公文写作强化细化培训课件.ppt

谈公文写作 授课内容提示 n一、如何选择公文格式； n二、近似文种的辨析; n三、草拟公文容易忽略的几个规则； n四、撰写公文标题存在的问题； n五、评析公文。 第一个问题 n公文格式运用中存在的问题 公文格式运用中存在的问题 n问题一：不重视格式或格式不标准； n凡是能独立行使职权的法定单位，向外行文时， 应当选用规定的公文格式。 n公文的权威性和严肃性，要求运用特定的规范的 公文格式，这些格式是其他文书不能用也不允许 用的。 n问题二：格式选择不得当。 公文有五种格式 n文件式格式 n 信函式格式 n 会议纪要格式 n 命令式格式 n 公告、通告格式 首页 首页 公文规范格式的选择： *上行文（报告、请示、上行的意见），应当用文件 式格式； *下行文（通知、批复、通报等），用文件式格式， 也可用信函式格式； *平行文用信函式格式； *会议纪要（办公会议纪要用纪要格式，其他会议可 选用文件式或信函式或纪要式格式）。 公文格式存在的问题 n问题三：版记部分的格式不规范： n版记部分的位置不正确； n主题词的字体字号不规范； n不注意抄送机关之间的标点； n印发时间用汉字等。 版记部分的有关规定 n内容：主题词，抄送，印发机关，印发时间； n格式要求：位置要求在封四； n“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字 ； n“抄送”左空一字，用3号仿宋体字，抄送机关之 间用逗号隔开，最后一个抄送机关后用句号； n“印发机关”左空一字标识，用3号仿宋体字，“ 印发时间”右空一字，用阿拉伯数码。 公文格式存在的问题 n问题四：加盖印章存在的问题； n一、不了解印章的作用，应当盖章的不盖章； -印章是公文生效的标志，也是辨别正伪公文的 重要标志。 n二、不遵循加盖印章的有关规定，随意加盖。 n（党政公文加盖印章的规定不同） 印章的盖法应严格遵循规定。 *印章的位置：距离正文2-4mm； *公文不能出现“此页无正文”现象：印章必须与正文同处 一页. *联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文 ，都应加盖印章。 *单个印章的两种盖法：当下弧无文字时，采用下套方式； 当下弧有文字时，采用中套方式。 *两个印章的盖法有严格的规定。 *三个或三个以上印章的盖法也有严格的规定。 *加盖一个或两个印章后，不必签署发文机关；加盖三个或 三个以上的印章，必须署发文机关名称。 单个印章的盖法 两个印章的盖法 三个印章的盖法 思考题一: 一、上行文为什么应选择文件式格式？ 二、信函式格式适用于哪些公文？ 三、印章与正文的距离应当是多少？为什么？ 四、为什么不能出现“此页无正文”现象？ 五、单个印章的两种盖法（下套方式和中套方式） 是由什么决定的？ 六、联合上报的公文，为什么只需加盖主办机关的印章？ 七、“印章应当压年盖月”、“印章应当居中压住成文时间”， 这两种说法哪一种对？ 第二个问题 n近似文种的辨析 公文的种类 n行政公文（含企、事业单位）的文种为13 种： n 命令、决定、议案、意见、公告、 通告、 通报、通知、报告、请示、批复、 函、会议纪要 文种辨析 n通知和通告 n通知：用于要求下级或有关单位需要周知、办理 的事项； n通告：用于向社会公布应当周知、执行的事项。 n报告和请示 n报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答 复上级的询问； n请示：用于向上级机关请求指示或请求批准。 文种辨析 n报告和函 n报告：向上级反映情况等； n函 ：向不相隶属的机关说明情况。 n请示和函 n请示：向上级请求； n函 ：向不相隶属的机关请求。 思考题二：指出下面文种的错误 n一、关于农业技术培训工作情况的汇报（职业中学向教育局的汇报） n二、关于限期拆除临时性建筑的通知 n三、市公安局关于维护影剧院体育场所公共秩序的公告 n四、关于我校特级教师跌伤事故情况的反映（中学-教育局） n五、关于加强社会治安建议的报告（局-市人民政府） n六、关于请求派员指导军事训练的请示（小学-省军区） n七、关于创建绿色社区工作情况的汇报和请示（社区-街道委员会） n八、关于路段设置生活垃圾场所的请示（市政园林局市环卫局） 第三个问题 n草拟公文容易忽略的几个规则 第一个规则:引用规则 问题： 一、引用笼统； 二、引用不规范。 