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陕西未来能源化工有限公司合同管理办法第一章 总则第一条 为进一步加强公司（以下简称公司）合同管理工作，杜绝和减少无效合同及经济纠纷的发生，提高公司经济效益和企业信誉，维护公司合法权益，使公司合同管理逐步实现规范化、程序化、标准化，根据中华人民共和国合同法、兖矿集团有限公司合同管理办法有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于公司所属各单位、部门。第三条 本办法适用于公司签订的买卖合同，建设工程合同（包括设计、施工、监理等合同），承揽合同（包括修理、加工、订做、测试等合同），租赁合同（设备租赁、房屋租赁、融资租赁等合同），供用电、水、气、热力合同，技术合同（包括技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询等合同），地质勘探（勘察）合同，担保合同，借款合同，运输、仓储、保管及委托合同等各类经济合同。不适用劳动合同。第四条 公司及所属单位对外签订合同应当由法定代表人或其授权的委托代理人签字，并加盖“合同专用章”。 委托代理人签订合同，不得超越委托单位的经营范围和委托权限。 禁止任何单位和个人用部门公章、本单位行政章、业务章或个人签字对外签订合同。确需用单位行政公章或个人签字对外签订合同的，应经法定代表人特别授权。 第五条 公司对外发生经济业务，除即时清结者外，标的额超过 10000元(含10000元)的，均应签订合同。无特殊情况，严禁事后补签合同，特殊情况需经总经理批准。第二章 合同管理组织与职责分工第六条 公司成立合同管理领导小组：组长：孙启文常务副组长：崔嵬 付令桥副组长：由公司副总经理（财务总监）、各筹建处副主任组成。成员：公司各部门、各筹建处部门负责人组成。合同管理领导小组负责公司合同的管理工作，对合同的签订和履行负领导责任。公司合同管理领导小组下设合同管理办公室,办公室设在综合部,负责合同管理日常工作。综合部部长兼任办公室主任。 第七条 公司计划财务部合同管理职责： （一）负责合同履行过程中价款、支付（结算）方式、质保金、资金预算及来源财务手续、担保财产、价款酬金及结算的合法性、合理性、可靠性、安全性等进行审查；并负责合同结算;（二）参加公司合同标的市场调研、商务谈判工作； （三）参与合同的会签、合同变更、解除、合同纠纷的处理有关工作，对合同的履行进行监督检查； （四）按月或单项合同向公司领导汇报有关合同的资金支付情况； 第八条 公司综合部合同管理职责：（一）制定公司合同管理办法，负责合同文件的规范、指导，法人授权委托的办理；（二）负责合同专用章的保管、使用和管理；（三）参与对公司合同相对方的资质、资信及合同履行能力等进行审查，合同条款的审核；参与合同标的市场调研、商务谈判、验收工作；办理公司合同的签证、公证工作；（四）参加公司组织的公开招标活动，审查相关法律文件，审查合同主要条款对合同的可行性和合法性，提出修改意见；（五）会同有关部门办理合同的变更、中（终）止和解除的审查工作；负责组织协调合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼活动；（六）负责公司合同统计和报表管理工作，按时向公司领导及上级部门报送合同管理报表。动态掌握公司及所属单位的合同签订和履行情况，进行监督、检查和考核，根据考核结果提出奖惩意见；（七）负责公司合同资料、台帐管理和合同档案的管理工作，合同自制文本的制作和申报批准工作。第九条 公司各单位、部门在合同管理中的职责 （一）合同承办部门：合同承办部门是指根据职责分工负责订立并具体实施公司合同项目的部门。计划财务部为公司担保合同、借款合同、贷款合同等合同的承办部门，综合部为公司低值易耗办公用品采购合同的承办部门，物资供应部为公司物资购销合同、加工承揽等合同的承办部门，技术一部、技术二部、安全工程部为管理职责范围内的合同承办部门，金鸡滩煤矿筹建处经营管理部为管理职责范围内的合同承办部门。合同承办部门未明确的，根据公司总经理临时授权委托。（二）合同承办部门职责：1、负责业务范围内的合同项目计划的编制、申报、汇总、执行与调整；组织重要项目必要性可行性论证报批等前期调研工作，编写调研报告。2、依据上级部门规定和法律法规要求，对授权范围内合同的立项办理有关审批、备案等手续；3、负责组织所承办合同对方前期接洽、了解对方的资质、信誉、信息等情况；组织所承办合同的谈判、起草、签订、拆检、验收工作；提供相关技术标准和附件等；4、负责对所承办合同履行的全过程管理，在合同的有效期内对合同标的的质量、期限、价款、支付（结算）等工作进行检查、监督、管理；5、负责对所承办合同履行中的来信电函、会议记录、产品合格证、说明书等均作为合同的附件，合同承办部门要妥善保管，以备查询； 6、负责妥善处理合同履行、变更、解除发生的合同纠纷等各种问题，并及时报告合同管理部门和公司领导，确保公司利益不受损失；7、负责建立所承办合同的管理台帐，每月上报合同履行情况。