业务跟单模式实务.doc

第六讲 业务跟单模式实务业务跟单员工作如以订单为主线的话，主要工作包括接到客户订单后，与客户商讨开出形式发票资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作生产通知单，跟踪技术部门做好产前样（即客户确认样）、面料与辅料单耗表；根据“单耗表”制作备料单、领料单等分发给相关部门；并做好产前样鉴定工作，结合仓库存量协助采购部订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，跟踪工厂按时出货。一、 接单客户落单方式主要有电话（口头）、传真、邮件或当面洽商确定四种形式。有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件。接单时应注意事项：样品、规格、配色、材料(面料手感)、工艺、交期（其它相关事项审单部门详细说明）。二、 审单一旦收到客户的订单，首先应审单。确认产品名称规格、使用材料、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。产品名称规格、数量的审查（二）材料规格、名称、手感要求的审查单价、金额审查交货期的审查付款方式审查单价条款的审查包装要求的审查交货方式的审查三、 开出形式发票资料先认识一下出口贸易订单的一般程序：接单审单并开出形式发票客户确认形式发票客户开出信用证工厂备料生产工厂出货报关、交单。常用贸易业务名词解释；形式发票：类似于发票的单据。信用证：银行根据进口商的请求，给出口商开出的、 在一定条件下保证付款的凭证。 付款方式： T/T（电汇）：进口商请本地银行通过电讯手段通知出口方所在银行付款给出口方； L/C（信用证）： D/P（付款交单）：进口商付清货款才能向代收银行领取货运单据。此方法对于卖方是一种风险。 D/A（承兑交单）：进口商在远期汇票上承兑，代收汇银行收回收票。同时将货运单据交给买方。此方式对卖方来说，也是一种风险。单价条款： 工厂交货（EX WORKS）：卖方在工厂将货物交给买方时完成交货，买方承担在卖方所在地受领货物的全总费用和风险； 运输工具上交货（FOB）：出口方承担货物运至指定工具前的一切费用和风险； 成本加运费（CFR）：卖方报价包括货物运至指定工具前的一切费用和风险； 成本加运费加保险费（CIF）：卖方报价包括货物的成本、海运保险费和货物运至目的地的运费。 根据以上相关资料，形式发票上一般应显示订单相关信息（收货单位、开出日期、合同号、形式发票号；产品信息：（产品名称、数量、单价、金额及总金额、工厂交货期）；合同条款：（付款条件，单价条款）；另须提供开形式发票单位银行资料，以便客户开信用证。 开形式发票应注意几点：第一单价条款清楚，因为工厂交货价与FOB价与CFR价涉及费用承担问题；第二交期要明确；第三，L/C 或T/T的天数（应避免D/A或D/P）。 有些单位通过外贸出口。形式发票的开具单位即为外贸公司。在这种情况下，工厂把开形式发票的资料传给外贸公司，最好请外贸公司把形式发票先传真给工厂核对，避免发生错误。 形式发票资料TO： 公司 FROM：ATTN： 先生 DATE：先生：您好！ 请协助核查以下订单，并请开出形式发票，以便我厂及时安排生产。订单号：出货时间：序号品牌客户款号条形码品名规格型号数量单价金额TOTAL四、客户确认形式发票并开出信用证经核对后的形式发票传真给客户后，须及时与客户联系是否符合要求，有时客户要求变更或条款弄错须及时修改才不至于影响交期。如符合要求，做信用证收款的话，则须要求客户即时开出信用证。四、 制作生产通知单收到客户订单后，须把客户订单转化为工厂生产的通知单。