病例： n遵照上级的指示精神，门诊挂号费调整如下 n根据市人民政府20073号文的精神（年份的括 号不正确） n根据市人民政府20076号关于 通知 精神 引用的规则:先引标题,后引发文字号。应改为： *遵照市人民政府关于的通知（府2007 3号）精神 如需多次引用该文,可先全引,再注明简称: *根据市人民政府关于进一步加强公德教育的通知 （府20076号）（以下简称通知）精 神，局党委决定召开公德实施情况研讨会 *根据市人民政府关于进一步加强公德教育的通知 （府20076号，以下简称通知）精神 ， 第二个规则：公文附件标注的规则 问题一：不了解附件的内容。 附件即第一个公文后面的材料，如图表、名单、计划 、公文等皆为附件，它是前面公文的补充内容或所依据的 内容,与正文是一体的,一般需一起装订。 问题二：不了解附件的作用。三大作用： 便于主送机关考察，有利于达成目的； 便于阅读，有些材料穿插在正文中，往往隔断前后意 思的联系而造成阅读上的不便； 便于书写，附件单独表述，撰写相对轻松。 附件标注存在的问题 问题三：不了解附件标注的规范及其重要性 *如果附件标注不规则，在法律意义上讲，可 以不承认该附件是正文的材料，附件便失去了其 本应有的与正文同等的效力。故附件标注必须规 范 下文：附件的标注不规则 n关于拨款考察教育改革情况的函 n财务处： n 经校委批准（见附件二），我室教师等5人于本月底将 去上海考察教育改革情况。经匡算，约需经费1.5万元（见附件一 ），请帮助解决。 n 特此函达，请审查批准。 n 附件：一、考察经费预算表。 n 二、关于 批复。 n 教研室 n 年月日 附件标注的规定 条例规定：附件应“在正文之后，发文机关署名 之前注明附件的名称”。 标准格式规定： 一、公文如有附件，在正文下空一行左空2字标 识“附件”，其后用冒号，附件如有序号，用阿拉 伯数码，附件名称后不加标点符号； 二、后面的附件在左上角顶格处也同样应标识“ 附件”二字及序号； 三、如附件与正文不能一起装订，在附件上应 标识公文的发文字号及“附件”二字和序号。 修正 n关于拨款考察教育改革情况的函 财务处： 经校委批准，我室教师等5人于本月底将去上海考察教 育改革情况。经匡算，约需经费1.5万元，请审查批准。 附件：1.考察经费预算表 2.关于批复 教研室 二三年五月七日 附件标注的问题 n问题五：不了解有些附件是不要标注的。如： n中共中央办公厅 国务院办公厅关于转发干部学历学位 管理工作意见的通知 n、： n 中组部、人事部、教育部关于干部学历学位管理工作的意见 已经党中央、国务院同意，现转发给你们，请认真遵照执行。 n （附件：关于干部学历学位管理工作的意见） n 章 n 年 月 日 接上 n X集团公司 关于颁发质量信誉考核管理办法的通知 各公司： 公司董事会于X年X月X日召开会议，批准了质量信 誉考核管理办法。现发给你们，请认真贯彻执行。 集团公司章 二六年二月十日 第三个规则：联系方式标注的的规则 n问题： n一、不提供联系方式； n二、联系方式标注不规则。 n联系方式的提供既方便发文单位的工作，更是给读者提供 方便。 n标注的要求是： n办法规定：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电 话； n通知、函等公文，联系方式书写的位置办法无规定， 可灵活。 请示的联系方式，应按办法的规定在 附注处书写 n关于的请示 ： 。 以上请示当否,请予批示. n 附件: 章 二一年一月十四日 （联系人:,联系电话: ) 第四个规则：数字运用的规则 n问题： n一、汉字和阿拉伯数字混用； n二、不了解数字运用的规则。如： n例一：会议定于十月六日,上午8:30分-12时, n 下午2:30分-5时召开。 n例二：一、会议议题： 1、宣传决定精神； 2、领会市委、市政府提出的各项奋斗目标 和发展蓝图； 接上 n 例三： n *鉴于以上情况，拟修公路与外界联系，我乡组织力 量进行了勘测和预算，公路全长二十公里，需要经费五十 万元，我乡可望集资十万元，缺口四十万元，请县政府给 予拨款解决。 