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中小企业如何开展信息化 一、企业管理面临的挑战 信息的膨胀 大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每1218个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。 信息的孤岛 随着企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据。 信息的非结构化 对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些死角里会隐藏了非常重要的信息资源。 信息的非个性化 董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，而他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种个性化体现在各个方面，如：内容（一般的知晓/情报）、频率（例外/定期/持续）、结构（同类文件/各种来源的文件）、安全（加密/公开）、存取（个人/团队/公司）、集成（内部/集成/外部）等等。而现在的企业信息化系统往往是千人一面，只实现了如果你肯找，最终反正能找到的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。 信息化市场的迷惑 企业信息化产品市场概念乱飞，无所适从。每走到一个商家就被灌输一套思想，可是结合自己企业一想，再看看实施了类似系统的企业，感觉也没有解决企业问题。 但是，落后的信息化管理水平带来的结果 整体效率低下 高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等； 任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握； 传统事务处理方式手续烦杂，效率低下； 工作运转不畅 企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求； 信息流通不畅 人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅； 如何对企业人、财、物、信息等实行全面管理？ 如何提高生产效率？ 如何降低库存？ 如何降低成本？ 如何更快更好地决策？ 如何增加客户资源？ 如何更快地得到市场信息？ 如何快速实施信息化？ 如何避免各种信息化风险？ 作为企业的CIO，如何选择一条信息化思路，在中国现在混沌的信息化市场面前，无所适从。 二、企业管理系统市场分析 从企业信息系统建设阶段分析，我们认为是这样的情况 企业应用电子化（打字、CAD设计等）：现在大部分企业已经完全开展； 企业沟通电子化：很少企业做的好，包括很多大型企业还在用传统电话、传真等方式沟通，不仅效率低，同时无法规范管理； 企业信息管理：现在从国内OA市场、ERP市场来分析，大部分中小企业还处于信息管理初级阶段，部分企业采用一些简单的产品化的软件系统进行管理，部分企业上了OA等软件系统，很少企业上ERP等高级管理系统。 企业流程优化：国内中小企业管理尚处于初级阶段，从现有资料看，很少一部分企业实施了BPR。 企业数据挖掘、信息利用：目前这类应用在大型企业中都应用很少。 现有企业信息化市场建设中主要有三种层次的产品，我们在这里阐述。 1、小型应用系统，代表产品为速达。 特点：采用国外成熟产品进行汉化后在国内市场销售，价格在5万以下。对国内小型客户有一定实用价值，但是感觉深入程度不够，对中型企业应用感觉过于浅显，无法真正解决问题。 2、中型应用产品，目前市场上有OA、DRP、CRM等专用系统，价格不等，一般在50万以下。 特点：就每个产品而言，在国内市场已经发展了多年，专用性很强，有很强实用性。但就企业信息化本身而言，单纯一个OA、DRP、CRM是不能完全解决企业信息化问题的。所以现在企业应用了OA等产品后，在后期MIS、ERP系统建设中，往往要丢掉原有的系统。 3、大型应用产品，目前市场主流产品是ERP、MRPII。价格一般在200万以上。 特点：这类产品采用的企业管理规范是目前国外先进的管理规范，而中国的企业大多数管理并不规范，要强行将国外规范套用中国企业管理，势必在项目推广和实施过程中会有很大阻力。