HR人士要掌握的60个EXCEL快捷操作.docx

HR人士要掌握的60个EXCEL快捷操作1. 快速同时打开多个工作簿打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，用鼠标选中多个工作簿，按右键单击，选择“打开”命令，系统会启动Excel ，将上述选中的工作簿全部打开。2. 快速关闭多个文件多个工作簿全部打开，Excel的窗口右上角有两套关闭的叉按钮，如果要关闭单个EXCEL工作簿，要点击第二行的关闭叉按钮。如果按住Shift键点击标题栏（第一行）的右上角的红色叉关闭，就是关闭所有Excel，可将当前打开的所有EXCEL文件快速关闭。如果文件不保存，也可以通过关闭多个Excel文件，Ctrl+Alt+Del 打开任务管理器，选中要关闭的文件，点结束任务。3. 工作簿间快速切换在多个Excel工作簿间快速切换按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。4. 在Excel中快速移动单元格先选定单元格，按住鼠标左键，拖动单元格边框的十字，在工作表中拖动，移动到指定单元格，释放左键，也就是一个搬的动作。把这个单元格从一个位置搬到另一个位置。格式和公式也会跟着复制过去。原位置的单元格将变成空白的单元格。例如从B2移动到E2,B2 恢复初始设置，E2保留原E2的格式设置。 5. 在Excel中快速复制单元格按住Ctrl不释放，先选定单元格，再鼠标左键拖动单元格边框的十字，在工作表中拖动，移动到要复制到的指定单元格，先释放左键，新单元格将出现复制的单元格及内容，再释放Ctrl键。也就是一个Ctrl搬的动作。把这个单元格从一个位置复制搬到另一个位置。原位置的单元格将会保留原单元格的格式和公式。新单元格的格式会复制过去但是公式会跟着位置的移动变化而不是原来的公式了。如果需要保持原来的公式，就需要通过复制原单元格，右键，选择性粘贴，选择公式来重新设定。如图直接将B2带格式复制到E2和G2单元格。6. 在Excel中快速交换单元格式次序选定单元格按 下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，相邻单元格间的次序会交换。单元格会交换到原来的单元格和工字路线上，工字和原单元格之间靠近工字的位置的单元格处。 这个操作适合迅速与单元格上下左右单元格互换。格式公式也会跟随变动，但是公式的运算结果不变。按 下Shift键，选中相邻的行和列，也可以达到行列交换的效果。7. 快速同时选择多个不相邻的单元格先通过鼠标左键单击，选择一个单元格后，再按住Ctrl键保持按住状态，选另一个单元格，和再下一个，通过释放Ctrl键停止选择，右键，对选定的散落在同一工作表中的单元格进行操作。8. 快速选定不连续单元格按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，此技巧可以不必像上一技巧按 住Ctrl键不放。9. 快速选择单元格同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行，列)时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。10. 在工作簿中快速选定某块区域单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。同时按住Shift，选中一片区域的左上角单元格B1，再选中右下角单元格G7，可将整个B1:G7区域选中。再进行编辑。11. 在Excel中快速选择操作区域“Ctrl+Shift+*”选中操作区域中的某个单元格，同时按下“Ctrl+Shift+*”。此方式可以在Excel中快速选择正在处理的某个单元格辐射到的周边有文字的操作范围。将选择整个列和列标题，而不选择该列表周围的空白单元格，得到所需进行目标操作的单元格。此技巧不同于全选（通过单击工作表左上角行号与列标交叉处的按钮，选定整个工作表，即，点击1行A列左上角交叉处的带个灰色三角的灰色方框来设定全选），全选会选择目标工作表中的全部单元格，包括那些没有使用的单元格。12. 在工作表内鼠标快速移动选定单元格位置将鼠标指针选定单元格移动方向的一边，如果要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部边线，如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边边线。依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择的单元格的这条边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中，如果已经是右面和下面最远的单元格，则不再向右和下移动。如图，双击B1单元格下面的边，鼠标指向的单元格会自动定位到下方B6单元格位置。13. 选定单元格位置 双击单元格某边选取单元格区域，与上一技巧在工作表内鼠标快速移动选定单元格位置类似，按下Shift键，再双击单元格B1下面的边框，选取此方向相邻单元格为空白单元格的B1到B6空白区域。14. 根据条件选择单元格按当前工作表中，按 F5键，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型（），例如“常量”、“公式”、“空格”等，还可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮后，符合条件的所有单元格将被选中。再进行相应的操作。15. 彻底删除Excel中的单元格选择需要删除的单元格，然后按下“Ctrl和 -（减号）”，在弹出的对话框中，选择单元格移动 的方式，将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。16. 快速删除空行方法1：在表中第一行插入新的一行(全空)，然后单击工作上角的全选按钮，Ctrl + Shift + L,进入自动筛选，在每一列的顶部从下拉列表中选择“空白”。在显示都是空行的情况下，右键，删除，所有的空行将被删去。