n 以上请示，请批复。 n n 乡政府章 n 二00一年月日 数字运用的有关规定 n层次序数：一、 （一） 1. （1）； n农历：用汉字； n惯用语、缩略语、具修辞色彩的数字：用汉字，如：第三、星期一、 九三学社、八五计划、七上八下等 n临近两个数字连用表示概数用汉字，如：五六十人； n用带“几”的方法表示概数用汉字：五十几个人； n个位数可选择，但应照顾上下文，求得局部体例上的一致，如： n关于社会治安问题，本月我局在网上搜集到了（六）条意见 n关于社会治安问题，上个月，我局在网上搜集到条意见，这个月 的第一个星期，我局在网上搜集到条意见。 接上 阿拉伯数字一般不与单位“百、千”连用，但尽量使用单 位“万、亿”。如： 5百元、5千元，最好写成500元，5000元；50000元， 500000000元最好写成5万元，50万元，5亿。 党政公文成文时间的写法要求不同： 党的成文时间位于发文机关署名的右下方，用阿拉伯数字； 行政公文成文时间用汉字，其中的“”不能用阿拉伯数字 “0”，也不能用大写的“零”，正确的写法是：二 一年 接上 n关于间隔号的问题： 以日月表示事件、节日等的简称，有些一定要用 间隔号，以避免歧义，否则可以不用： 凡涉及一月、十一月、十二月，应当将月和日的 数字用间隔号隔开，如： 一一八事件 一一九案件 一二九 运动 五一二地震 九一三事件 十一国庆节 第五个问题 n公文标题制作存在的问题 标题即题目，“题”是前额，“目”是眼睛，是身体最 显眼的部分。 公文标题的形式较固定，常见的有这几种： 一、发文机关 事由 文种 n国务院 关于同意设立开发区的 批复 二、 事由 文种 三、发文机关 文种（不提倡） 四、 文种（不提倡） 国务院在办法中，对公文的标题有专门的规定 ，其他文书的标题制作，不会有规则限制 n国务院在办法中，对标题的规定是： 一、应当准确、简要地概括公文的主要内 容； 二、应当准确选择公文文种 三、一般标明发文机关 标题问题一：无事由或事由不准确 n关于转发市人民政府6号文的通知 n关于举办培训班的请示（公文主要内容是 ：要求拨款举办公德教育培训班） 修正： n转发市人民政府关于意见的通知 n关于拨款举办公德教育培训班的请示 标题问题二：冗长罗嗦不简要 *关于申请参观大学城的请示 *关于选派我校等同志去上海考察政治理论教育情况 的请示 *中国科学院研究所致大学为商洽建立全面协作关 系的函 *关于转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育 的通知的通知 *局关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于深化 教育改革全面推进素质教育的决定的通知的通知 更正 *关于参观大学城的请示 *关于申请（请求）参观大学城的函 *关于去上海考察政治理论教育情况的请示 *中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函 *转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育 的通知 *转发省人民政府关于深化 教育改革全面推进素质教育决定的通知 标题问题三：标点符号使用不妥当 n关于开展“公德教育”、“家庭美德教育 ”的通知 n关于转发市交委关于整治珠江广州河段 船舶生活污水排放工作的方案的通知 n关于审批贸易有限公司职工最低工资 的规定的请示 标题中一般不用标点符号,如标题为大标题加小标题,其中小 标题为法规或规章（法、条例、规定、办法、细则、章程、 规则、制度等），应当加书名号，否则，不应加书名号。 n关于开展公德教育家庭美德教育的通知 n转发市交委关于整治珠江广州河段船舶 生活污水排放工作方案的通知 n关于审批贸易有限公司职工最低工 资的规定的请示 标题问题四：格式不符合要求 n国家标准公文格式要求：标题用2号小标宋体字， 居中排布，词义应完整，距离红色反线2行，距离 主送机关1行。