浅谈信息化在科技档案管理之中存在的问题与解决方法.docx

浅谈信息化在科技档案管理之中存在的问题与解决方法 摘 要：本文首先分析了科技档案管理信息化的必要性：不断提升科技档案的社会性；科技档案内容更加丰富和复杂；科技档案管理是事业单位信息化建设和发展的关键步骤，然后分析了科技档案管理信息化应用中存在的问题：专业的信息化科技档案管理人才缺乏；信息化设备不足；企业对于科技档案信息化不够重视，最后分析了提高信息化条件下科技档案管理效率的措施：加强科技档案管理的人力资源建设工作；引进现代科技档案管理设备；引进现代科技档案管理设备。 关键字：信息化；科技档案；管理；问题 科技档案管理工作包含收集、整理、统计原始科技档案实体等，是管理和开发利用科学技术档案的专业化工作。科技档案的信息化管理则是依据档案管理和信息技术的要求，用硬盘或服务器来保存档案信息内容，实现通过网络直接利用和调取科技档案信息。科技档案信息化管理使传统的科技档案管理方式发生了巨大变化，使科技档案的利用效率和使用价值大幅提高。通过使用计算机和信息技术，使网络化管理取代了之前的手工管理，科技人员可以使用信息搜索快速找到自己需要的信息，减少了信息查找的时间，提高了档案的使用效率，对科学技术的发展有一定的促进作用。 1 科技档案管理信息化的必要性 （一）不断提升科技档案的社会性 当前，我国正处于快速发展的阶段，由此，存在着诸多的不同的经济组织形式、企业的经营模式能够有着很大的区别。这种情况下，科技成果的社会化倾向和转化效率得到了不断提高，并还会得到继续利用和改进。科技成果的应用和科技档案管理之间存在着密切的联系，这就要求科技档案管理也需要具有社会化的性质。科技档案管理不能简单地认为只是管理科技资料，还需要顺应时代的发展需求将管理方式开放化，增强科技档案管理的社会性，因此信息化十分有必要。 （二）科技档案内容更加丰富和复杂 随着近些年来信息化技术的迅猛发展，传统工业与信息技术产生了碰撞和结合，使传统工业得到了发展。例如生产过程自动化不断得到加强，企业生产中逐渐开始使用自动化监测等。科技档案管理的管理对象和服务对象都具有着社会化的特点，这就使得科技档案的来源十分广泛、内容十分复杂。传统的科技档案管理收集和处理科技情报资料十分单一，但随着信息化技术的发展和应用，加快了科技信息的传递速度，扩大了科技信息的使用范围。社会化的科技档案管理具备的更加丰富、使用更加广泛的内容对信息化要求很大。 （三）科技档案管理是事业单位信息化建设和发展的关键步骤 事业单位的科技档案信息化管理，主要依靠现代化的信息处理和网络等高新技术。所以，只有通过及时、有效和全面地进行科技档案的信息化改造，才能充分简化信息资源的开发和利用过程，才能不断提升事业单位的生产管理能力和核心竞争力。而在实际的改革过程中，事业单位自身应该及时地把握机遇，快速、高效地进行科技档案的信息化建设和管理，才能紧跟时代步伐，为事业单位的管理、研发提供助力。以食品药品检验所的科技档案信息化管理为例，只有在最短的时间内尽快地保管药品检验的检验数据和结果，才能有效地使食品药品检验对社会提供更为周到的服务，才能全面实现科技档案的电子化和网络化。因而，为了加强药品科技档案信息的建设，必须运用当前的科技信息化建设手段，进行全面科学的建设。 2 科技档案管理信息化应用中存在的问题 作为企业以及世界科学技术发展的见证者，科技档案中包含着科学技术发展过程中的启迪和经验教训，具备着十分重要的历史性价值，即使当前用不到，但在将来某个时间还会用到。作为现代科技档案管理的方向，信息化具备着十分重要的价值，但仍存在一些问题。