只有这些资料明确，各相关部门才能凭生产通知单做好生产计划及备料工作。 下发生产通知单后，应跟踪技术部做出产前样品，供业务跟单员确认，必要时送给客商或邮寄给客商确认。五、 跟踪技术进度与材料单耗明细表 接下来跟踪技术部做好“材料单耗明细表”，作为备料计算的材料耗量依据使用。六、 制作原辅材料备料单 根据技术部提供的“材料单耗（预算）明细表”，制作原辅材料备料单，经相关部门审核后交采购部备料。注意：制作备料单时应根据材料性质在单耗的基础上加一定损耗率。七、 制作原辅材料领料单即：“仓库发料通知单” 原辅材领料单是根据技术提供的“材料单耗（实际用量）明细表”加上各种不同物料单耗而制作的，对控制材料单耗，明确材料使用责任。八、 物料采购及物料进仓跟踪1 面料、辅料采购样品（打色）的确认。2 物料采购进度跟踪。3 物料进仓入库跟踪。九、 生产跟踪1 全程了解“生产计划”排期；2 首件产品检查；3 订单更改通知；4 查看生产单位实际进度；5 查看生产单位品质情况；6 进度异常修正跟踪；7 品质异常改善跟踪。十、出货联系1 直接出口的同船公司联系；通过外贸出口的与外贸公司联系；2 出货应提前一个星期联系出货时间，同时传真出口货物装箱单和拖柜装货的具体时间、地点及联系电话。3 一般装结关期比装船期早两天，业务跟单员应注意安排装柜时间。4 工厂装箱单的制作：装箱单应明确出货产品的品名、规格、数量、箱数、净重、毛重、体积、箱号、唛头。装 箱 单 编号 ：TO：FROM：电话：订单号：传真：装柜日期：装箱如下 ：制单：收件人：序号订单号品名款号总箱数件/箱总件数毛重/净重规格总体积十一、货柜的选择1 式样的选择：服装产品可以选择于货柜。2 货柜规格的选择：现普遍使用的有6米柜，12米柜，还有加高12米柜。它们的容积分别为33立方米，67立方米，76立方米。但实际装货时，因纸箱与纸箱之间有缝隙。所以，以上三种货柜实际装箱体积分别为：28-30立方米、58-61立主方米、68-71立方米。实际装货量应注意纸箱规格及装货的松紧度有关。3 出货前还应同船公司或外贸公司联系确定报关地点，最好知道报关员是谁，联系电话，这样可以方便货柜司机与他们联系。十二、出货跟踪1 出货前三到五天告知生产单位具体货柜车到厂时间，并把装箱单分发给生产部相关人员，方便生产部安排出货工作；2 出货前一天抽时间到成品仓清点数量。确认出货的数量，防止多出、少出、漏出。即使货物没完全做好，也应先把已完工的产品清点数量，到出货搬运前也应把未点数的品种先点数后搬货；3 到出货日跟踪货柜车是否准时到厂。4 货柜车到厂后，以最快的速度记下车牌号码和货柜号码，最好有司机联系电话和身份证复印件，以传真方式传给外贸公司或船公司，以便他们预先填制好报关单据，做好报关准备；5 协助生产部做好装货检查工作：是否有按规定编好箱号，所装货物与装箱单所列货物是否相符，是否每一个款式的产品留一两箱放于货柜尾部用于海关查货备用。6 每一个货柜填制一份提货单，待装完后要求货柜司机签名确认。告诉司机报关地点，报关员联系电话。如有报关资料，请货柜司机带给报关员，最好做好签收工作。7 出货手续办理完毕后通知保安放行。电话通知报关员装货完毕货柜车出厂，预计几点到码头。8 估计该是报关完成时间，打个电话给报关员，询问报关是否完成。因为，不或避免在报关过程中有时会遇到一些麻烦事情。如有异常壮况发生，协助报关员解决相关问题，使报关工作顺利进行。9 知会客户货已出运，传真装货资料给客户。提 货 单 客户： 合同号： 序号订单号品名款号总箱数件/箱总件数毛重/净重规格总体积TOTAL货柜公司提货车牌货柜号码提货人业务主管： 仓库： 制单：十三、催单做出口贸易，货物报送出口后有很多单据需交银行传递给客户的银行。