方法2：因为筛选空行或导致原来数据记录顺序变化，如果希望回到原来的是顺序，可以这样，先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击“插入列”命令，从而插入一新的列A，在A列中顺序填入整数1,2,3，然后根据其他列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行，以A列重新排序，然后删去A列。17. 回车键的粘贴功能选定目标单元格，Ctrl C ，鼠标指针移动到目标粘贴单元格，当复制的单元格区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，迅速按下回车键，可以实现在粘贴。18. 快速浏览长工作簿按“Ctrl+Home”键可以回到当前工作表的左上角(即A1单元格)，按下“Ctrl+End”键，可以跳到工作表含有数据部分的右下角。对于连续的全部有数据的区域，按“Ctrl +Shift+键盘下面的四个不同方向的箭头”键，可以将鼠标定位到当前工作表含有数据的四个角。按“Ctrl +Shift+*”键，可以将鼠标定位到当前数据区域。例如，按“Ctrl +下箭头”键，可以将鼠标定位到当前数据列下一个有数据的单元格（如果有空格）。只是鼠标的位置移动到当前数据列下一个有数据的单元格。原来鼠标在A1，按“Ctrl +下箭头”键，鼠标在A4。按“Ctri+Shift+下箭头”键，可以将鼠标区域从原单元格圈定到当前数据列（数据是连续的）最后一个有数据的单元格。原来鼠标在A1，按“Ctri+Shift+下箭头”键，鼠标圈定A1到A4区域。19. 单元格公式测试结果显示在当前同一单元格在单元格内反复输入多个测试值测试公式，按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上， 按“Ctrl+Enter”组合键，会在当前单元格出现测试结果，查看结果，当前单元格为活动单元格。20. 复制可见单元格的数据如果将包含隐藏列(或行)的一个数据区域，通过复制，粘贴到一个新的工作表， Excel会把隐藏列也粘贴过来了。如果只是需要复制可见的内容，选取你要复制的数据区域，F5，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再右键，复制，到新的区域，粘贴，将只把显示的可见的数据粘贴。21. 在一个单元格内输入多个值时，活动单元格固定在当前单元格在某个单元格内连续输入多个数值，每次输入一个值后如果按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，如果还需要在原单元格中输入，就非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标，再选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标，选定的单元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动。22. 使用F4键重复工作表中的一些上一个操作Excel中F4键是“重复”键，按F4键可以重复前一次操作，在很多情况下可以起作用，如在工作表内加入或删除一行，移动插入点并按下F4键，可以加入或删除另一 行，而不需要使用菜单就能完成。同理，增加行，增加和减少列也一样的操作。23. 同一单元格内换行在选定单元格输入第一行内容后，在换行处，按“Alt+回车键”，即可换到此单元格第二行的开始，输入第二行内容，在第二行的换行处，再按“Alt+回车键”输入第三行。24. 将区域单元格的内容由变文本为数字数据导入Excel中后有时是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文 本是左对齐的)，有时即使是重新设置单元格格式为数字也无效果，可以在空白的单元格（在工作表中白色原始的空白单元格）中输入数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，确定，将区域内的单元格的文本形式变为数字。或者重新从新的Excel文件中，粘贴一列无格式的列过来，在无格式的列内，用公式=trim(),对原有数据进行修剪。如果是数值型数据，也可以重新从新的Excel文件中，粘贴一列无格式的列过来，用公式=A1+0，进行数据的强制转换。25. 快速进行单元格间切换用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。快速进行单元格间切换（在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。可以在键盘上连续输入一组数据而不需移动鼠标来定位要输入的单元格。26. Excel中快速插入Word表格将Excel和Word的窗口都调整到非全屏显示的两窗口显示，鼠标选中Word中表格，箭头白色状态，直接移动到Excel中目标区域。27. 绘制平直的直线 在Excel绘制直线时，按下Shift键，则绘制出来的直线就是平直的。按下Shift键绘制矩形即变为正方形、绘制椭圆形即变为圆形。 28. 隐藏单元格中的所有数值选中目标区域，Ctrl 1，设置单元格格式，数字，自定义，。如果将自定义格子中设置为 “；”两个连续的分号。数字将会被隐藏。文本格式会显示。如果将自定义格子中设置为 “；”三个连续的分号。文本格式的单元格文本内容也将会被隐藏。只留下单元格的格式如颜色边框等。单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本构成，4个部分组成。分号连着写，意味着中间设置成空，如果有设置成空，就不显示。在点击单元格时，在编辑栏是可以看到数值和文本的。29. 恢复隐藏列/慢慢打开隐藏的列选择隐藏列两边列上的单元格，然后选择“格式列取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。或者通过选中隐藏的列段，双击，恢复隐藏的列。还可以慢慢打开隐藏的列，将鼠标指针放置在列标的分割线上，例如，若隐藏B列，则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上，轻轻地向右移动鼠标指针，直到鼠标指针单竖变为两边有箭头的双竖杠时，拖动鼠标可以慢慢打开隐藏的列。30. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列在Excel中隐藏行或列，对于集中的列，通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成。对于分散的单元格区域, 选中分散的单元格，按住Ctrl键，选中多个单元格， “Ctrl + 9”，可以实现快速隐藏选中单元格所在行。 “Ctrl + 0” 可以实现快速隐藏选中单元格所在列。 31. 隐藏编辑栏公式 如需要隐藏编辑栏公式 单击选中包含公式的单元格，在编辑栏不显示公式。选中要隐藏公式的单元格区域，右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项卡，选中“锁定”和“隐藏”（）。再单击审阅中的工具栏“工具保护保护工作表”命令，设定修改密码，选取锁定的和未锁定的“内容”，单击“确定”，该单元格中的公式将编辑栏或单元格中隐藏，且也不能编辑公式。32. 快速输入/删除自定义短语可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，“自动更正”便会将它更换成所定义的长一点的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具 选项自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语，如“HR”，在“替换为”框中键入要替换的内容，如“人力资源部”，单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单“确定”退出。只要输入“HR”，回车，“人力资源部”这个短语就会被自动输入。将来如果不需要，就按照同样的步骤，单击“工具 选项自动更正选项”命令，在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语“HR”，“人力资源部”会出现，单击“删除”按钮，删除。再输入HR时，回车，就还是显示HR，不会被自动替换成“人力资源部”了。33. 在多个单元格中输入相同数值/公式先鼠标圈定一个区域，可以是相邻的，也可以是通过按住Ctrl键，选择的不相邻的，再输入数值或者键入公式后，数值或者公式会显示在区域内选择的第一个单元格，公式输入完毕，按“Ctrl+Enter”组合键，在区域内的所有单元格中，会设置成输入的同一公式。34. 快速输入日期和时间快速输入当前日期，选取一个单元格，按 “Ctrl+;” 显示当前日期。快速输入当前时间，选取一个单元格，按“Ctrl+Shift+;” 快速输入当前日期和时间，选取一个单元格，按“Ctrl+;”，然后按空格键，再按“Ctrl+Shift+;” 注意:插入日期和时间是静态的。要想自动更新时间和信息，必须使用=TODAY()和=NOW()函数。35. 快速复制插入单元格到指定位置选择要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，通过点击工作表上的目标插入单元格，确定复制插入的区域，同时按“Ctrl+Shift+ +”，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，向右或者向下，然后单击“确定”，复制的单元格将插入到合适的位置，而不覆盖原有的单元格内的信息。这个操作比通常的右键，插入单元格，再调整插入位置方式要快捷。36. 快速复制单元格内容选中要复制内容的单元格，按“Ctrl+单引号 （为英文状态下的单引号）”组合键，可将上一单元格的内容快速复制到本单元格中。公式也能复制，但是绝对的定位复制，如=A1+1， 复制后新单元格内公式也是=A1+1。37. 快速格式化Excel单元格 Excel中的单元格格式对话框，设置单元格格式，字样、对齐方式或边框等，先选择需要格式化的单元格，按“Ctrl+1”组合键，可以打开“单元格格式对话框”。 38. 通过冻结窗口固定显示某列 用Excel做工资表时，可以通过冻结窗口，实现数据水平快速移动，在工作表中，单击要冻结列的右边一列，然后单击“窗口冻结窗格”命令即可。撤消冻结功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令已经显示成“撤消窗口冻结”，单击完成。 39. 快速自动填充复制公式和格式选择希望复制的单元格，将光标移到选中的单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标左键不放，将光标拖过将要填充的单元格，释放鼠标左键，单元格右键将出现下拉菜单的选择，是否选择格式，还是内容，还是格式和内容。 40. 单元格添加批注 Excel可以单元格进行注释，将鼠标停留在单元格上时可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格，右键，单击“插入批注”命令，在弹出的批注框中键入要批注的文本，输好后单击批注框外部的工作表区域。单元格在添加批注之后，右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。 批注可以被复制，右键，选择性粘贴，选择批注，复制到其他单元格的设置中。41. 数据自动输入 在Excel中，数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。可以先在第一个单元格中输入日期，鼠标选中该单元格，拖拽单元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移动，可自动在相邻的单元格中填充第二天和之后的时间。对于数字而言，可以实现等差数列和等比数列的连续输入。 42. 创建复合图表 复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表，如一个图表同时显示折线图和柱形图。将一个或一个以上的数据系列转变成其他的图表类型。选择某个数据系列，单击“图表图表类型”命令，然后选择要应用到数据系列上的图表类型，单击“确定”按钮。 