIV/0! ”提示的那个单元格）的引用路径标识了出来，非常直观，也很方便。如图53所示 图53 4) 而等我们将所有的公式都检查无误以后，就可以点击“移除所有单元格路径标识”按钮来清除表中所有的路径标识了。怎么样？有了公式审核的帮助，是不是调试公式也是一件简单事儿了？22. 让Excel真正实现“自动编号” 【问 题】 说起自动编号，好多朋友可能不以为然，这有什么好说的，不就是先输入一两个原始数据，再用鼠标拖动填充柄向下拉伸就行了么。其实，这的确是大家常用的方法，但小飞仍然感觉效率不高，今天小飞要教大家一个更简单的方法，可以让Excel编号更加“自动” 【小 飞】 其实，每次我们在编制文档时，未必都是先将编号写上，好多的时候都是先有了内容，才准备对内容进行编号的，如果您遇到的正是这种情况，那么拖动填充柄就不再是最快捷的方法了。下面看看小飞如何操作吧 【方 法】 1) 如图54所示，我们现在已经有了一个内容完备的表格，只不过由于清单很大，如果使用拖动填充柄的方法填写编号时，经常会出现鼠标难以把控最后一条记录的问题而影响整个操作的效率 图54 2) 对此我们应该首先在“编号”列中输入前两个编号（注意，此编号必须是序号的开始，而且应该能够代表序号向下排列的规律），例如“1，2” 3) 然后，再选中包含这两个序号的单元格，并双击它们的填充柄（注意，此次是双击），过后，您自己再看看吧，是不是所有的序号都已经自动编好了，而且最后一个序号肯定排列在有内容的最后一条记录前面。如图55所示 图55 【小提示】 使用此法时须注意两点，一是编号列的右列必须有数据，二是编号会根据右列有无数据来判断是否停止编号，所以要求紧挨着编号列的数据列中没有中断的记录方可23. 一步设置，单元格自动处理超长内容 【问 题】 记得在文章的刚开始，小飞向大家介绍了一个按住Alt键手工在单元格内分行录入的一个小技巧，想必大家都还有印象吧，但用过一段时间后，好多朋友不免有了这样的问题，虽说这个技巧在一定程度上提供了在单元格内输入超长内容的方式，但每次都要手动操作也很麻烦，Excel能不能实现超长内容的自动换行呀？ 【小 飞】 呵呵，这个问题问得好，对于超长内容的录入，可以算是一个大家经常会遇到的问题了。小飞下面就教给大家两则让Excel自动处理单元格内超长内容的小技巧 【方 法】 技巧一. 实现超长内容的自动换行 1) 首先还是先将需要设置格式的单元格全部选中 2) 然后执行“格式”菜单 “单元格”命令调出单元格设置窗口 3) 点击“对齐”标签，勾选其中的“自动换行”复选框后点击“确定”按钮即可。如图56所示 图56 4) 此时，大家如果在刚刚设置格式的单元格中输入了超长文本，看看是不是Excel已经自动将它们分行了呢？ 技巧二. 实现超长内容的自动缩放 1) 同样也是要将需要设置格式的单元格选中 2) 执行“格式”菜单“单元格”命令，并在弹出的窗口中点击“对齐”标签 3) 勾选其中的“缩小字体填充”复选框后点击“确定”按钮即可 如图57所示就是两个方法的效果对比图 图57 24. 数字变金额，快速提高财务人员工作效率 【问 题】 前面我们说过了好几则针对于财务人员的小技巧了，其实将数字快速变成中文大写格式也是财务人员们平时经常遇到的问题 【小 飞】 对于现在的Excel 2003，数字与大写金额之间的转换已经显得很方便了，不必再像早期版本那样还得自行添加转换函数来实现了。下面就跟随小飞一起来看看如何操作吧 【方 法】 1) 首先用鼠标选中所有需要转换的单元格（不连续单元格可以按住Ctrl键选择） 2) 然后执行“格式”菜单“单元格”命令，将“数字”标签的“分类”类目选择到“特殊中文大写数字”后确定即可。如图58所示 图58 3) 随后原工作表的选中单元格便自动将数字转换成了中文大写样子，如图59所示。