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Excel操作技巧培训讲义一、 认识按钮、菜单二、快捷键EXCEL是个功能强大、简洁实用的软件，用好了能为我们的办公和处理数据带来很多方便。很多人可能觉得EXCEL很简单，其实不然，试问自己知道它的快捷键有几多？在实际生活中经常看到有人往单元格中输入数据时用鼠标双击的方式，试想如果你有足够多的数据需要输入，都用鼠标双击的方法，估计输入完毕时手会麻木了。 EXCEL快捷键: ESC键取消单元格输入 EXCEL快捷键: HOME 移动到行首 EXCEL快捷键: TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 EXCEL快捷键: END 移动到窗口中右下角处的单元格 EXCEL快捷键: 上箭头键或下箭头键 向上或向下滚动一行 EXCEL快捷键: 左箭头键或右箭头键 向左或向右滚动一列 EXCEL快捷键: PAGE DOWN 向下移动一屏 EXCEL快捷键: PAGE UP 向上移动一屏 EXCEL快捷键: CTRL+ 箭头键 移动到当前数据区域的边缘 EXCEL快捷键: CTRL+HOME 移动到工作表的开头 EXCEL快捷键: CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格 EXCEL快捷键: CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中的下一个工作表 EXCEL快捷键: CTRL+PAGE UP 移动到工作簿中的上一个工作表 EXCEL快捷键: CTRL+ENTER 用当前输入项填充选定的单元格区域 EXCEL快捷键: CTRL+DELETE 删除插入点到行末的文本 EXCEL快捷键: CTRL+P显示“打印”对话框 EXCEL快捷键: CTRL+F 显示“查找”对话框 EXCEL快捷键: CTRL+C 复制选定区域 EXCEL快捷键: CTRL+V 粘贴选定区域 EXCEL快捷键: CTRL+S 保存 EXCEL快捷键: CTRL+X 剪切选定区域 EXCEL快捷键: CTRL+A 选定整个工作表 EXCEL快捷键: CTRL+； （分号） 输入日期 EXCEL快捷键: CTRL+SHIFT+: （冒号） 输入时间 EXCEL快捷键: CTRL+W 或 CTRL+F4 关闭活动工作簿窗口 EXCEL快捷键:在用鼠标下拉时CTRL键的用途 EXCEL快捷键: CTRL+TAB 切换WINDOWS窗口 EXCEL快捷键: ALT+PAGE DOWN 向右移动一屏 EXCEL快捷键: ALT+PAGE UP 向左移动一屏 EXCEL快捷键: ALT+ENTER 在单元格中折行 EXCEL快捷键: ALT+F4 退出Excel EXCEL快捷键: ALT+= （等号） 插入“自动求和”公式 EXCEL快捷键: SHIFT+F11插入新工作表 EXCEL快捷键: SHIFT+TAB 完成单元格输入并在选定区域中左移 EXCEL快捷键: F4重复最后一次操作 EXCEL快捷键: F2 编辑活动单元格，并将插入点放到行末 EXCEL快捷键: PRTSCR 将屏幕图像复制到剪贴板中 EXCEL快捷键: ALT+PRINT SCREEN 将活动窗口的图像复制到剪贴板中三、日常操作小技巧1、分数的输入 如果在单元格内直接输入“1/5”，系统会将其显示为“1月5日”，日常一般的操作方法是更改单元格定义，但是这种操作太麻烦，简便办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 2、序列“001”的输入 如果在单元格内直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（半角英文单引号），然后输入“001”。3、多张工作表中相同单元格内输入相同内容 几个工作表中同一位置内填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，然后在其中任意一个工作表中输入数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表相同单元格之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 4、不连续单元格填充同一数据 在多选或跳选需填充同一数值的单元格后，直接输入所需填充数值，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，这就会在选定的所有单元格中都出现同一数值。5、 表格转置表格需要转置的时候，选定区域，选择复制，然后选择选择性粘贴，在选择性粘贴里选择转置即可。6、格式刷在制表过程中，经常会设定一些特殊的格式，比如合并单元格、自动换行等，如果多个地方需要设定相同的格式，一个一个设定的话就比较麻烦且费时间，这时候使用格式刷，就可以只设定一次，其他的地方复制就可以了，方法是选定需要复制的区域，然后点击格式刷，再选定需要粘贴格式的区域即可。7、用连字符“&”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。 2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。 3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。 4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。 生成绩条 8、双击的妙用 对某一选定的单元格，依次双击该单元格的四个边（上下左右），可以迅速转到有连续数据的顶部、底部、最左和最右。等同功能健为：Ctrl+。 输出的数据一般情况都会有单元格宽度不够的情况。要快速使所有的列数据都能完整地显示，可以做以下操作：选定需要调整的列，比如选定A列到G列，在已选定区域的任意一列的右边沿双击。格式刷，双击重复使用 快速复制数据或公式，在已选定区域的单元格双击。四、函数41什么是函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。结构：嵌套函数的格式：42什么是公式函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel 预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函数，“A1”则是对单元格A1 的引用(使用其中存储的数据)，“26”则是常量，“*” 和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。 如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。 43函数的输入输入等号，名称框选择函数从菜单-插入-函数点击名称框44 函数的种类Excel 函数主要为：数据库函数、日期与时间函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数。45数学和三角函数SUM 用途：返回某一单元格区域中所有数字之和。语法：SUM(number1，number2，.)。 参数：Number1，number2，. 为1到30 个需要求和的数值(包括逻辑值及文本表达式)、区域或引用。 