按时上报所承办合同等有关资料；接受合同管理、监督部门的管理、监督。第十条 合同承办人职责（一）合同承办人指代表公司与合同对方接洽、谈判，在取得公司授权委托后，在合同上签字、办理合同签订、履行等有关事宜合同承办负责人； （二）合同承办人应对合同自商约时起至履行完毕时止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律、法规及本办法的规定，与合同管理部门进行协商，并以承办人为主进行处理，及时向公司分管领导汇报。第十一条 合同使用单位是合同标的的使用和受益单位，参与合同的调研、验收等工作，负责合同标的使用情况的跟踪评价。 第十二条 合同审批程序 （一）基本建设工程合同须经集团公司基本建设管理部门批准或备案的，按有关程序办理； （二）公司各合同承办部门办理各类合同须经合同承办部门、计划财务部、合同管理部门签字及分管领导审批后方可办理。50 万元（含 50万元）以下由公司分管领导（筹建处主任）审批，50 万元以上由公司总经理审批； （三）计划外项目，由承办单位写出书面申请并落实资金后，报公司总经理审批，并按程序报上级主管部门批准。 第三章 合同的签订程序第一节 合同的立项调研第十三条 公司及所属单位合同承办部门办理合同应先落实资金来源，列入公司年度各项资金计划的，以该计划资金为资金来源；未列入公司年度资金计划，但项目建设、生产经营急需的，根据公司总经理批准同意的申请报告，由计划财务部落实资金来源后，由承办部门办理合同立项审批单，作为立项依据，报上级主管部门审批。第十四条 合同立项审批单应由计划财务部、合同承办部门、合同管理部门根据公司基建、经营活动的需要和部门（单位）职责权限，签署意见并经部门分管领导审查、报公司领导审批。第十五条 合同项目需要调研的，经公司分管领导（筹建处主任）同意后，由承办部门组织合同管理、财务、法律事务等部门组成调研小组对合同涉及产品或服务的市场供应、质量、价格情况，主要供应商资信情况等进行市场调研，并出具书面市场调研报告。第十六条 资信调查。公司相关合同承办部门或单位通过与界定合作单位范围内的合同相对方接洽了解，调查、收集对方的资质、信用等相关资信材料，各种信息收集汇总后，由合同管理部门或承办部门组织分析论证，确定合作主体是否符合签约条件、是否具备履行合同的能力。第二节 合同谈判应遵循下列要求：第十七条 公司对外签订合同由承办部门、使用单位、综合部(法律事务)、计划财务部等参加合同谈判。第十八条 重要或重大合同谈判前由合同管理部门组织召开专门会议，承办部门介绍项目基本内容、技术要求或质量要求、市场调研情况、合同相对方的报价情况。研究制定具体谈判方案，确定谈判原则、策略、重点和合同谈判主谈人员。参与谈判部门对合同主要条款形成一致意见。第十九条 谈判应以主谈人员为主，其他人员配合与合同相对方进行磋商，并形成谈判会议纪要。根据谈判结果，在合同管理部门指导下起草合同文本。第二十条 重要或重大合同由公司分管领导（筹建处主任）或总经理进行安排组成谈判小组组织谈判，依据谈判方案与合同对方就合同主要条款逐一进行洽谈，对谈判中遇到的重大问题，应向公司分管领导（筹建处主任）、总经理请示。第二十一条 谈判结束后，合同承办人制作谈判备忘录，并经参加谈判人员签字确认。合同承办人根据谈判备忘录及谈判双方进一步沟通、交流达成的一致意见，拟制合同草案。合同会谈备忘录应载明以下内容：标的、数量、质量要求、报价、定价、参与会谈部门、会谈时间、会谈地点等。第三节 合同的审查签订第二十二条 合同签订前，承办部门应将合同相对方的有关资料报合同管理部门。合同管理部门应对合同相对方的主体资格、注册资金、经营状况、生产能力、经营信誉等进行资信审查。第二十三条 综合部(法律事务)在合同签订前应根据合同相对方提供的营业执照、法人授权委托书、本人身份证有效证件，对合同相对方经办人员的资格进行审查。第二十四条 一般合同、协议文件由承办人负责合同条款洽商形成初步文件，经承办部门负责人审签后附客户资信情况调查表报计划财务部、综合部(法律事务、合同管理部门)办理审核签章手续。第二十五条 合同会签，合同承办人填制合同审查会签单，附合同草案、资信证明等材料，送合同会签部门进行审查；审查会签部门对审查的合同提出具体审查意见；如有必要，可附书面审查意见返回承办部门；如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”和“不同意”的确定性意见，并由审核人签字。