看下面的病例； n 市人民政府关于1999年上半年城 市经济改革情况的报告 省人民政府： 思考题三 n一、请修改下面例文的错误处： n（一）关于二00七年度计划生育工作情况的报告 n（二）关于认真学习干部竞争上岗的规定的通知 n（三）关于申请拨款举办公文写作培训班的请示 n（四）关于同意等同志8月份去上海考察环境建设情 况的请示的批复 n（五）转发局关于进一步开展公德教育的意见 的通知 n（六）今天参观的有7、80人，都比较年轻，2、30岁的居 多，最大的也就是40几岁。 接上 n二、判断题（正确的打，错误的打）： n（一）为了贯彻执行（府20069号）关于进一步 加强社会主义公德教育的通知精神（ ） n（二）请求上级机关拨款举办培训班，应提供两个附件： 资金预算表和培训班的计划（ ） n（三）公文如有四个层次，层次序数的写法应该是： n 一、 （一） 1、 （1）（ ） （四）通知的回执不是附件（ ） （五）请示必须标注联系方式，其他的公文可以 不标注（ ） 第六个问题 n公文评析 第一种公文：通知。下面是转发（批转）性通知， 请指出下面公文的问题并修正： n关于转发教育部关于新时期加强高等学校教师队伍建设 的意见的通知 n、： n 近期，省教育厅认真学习了教育部关于高等学学校队 伍建设的有关文件。通过讨论研究，结合我省高等学校的 实际情况，决定转发有关文件。 n 现将教育部关于新时期加强高等学校教师队伍建设 的意见转发给你们，请结合本校情况，认真贯彻执行。 接上 请在近期内，将学校教师队伍建设的实施计 划报我厅备案。 附件：关于新时期加强高等学校教师队伍 建 设的意见 教育厅章 二00年三月十六日 问题所在 n一、标题中书名号使用不规范，重复词语“关于” ； n二、转发性公文只需撰写转发的决定或加上贯彻 要求，不必书写作出决定的经过； n三、引用不规范； n四、附件标注不规范，可以不标，因标题中已经 作出说明； n五、成文时间书写不规范。 更正 n转发教育部关于新时期加强高等学校教师 队伍建设意见的通知 n各高校： n 现将教育部关于新时期加强高等学校 教师队伍建设的意见转发给你们，请结 合本校情况，认真贯彻执行。 接上 请于2000年月日前，将学校教师队伍建 设的实施计划报我厅备案。 教育厅章 二年三月十六日 下面是要求办理有关事项的通知，情指出写作问题 n通 知 n各学会: n 遵照市委宣传部关于加强民间组织工作的通 知精神，根据我部工作计划，为了更好地学习 兄弟单位的经验，拟于三月在我部办公室召开穗 港学会工作交流。 n 时间：二00六年三月二十八日至二十九日上午 8:30分-12时，下午2:30分-5时，请各学会负 责人1-2名参加。参加会议人员每人交食宿、交 通费二百五十元； 接上 n 这次会议的主要内容是： n 1、请香港有关社团介绍社团活动的经验； n 2、布置今年工作的重点。 n 参加会议人员，请于三月二十二日前填报会议 回执，并交换到我部。 n n 市部 n 二00六年三月十五日 问题所在 n一、标题无事由归纳； n二、开头不简洁； n三、引用不规则； n四、数字运用不规则：层次序数、时间数字、款项数字、 五、成文时间书写均不规则； n六、公文中的词语不能随意简写； n七、缺附件标注； n八、缺联系方式书的书写； n九、标点符号标注不规则； n十、通知宜用条项式写法，以便好读好记。 请评析下面通知的问题 n关于召开社科学会工作经验交流会的通知 n各学会: n 遵照市委宣传部关于加强民间组织工作的通知（ ）精神， 决定召开穗港社科学会经验交流会。有关要求通知如下： n 一、会议内容： n （一）香港有关社团介绍经验； n （二） 布置今年市社科联的研究重点。 n 二、会议时间：2006年3月28日至29日，上午8时30分-12时， 下午2时30分-5时。 n 接上 n 三、会议地点： n 四、参加人员： n 五、会议费用：食宿费、交通费共250元。 n 六、报名方式：参加会议人员，请于3月22日前将会议回执交换至 市社科联学会工作部。 n 七、联系方式： n 附件：会议回执： n n 部章 n 二六年三月十五日 第二种公文：请示。下面这份公文问题较多，请指 出. n关于修建公路的报告 n县委并县人民政府： n 黄桥、和平是我乡的贫困村。在县委、县政 府的关怀下，这两个村的生活水平较以前有了很 大的提高。但由于多种因