注意：参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1、文本被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。 实例：如果A1=1、A2=2、A3=3， 则公式“=SUM(A1：A3)” 返回6；=SUM(3，2， TRUE)返回6， 因为3被转换成数字3， 而逻辑值TRUE 被转换成数字1。 SUMIF 用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。 语法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，Sum_range 为需要求和的单元格、区域或引用。 实例：某单位统计工资报表中职称为“中级”的员工工资总额。假设工资总额存放在工作表的F 列，员工职称存放在工作表B 列。则公式为“=SUMIF(B1:B1000，中级，F1:F1000)”，其中“B1:B1000”为提供逻辑判断依据的单元格区域，中级为判断条件，就是仅仅统计B1:B1000 区域中职称为“中级”的单元格，F1:F1000为实际求和的单元格区域。 ROUND函数对于数字进行四舍五入,还可以使用INT（取整函数），但由于这个函数的定义是返回实数舍入后的整数值。因此，用INT函数进行 四舍五入还是需要一些技巧的，也就是要加上0.5，才能达到取整的目的。仍然以图3为例，如果采用INT函数，则C2公式应写成：=INT(B2*100+0.5)/100。AVERAGE函数求参数的算术平均值函数语法形式为AVERAGE(number1,number2, .) 其中Number1, number2, .为要计算平均值的 130 个参数。这些参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。但是，如果单元格包含零值则计算在内。46 逻辑函数（一）IF函数说明IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。Excel 还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用 SUMIF 工作表函数。（二）IF函数应用1、 输出带有公式的空白表单2、 不同的条件返回不同的结果3、 多层嵌套函数的应用（三）根据条件计算值在了解了IF函数的使用方法后，我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用 SUMIF 工作表函数。关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点介绍COUNTIF的应用。 COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。 语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、32、32、apples。47 文本和数据函数1、取出字符串中的部分字符LEFT函数：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。MID函数：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。RIGHT函数：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。2、去除字符串的空白在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法形式为：TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。需要注意的是，Trim函数不会清除单词之间的单个空格，如果连这部分空格都需清除的话，建议使用替换功能。比如，从字符串My name is Mary中清除空格的函数写法为：TRIM(My name is Mary)=My name is Mary 参见图33、字符串的比较在数据表中经常会比对不同的字符串，此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写，但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文字。语法形式为：EXACT(text1,text2)Text1为待比较的第一个字符串。Text2为待比较的第二个字符串。举例说明：参见图4EXACT(China,china)=False或者用IF函数来比较4、字符串合并CONCATENATE 用途：将若干文字串合并到一个文字串中，其功能与&运算符相同。 语法：CONCATENATE(text1，text2，.) 参数：Text1，text2，. 为1到30个将要合并成单个文本的文本项，这些文本项可以是文字串、数字或对单个单元格的引用。 实例：如果A1=98、A2= 千米，则公式“=CONCATENATE(A1，A2)”返回“98千米”，与公式“=A1&A2”等价。 5、字符串长度LEN 或LENB 用途：LEN 返回文本串的字符数。LENB 返回文本串中所有字符的字节数。 语法：LEN(text)或LENB(text)。 参数：Text待要查找其长度的文本。 注意：此函数用于双字节字符，且空格也将作为字符进行统计。 实例：如果A1=电脑爱好者，则公式“=LEN(A1)”返回5， =LENB(A1)返回10。 48 统计函数1、求数据集的最大值MAX与最小值MIN这两个函数MAX、MIN就是用来求解数据集的极值（即最大值、最小值）。函数的用法非常简单。语法形式为 函数（number1,number2,.），其中Number1,number2,. 为需要找出最大数值的 1 到 30 个数值。如果要计算数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。因此如果逻辑值和文本不能忽略，请使用带A的函数MAXA或者MINA 来代替。2、一个数值在一组数值中的排位的函数RANK数值的排位是与数据清单中其他数值的相对大小，当然如果数据清单已经排过序了，则数值的排位就是它当前的位置。数据清单的排序可以使用Excel提供的排序功能完成。语法形式为RANK(number,ref,order) 其中Number为需要找到排位的数字；Ref 为包含一组数字的数组或引用。Order为一数字用来指明排位的方式。如果 order 为 0 或省略，则Excel 将 ref 当作按降序排列的数据清单进行排位。如果 order 不为零，Microsoft Excel 将 ref 当作按升序排列的数据清单进行排位。 需要说明的是，函数 RANK 对重复数的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。嗯，这就好像并列第几的概念啊。例如，在一列整数里，如果整数 10 出现两次，其排位为 5，则 11 的排位为 7（没有排位为 6 的数值）。49 查询和引用函数HLOOKUP与VLOOKUPHLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，请使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，请使用函数 VLOOKUP。