但是从ERP、MRPII的功能上来看，如果能完整实施，的确能为企业解决管理上的问题。 我们认为，在中国众多中小企业中，短期内实施ERP是行不通的。 我们来分析一下ERP和MRPII为什么推广困难 我们通过分析ERP和MRPII，我们看到这么一个核心概念：业务流程重组（BPR）。要重组一个企业运作很久的流程谈和容易，我们来看看专家如何说： 暂时尊重、继承原有落后的管理方式和陈旧的思维模式。这个说法可能不好理解，但事实证明只有这样，实施过程阻力才会最小，员工才容易理解、使用和批评，进而提高对信息化的认识。不要抱怨企业管理方式落后、观念过时，而应努力将原有的管理模式计算机化，让企业自己去体会、觉悟和批评。运用一段时间后，员工就会说这不好、那不好，这样你就知道企业真正需要的是什么。举一个形象的例子，从马车到汽车的发展历程，第一辆汽车除用机械驱动外，其外观、操纵方式和马车极为相似，尽管这样结构并不科学，但当时的马车夫却容易接受并提出改进意见。 从上边的话可以看到，一个企业的信息系统切入点应该避免改变企业传统的流程。而ERP和MRPII其核心就是要做业务流程重组。 作为中国的中小企业，并没有标准的管理规范和管理制度。而ERP、MRPII这些先进的管理系统是在国外标准的管理规范下提炼出来的。所以在中国的中小企业实施ERP、MRPII是完全拿国外的标准来硬套国内的不规范的企业现状，势必会遇到企业内部势力的重重阻力，其失败是必然的。 因此，我们认为，在中国中小企业信息化系统建设中，应该以企业业务流程电子化为主体，采用ERP、MRPII的管理思路为指导，采用流程自定义等方式来推动中小企业优化管理流程、业务流程，以至重组管理流程、业务流程。 三、电子化企业管理事务 通过我们对企业现状、企业需求现状、IT市场现状的分析，我们得到如下观点： 1、企业非常需要进行企业信息系统建设； 2、现在进行企业信息系统、电子商务系统不能单纯得推荐产品、推广大型系统，而是根据企业需要，根据其管理现状进行建设； 3、企业信息系统建设、电子商务系统建设过程中，咨询应该是首先进入的，应该从咨询出发，分析企业现状，推荐其进行分阶段、分步骤建设。 我们认为，管理软件并不是做一个ERP、MRPII就是能解决企业所有的问题，管理软件要能解决企业管理现状就是一个好的管理软件。而在建设企业信息系统、电子商务系统时，咨询是关键。 信息系统建设： 前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组，只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。其关键就在于我们做的是把现有企业流程用软件实现，而不是象ERP这些系统一样要求企业根据系统的要求重组自己的流程，再去做软件。这样做的好处就是推广阻力小，实施过程容易被客户接收。同时客户在系统实用过程当中，修改自身流程不需要修改程序，只需要重新定义软件中的电子化流程。 BMIS，企业基础信息化平台，正是在这个思路下产生的信息化产品。 通过基础管理信息系统中各种综合技术的引用使企业各级人员可以综合处理业务和办公信息，并根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设过程中，改变了以往以业务数据为主的管理信息系统（MIS）的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的网络计算技术，数据库及工作流技术，构造了一个在企业信息系统中不可或缺的高效的信息管理平台。 四、BMIS应用分析 应用BMIS系统前： 角色：技术开发人员（普通员工的代表） 事件：公司一天的工作记录 方式：应用BMIS系统前后对照 每天，我走进办公室必做的一件事是：做一份当天的工作计划，通过电子文档传输给项目经理；项目经理如果要增加新任务或在我当天的工作计划中添加紧急工作任务，他再给我发一份电子文档，然后我重新调整当天工作计划，再将新的计划传输给项目经理；当下班前，我又得把每天的工作进度写在工作计划中再次提交给项目经理。每周五都会做本周总结和下周计划，这是一件比较麻烦的事，我得把本周每天的工作计划搜集起来进行统计总结。 若碰上出差，我要先从前台拿到出差申请单，填写后交项目经理审批，再交财务审批以落实预支经费的问题，最后交总经理准核，拿到准核后的但在盗财物领取预支经费。