怎么样，这样的效果还满意吗？ 图59 25. 单元格也能“写保护” 【问 题】 不知大家用没有用过Excel自带的一些表格模板，想必用过的朋友一定会对它记忆犹新吧，为什么呢？原来好多系统模板由于都是成品文档，所以基本上表格里都做过特殊的设置，当我们把光标定位在一个不允许输入数据的区域内时，是无论如何也无法在里面输入数据的，这是怎么做到的呢？咱们还是来听一听小飞的看法吧 【小 飞】 其实，对于模板里使用的这些技巧，小飞我给它们起了一个更加形象化的名字，叫做单元格“写保护”。大家可不要以为这是个很复杂的技术，其实简单的很，下面咱们就一起来试一试 【方 法】 1) 一般对于一个表格，标题的内容是不允许被修改，那么我们就开始将下面这个表格的标题区保护起来，但在选择时请大家注意，不要选择标题区，而应该用鼠标将用户编辑区选中。如图60所示 图60 2) 点击“格式”菜单“单元格保护”标签，将窗口中的“锁定”复选框取消，点击“确定”按钮。如图61所示 图61 3) 然后再执行“工具”菜单“保护保护工作表”命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。如图62所示 图62 4) 好了，现在大家再试试往标题栏里输入数据还行不行？是不是开始报错了？呵呵 【小提示】 如果文档的作者感觉表格的标题区有错误需要修正时，只要再执行一遍“工具”菜单“保护撤销工作表保护”命令，同时输入当时设置的保护密码就可以了。不过别忘了，修改完成后还要记着再使用上面的方法将工作表重新保护起来呀！26. 新建工作表也能格式化 【问 题】 写了这么多技巧了，不知大家注意到没有，小飞我所使用的Excel每次新建文档时默认的字体都比较小，而且数字的样式也和大多数朋友不一样，这是怎么做到的呢？ 【小 飞】 其实，Excel不仅支持对输入的文字、数字进行后期格式设置，而且还可以提前对新文档的格式进行预设，方法同样非常简单 【方 法】 1) 执行“工具”菜单“选项”命令，在弹出的设置窗口中点击“常规”标签。如图63所示 图63 2) 从图中我们可以看到，其实这里可以对Excel的很多内容进行预设，而字体和字号只是其中一个很简单的设置，如果您有兴趣，还可以自己对新建Excel文件的默认保存位置以及默认的工作表数目进行一些调整，使它更适合自己的工作情况，最后点击“确定”按钮使整个设置生效 【小提示】 每次操作完后，必须退出整个Excel程序，新的文件属性才会生效，这点请大家在操作时注意 图64 28. 让自动保存为您的Excel“保驾护航”（注：本技巧限于Excel 2000版本） 【问 题】 大家都知道Word中有一个很出名的“自动保存”功能，可以每过一段时间自动将当前的编辑内容保存下来，防止文档内容因为断电、误操作而丢失，但就是这样一个非常实用的功能一直到了Excel的2000版微软都没有提供，难道Excel就无法实现自动保存了吗？ 【小 飞】 其实，可能是大家有所不知，早在Excel 97时，微软就已经内置了自动保存的模块，只不过由于一些原因没有像Word那样直接“摆出来”罢了，下面小飞就带大家一起去看一下如何启用 【方 法】 1) 在Excel 2000中，执行“工具”菜单“加载宏”命令，然后在弹出的设置窗口中勾选“自动保存”宏，最后点击确定按钮。如图65所示 图65 2) 这时，我们从工具菜单中就已经可以看到“自动保存”这个菜单项了（如图66所示）。但是，现在却不知道Excel会按多长时间为间隔自动保存一次文件。如果我们想进一步对它进行设置，只需再用鼠标点击一下这个菜单项就行了。如图67所示 图66 图67 3) 图67里的内容一目了然，就不用小飞再多说了吧，设置好需要的时