如商业发票、提单、产地证、商检证、装箱单及其它单据。而这些单据交到对方银行的迟早直接影响工厂收汇的快慢。1 商业发票：是卖方在货物装运出时，开具的凭以向买方收款的发货价目清单。其主要作用在于提供买卖双方凭以发货、收货、记账、收付款和报关的依据。2 提单：是货物承运人或代理人在收到货物后签发给托运人的单据。其作用是：第一，作为货物收据，证明承运人或其代理人已按提单所列内容收到货物；第二，作为货物所有权凭证，提单的合法持有人即为货物的所有者，凭提单可以在目的港向船公司取货；第三，作为托运人与承运人之间的运输协议证明。3 商检证：即通关单，是由国家出入境检验检疫局根据报验人的报验审请书内容进行检验后出具的证明文件。4 产地证：是一种证明货物原产地或制造证明的文件。其作用在于提供给进口国凭以确定货物的生产国别从而核定进口货物的征收税率。是由国家出入境检验检检疫局签发。催单工作最重要的是催提单。货物装船出口，应就应该催船公司或协助外贸公司催船公司开出提单。正确的提单开出，有时不是一次成功，因为信用证的条款船公司未必都理理解得一清二楚，一般船公司开出提单后，须同外贸公司核对有无错误，经核对无误的提单才可以作为客户收货的凭据。工厂或外贸公司在收到正确的提单后，应连同其它单证一起送到银行审单、寄单。单证寄出四五天后，应电话或传真方式通知客户尽快赎单承兑。十四、日常事务处理 1 寄目录：将公司的产品目录寄给相应的客户及推广公司产品的个人或公司。2 客户询价处理客户询价方式有：电话、传真、E-mail；明白客户询价产品名称、使用材料、规格、更改要求、包装要求、交货条件等；要明白以上要求后，如与目录产品相同，即可查看历史资料报出价格（但应保持原材料价格为现行最新价格）；如有更改过的或改变面料的价格应重新核定，一般技术部核定生产成本，采购部核定材料成本，其它成本由业务跟单核定，报业务主管审批生效；如果数量太小应考虑生产成本增大，以及印绣花开模费用的支出；在报价时，最好以书面形式报予客户，将客户要求也记录在单价表上，利于客户下单时有资料可查。报 价 表TO： 公司TEL： FAX： 联系人：项次产品代码品名主面料名称/规格规格颜色包装方式交货方式单价备注：1 单价条款；2 付款方式；3 其他FROM： TEL： FAX： 联系人：3 新客户的开发搜集客户资源，主动联系客户前来商洽业务。4 寄样 客户要求寄样时，首先应明白要求送样产品的各项制作要求，然后制作样品生产通知单发给生产部（或技术部）；样品生产通知单订单号客户客户货号生产款号品名品牌制样件数交样日期下样日期主面料克重备注规 格 尺码部位XSSMLXLXXLXXXLXXXXL印绣 花说明:工艺说明:面辅料耗量说明材料名称型号尺寸颜色单耗业务审核： 制单： 向客户说明样品费、邮寄费由谁承担； 做好样品后，业务跟单员应亲自检查样品是否符合客户的要求，样品确认无误后，样品打好包装准备邮寄； 通知快递公司到厂，根据客户要求送样地址寄出样品； 样品寄出后，应把快递底单传真给客户，以通知样品已寄出凭快递底单可以查收样品。 为方便查阅所有寄出样品的情况，对所有寄出样品及收取样品应做好记录，予以编号及登记在册。应记录所寄产品名称、数量、快递公司名称、快递单号、寄/收时间、收件人公司地址、收件人、费用等。5 资料整理 订单相关资料整理 应把生产通知单按客户分类放于不同的文件夹中； 订单的包装资料、形式发票、信用证、订单变更通知、出货装箱单等，可以连同订单放在一起，这样每找一个订单，相关资料全部可以找齐。 或者可以把形式发票、信用证等重要文件抽出分别归类存放于文件夹。 根据客户别做好下单汇总表登录，便于跟踪生产进度： 客户下单汇总表客户接单日期订单编