语法形式为：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)其中，Lookup_value表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。Table_array查找的区域，用于查找数据的区域，上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。 Row_index_num为 table_array 中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一行的数值，row_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二行的数值，以此类推。Col_index_num为相对列号。最左列为1，其右边一列为2，依此类推.Range_lookup为一逻辑值，指明函数 HLOOKUP 查找时是精确匹配，还是近似匹配。下面详细介绍一下VLOOKUP函数的应用。简言之，VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其它列的数据，并返回该列的数据，对于字母来说，搜索时不分大小写。所以，函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的：一是精确的查找。二是近似的查找。下面分别说明。（1） 精确查找-根据区域最左列的值，对其它列的数据进行精确的查找 示例：创建工资表与工资条首先建立员工工资表然后，根据工资表创建各个员工的工资条，此工资条为应用Vlookup函数建立。以员工Sandy（编号A001）的工资条创建为例说明。第一步，拷贝标题栏第二步，在编号处（A21）写入A001第三步，在姓名（B21）创建公式=VLOOKUP($A21,$A$3:$H$12,2,FALSE)语法解释：在$A$3:$H$12范围内（即工资表中）精确找出与A21单元格相符的行，并将该行中第二列的内容计入单元格中。第四步，以此类推，在随后的单元格中写入相应的公式。（2） 近似的查找-根据定义区域最左列的值，对其它列数据进行不精确值的查找示例：按照项目总额不同提取相应比例的奖金第一步，建立一个项目总额与奖金比例的对照表，如图6所示。项目总额的数字均为大于情况。即项目总额在05000元时，奖金比例为1%，以此类推。第二步 假定某项目的项目总额为13000元，在B11格中输入公式=VLOOKUP(A11,$A$4:$B$8,2,TRUE)即可求得具体的奖金比例为5%，如图7。五、图表分为嵌入式图表以及图表工作表创建：F11；菜单；工具栏图表区，图表类型，数据轴，数据轴网格线，分类轴，分类轴网格线，系列，数据系列格式，图例创建图表-图表类型（图表类型）-系列（指一组数据）、系列名称、系列数据区域、系列分类名（源数据）-标题、图例、数据标志（图表选项）-是否是嵌入式（图表位置）；图表格式-绘图区格式-坐标轴格式-网格线格式-数据系列格式（趋势线）-数据点格式（数据点是指系列中的某个实例）-数据标志格式（指数据点的描述或值）-图例格式数据标志数据点数据系列分类坐标轴网格线绘图区图例图表数值坐标轴六 安全1、Excel文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存”完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。2、对单元格进行读写保护七、数据分析数据透视表及图表从菜单-数据-数据透视表右键-表格选项：设置透视表格式等；筛选排序（通过排序的选项按钮-可以同自定义序列结合）分类汇总，简单分类（选中区域，从菜单-数据-分类汇总），多级分类（在原分类上继续分类，但是“替换当前分类汇总”不选中）创建列表（有筛选和汇总的功能），从菜单-数据-列表，然后选中区域，删除列表（右键-转换为区域），在*号列新增，在汇总区域进行各种汇总设置。模拟运算表：首先建立一个公式，如：C1=A1*B1，然后E1= A1*B1，E2-E10为A1的变量序列，F-J1为B1的变量序列，然后选中E1-J10的区域，从菜单-数据-模拟运算表，然后引用列选A1，引用行选B1。单变量求解：在A1设置公式，从菜单-工具-单变量求解，设置A1为目标，并且确定A1的目标值，然后确定预求的变量，最后求解。八、其他常用技巧对多个工作表快速编辑 如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。 按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。一般情况下，进行的操作主要有如下几种: 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。 移动和复制工作表 不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。 快速选择单元格 在选择单元格(行，列)时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。 在选择单元格(行、列)时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键。作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。 将格式化文本导入Excel 1.在Windows“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3步骤之1”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3步骤之2”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3步骤之3”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。 巧变文本为数字 在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。 将单元格区域从公式转换成数值 有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。 在单元格中输入0值 一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。 将数字设为文本格式 不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）; 3.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格，按F2键，然后再按Enter键重新输入数据。 巧妙输入位数较多的数字 大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“”就可以了（注意:必须是在英文状态下输入）。 输入有规律数字 有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8），我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8）。 快速输入有序文本 如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2）、日期（1日、2日）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。