最顺利的流程就是这样了，碰上总经理外出或出差，这经费就预支不到了，只有自己先垫上或想别的办法。 在开发过程中，有时候必须参阅资料，而公司没有的话，就得申请去买。我得先提交购买申请书给项目经理，若经理出差了，这事得拖到他回来签字后才算，经理签字后交总经理审批，总经理审批后交行政经理安排购买，等到购买回来后，要先提交借阅单给图书管理员，图书管理员进行登记后，告诉我必须按时归还，到期后不还必须办理续借手续，而我们这种人是经常忘掉到期时间的，为此没少被警告。 因为各种原因经常忘记查看公司通知、关注公司新闻和企业文化类的东西，有时候想发几句唠嗖或提点建议都没地方说；有时候自己总结了一点工作经验或手头有一些邮电价值的可供孔祥得知。 角色：销售部经理（高层管理的代表） 事件：公司一天的工作记录 方式：应用BMIS系统前后对照 每天在办公室必做的第一件事是：每天早上开市场部会议，了解业务员先一天所做的事、拜访的客户以及他们的收获和遇到的问题，然后再给他们分配当天的任务。业务员的工作情况是很难了解和控制的，所谓将在外，军令有所不受可能就是这种情况了；特别是他们手上的客户情况，没办法掌握和督促跟进；工作计划安排的内容有时候还会被遗漏；与客户相关的资料也没个统一管理，会很乱；业务员给客户提交报价单的时候，常常手忙脚乱，产品名称与销售价格搞错是经常的事，客户抱怨老板不满是在所难免的，产品成本也无形中提高了许多，产品的竞争力相对减弱了，市场是越来越难做；在销售这一行，业务员跳槽是很平凡也很正常的事，而骨干业务员的跳槽往往会给公司带来无法估量的损失，公司的重要客户、潜在客户被带走是很难控制的事；业务员的工作移交和新员工接手是最麻烦的一件事了，移交工作的内容一点都不详细，同客户的跟进进度不清楚。 角色：总经理（公司董事的代表） 事件：公司一天的工作记录 方式：应用BMIS系统前后对照 公司结构简图： 每天要做的一件事是查阅一大堆的工作报告，因为太多又没系统性经常把自己都搞糊涂了，公司一大班子的人到底在干什么并不很清楚；各分公司又都分布在不同的城市，相距甚远，管理起来很不方便；又经常出差，公司的运转情况，特别是项目的开发进度、市场的推广进度和力度等都不清楚；每次到一分公司都是一大堆的资料摆在那里等着处理；经常在各分公司开会，会后就记不清哪天在哪下了那条命令，要查的话就只有从一大堆的会议记录中去找，挺烦的，很浪费时间；很多时候是在飞机上飞来飞去，尽管带了笔记本电脑，地面的事情还是很难掌控，严重缺乏系统性。 应用BMIS系统后 角色：公司全体员工（包括总、分公司） 事件：公司一天的工作记录 方式：应用BMIS系统前后对照 通过BMIS系统的可以解决的问题： 1.每天可以通过BMIS系统中的记事本模块来填写工作日志，上级可以查看下级的工作日志，总经理随时可以查看所有员工的工作日志； 2.上级随时可以通过BMIS系统中的任务安排模块给下级安排工作； 3.不管你身在哪里，从BMIS系统的公共信息模块，都可以及时了解到公司的新闻、通告、企业文化，并可以发表自己的议论，可以方便的查找同事的通讯录； 4.作为销售经理所担心的问题在BMIS系统的业务信息的模块中基本上能得到满意的答复：客户档案的管理能记录各类客户及联系人的详细资料，同时还能对每一个客户提供一个完整的客户跟踪记录档案，可以设定对任何一个客户的重要日期的说明并给予及时提醒，可以快捷的从系统中调到准确全面的产品资料，可以随时了解订单详情、客户的下单情况、全盘掌握客户的重要程度和信用指数。 5.公司的每一位员工都有明确的定位，详尽的个人信息随时可以调用查询，极大的方便了公司的员工管理； 6.公司的所有资源包括车辆的使用和维护、会议室的使用和会议的召开和内容的记录、图书的借阅、物品的管理等都有详尽的记载和方便的电子流程管理； 7.同时管理几个项目在中小型企业中是最正常也是很头疼的一件事，因为从资金、人力、物力等角度考虑，一个中小型企业不可能同时请几个项目经理来分管各个项目，而由同一个人来管理几个项目难免会出现交叉混乱的情况，人的精力毕竟是有限的。BMIS系统的项目管理刚好能解决这些问题，从项目的立项申请到审批到验收这一系列的过程都有一个详尽的记录和管理模式，每一个项目都可以拆分成任意多个子项，每一个子项都可以具体到责任人，项目的进度可随时进行跟踪管理。 8.公司的知识一向都是分散的，很难达成共享并在公司内普及,企业知识容易在无形中流失。BM