43. 快速创建默认图表 创建图表一般可以使用“图表向导”分4个步骤来完成，在每个步骤中，可以根据需要调整各个选项的设置。打开包含用来制作图表数据的工作表，选取用来制作图表的数据区域，按F11键即可快速创建图表，图表存放在新工作表图表中，它是一个二维柱形图。 44. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴要绘制度量完全不同的数据系列，为使得每个系列都清晰可见，可以使用辅助坐标轴。为某个数据系列指定一个辅助坐标轴，先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。 45. 改变默认图表类型Excel的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、一个在右边的图例以及水平网格线。可以通过单击“图表图表类型”命令，选择一个图表类型(可以是标准类型或自定义类型中的一种)，然后单击“设置为默认图表”按钮，确认。如需要创建很多个同一类型的图表，可以通过改变默认图表类型的方法来提高效率。46. 快速进入筛选状态如需要对数据进行筛选，可以选中标题行，同时按 Ctrl + Shift+ L 键, 标题行将显示带下拉的筛选箭头，进入筛选状态，如果需要取消筛选状态，恢复原始数据，继续选定标题行，重复同时按 Ctrl + Shift+ L 键，即可取消。47. 批量求和 数字求和操作除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采取如下方法: 假定求和的连续区域为mn的矩阵型，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列空列或者下面一行空行，也可以两者同时选中右边一列空列或者下面一行空行，单击“常用”工具条上的“”图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式，系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格，求和公式不会产生错误。 48. 对不相邻单元格的数据求和 通常我们会通过选择单元格公式=单元格1+单元格2+单元格3。也可以如下操作：先选定目标结果出现的单元格假设A1，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“”;接着单击单元格1，键入“，”，单击单元格2，键入“，”，单击单元格3，以此类推，在编辑栏和A1中可以看到公式“=sum（单元格1，单元格2，单元格3）”，回车，出现求和结果。 49. 用记事本编辑公式在工作表中编辑公式时，需要不断查看行列的坐标，当编辑的公式很长时，编辑栏所占据的屏幕面积越来越大，正好将列坐标遮挡。可以通过在记事本里面编辑公式，屏幕位置、字体大小不受限制，还有滚动条,结果是纯文本格式，可以在编辑后，直接粘贴到对应的单元格中。 如果有的公式需要替换，如A1= B1+C1+D1，可以在WORD中， 先用短的单元格位置如A1设定公式，再将A1替换成长的，如B1+C1+D1。50. 解决SUM函数参数中的数量限制 Excel中SUM函数的参数不得超过30个，如需要用SUM函数计算50个单元格Excel会提示“太多参数”。可以通过使用双组括号的SUM函数，如SUM( (A1，A4，A6，A96，A98，A100)来提高由SUM函数和其他拥有可变参数的函数的引用区域数。51. 在绝对与相对单元引用之间切换 在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用和绝对单元引用，还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示。选中包含公式的单元格，按下F4键切换，在公式栏中选择需要的引用。 52. 快速查看所有工作表公式按下“Ctrl+”（与“”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上，该键位于“1”键的左侧）可显示出整个工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。取消显示，同理按下“Ctrl+”，来实现显示单元格值或单元格公式之间来回切换。 53. 查看Excel中相距较远的两列数据在Excel中，如对距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，可以通过不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，操作非常麻烦而且容易出错。可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，显示当前工作表内的内容。可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据，进行轻松的比较，比较结束，通过双击双屏中间的列，恢复初始状态，取消工作表的一分为二显示。54. 如何消除缩位后的计算误差输入的数字是小数点后两位数，但在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具选项重新计算”，选中“以显示值为准”（），这样计算结果就没有误差了。 如下图，源数据的计算应为10.10通过设置按照显示数值计算，按照显示的两位数计算出结果为10.09。没显示的不计算。这样的应用在计算工资和付款时有帮助。55. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 如Excel工作表中有大量数字格式的数据，将所有数字取负，用选择性粘贴命令，操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑复制”命令，选择目标单元格。右键点击“编辑选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。也可以使用该方法将单元格中的数值缩小或者扩大倍数。56. 同时进行多个单元格的运算 如有多个单元格的数