第二十六条 审查会签部门提出具体修改意见后，合同承办人须与审查人、合同对方进行沟通、协商，取得共识后，对合同草案进行修改。第二十七条 由于合同本身需要及各种客观条件的限制，承办人认为无法采纳的意见，应向承办部门领导汇报，由承办部门领导决定是否采纳。对未采纳的意见，应说明原因报经承办部门的分管领导签字确认。第二十八条 公司及所属各单位对外签订合同，除即时清结者外，必须采用书面形式，公司有统一文本的，使用统一文本；没有统一文本的，参照国家或行业示范文本，但应具备以下基本条款：（一）双方的名称及地址；（二）标的；（三）数量、质量；（四）价款或者酬金；（五）履行期限、地点和方式；（六）违约责任；（七）争议解决方式。第二十九条 与公司安全生产密切相关或技术性较强的合同,应制定安全技术措施或签订技术协议，作为合同附件。 第三十条 合同正式文本形成后，由合同管理部门对合同分类编号，并加盖合同专用章。盖章前应具备以下资料：（一）合同立项审批单；（二）合同项目调研报告；（三）合同相对方资信调查表；（四）加盖合同相对方单位印章的营业执照复印件、法定代表人证书或法人授权委托书；（五）合同谈判纪要、技术协议、合同相对方报价单；（六）合同会签单。 第三十一条 签章，合同承办人持合同会签单、修改后的合同文本、授权证明（如有审查意见未采纳的，应提供分管领导签字确认的说明材料）等到合同管理部门办理签章手续，合同管理部门应在盖章的合同协议各页码之间加盖骑缝章；合同管理部门进行登记建档。第三十二条 凡集团公司招标限额以上的合同，按集团公司相关规定执行。凡在集团公司招标限额以下的合同，按照公司有关规定采用招投标方式签订的合同，公司合同管理部门、计划财务部、综合部(法律事务)应参与招投标活动，法律事务对招投标过程形成的法律文书进行审查。第四章 合同的履行、变更、终止、解除第三十三条 合同生效后，承办部门负责对生效的合同按合同约定组织全面履行，对履行过程中出现的问题，及时与合同管理部门沟通，并会同相关部门解决，必要时向公司领导和上级合同管理部门汇报。第三十四条 合同履行期间，因实际情况需要变更、中（终）止、解除合同的，合同承办部门和承办人应及时与合同管理部门商榷并向公司领导汇报，办理相关手续，避免或减少合同风险。第三十五条 合同履行期间，我方因实际情况需要变更、中（终）止和解除合同的，承办部门与合同管理等相关部门沟通情况后，并经公司领导同意后，以书面形式通知合同相对方，说明变更或解除合同的原因和要求对方答复的期限。第三十六条 合同相对方要求变更、中（终）止和解除合同时，承办部门应及时与合同主管部门沟通，由合同管理部门召集合同会签部门形成一致意见并经领导同意后，在法定或约定的期限内答复对方。第三十七条 合同双方协商一致，如确需变更、中（终）止和解除合同的，应与合同相对方达成书面补充协议，确定相关索赔等具体事宜。第三十八条 因不可抗力使我方不能履行或延期履行合同的，承办部门应及时书面通知合同相对方并采取适当措施避免损失扩大。 合同相对方因不可抗力不能履行或延期履行合同的，承办部门应要求合同相对方提供遇有上述情况的证明材料。第三十九条 变更、中（终）止和解除合同时，承办部门应提交以下资料： （一）生效的合同书；（二）合同双方签字盖章的结算单或结算证书；（三）阶段性的验收单或验收证书；（四）合同管理部门要求提交的其他材料。第四十条 第三方提供担保的合同变更、中（终）止和解除，应征得担保单位的同意并在变更、中（终）止和解除协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。第四十一条 合同相对方义务履行完毕后，由承办部门会同合同谈判会签部门按照合同约定及相关技术规范进行验收。验收合格后填写验收单或出具验收报告。第四十二条 验收单应明确载明项目名称、项目内容、数量或工程量、验收意见等内容，参加验收的人员须在验收单上签字并加盖承办部门公章，方视为验收合格。第四十三条 公司及所属单位付款的合同，结算前，应由承办部门根据合同履行情况填写合同履行与结算报告单，合同管理部门签署意见，负责人审批后，送交财务部门按规定程序办理结算手续。第五章 合同纠纷的解决第四十四条 合同履行过程中，合同相对方不履行或不全面履行合同规定的义务时，一旦发生纠纷，合同承办部门和承办人应及时向合同管理部门和公司领导汇报，并就合同履行情况、产生纠纷原因、解决纠纷的意见或建议提出书面材料，不得延误时机或私自处理。合同理管部门应及时制定应对方案，防止损失扩大。第四十五条 合同履行出现纠纷时，承办部门应配合合同管理部门收集整理处理合同争议的证据资料。合同管理部门和承办部门负责组织相关单位（部门）人员，对发生的合同纠纷提出解决办法，拿出处理意见，由公司合同管理领导小组研究决定。