主要包括以下几种： （一）专业的信息化科技档案管理人才缺乏 科技档案管理的效率随着信息技术的发展和应用得到了大幅提高，但随之而来的就是档案管理部门专业高技术人才的缺乏，尤其是同时具备档案管理和信息处理能力的人才。专业人才的缺失导致科技档案的使用效率受到很大影响，无法充分发挥自己的作用和价值。目前许多档案管理人员仍采用传统的档案管理方法，缺乏对信息化技术的了解。许多科技档案管理部门缺乏信息化管理的观念，导致科技档案管理质量很差。由于缺乏专业人才，导致许多企业引进的现代化信息设备得不到充分利用，科技档案信息化和数字化更是无从谈起，严重影响了信息化技术在科技档案管理中的作用。 （二）信息化设备不足 许多企业并不重视科技档案管理信息化的工作，使得企业内科技档案管理设施投入经费过少，得不到及时地更新换代，这样也就无法建立和应用档案信息化系统，严重影响了档案信息管理的服务性和开放性，无法实现企业内部资源共享。此外各企业之间使用的档案管理软件也不尽相同，不统一的规格导致软件缺乏通用性，无法实现兼容。目前尚未有能够完全统一档案信息管理的软件和文件检索软件，这也干扰了档案信息化技术的应用和推广，阻碍了科技档案管理信息化的发展。 （三）企业对于科技档案信息化不够重视 部分企业并没有意识到科技档案管理信息化的重要意义，不重视科技档案管理信息化的建设和应用。没有把科技档案信息化作为企业管理的主要内容。目前许多企业没有制定完备的科技档案信息化规划、应用、发展处于盲目状态，准备、决策、实施等存在缺陷。一些企业的科技档案管理观念十分落后，无法在科技档案管理工作中应用现有的信息化技术。 3 提高信息化条件下科技档案管理效率的措施 科技档案管理模式在计算机技术和信息技术的发展应用过程中发生了巨大的变化。科技档案管理的信息化应用对现代化企业发展具有着十分重要的促进作用。因此企业需要重视科技信息化档案信息管理工作，充分发挥科技档案的作用。可以采取以下措施进行改善： （一）加强科技档案管理的人力资源建设工作 企业管理人员要改变原来的观念，重视科技档案信息化应用工作，做出合理的规划方案，将科技档案信息化建设作为企业管理的一个重点进行。这一过程中需要严格按照现代档案管理的要求，解放思想，?D变原有观念，做好规划安排。企业内应当设立配备专业科技档案管理人员的科技档案管理部门，建设具备专业档案、信息技术处理的人才队伍，定期开展相关培训活动，使档案管理人员及时了解最新技术，不断提高管理人员的业务素质、知识水平和业务能力，加快科技档案管理的信息化应用。 （二）引进现代科技档案管理设备 科技档案信息化和数字化的基础就是现代的科技档案管理设备。企业必须加大档案管理系统的资金投入，使档案管理系统得到不断完善，使其能够更好的为企业服务。系统日常维护和升级过程都需要与专业的软件公司进行合作，档案管理信息化系统对硬件也有十分高的要求，因此必须保证充足的资金投入。科技档案管理的软件和系统的选择必须充分考虑企业自身状况，系统可以与办公自动化系统联系起来，保证其通用性。系统应具备良好的兼容性和便于升级的性能。充分利用现代科技档案技术，保证科技档案案卷、文件的输入、查询和维护工作顺利进行，使文件利用率得到大幅提高。利用原文输入和扫描。将科技档案上传到科技档案信息化管理平台，实现科技档案的快速检索和查询。 参考文献 董宇，安小米，钱澄等.信息化视角下国外科技档案管理研究进展与特点J.档案与建设，2014，（7）：15-19. 郭金瑞，栾天浩，翟季等.吉林省农业科技档案现状及信息化发展的主要措施J.农业科技管理