第四十六条 合同纠纷发生后，承办部门与合同管理部门应先与对方协商解决。协商达成一致时，应按合同会签程序签订书面协议。协商不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，按公司处理诉讼案件的有关规定，依据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第四十七条 合同管理部门和承办部门根据公司的决定和授权，对合同纠纷进行解决、处理。涉及到诉讼等法律方面事宜，由综合部法律事务负责办理。纠纷处理过程中的相关资料、处理结果、法律文书等各种书面材料由综合部法律事务集中归档备案，并按规定向上级主管部门报送相关资料。第六章 合同档案的管理第四十八条 合同签字盖章后，合同承办人将生效的合同文本及时向承办部门、计划财务部、综合部各报一份登记备案、存档。计划财务部应序时登记台帐，台帐的录入内容包括：标的、数量、质量、价款、结算方式、履行期限、合同相对方等主要内容。第四十九条 综合部负责建立公司的合同登记台帐，各合同承办部门负责建立本部门的合同登记台帐。第五十条 合同档案主要收集以下材料：（一）合同立项审批单；（二）市场调研报告；（三）资信调查表；（四）合同相对方提供的营业执照、法定代表人证书或法人授权委托书；（五）合同谈判纪要、技术协议、合同相对方报价单；（六）合同所附明细或清单；（七）合同会签单；（八）盖章生效的合同文本；（九）合同验收单或验收报告；（十）合同履行与结算报告单；（十一）合同变更、中（终）止和解除的有关资料；（十二）其它应当存档的相关资料。第五十一条 综合部按集团公司要求上报合同报表，每一季度、年度结束后十日内，报送合同的签订和履行情况统计报表，报送集团公司合同主管部门。第五十二条 合同管理部门保存本年度及前两年的档案资料，其余档案资料每年年初交本单位档案管理部门保存。第五十三条 因合同管理而产生的诉讼案件的有关资料按公司诉讼案件管理的有关规定进行资料归档。第七章 监督检查与通报第五十四条 综合部法律事务会同计划财务部、纪检、审计部门每年组织一次合同签订及履行情况的检查，并出具书面报告，报送纪检监察部和公司领导。第五十五条 纪检监察部会同财务部、审计等部门每年组织一次对合同管理部门、承办部门合同管理工作的监督检查，并出具书面报告。第八章 奖惩第五十六条 在合同管理工作中，无违反本办法的情形发生，合同履约率达到100%，处理合同纠纷及时、妥当，切实维护企业权益，避免或挽回损失的；或者为单位创造经济效益或节约资金达到10万元以上的；或者避免、挽回经济损失10万元以上的；或者所在单位被授予省级以上“守合同重信用”企业的。对单位给予1万元奖励，对个人给予2000元奖励。同一单位获得多个先进的，可合并执行。第五十七条 在合同的订立、履行中，有下列行为之一的，予以通报批评；造成经济损失的，且产生较大影响或严重后果的，由纪委监察部门按照有关规定进行查处，给予损失金额一倍以下、最高不超过2万元罚款：并会同人力资源部门追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任，涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）不按本制度规定签订、履行合同的；（二）订有重大缺陷或无效合同的；（三）不按法律法规或本制度规定履行变更或解除合同职责的；（四）应当追究对方违约责任而擅自放弃的；（五）提供虚假资料的；（六）不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；（七）未按规定进行授权或擅自转委托的；（八）与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；（九）泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；（十）延误纠纷处理法定时效期间的；（十一）在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。第九章 附则第五十八条 一般合同是指设备采购，生产设备维护、大修、技改，技术转让，基建工程设计、施工，资产租赁，办公用品、设施采购等业务一次性金额在5万元以下的合同。第五十九条 重大、重要合同是指设备采购，生产设备维护、大修、技改，技术转让，基建工程设计、施工，资产租赁，办公用品、设施采购等业务一次性金额在50万元以上下的合同。第六十条本办法解释权属陕西未来能源化工有限公司第六十一条本办法自下发之日起执行。附件：二一一年六月十日附件一陕西未来能源化工有限公司合同签订流程图合同提请部门起草并审核 计财部审查 修改意见综合部（法律事务）审查合同